[22bb007366] Collegebrief over Eerste boardletter 2022 gemeente Rotterdam

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl E-mail: rpa.janssen@rotterdam.nl Inlichtingen: R.P.A. Janssen Telefoon: 06-18695820

Aan de Gemeenteraad

Portefeuillehouder: Wethouder FODG Dienst: directie Middelen & Control Ons kenmerk: 22bo006356 Datum: B&W 8 november 2022 Betreft: Eerste boardletter 2022 gemeente Rotterdam

Onderwerp: Eerste boardletter 2022 gemeente Rotterdam Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? De externe accountant, PwC heeft zijn eerste boardletter uitgebracht over het controlejaar 2022. De reactie van ons college hierop wordt hierbij aan u gepresenteerd. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekeningproces. Toelichting: PwC heeft de eerste boardletter 2022 uitgebracht. Hierin zijn de tussentijdse bevindingen met betrekking tot accountantscontrole van de jaarrekening 2021 opgenomen met als peildatum 30 september 2022. Hieronder geven wij onze reactie op de boodschappen uit de boardletter. 1. Evaluatie interne beheersing Het college neemt kennis van de evaluatie van de externe accountant dat zij constateren dat nog niet bij elk proces verbeteringen zichtbaar zijn. Per proces is een planning en aanpak opgesteld om de kwaliteit van de interne beheersing te verbeteren. Deze draagt bij aan het streven van het college om te komen tot een optimale interne beheersing van de processen. We kijken als organisatie naar verdere mogelijkheden voor verbetering van de interne beheersing. Het realiseren van deze kwaliteitsverbetering is bij een aantal processen gekoppeld aan de vervanging van de huidige applicaties. Hierop wordt door het college gestuurd.

Wij onderschrijven de aanbeveling om de verbeterslag meer te koppelen aan de voordelen voor de organisatie.

Blad: Datum: Kenmerk:

2/3 B&W 8 november 2022 22bo006356

2. Implementatie van GREAT Het college deelt de mening dat het risico op een omvangrijk en moeilijk beheersbaar project toeneemt indien er veel verbeteringen in de interne beheersing afhankelijk zijn van project GREAT. Binnen de projectstructuur van GREAT stuurt men hierop. Wij onderschrijven de aanbeveling om specifiek aandacht te schenken aan de verandering voor de gebruikers, en voor de nieuwe regierol richting externe leveranciers bij de overgang naar de cloud. Deze onderdelen maken reeds onderdeel uit van het project. Middels de monitor ICTprojecten wordt over GREAT aan de raad gerapporteerd. 3. Huidige economische omstandigheden kunnen leiden tot belangrijke budgetoverschrijdingen of vertragingen Wij herkennen het risico dat de huidige economische omstandigheden en stijgende prijzen kunnen leiden tot budgetoverschrijdingen en/ of vertragingen. In de PenC-cyclus wordt de raad hierover geïnformeerd. 4. SiSa-regelingen Wij herkennen de verwachting dat op een laat moment helderheid komt over het aantal SiSa-regelingen en de van toepassing zijnde verantwoordingseisen vanuit het Rijk. Hierdoor bestaat het risico dat de gemeente de jaarrekening later publiceert. 5. SDG-doelstellingen en klimaatparagraaf Wij herkennen dat de SDG en klimaatparagraaf van gemeente Rotterdam zijn gevoed vanuit het bestaande beleid en de daaraan gekoppelde begrotingsdoelstellingen.

Dit is een bewuste keuze. Het college gaat graag het gesprek aan over de visie van de accountant gericht op de beweging andersom – van SDG / klimaatrisico’s naar beleid en begrotingsdoelstellingen. 6. Frauderisicobeheersing Wij herkennen de uitdaging voor de concerndirectie en clusters om bewustwording te vergroten en gewenste gedrag op elk niveau in de organisatie te bereiken. Wij voeren hiervoor gericht acties uit en zullen de externe accountant daarvan op de hoogte houden. Frauderisicobeheersing is onderdeel van de interne sturing. Wij rapporteren over integriteit door middel van het jaarverslag integriteit. Onderdelen van dit jaarverslag nemen wij op in de paragraaf bedrijfsvoering, zodat de externe accountant hiernaar kan verwijzen. 7. Samenwerking en vernieuwing Wij delen het beeld dat de samenwerking met PwC goed verloopt. We gaan graag met de externe accountant samen op zoek naar mogelijkheden waar we nog verder kunnen vernieuwen. Binnen de gemeente besteden wij veel aandacht aan innovatie en vernieuwing en lopen er diverse projecten en initiatieven op dit gebied.

Blad: Datum: Kenmerk:

3/3 B&W 8 november 2022 22bo006356

. Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Bijlage(n):  Eerste boardletter 2022 d.d. 02 november 2022