[22bb006665] Schriftelijke Bijdrage Bureau Vermaeck inspreeksessie Evenementenbeleid 181022

Geachte M. Jongsma en T. Coskun, Graag zou ik gebruik maken van de mogelijkheid een schriftelijke reactie in te dienen op het Evenementenbeleid in Rotterdam, brief met kenmerk 22bb006071. Afgelopen jaar hebben wij met ons bureau onder andere de World Police & Fire Games (WPFG: wpfgrotterdam.com) georganiseerd en in het verleden (tot 2019) en aankomende december IJsvrij (www.ijsvrij.nl). Beide evenementen zijn redelijk complex: de WPFG vanwege de hoeveelheid locaties (ruim 40 verspreid over het hele land, waar binnen ongeveer 8 locaties in de openbare ruimte in Rotterdam) en IJsvrij vanwege de lengte van het evenement (in totaal, met op- en afbouw erbij circa 30 dagen). Graag maak ik van de gelegenheid gebruik een compliment te maken naar de gemeente, met name Directie Veiligheid, voor de begeleiding van de vergunning aanvraag van de WPFG. De WPFG is reeds in 2015 toegekend aan Rotterdam, nog voor de Parapluherziening evenementen er was. Directie Veiligheid heeft zich maximaal ingespannen om samen met ons te kijken naar oplossingen voor sportonderdelen (deel-evenementen) die niet (meer) vielen binnen de Parapluherziening. Zo was al in 2015 een atletendorp gepland op het Willemsplein gedurende 11 dagen, wat volgens het aangepaste locatieprofiel niet meer kon. Ook was er een slotceremonie op de Coolsingel gepland, wat eveneens niet mogelijk was kijkend naar het locatieprofiel.

Het hielp ons dat de WPFG al in een vroeg stadium (ook in 2015 of 2016) is aangemerkt als icoon voor de stad. Daardoor was er iets meer mogelijk. En door aanvullend nog een Omgevingsvergunning aan te vragen, in combinatie met het feit dat er al afspraken lagen uit het verleden vóór de Parapluherziening, hebben we het toch mogelijk kunnen maken volgens de originele plannen. Dat was een prettige samenwerking, met name met Directie Veiligheid. Aan de kant van Stadsontwikkeling (omgevingsvergunning) is het vaak iets complexer: de procedure van een dergelijke aanvraag is anders en eigenlijk niet passend bij wat een evenement nodig heeft en kan aanleveren. Het kost veel overleg en schaven aan documenten voordat de informatie op de juiste manier ingediend kan worden. En dat voelt dan wat dubbel, omdat je deze informatie óók al moet aanleveren voor de evenementenvergunning. Ook de dubbele leges zijn een lastig punt. In dat opzicht is het organiseren van evenementen dus niet makkelijker geworden. Deze ervaringen zijn voor ons overigens niet alleen gebaseerd op de WPFG, maar ook op IJsvrij, toen wij het nog organiseerden in Het Park bij de Euromast (in het jaar 2018/2019). Een ander voorbeeld dat ik graag wil aanhalen is IJsvrij ná onze tijd in Het Park (dus editie 2019/2020 en aankomende editie 2022/2023).

In het locatieprofiel van Plein 1940 is opgenomen dat daar een evenement mag plaatsvinden van 30 dagen aaneengesloten. Dat is opgenomen vanwege IJsvrij, maar dat houdt ons nu ook voor altijd verbonden aan deze locatie. Immers, geen enkele andere locatie in Rotterdam heeft het profiel staan dat er 30 dagen aaneengesloten een evenement mag plaatsvinden. Wellicht is het mogelijk om daar weer vanaf te wijken met een Omgevingsvergunning, maar dan kom ik weer op het punt uit mijn vorige alinea. Kortom: als antwoord op vraag 2 uit uw brief is het inderdaad ingewikkelder geworden. En als antwoord op vraag 3: ik weet juist niet altijd waar ik aan toe ben en wat er wel of niet kan. Maatwerk is zeker nodig, maar is vaak lastig omdat alles binnen de kaders en regels moet

plaatsvinden. Ik heb niet het gevoel dat er veel mogelijkheden zijn voor maatwerk, omdat het zo dichtgetimmerd is. Daarentegen ben ik, zoals geschreven, wel positief over de begeleiding vanuit Directie Veiligheid en - voor ons in iets mindere mate zichtbaar bij bovenstaande evenementen, maar even goed een prettig contact - Rotterdam Festivals. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en bij vragen ben ik uiteraard graag bereid daar antwoorden op te geven. Met vriendelijke groet, Eva van der Vegt Directeur