[22bb007450] Bijlage behorende bij 22bb7449 - 2e voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022

2e Voortgangsrapportage

jaarrekeningproces 2022

Peildatum 1 november 2022

Inhoud Voortgang controleproces 2022

Slide

Overzicht van de controle

3

Toelichting voortgang

4

Toelichting bevindingen

5

Vergelijking voorgaand jaar

6

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 1 november 2022

2

Voortgang controleproces 2022 Overzicht van de controle Proces

Voortgang

Bevindingen

= realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

= geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd

Voortgang controle (proces)

FA

Bevindingen (inhoud)

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

sept

nov

jan

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties & Erfpacht 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 1 november 2022

3

Toelichting voortgang Proces ITGC De voortgang bij PwC ligt nagenoeg op planning. Door uitval van collega’s lopen wij bij de IT-controlewerkzaamheden (testen van de IT-afhankelijkheden) en proces overstijgende werkzaamheden achter op onze planning. Wij hebben een aantal acties uitgezet waardoor we verwachten de achterstand in blok 2 in te kunnen lopen.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 1 november 2022

4

Toelichting bevindingen Proces Administratie & Verslaglegging In de 1e voortgangsrapportage (VGR) heeft Financial Audit (FA) gerapporteerd over de omissie in de besluitvorming over het vormen van de bestemmingsreserve Fonds Vitale Kerngebieden ad. € 9 mln. In het Raadsvoorstel over vaststelling van de 2e herziening 2022 en de begroting 2023 wordt voorgesteld deze omissie te herstellen. Aangezien dit raadsvoorstel ten tijde van het opstellen van de 2e VGR nog niet behandeld is, blijft deze bevinding actueel. P2P Bij de uitgevoerde interimcontrole van de P2P dossiers heeft FA bij 8 van de 15 geselecteerde posten tekortkomingen in de ontvangstboeking geconstateerd. Hierdoor zijn de verplichtingen te hoog opgenomen. De juistheid van de prestatielevering en de ontvangstboeking blijft een verbeterpunt dat onverminderd aandacht vereist bij de jaarafsluiting.

Proces Aanbesteden De gegevensgerichte controle (steekproeven op de dossiers) leidt tot op heden tot een onrechtmatigheid van € 1,2 mln (geëxtrapoleerd € 3,7 mln). Hiervan staan dossiers met een bedrag van € 0,3 mln (geëxtrapoleerd € 2,9 mln) nog uit in hoor en wederhoor bij de betrokken clusters. De onrechtmatigheid heeft voor € 0,6 mln betrekking op een (doorlopende) onrechtmatigheid vanuit voorgaande jaren. Het bedrag van de onrechtmatigheid zullen wij na jaarafsluiting herijken naar de bestedingen van het gehele jaar. Bij contracten met een ingangsdatum v.a. 1-1-2020 wordt gesteund op de interne beheersing. Van de contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contract Managen) heeft BCO per 1 oktober 2022, 15 contracten als onrechtmatig gekwalificeerd. Cluster BCO monitort en rapporteert maandelijks over de omvang van de onrechtmatigheid op deze contracten. De rechtmatigheidsfout van deze 15 onrechtmatig gekwalificeerde contracten bedraagt t/m Q3 2022 € 0,4 mln en zal per jaareinde worden herijkt.

Proces Verstrekte Subsidies en Bijdragen Bij de systeemgerichte controle over het eerste halfjaar blijken een aantal beheersmaatregelen van het proces van de subsidievaststellingen niet effectief te werken. FA ziet een verbetering in het proces echter is de verbetering nog niet toereikend voor een systeemgerichte controle. Door deze bevinding moet het merendeel van de controle 2022 alsnog gegevensgericht worden uitgevoerd met dezelfde risico inschatting van afgelopen jaren. Het aanpassen van de controleaanpak heeft invloed op de planning en de capaciteit van FA. FA verwacht deze onverwachte aanpassing echter te kunnen opvangen met de huidige capaciteit.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 1 november 2022

5

Vergelijking 2e Voortgangsrapportage 2021 (peildatum 2 november ) De voortgang van de controle is in lijn met voorgaande jaren. Evenals in 2021 zit het grootste risico in de planning door uitval van collega’s (o.a. corona) en het aantal SiSaregelingen. De interim controle bij de SiSa- regelingen laat een verbetering in de kwaliteit van de aan FA aangeleverde dossiers zien, maar aandacht in de organisatie voor zowel de tijdigheid als volledigheid blijft noodzakelijk om tijdig de controle af te kunnen ronden. Zowel in 2021 als in 2022 zijn bij de processen A&V en Aanbesteden bevindingen. Bij A&V zijn de bevindingen herstelbaar. Bij Aanbesteden is de fout per peildatum in beide jaren nagenoeg gelijk. Dit geeft echter nog geen indicatie over de uiteindelijke hoogte van de definitieve fout ultimo 2022.

2e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 1 november 2022

6