[22bb007365] Bijlage behorende bij 22bb7364 - Overzicht aanbevelingen COR en accountant oktober 2022

OPVOLGING AANBEVELINGEN COR EN ACCOUNTANT - 1 OKTOBER 2022 Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Informatiewaarde Jaarrekening

1

Ontwikkeling P&C producten Focus op de ontwikkeling van de p&c-producten en op de speerpunten van het beleid.

Informatiewaarde Jaarrekening

2

De kwaliteit van het jaarverslag is verbeterd, geen duiding voor effecten op de stad als geheel De kwaliteit van het jaarverslag is verbeterd. Er worden veel feiten gegeven over wat is gerealiseerd. Wij missen daarin nog een duiding van wat de effecten zijn en bereikt is voor de

Aanbeveling is afgerond Bron

Status per 1 oktober 2022

Planning new

Cluster

COR 2020

De nieuwe opzet van de P&C producten heeft tot doel de toegankelijkheid en begrijpelijkheid te verhogen en faciliteert een beleidsrijker debat. Hiermee is focus gegeven aan de ontwikkeling van de P&C producten en op de speerpunten van het beleid. Verdere doorontwikkeling is onderdeel van het reguliere proces. Er is toegezegd aan de COR om de website te evalueren op 13 december en is er altijd mogelijkheid tot wijziging van de website.

Afgerond

BCO l M&C

PwC 2020

Zie tevens Informatie Jaarrekening punt 1. Aanvullend op het jaarverslag is door het college voor de afgelopen collegeperiode een eindverantwoording van de collegetargets opgesteld, hiermee is uitgebreid teruggekeken op de bereikte resultaten voor de stad en ook ingegaan op de stad als geheel. Het terugblikken en de Voortgang op de bereikte resultaten voor de stad als geheel maakt ook onderdeel uit van het totaalbeeld.

Afgerond

BCO l M&C

PwC 2021

De informatie zoals opgenomen in de paragrafen sluit aan bij de informatiebehoefte van de gemeenteraad. Als onderdeel van het reguliere proces wordt blijvend kritisch gekeken naar de informatiewaarde in de paragrafen en of de niet verplichte paragrafen nog toegevoegde waarde hebben.

Afgerond

BCO l M&C

COR 2020

Het onttrekkingsformulier is voor een groot deel geautomatiseerd en is al in gebruik genomen. Er wordt op dit moment Q4-2022 gewerkt aan verdere automatisering. De rapportage voor de bestemmingsreserves is nog in ontwikkeling. De gewenste aanpassingen vanuit de testfase zijn aan de ontwikkelaars doorgegeven. Door hun inzet op het project GREAT worden deze aanpassingen naar verwachting in oktober doorgevoerd. Op dit moment vinden periodiek uitvragen plaats over de bestemmingsreserves. Dit geeft inzicht in mogelijke onttrekkingen. Op deze manier wordt de afwezigheid van de rapportage (deels) ondervangen.

BCO l FJINK

‘staat van de stad’ als geheel. In de jaarstukken wordt weinig ingegaan op wat het college vindt van de ontwikkeling in de kengetallen. De toegezegde ontwikkeling in de p&c-producten vinden wij beperkt terug. Wij geven het college ter overweging om de goede ontwikkeling van de vorm en inhoud van het jaarverslag verder voort te zetten en nog meer te focussen op de speerpunten van het beleid. Informatiewaarde Jaarrekening

3

Doorontwikkeling

1

organisatie

Bondiger rapporteren in paragrafen jaarverslag Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Naast de verplichte paragrafen worden ook optionele paragrafen over specifieke onderwerpen opgenomen. Wij adviseren om bondiger en meer op hoofdlijnen te rapporteren. Beter en moderner jaarrekeningproces A&V l Balansdossiers: Vereenvoudiging proces aanleveren onttrekkingen reserves en activeren van projecten

Doorontwikkeling organisatie

2

Update fraudecasus Stadsbeheer/ Check op procedure Boardletter rondom nevenfuncties PwC 2020l Wij concluderen op basis van de ontvangen stukken dat de COR 2020 gemeente adequate opvolging heeft gegeven aan de fraudecasus. Op basis van de rapportages vragen wij uw aandacht voor uw proces rondom het beheersen en monitoren van nevenfuncties binnen de organisatie. Herzie de procedure van nevenfuncties naar aanleiding van de “KvK-Check” door de accountant.

Het nieuwe afwegingskader nevenactiviteiten is vastgesteld (juli 2022). Het biedt medewerkers en leidinggevenden een juridisch kader en praktische handvatten in de beoordeling van nevenwerkzaamheden. Op dit moment wordt gewerkt om het nieuwe kader breed bekend te maken.

Q2-2023

BCO l HRO

Doorontwikkeling organisatie

3

Eigenaarschap frauderisico's Beleg het eigenaarschap voor een concernbrede beoordeling van de frauderisico's bij de concerndirectie

De buitenboordmotor (het kernteam) is met de reguliere (integriteits)organisatie de beheersmaatregelen aan het afronden en overdragen. Begin november is een finale sessie. We kunnen stellen dat op dit moment de concerndirectie al het eigenaarschap heeft en voelt.

Afgerond

BCO l HRO

Doorontwikkeling organisatie

4

Opstellen overkoepelende frauderisicoanalyse PwC 2021 Bij de gemeente Rotterdam constateren we dat er in de processen, procedures en interne controles aandacht is ter voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik. Wat er wél nog moet gebeuren is het opstellen van een overkoepelende frauderisicoanalyse. Wij adviseren de directie en het college tevens om hierover zelf in de risicoparagraaf in uw paragraaf bedrijfsvoering te rapporteren zodat wij hier in onze controleverklaring naar kunnen verwijzen en de door u gerapporteerde informatie kunnen bevestigen.

Onze overkoepelende frauderisicoanalyse zijn het door de CD vastgestelde Actieplan Ambtelijke Integriteit (juni 2021) Afgerond en de Toekomstvisie Ambtelijke Integriteit (sept 2022). Deze bevatten onze integrale, consistente integriteitsaanpak met o.a. frauderisicomanagement en de hard controls. Daarnaast de beheersmaatregelen rond screening, kwetsbare functies, nevenactiviteiten, ethisch leiderschap en het werken aan een open en veilige werkcultuur (de soft controls).

BCO l HRO

Boardletter PwC 2021

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Dóórontwikkeling organisatie

5

De totale lasten In de begroting worden structureel lager Ingeschat dan de realisatie Er is een trend te zien waaruit blijkt dat gemeente Rotterdam

Status per 1 oktober 2022

Planning new

Cluster

PwC 2021

De afwijkingen op lasten tussen de primaire begroting en de realisatie zijn voornamelijk afgelopen jaren ontstaan door nagekomen taakmutaties, ontwikkelingen in de algemene uitkering en de effecten van de pandemie. Inherent aan het systeem is dat deze inzichten pas ontstaan na vaststelling van de begroting. Bijvoorbeeld na publicatie van de rijk circulaires. In lijn met de financiële verordening wordt de begroting op drie vaste momenten bijgesteld.

Afgerond

BCO Z M&C

COR 2021

Uitgangspunt voor de begroting zijn reële aannames en actuele informatie. Deze uitgangspunten worden ook Afgerond meegegeven aan de organisatieonderdelen op de verschillende PenC-momenten. De financiële consequenties van grote opgaven maken onderdeel uit van het coalitieakkoord. Risico’s komen aan bod in de paragraaf financiële kengetallen. De risico’s worden niet per raadsprogramma inzichtelijk gemaakt, maar worden gemeente breed geïnventariseerd voor het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit.

BCO Z M&C

De eerste lijn is primair verantwoordelijk voor het inventariseren van risico’s, het treffen van beheersmaatregelen en het Afgerond voldoen aan de randvoorwaarden en kaders vanuit beleid en wet- en regelgeving. Via een meer gestandaardiseerde structuur van sturingsgesprekken en oprol van informatie versterken we onder andere de sturing richting eerste lijn en de aanspreekbaarheid op risico’s en de te nemen beheersmaatregelen. Daarnaast worden al in aanloop naar de jaarafsluiting potentiële risico’s en aandachtspunten in beeld gebracht. Het gaat dan om dossiers die t.b.v. de jaarrekening extra aandacht behoeven. Deze worden onder de aandacht gebracht van proceseigenaren in de lijn om tijdig te kunnen acteren en escaleren indien nodig. Ook worden naar aanleiding van het jaarrekeningproces aandachtspunten in de maandgesprekken tussen de financiële kolom en eerste lijn geagendeerd. Hierbij komen mogeliike risico’s en beheersmaatregelen aan de orde. Integraal beleidskader: Q4-2022 1. Het integraal beleidskader heeft twee feedbackrondes succesvol doorlopen. De reacties uit de VNG werkgroep BCM zijn verwerkt. 2. Een derde en finale feedbackronde start in de 2e week van oktober en alle clusters wordt om een officiële reactie gevraagd. 3. Naar verwachting wordt een finale versie opgeleverd aan de concerndirectie in Q4. 4.

De verspreiding en implementatie van beleidskader in de clusters loopt.

BCO Z M&C

Bron

consistent minder lasten begroot dan er gerealiseerd worden. We adviseren het college om kritisch te kijken naar het voorspellend vermogen van uw eerste begroting in het jaar. Het frequenter bijwerken van budgetten kan helpen om de initiële inschatting in de begroting te verbeteren. Doorontwikkeling organisatie

6

Begroting en financiele risico’s: 1. Ga in de diverse onderdelen van de begroting zowel voor de lasten alsook voor de baten uit van realistische aannames en geef op hoofdlijnen aan wat hiertoe gedaan wordt; 2. Maak de gemeentefinanciën toekomstgericht met het oog op grote opgaven zoals de Omgevingswet, energietransitie en woningbouwopgave en risico’s zoals de nasleep van corona, de grondstoffencrisis en de inflatie; 3. Maak bij de begroting 2023 per raadsprogramma inzichtelijk waar knelpunten verwacht worden in de meerjarenbegroting en welke afwegingen de raad bij deze knelpunten kan maken.

Doorontwikkeling organisatie

7

Eigenaarschap 1e lijn Maak de 1e lijn in de clusters verantwoordelijk voor: 1. Het inventariseren van risico’s’; 2. de beheersmaatregelen die genomen moeten worden aan de voorkant van processen (o.a. op IT(GC) gebied); 3. de randvoorwaarden en kaders vanuit beleid - en wet en regelgeving.

COR 2021

IT

1

Continuïteit en dagelijks beheer IT-omgeving Het uitwerken van een integraal calamiteitenplan.

PwC 2015

Concern Business Continuity Plan (BCP): 1. Het framework is opgeleverd, er is globale consensus over de inhoud (hoofdstukken) van het BCP format. 2. De oplevering van de verschillende hoofdstukken is afhankelijk van de input vanuit de clusters. Momenteel is de inhoud nog niet uitgewerkt en beschikbaar. Dit maakt dat het BCP nog niet gefinaliseerd kan worden. 3. Afstemming inhoud met verschillende interne en externe stakeholders, waaronder VNG, extern consultancybureau, andere gemeenten, etc.

BCO Z Veilig

Q4-2023

Opmerking: Het initiatief om samen te werken met de G4 is niet geslaagd. De BCM coördinator van Amsterdam is gestopt. Utrecht geeft aan nog niet zover te zijn en Den Haag is in Q3 gestart met de werving van een centrale BCM-coördinator. IT

2

Verbetering IT-beheerprocessen clusterspecifieke systemen Maak voor de IT-risico's en beheersing het eigenaarschap bij de clusters zichtbaar en breng beheersingsmaatregelen in de processen in kaart.

PwC 2020

De beheermaatregelen zijn in kaart gebracht. De borging van de beheer processen ten aanzien van Socrates zijn belegd binnen Functioneel Beheer. Het incidenten management proces is geactualiseerd (versie3.0, d.d. 21-12-2021). De werking van de maatregelen wordt via het reguliere audit proces gemonitord.

Afgerond

Er zijn opnieuw verbeteracties uitgevoerd op de laatst benodigde beheersingsmaatregel bij Gouw/ONS: het monitoren van accounts met vergaande rechten. Deze generieke accounts zijn zoveel als mogelijk is omgezet in named user accounts, waardoor deze kunnen worden gemonitord. Afgerond

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

DV, W&I

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

IT

3

Voortgangsrapportage ITGC Blijf per cluster specifieke applicatie rapporteren in de voortgangsrapportages aan de COR en borg vanaf

Bron COR 2020

controlejaar 2022 een optimale mix van systeem - en gegevensgerichte controles voor alle cluster specifieke applicaties, alsook voor de concern brede systemen.

Status per 1 oktober 2022

De IT-beheeromgeving van ADP Workforce is in ontwikkeling. Op gebied van rolgebaseerde autorisaties en het testen Q4-2022 van releases worden de beheersmaatregelen aangescherpt en meer inzichtelijk gemaakt wat de impact van een change management of access management actie is. In 2022 worden de controles gegevensgericht uitgevoerd. In samenspraak met FA werken we toe naar de optimale mix van systeemgerichte controles voor 2023. Q4-2022 Zowel voor de opzet en bestaan van Socrates als applicatie als de opzet en bestaan voor het access management van Socrates is de ITGC 2021 positief afgerond. De beheersing van accounts met vergaande rechten is geborgd. De logging van Gouw en ONS is verder geïmplementeerd en een belangrijke stap is afhankelijk van een specifieke Oracle versie. De verwachting is dat deze versie in oktober op de productieomgeving is geïnstalleerd. In het vierde kwartaal zal een controleplan worden gemaakt op de monitoring van de logging.

IT

IT

4

5

Overige onderwerpen 1 en processen

Overige onderwerpen 2 en processen

Toenemende uitbesteding aan derden vraagt om actief PwC 2020 ieveranciersmanagement Bij uitbesteding aan derden blijft Gemeente Rotterdam eindverantwoordelijk voor de veiligheid en betrouwbaarheid van IT-systemen en data. Specifiek voor IT-uitbesteding aan leveranciers als ADP, MCX, Wigo4IT en KPN/NorthC, adviseren wij actief aandacht te besteden aan hoe leveranciers aantonen dat ze ‘in control’ zijn. Leveranciersmanagement vraagt aandacht PwC 2021 Gemeente Rotterdam heeft een belangrijk deel van de ITbeheertaken voor haar bedrijfs-voeringsystemen en ITinfrastructuur uitbesteed aan externe leveranciers. De 2e lijn binnen IIFO is al bezig met het periodiek verzamelen en analyseren van assurancerapportages (voor MCX en NorthC). Wij adviseren de ervaringen toe te passen bij het breder borgen van leveranciersmanagement binnen de gehele organisatie. Inkoop en aanbesteden: Purchase to pay (P2P) balanspositie PwC 2020 nog niet in de grip Wij vragen uw aandacht voor de totstandkoming van deze balanspositie, gezien de jaarlijks terugkerende materiële fouten.

Grondexploitaties: Invloed marktontwikkelingen op portefeuille Ontwikkel voor de middellange termijn een strategie om de Rotterdamse portefeuille minder gevoelig te maken voor marktontwikkelingen en informeer hierover de Raad.

COR 2020

Planning new

Het proces van opvragen en beoordelen van TPM-verklaringen van leveranciers van concernsystemen(MCXZKPN) is inmiddels geborgd in de lijn. Dit proces wordt ook meegenomen in de jaarrekeningcontrole. Dit jaar hebben we ook met FA afgesproken om eventuele verbeterpunten periodiek te evalueren en waar noodzakelijk aanpassingen door te voeren. Voor komende controleperiode zullen in samenspraak met de clusters ook ADP en Wigo4IT hierin meenemen. De ervaringen uit dit traject worden uiteraard toegepast in het concernbrede contractmanagement proces.

De procedure voor de beantwoording van deze motie is onderhanden, waarbij gezien de hiermee samenhangende financiële aspecten een nadere uitwerking moet plaats vinden.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

BCO í IIFO

BCO í IIFO

Q4-2022

Q2-2023 De fluctuaties in (on)zekerheid rondom de grondexploitatieportefeuille komen mede voort uit de verslaggevingsregels (het BBV) die voorschrijven dat marktontwikkelingen op realistische wijze in de ramingen verwerkt moeten worden. Ook de wijze waarop winsten moeten worden genomen of teruggeboekt ten gunste í laste van de algemene middelen is daarin vastgelegd. De volatiliteit die hiermee gepaard gaat, heeft effect op meerdere onderdelen van de concernbegroting en levert dus ook financiële onzekerheid en risico’s op. Dit was ook eerder de reden om een onderzoek te verrichten naar mogelijkheid om de financiële stromen binnen de grondexploitatieportefeuille én die tussen de portefeuille en de concern begroting minder afhankelijk te maken van marktomstandigheden. Daarbij betrekken wij ook het nog openstaande deel van de motie ‘Rekenen om te bouwen’ (19bb023204) van raadsleden J.W. Verheij (VVD) en P. Lansink-Bastemeijer (VVD). Deze motie vraagt o.a. om binnen de grondexploitatie portefeuille te bezien of en op welke wijze winstgevende en verlieslatende projecten met elkaar verevend kunnen worden om meer projecten doorgang te laten vinden.

BCO í HRO, DV, W&I

Q4-2022

Q2-2023

De verbeterslag welke is ingeslagen in 2021 is in 2022 voortgezet. Het handboek prestatieverklaringen is aangevuld met relevante voorbeelden en er is gewerkt aan een update voor de e-learning ontvangsten boeken. In augustus heeft een steekproef op het P2P dossier plaatsgevonden, waarbij de clusters wederom hebben meegeholpen. De kwaliteit blijft een aandachtpunt, de samenwerking met de clusters wordt als fijn beschouwd. Het vergt een investering op de lange termijn om de kwaliteit te verbeteren. Naar aanloop van de jaarrekening zullen er bij de afdelingen met de grootste fouten overleggen worden ingepland met het afdelingshoofd, zodat er extra voorzorgsmaatregelen genomen kunnen worden om de ontvangsten juist te registreren bij de jaarrekening.

Cluster

BCO í FJINK

SO

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Overige onderwerpen 3 en processen

Bron

COR 2018 Systeemgehchte controle-aanpak Sociale uitkeringen Maak voor de BUIG systeemgerichte controle (Socrates) met ingang van controlejaar 2020 mogelijk en informeer de COR gedurende 2019 over de voortgang die geboekt wordt.

Status per 1 oktober 2022

Planning new

Cluster

Om de optimale controle aanpak te bereiken zijn er de afgelopen jaren een tiental deelprojecten gedefinieerd en in uitvoering gebracht. Voorbeelden daarvan zijn de BRP-Socrates (Basisregistratie Personen) maandrapportage om verschillen op te sporen tussen het uitkeringenbestand en de BRP en de verbetering van rapportages bij

Q4-2022 (Vooronderzoek) Q1-2023 (Kostenbaten

W&I

individualisering. Nieuwe inzichten hebben ertoe geleid dat de optimale controle aanpak (systeemgericht en deels gegevensgericht) kan worden gerealiseerd door middel van het professionaliseren en verbreden van Kwaliteit in Control (KiC). Hier ligt nu de

analyse) Q4-2023 focus op voor aankomende jaren. (Implementatie De overige deelprojecten hebben als doel om onze processen te beheersen en te verbeteren. Onderzocht moet worden KiC) hoe we hier invulling aan kunnen geven, wat er precies verbreed gaat worden en wat hiervoor nodig is. Onderdeel van 2024 (Start nieuwe dit onderzoek betreft ook een kosten/baten analyse om te bepalen of met deze nieuwe route de optimale controle werkwijze) aanpak bereikt kan worden.

Overige onderwerpen 4 en processen

Overige onderwerpen 5 en processen

HRM COR 2018 Maak een systeemgerichte controle mogelijk met ingang van controlejaar 2020 en informeer de COR gedurende 2019 over de voortgang die geboekt wordt. WABO-leges COR 2020 Analyseer de begroting en de realisatie van de afgelopen 5 jaar en kom op basis van die ervaringscijfers eventueel met aanpassingen in de begroting en neem daarbij de veranderende wetgeving mee.

De procesbeschrijvingen zijn verder verfijnd en worden samen met FA verder geoptimaliseerd. Actualisatie en verfijning Afgerond is een continu proces en belegd bij HR Beheer.

BCO / HRO

In 2021 is aan een extern bureau (Van den Bosch & Partners) de opdracht verstrekt om het stelsel van aan de WABO gerelateerde baten en lasten en de tariefstelling van de leges te evalueren. Zowel het analyseren van de begroting en realisatie van de afgelopen 5 jaar, als het anticiperen op veranderende wetgeving, was onderdeel van de opdracht. De opdracht bestond uit 3 deelopdrachten die inmiddels zijn afgerond. Dit heeft tot de volgende aanpassingen van de begroting geleid:

Q4-2022

SO

De raadsbrede sessie over grondexploitaties is gepland voor dinsdag 18 oktober

Q4-2022

SO

Er is een procesverantwoordelijke per cluster benoemd voor zowel het P2P dossier als het inkoopproces. Zie nadere toelichting bij Overige onderwerpen en processen punt 1.

Afgerond

BCO í FJINK

1. Deelonderzoek 1 heeft duidelijkheid verschaft over wel en niet toerekenbare kosten. Dit heeft geleid tot diverse aanpassingen in de toegerekende kosten aan de leges welke ten grondslag liggen aan de begroting 2023. 2. Deelonderzoek 2 nam het proces van de tariefstelling en totstandkoming van de verordening onder de loep. Dit heeft geleid tot enkele aanscherpingen in het proces waardoor de begroting vanaf 2023 op actuelere en meer complete gegevens over de verwachte legesaanvragen wordt gebaseerd. 3. Deelonderzoek 3 betrof het evalueren van het stelsel van begroten en verantwoorden van aan de Wabo gerelateerde baten en lasten naar aanleiding van afwijkingen tussen begroting en realisatie. Er zijn duidelijke toekomstbestendige oplossingsrichtingen aangedragen die kunnen leiden tot een betere match van baten en lasten en worden momenteel intern afgewogen.

Overige onderwerpen 6 en processen

overige onderwerpen 7 en processen Overige onderwerpen 8 en processen

Grondexploitaties COR 2021 Beleg in het najaar (voor de begrotingsbehandeling) een raadsbrede themasessie over Rotterdamse grondexploitaties; zodat de nieuwe raad op vlieghoogte kan komen in dit belangrijke en ingewikkelde onderwerp. Purchase to Pay (P2P) COR 2021 Verbeter het proces rondom ontvangstboekingen en inkooporders. Verstrekte subsidies COR 2021 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers; 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking; 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt.

Aanbeveling 1: la. afgerond a. taken toegevoegd in subsidiesysteem ter bevordering van eenduidige vastlegging (over subsidievorm en tussentijdse lb. Q4-2022 rapportage) b. communicatie over controle-eisen uitbreiden (dmv actualiseren/aanscherpen werkinstructies, kennis café, via kwaliteitsgroep). Aanbeveling 2: a.In elk verleend (of gewijzigd) subsidiebesluit staat de meldingsplicht: als aanvrager constateert dat er voor 100Zo of 2a. afgerond meer van de prestaties wordt afgeweken, dan moet dit direct bij de gemeente gemeld worden. Dit kan aanleiding geven 2b. Q4-2022 tot het wijzigen van de verlening. b.Subsidieverstrekkende beleidsafdelingen wijzen op tijdig wijzigingsbesluit nemen als uit tussentijdse rapportage, 1007o melding of bijv uit voortgangsgesprek met subsidierelatie blijkt dat dit nodig is (meenemen in communicatie over jaareinde proces vanuit subsidieadministratie richting beleid en FR en via kwaliteitsgroep).

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

MO

Onderwerp

Nr. Aanbeveling

Overige onderwerpen 9 en processen

Verbetermogelijkheden in de registratie van leegstand Fraude in de vorm van huurderving is een maatschappelijk probleem. Functiescheiding binnen en buiten de afdeling Vastgoed is in voldoende mate aanwezig om dit risico te beheersen. Echter blijkt de registratie van objecten niet altijd

Bron PwC 2021

actueel te zijn. Voor een betrouwbare informatievoorziening adviseren wij uw primaire registratie van objecten in de leegstandslijsten frequenter te actualiseren en de bijzonderheden per leegstaand object uitgebreider vast te leggen.

Status per 1 oktober 2022

Planning new

Cluster

De registratie van de leegstaande eenheden kan tijdelijk afwijken doordat er sprake is van verwerkingstijd tussen het moment dat de leegstand ontstaat en het moment dat dit in het systeem wordt gemuteerd.

Afgerond

SO

Afgelopen zomer heeft een fysieke controle plaatsgevonden van panden/eenheden die de status 'leegstand' hadden/hebben. Op die manier is de administratieve werkelijkheid (een pand staat als leegstand te boek) vergeleken met de fysieke werkelijkheid (staat het echt leeg of is er sprake van gebruik (zonder of met overeenkomst). Eventuele verschillen zijn of worden gecorrigeerd. Eventuele bijzonderheden zijn vastgelegd inclusief foto's. In 2023 zullen weer fysieke leegstandscontroles worden uitgevoerd.

Doorlopend

Door functioneel beheer worden periodieke administratieve controles uitgevoerd op conflicterende waardes in het vastgoedregistratiesysteem (OPM). Denk daarbij aan: een pand dat als leegstaand te boek staat moet voorzien zijn van leegstandsbeheer (door gebruik of camerabewaking) en een pand dat verhuurd wordt mag niet de status ‘leegstand’ hebben.

Eindtoets MVP

1

Dossiervorming is nagenoeg op orde. Verbetering versnelt het Eindtoets proces van oplevering t.b.v. controles. MVP 2017

Doorlopend Extra controles van dossiers gaven inzicht in aanvullend benodigde controles alvorens de dossiers open te stellen. Deze Q4-2022 controles zijn afgerond. Nu wordt nog kritisch gekeken naar de groep van leidinggevenden die toegang moeten krijgen tot het digitaal dossier. Openstelling van de dossiers staat gepland voor 1 november.

Overzicht aanbevelingen COR en accountant

BCOiHRO