[22bb006768] Inspreekbijdrage J. de Graaf The Zoo Events inspreeksessie festivalorganisatoren 181022

Betreft brief met kenmerk: 22bb006071 18 oktober 2022, Geachte commissieleden, Mijn naam is Jitske de Graaf en vanuit The Zoo Events organiseren wij binnen Rotterdam, twee keer per jaar het Crazy Sexy Cool Festival in het Zuiderpark in Rotterdam. Laat ik voorop stellen dat we over het algemeen tevreden zijn met de manier waarop wij deze evenementen in Rotterdam kunnen organiseren. Twee keer per jaar mogen wij gebruik maken van één van de mooiste festivalterreinen van Rotterdam. De lijntjes met Rotterdam Festivals zijn kort, we weten elkaar te vinden waar nodig. Het proces met betrekking tot de vergunningverlening verloopt in de meeste gevallen ook goed en gestructureerd. Vanuit The Zoo Events organiseren wij nog 20 andere evenementen door het gehele land en hebben ook te maken met gemeenten die het minder gestructureerd voor elkaar hebben als Rotterdam. Er zijn echter ook een aantal punten die we naar voren willen brengen als het gaat om evenementen organiseren in Rotterdam die wellicht nader bekeken kunnen worden. Evenementenkalender Rotterdam Ten eerste het samenstellen van de evenementenkalender van Rotterdam. Het proces dat er vóór 1 september van het lopende jaar al een aanvraag ingediend moet worden voor het opvolgende kalenderjaar is voor onze evenementen soms wat lastig.

De zomereditie van Crazy Sexy Cool vindt begin augustus plaats, en we hebben dan nog een aantal weken om dit festival te evalueren en deze punten mee te nemen in de aanvraag voor het volgende kalenderjaar. Onze Halloween editie van Crazy Sexy Cool vindt echter eind oktober plaats, wat dus betekent dat we de aanvraag 14 maanden voorafgaand moeten indienen, en dus al een plek op de kalender moeten reserveren vóórdat de huidige editie heeft plaatsgevonden. Daarnaast hebben wij als organisatie een aantal jaren terug geprobeerd om een grootschalig winterfestival in Rotterdam te organiseren. Vanwege het huidige kalenderproces is dit nooit van de grond gekomen, omdat we bij de indiening pas half november horen of we die plek op de kalender zouden kunnen claimen. Dit betekent dat we 2,5 maand van te voren pas zouden kunnen starten met de voorbereidingen van dit winterevenement. Dit is niet realistisch. Door deze drempel zijn we inmiddels met dit concept uitgeweken naar een buurgemeente en hebben dit daar uiteindelijk met succes kunnen uitrollen. Het gebruik van een evenemententerrein Door het opstellen van locatieprofielen binnen Rotterdam is er duidelijkheid geschept naar alle betrokken partijen, zo ook naar organisatoren van evenementen. Dat er duidelijkheid is, wil niet zeggen dat het ook makkelijker is geworden om evenementen te organiseren.

Wij hebben het afgelopen jaar ervaren dat bijvoorbeeld het vasthouden aan de 10 dagen op- en afbouw niet altijd haalbaar is. Hoewel ook wíj streven naar een zo kort mogelijke opbouw tijd, want elke dag die wij langer bezig zijn kost het ons ook extra tijd en extra geld. Als organisatie doen wij er alles aan om te zorgen dat er geen tot nauwelijks schade aan het park zal zijn en wij hebben dit de afgelopen jaren gelukkig ook kunnen waarmaken. Een goede planning is daarbij essentieel. Er zullen als eerste rijplaten gelegd moeten worden om het park te beschermen tegen het groot materieel wat het park ingereden wordt, alvorens de grote bouwwerken worden afgebouwd. Hier komt na het opstellen van de nieuwe regels enige discrepantie om de hoek kijken. Aan de ene kant moet de op- en afbouw tijd zo kort mogelijk. Aan de andere kant moet de organisatie zorgen dat het park geen schade oploopt en zorgen dat het park zo kort mogelijk is afgesloten. Daarnaast kan het voorkomen dat ertussen de

eerste opbouwdag en de dag van het evenement een weekend of weekenddag zit waarbij geen opbouw plaatsvindt, maar waarbij het park wel afgesloten is en dus wel bij de opbouwdagen geteld wordt. Wel wil ik benadrukken dat wij dit jaar uiteindelijk wél toestemming hebben gekregen om af te wijken van de tien op- en afbouw dagen, als uitzondering op de regel en met een goed onderbouwde planning en betoog. Het is dus wel mogelijk in de praktijk, maar dat laat mijn inziens alleen maar zien dat er behoefte blijft aan het dialoog náást de opgestelde regels en de mogelijkheid te bieden daar van af te wijken als dit noodzakelijk of wenselijk is. Kortom, wij streven naar wat meer maatwerk bij het organiseren van evenementen in Rotterdam. Echter doordat de nieuwe regels nu zo zijn opgesteld zijn lijkt het lastiger om dat maatwerk toe te kunnen passen. Dan een laatste note; Wel maken we ons zorgen over de huidige tendens waarbij het lijkt alsof er in Rotterdam steeds minder evenementen plaats zouden mogen vinden, en dat het geluid ook steeds meer aan banden wordt gelegd. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat evenementen een belangrijk onderdeel zijn voor de levendigheid van de stad. Ik hoop dat we er met z’n allen voor kunnen zorgen dat Rotterdam deze levendigheid ook behoudt door deze evenementen in de stad te kunnen blijven organiseren.

Dank voor uw tijd en de mogelijkheid om deze bijdrage te geven, Jitske de Graaf