[22bb006614] Bijlage 2 behorende bij 22bb6612 over basisrapportage Regeling Risicovolle Projecten - Renovatie Museum Boijmans Van Beuningen

⊆≡±°♥↔∂≡ ♠←≡♠″ ⇑°∂∝″±← ⊃± ⇑≡♠±∂±÷≡± ⇑←∂←↑↓↓°↑↔÷≡

∝♠±∂ 

⊆≡÷≡≥∂±÷ ⊆∂←∂…°♥°≥≥≡ ∉↑°∝≡…↔≡±

6 juni 2019

INHOUD 1.

INLEIDING ........................................................................................................................... 3

2.

SCOPE VOORTGANGSRAPPORTAGE ............................................................................ 5

3.

RAAKVLAKKEN ................................................................................................................... 8

4.

OPZET EN WERKWIJZE .................................................................................................. 10

5.

RISICOMANAGEMENT ..................................................................................................... 18

6.

INVALSHOEKEN RAPPORTAGE PER HOOFDACTIVITEIT ........................................... 19

7.

MOTIES, TOEZEGGINGEN EN RAADSBESLUITEN ....................................................... 22

2

1. INLEIDING 1.1 Aanleiding Op 20 december 2018 heeft de gemeenteraad besloten tot asbestsanering en grootschalige renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen. Er is uit de voorliggende varianten gekozen voor het Ambitiescenario. Dit scenario leidt tot een technisch hersteld, verduurzaamd én optimaal toekomstbestendig museumgebouw met bredere mogelijkheden in de programmering, exploitatie en groei van het aantal bezoekers. Voor het project is een taakstellend investeringsbudget vastgesteld van € 223,5 mln. (excl. btw). De raad heeft middels een Amendement tevens besloten om een go/no-go beslissing te nemen ten aanzien van het Ambitiescenario ten tijde van de bespreking van het programma van eisen. Hierbij worden onder andere het dekkingsvoorstel, de business case, het exploitatieplan na verbouwing en de mate van externe financiering betrokken. Tevens heeft de raad besloten om bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2019 de dekking voor de incidentele kosten ter hoogte van € 23,2 mln. in de (meerjaren)begroting op te nemen en een voorbereidingskrediet van € 23,9 mln. toe te kennen. Met het voorbereidingskrediet kan de definitiefase gestart worden waarin een Programma van Eisen, Voorlopig Ontwerp, Definitief Ontwerp en een Bestek worden opgesteld. Beide bedragen zijn onderdeel van het taakstellend investeringsbudget van € 223,5 mln.

1.2 Aanwijzing project als Risicovol Project Tijdens de raadsbehandeling is ook de motie Vreugdenhil e.a. genaamd ‘Orde van Grootte’ (18bb11365) aangenomen, waarbij de raad zich uitspreekt om de renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen aan te wijzen als risicovol project conform de Regeling Risicovolle Projecten 2012 en de griffie te verzoeken daartoe de nodige voorbereidingen te treffen. Op 31 januari 2019 heeft de gemeenteraad vervolgens besloten: 1. het project Renovatie Museum Boijmans van Beuningen aan te wijzen als risicovol project; 2. in afwijking van de Regeling risicovolle projecten voor dit specifieke project: a. de griffier te mandateren een werkgroep samen te stellen om in samenspraak met het college van burgemeester en wethouders een voorstel voor te bereiden voor het vaststellen en uitwerken van een beperkt aantal indicatoren waarlangs het project gemonitord gaat worden en voorstellen te doen voor het vaststellen van de meeteenheden waarlangs de indicatoren in kaart gebracht gaan worden; b. de werkgroep een aanbeveling te laten doen aan de raad over de kaders, de wijze van rapporteren, zoals de commissie aan wie gerapporteerd wordt, alsook over het aantal rapportagemomenten. c.

tot het moment van start renovatie de commissie Bouwen, Wonen en Buitenruimte aan te wijzen als projectverantwoordelijke commissie en daarna de commissie Majeure Projecten, Organisatie en Financiën. d. de commissie tot Onderzoek van de Rekening aan te wijzen als projectbegeleidingscommissie Renovatie Museum Boijmans van Beuningen, waarbij de voorzitter van deze commissie tevens optreedt als rapporteur;

3

e. dat één keer per twee jaar een onafhankelijk audit wordt uitgevoerd waarbij de commissie tot Onderzoek van de Rekening aan de raad rapporteert; f. af te zien van de wijze van rapporteren als beschreven in de regeling en de rapportages van het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot de door de raad vastgestelde indicatoren weer te (laten) geven in een online dashboard. Daarmee werd de motie afgedaan. De Basisrapportage Renovatie Museum Boijmans Van Beuningen beschrijft de opzet van het online dashboard en is tot stand gekomen vanuit de werkgroep. De redactie was in handen van de ambtelijke projectorganisatie. Vanuit de raad maken de raadsleden Vreugdenhil (LR), Verkoelen (50+) en Kockelkoren (GL) met burgerraadslid Van Dijk (CU/SGP) deel uit van de werkgroep. Daarnaast werd de werkgroep ondersteund door de griffiers van de Cie BWB en MPOF en vanuit de projectorganisatie de projectmanagers en de projectsecretarissen. De renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen doorloopt meerdere fases tot en met de voorziene oplevering in het tweede kwartaal van 2025. Naar mate de tijd en het project vorderen, worden de onderdelen die verder in de tijd liggen concreter ingevuld. Daarbij kan, op verzoek van de raad, de wijze van rapporteren per fase herijkt worden zodat beter aangesloten wordt bij de informatiebehoefte per fase.

1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 beschrijft de scope van deze rapportage. De basis daarvoor is het raadsbesluit van 20 december 2018, waarmee de inhoudelijke, ruimtelijke en financiële kaders voor het project zijn vastgesteld, op enkele onderdelen aangevuld met de meest actuele informatie. Het raadsbesluit van 31 januari 2019 geeft hier specifiek voor de rapportage een aantal nadere uitgangspunten. Hoofdstuk 3 beschrijft diverse raakvlakken, zoals de vergroeningsopgave, de bouw en ingebruikname van het Depot, Boijmans in Transit en het Cultuurplan. Daarnaast wordt aandacht geschonken aan de samenwerking met het museum, de klankbordgroep en het omgevingsmanagement. Hoofdstuk 4 beschrijft de opzet, werkwijze en uitvoering waarmee aan de raad over de voortgang van de renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen (vanaf nu ‘MBVB’) wordt gerapporteerd in het kader van de regeling risicovolle projecten en het raadsbesluit van 31 januari 2019. Hoofdstuk 5 beschrijft het risicomanagement. Hoofdstuk 6 beschrijft de invalshoeken van de rapportage per hoofdactiviteit. Dit is de basis voor de volgende voortgangsrapportages. Hierin worden zowel voor het project als geheel als voor de verschillende projectonderdelen de indicatoren waarover wordt gerapporteerd nader geduid.

Hoofdstuk 7 bevat de stand van zaken van de moties die de raad heeft aangenomen over het project, alle toezeggingen van wethouders en de raadsbesluiten. In de voortgangsrapportage zal dit een terugkerend hoofdstuk zijn, zodat de raad de voortgang kan volgen, ook zonder dat moties worden afgedaan.

4

2. SCOPE VOORTGANGSRAPPORTAGE De totale opgave omvat meer dan alleen asbestsanering en de fysieke renovatie van het museumgebouw. Tijdens het raadsdebat van 20 december 2018 werd ook uitgebreid gesproken over de rol van filantropen, de aansluiting van het museum op de omgeving, samenwerking in het Museumpark, de activiteiten van het museum tijdens de renovatie en de transitie van MBVB. Op die onderwerpen zijn ook diverse moties aangenomen en toezeggingen gedaan. Het is daarom belangrijk om duidelijk af te bakenen wat binnen de scope van de rapportage valt en wat daarbuiten. 2.1 Inhoudelijke afbakening Het inhoudelijke kader is het Ambitiescenario, waarbij bij de bespreking van het Programma van Eisen nog een “go/no-go” besluitvormingsmoment plaatsvindt. Hierbij wordt onder andere het dekkingsvoorstel, de business case, het exploitatieplan na verbouwing en de mate van verkregen externe financiering betrokken. Ambitiescenario: een technisch hersteld, verduurzaamd én toekomstbestendig museumgebouw Dit scenario gaat uit van een ingrijpende aanpak waarbij de bestaande opzet en indeling van het museum en de publieksbeleving ingrijpend worden verbeterd. Met deze renovatie-aanpak komt het museumgebouw niet alleen technisch weer in goede staat, maar wordt het gebouw ook aanvullend verduurzaamd, zichtbaar verbeterd en vernieuwd.

Zo sluit het gebouw beter aan bij de omgeving en het Museumpark en wordt de entree toegankelijker en beter vindbaar. In het museum komt een verbeterde routing voor museumbezoekers. Dit scenario leidt tot een toekomstbestendig museumgebouw met meer mogelijkheden in de programmering, exploitatie en groei van het aantal bezoekers. Met betrekking tot het herstel van monumentale waarden gaat dit scenario veel verder dan het basisscenario. Enerzijds bevat het ambitiescenario alle ingrepen uit de scenario’s basis en basis-plus om het gebouw technisch in goede staat te krijgen. Anderzijds bevat het ingrepen en maatregelen die nodig zijn om het museum toekomstbestendig te maken. Het ambitiescenario pakt de functionele veroudering aan van delen van het museum. Het scenario gaat uit van het benutten van de reeds aanwezige monumentale kwaliteit van het museumgebouw en herstelt deze waar het in de loop der tijd verloren is gegaan.

Cultuuraspecten zijn buiten scope rapportage Het raadsvoorstel voor het aanwijzen van de renovatie als risicovol project zegt over de scope van de rapportage: [deze] omvat de gehele periode van de renovatie, van de gedeeltelijke sluiting van het Museum, de asbestsanering, de definitiefase, de uitvoering tot en met de voorziene oplevering in 2025. […] De cultuuraspecten van de renovatie worden meegenomen in het proces van het Cultuurplan dat behandeld wordt in de commissie Zorg, Onderwijs, Cultuur en Sport. Onder cultuuractiviteiten verstaan we de activiteiten die het museum ontplooit tijdens de renovatie voor de zichtbaarheid van de collectie, het transitieplan en de verbetering van de samenwerking tussen instellingen in het Museumpark. Deze onderwerpen vallen buiten de scope van deze rapportage.

5

De onderwerpen binnen de scope van de rapportage: De renovatie

Asbestvrij museum

Ondersteuning museumorganisatie

Gebouwbeheer Buitenruimte Museumpark G.J. de Jongh monument Financiële dekking

Tijdelijk beheer gebouw tijdens renovatie Programma van Eisen Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp Bestek Aanbesteding Uitvoering en oplevering Voorbereiding Aanbesteding Uitvoering en oplevering Financiële ondersteuning verhuiskosten (kunst, kantoor, personele kosten) Het schrijven van een visie (toekomstvisie, exploitatie en communicatie, bedrijfsvoering) Inhoudelijk opstellen van de businesscase c.q. exploitatie van het museum na heropening Onderhoud en exploitatie gebouw tijdens het project Herinrichting Museumpark(straat) Restauratie Dekking incidentele en structurele projectkosten

2.2 Fysieke afbakening De asbestsanering, renovatiewerkzaamheden en verduurzaming worden uitgevoerd voor de (verzamelde) gebouwen Van der Steur, Bodon, Robbrecht en Daem en Henket. Kadestraal zijn deze bekend als Museumpark 18-20 en inclusief het onbebouwde gedeelte (tuinen en parkeren). Vanuit het ambitiescenario wordt onderzocht in hoeverre het ensemble van de (verzamelde) gebouwen Van der Steur, Bodon, Robbrecht en Daem en Henket, wenselijk is voor het toekomstig gebruik van het museum. Er ontstaat ruimte voor vernieuwende bebouwing en verbetering van het museum binnen de perceelsgrenzen. Deze bebouwing sluit beter aan bij het Museumpark met de rozentuin, het G.J. de Jongh monument en de Westersingelvilla’s met tuinen. De geïsoleerde ligging van het park kan worden doorbroken met daardoor een museum verbonden met de omgeving en beiden een betere aansluiting op de stad.

6

2.3 Financiële kaders Met het raadsbesluit van 20 december 2018 zijn ook de financiële kaders voor het project vastgesteld. De totaalkosten voor het project in het ambitiescenario zijn geraamd op € 223,5 mln. Dit is het taakstellend budget. Met het raadsbesluit is ook een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 23,9 mln. om te starten met de definitiefase waarin een Programma van Eisen, Voorlopig Ontwerp, Definitief Ontwerp en een Bestek worden opgesteld. Ook heeft de raad besloten bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2019 de dekking voor de incidentele kosten ter hoogte van € 23,2 mln., als onderdeel van het investeringsbudget, in de (meerjaren)begroting op te nemen. Deze posten maken onderdeel uit van het kaderstellend investeringsbedrag van € 223,5 mln. De renovatie in de gemeentebegroting Voor de kosten wordt een dekkingsplan gemaakt waarmee de investering ingepast kan worden in de meerjarenbegroting. Na de Voorjaarsretraite 2019 zullen wij uw raad het dekkingsvoorstel voorleggen voor het gehele project. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat een groot deel van de kosten van renovatie geactiveerd worden en vanaf oplevering over een langere periode (25 of 40 jaar, afhankelijk van het soort kosten) worden afgeschreven. Dat geldt echter niet voor alle kosten. Sommige kosten moeten worden genomen op het moment dat ze zich voordoen.

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de gemeentelijke Verordening financiën Rotterdam 2013 schrijven duidelijke regels voor over de (on)mogelijkheden voor het activeren van kosten bij de renovatie van gebouwen. In de volgende tabel het overzicht: Activeerbaarheid

Omschrijving

Activeren en afschrijven over periode van 40 jaar (structureel)

Investeringen renovatie gebouw en voorbereidingskosten renovatie gebouw

Activeren en afschrijven over periode van 25 jaar (structureel)

Impact buitenruimte herinrichting Museumpark Kosten restauratie G.J. de Jongh monument

Incidentele kosten, activeren niet mogelijk

Asbestsanering Doorlopende onderdelen MJOP tijdens renovatie (2019/2025) Extra apparaatskosten (personeel) MBVB Kosten verhuizing kunst (externe depots) Kosten verhuizing kantoor en inventaris MBVB

7

3. RAAKVLAKKEN Niet alle aspecten van het project zijn per projectonderdeel te vangen. Zoals gezegd is de renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen in een aantal duidelijk te onderscheiden onderdelen op te delen. Deze zijn zo verschillend, zowel qua rol, verantwoordelijkheid als type project, dat deze ook daadwerkelijk een andere aanpak kennen. De rapportage richting college en gemeenteraad in het kader van de regeling risicovolle projecten voorziet in een voortgangsrapportage over alle genoemde onderdelen. Voor de gemeente is het van belang de voor haar relevante raakvlakken goed te formuleren en te zorgen dat deze voldoende op het netvlies staan en dat voldoende op de resultaten wordt ingezet. Met de aanzienlijke doorlooptijd van het project en de groter wordende projectorganisatie (en daarmee ook nieuwe mensen) is het gestructureerd benoemen en ontdekken van raakvlakken van groot belang. De projectmanager is verantwoordelijk voor het in beeld brengen van deze raakvlakken en het bewustzijn hiervan in de projectorganisatie. Belangrijke raakvlakken zijn bijvoorbeeld: - Realisatie vergroeningsopgave - Bouw en ingebruikname Depot - Boijmans in Transit - Cultuurplan De raakvlakken dienen bewaakt te worden in de ontwerpprocessen, verschillende businesscases en contractuele afspraken.

Bij iedere mijlpaal van een van de projectonderdelen zal de toets plaatsvinden of de raakvlakken van dat specifieke projectonderdeel voldoende zijn afgeregeld in relatie tot de andere projectonderdelen. 3.1 Het museum Het gebouw is van de gemeente, de collectie grotendeels. Met de inzet van Museum Boijmans van Beuningen met betrekking visie en business case wordt geborgd dat het museum toekomstbestendig wordt gerenoveerd. Inzet van MBVB is voorzien bij de volgende onderdelen: Samenwerking MBVB Als gevolg van het besluit van de gemeenteraad in december 2018 over het scenario van de renovatie van het museumgebouw treedt de samenwerking tussen MBVB en gemeente in een nieuwe fase. De gezamenlijke opgave wordt hoe we binnen de door de raad vastgestelde kaders het beste planvoorstel voor het museum maken. Over de samenwerking tijdens het project worden basisafspraken tussen MBVB en de gemeente gemaakt. Deze afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Visie Om te komen tot een toekomstbestendig museum, is het van belang dat het museum haar visie geeft op de toekomst. Op basis van deze visie kan het Programma van Eisen gericht worden geschreven. De visie zal bestaan uit 3 delen: 1. Toekomstvisie MBVB 2032 2. Het ondernemende museum: exploitatie en communicatie 3. De bedrijfsvoering

8

Businesscase Museum Boijmans Van Beuningen Om uiterlijk 1 juli 2020 een go/no-go besluit op het ambitiescenario te laten nemen is het noodzakelijk dat er een businesscase ligt voor de exploitatie van MBVB na de renovatie. MBVB is inhoudelijk verantwoordelijk voor de businesscase. De businesscase is onderdeel van de besluitvorming en wordt opgesteld vanuit het projectteam met input en betrokkenheid van MBVB. De businesscase behoort niet tot de scope van het project, maar wordt wel in de voortgangsrapportage meegenomen. De samenhang met het project wordt gecoördineerd door de projectmanager zodat binnen planning een besluit hierover kan worden genomen. 3.2 Klankbordgroep Voor de ontwikkeling van het Programma van Eisen wordt een klankbordgroep geformeerd met als belangrijkste redenen (doel): -

Het zoveel als mogelijk borgen dat een zo goed en effectief mogelijk Programma van Eisen wordt gerealiseerd binnen de kaders van het Raadsbesluit d.d. 20 december 2018; Invulling geven aan de motie ‘het beste museum voor het geld’ om gedurende de komende fase kritisch tegengeluid te organiseren zodat tunnelvisie wordt voorkomen; Deze klankbordgroep specifiek vragen te reageren en reflecteren op de gehele of gedeeltelijke herinzet van de uitbreiding Robbrecht en Daem uit 2003.

De voorgestelde samenstelling van deze klankbordgroep is om een kritische reflectie te organiseren voor de invulling van het PvE.

3.3 Omgevingsmanagement Het beschrijven van het draagvlak bij stakeholders kan niet met absolute gegevens of in kwantitatieve termen. Via de methode Strategisch Omgevingsmanagement (SOM) zijn de belangrijkste issues per projectonderdeel geïnventariseerd en de belangrijkste stakeholders. Op dit onderdeel zal per issue beschreven worden welke inzet hierop gepleegd is en in hoeverre er sprake is van consensus onder de betrokken stakeholders. Het gaat hier onder andere, maar zeker niet uitputtend, om omwonenden, de gebiedscommissie Centrum, ondernemers en instellingen in en rond het Museumpark. In de voortgangsrapportage zal een apart hoofdstuk ingericht worden voor Omgevingsmanagement.

9

4. OPZET EN WERKWIJZE Vanaf oktober 2019 rapporteert het college twee keer per jaar (in april en in oktober) aan de raad in het kader van de Regeling Risicovolle Projecten. De werkwijze, opzet en uitvoering van de rapportage wordt beschreven in deze Basisrapportage. 4.1 Werkwijze De Basisrapportage fungeert als uitgangspunt ten opzichte waarvan voortgang en ontwikkelingen worden afgezet. De peildatum die in de Basisrapportage wordt gehanteerd is het raadsbesluit van 20 december 2018. Naast de halfjaarlijkse rapportagemomenten wordt de gemeenteraad ook bij besluitvormingsmomenten over de voortgang van het project gerapporteerd (bijvoorbeeld go/no-go). De rapportages worden opgesteld door de projectorganisatie Renovatie MBVB in samenwerking met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) als begeleidingscommissie. De voorzitter van deze commissie, vergezeld van een vertegenwoordiger vanuit de raadscommissie bouwen (BWB), is rapporteur. Voorafgaand aan agendering in het college wordt de concept-rapportage besproken met de rapporteur. Na instemming door het college en met kennisgeving aan de rapporteur worden de rapportages gepubliceerd via de gemeentelijke website met een heldere structuur zodat de informatie snel inzicht biedt in de hoofdlijnen van de voortgang en daarnaast de mogelijkheid biedt om middels functies meer gedetailleerd geïnformeerd te worden.

Daarmee is de rapportage openbaar tenzij dit (op onderdelen) vanuit het belang van de gemeente of derde partijen niet gewenst is. Voor die onderwerpen krijgt de raad op een andere wijze vertrouwelijk inzage in de voortgangsrapportage. Aanvullend op de halfjaarlijkse rapportages zal de Commissie tot Onderzoek van de Rekening in principe elk jaar een onafhankelijke audit (laten) uitvoeren en daarover aan de raad rapporteren. Om de raad tot slot maximaal comfort te bieden zullen nadrukkelijk en uitvoerig ook de reeds ingediende en nog in te dienen moties en schriftelijke vragen en door wethouders gedane toezeggingen worden meegenomen in de halfjaarlijkse rapportages.

10

4.2 Opzet Zoals in hoofdstuk 2.1 beschreven, bestaat de renovatie uit diverse deelopgaven. Tot aan het definitief go/no-go moment voor het Ambitiescenario in 2020 ligt de focus met name op de projectonderdelen en opgaven Asbestvrij, Inkoop Adviseurs en Architecten, het PvE, voorbereiding van de restauratie van het GJ de Jongh monument en de financiële dekking. Na dat moment worden het VO, DO, bestek, aanbesteding, uitvoering en oplevering actueel. De nu actuele projectonderdelen en opgaven worden in hoofdstuk 6 uitgebreid beschreven. Per rapportage wordt er een algemeen beeld van het project gegeven en wordt vervolgens ingezoomd op de actuele projectonderdelen. Daarnaast kan vanaf de ‘start bouw’ voor de projectonderdelen Renovatie en Asbestvrij het percentage van realisatie worden aangegeven. Aan de hand van de volgende indicatoren wordt gerapporteerd: 1. 2. 3. 4.

Tijd Geld Kwaliteit Risico’s

Herijking Herijking van de uitgangspunten zoals deze zijn bepaald in deze basisrapportage (en bijbehorende geheime bijlage) vindt plaats na bekrachtiging door een college- of raadsbesluit en wordt vervolgens in de eerstvolgende rapportage aangegeven in de beschrijving.

Ad. 1 Tijd De planning die bij het raadsbesluit was gevoegd, bevat een aantal kritieke processen en mijlpalen. De kritieke processen tot de bespreking van het Programma van Eisen in het 2e kwartaal 2020 zijn: -

Programma van Eisen Architectenselectie Vergunningsaanvraag asbestsanering Financiële dekking

Vertraging van deze kritieke processen leidt in principe direct tot vertraging in de overall planning. Vanuit het overall beeld komen deze kritieke processen daarom altijd terug. Alle verschillende onderdelen kennen ook een eigen deelplanning. Op wijzigingen in de deelplanningen wordt alleen gerapporteerd als ze gevolgen hebben voor Tijd, Geld, Kwaliteit of Risico’s.

11

Uitgangspunt voor de basisrapportage is de planning die ten tijde van het raadsbesluit op 20 december 2018 is vastgesteld, aangevuld met de actualisaties uit de wethoudersbrief van datum 14 mei 2019. In onderstaand overzicht is tevens het moment van bespreken van het Programma van Eisen in het 2e kwartaal 2020 opgenomen. De mijlpalen op hoofdlijnen zijn: -

Voorbereidingsfase asbest saneren Uitvoeringsfase asbest Programma van Eisen/selectie architect Amendement: go/no-go Voorlopig Ontwerp/Definitief Ontwerp Besluitvorming Definitief Ontwerp Voorbereidingsfase Realisatiefase Nazorg Gereed voor inhuizen

3e kw 2018 t/m 1e kw 2020 2e kw 2020 t/m 2e kw2021 1e kw 2019 t/m 1e kw 2020 2e kw 2020 2e kw 2020 t/m 1e kw 2021 2e kw 2021 2e kw 2021 t/m 2e kw2022 3e kw 2022 t/m 2e kw 2025 3e kw 2025 t/m 1e kw 2026 1e kw 2026

Ad. 2 Geld In het raadsbesluit is de raad akkoord gegaan met het ambitiescenario dat leidt tot een technisch hersteld, verduurzaamd én optimaal toekomstbestendig museumgebouw met bredere mogelijkheden in de programmering, exploitatie en groei van het aantal bezoekers. Hiervoor is het totaal taakstellend budget van € 223,5 mln. afgegeven. De tijdelijke extra beheermaatregelen tot 1 juli 2019, zoals opgenomen in het raadsbesluit, zijn als onderdeel toegevoegd aan het regulier gebouwbeheer door de afdeling Vastgoed (SO), rapportage hierover is volgens reguliere rapportage van dit organisatieonderdeel. De kapitaallasten zijn onderdeel van de kostprijs dekkende huur vanuit de afdeling Vastgoed (SO). Gezien de vertrouwelijke aard van bijvoorbeeld aanbestedingen en externe financiële dekking is ervoor gekozen te rapporteren op basis van indexcijfers. De basisindexcijfers (=100) zijn bepaald in een brugstaat. De brugstaat, met daarin de ramingen van het raadsbesluit, geeft het overzicht van de basisindexcijfers gekoppeld aan de budgetbedragen van de betreffende projectonderdelen. De brugstaat is een geheim document. Door gebruik te maken van rapportage op basis van deze indexcijfers kan openbaar gerapporteerd worden op de onderdelen, zonder dat daarmee de bijbehorende vertrouwelijke gegevens bekend worden gemaakt.

Uitgangspunt en start van de index zijn de ramingen bij het raadsbesluit voor de verschillende projectonderdelen. In deze fase van het project wordt op het onderdeel geld gerapporteerd op de volgende onderdelen: -

De uitkomsten van de projectonderdelen ten opzichte van de ramingen bij het raadsbesluit. Voortgang financiële dekking (o.a. hardheid van de bijdragen).

12

Ad. 3 Kwaliteit Er zijn diverse kaders van toepassing op het project die de kwaliteit waarborgen. Per rapportage zal worden aangegeven of het project nog binnen de kaders past. Per fase in het project worden verschillende criteria gehanteerd. Hierbij wordt gekeken naar zowel proces- als inhoudelijke kwaliteit. Daarnaast zijn er diverse middelen waarmee de kwaliteit gewaarborgd wordt, zoals het oprichten van een klankbordgroep. In de voortgangsrapportage wordt gerapporteerd over de feedback van de klankbordgroep en de wijze waarop daarmee is omgegaan in het project. Voor de inhoudelijke kwaliteit van het eindresultaat gelden in deze fase de volgende uitgangspunten: -

Vigerende wet- en regelgeving zoals het bouwbesluit en de welstandsnota d.d. 11 oktober 2012 Stedenbouwkundige uitgangspunten d.d. 4 september 2018 en de nog op te stellen stedenbouwkundige randvoorwaarden. Afspraken met Afdeling Monumenten over omgang met monumentale waarden. Het ambitiedocument van MBVB d.d. september 2018 op basis waarvan een visie geschreven wordt door MBVB. Het ambitiedocument en de visie vormen het uitgangspunt van het Programma van Eisen. Het vastgestelde Programma van Eisen is vervolgens het document waarop de inhoudelijke kwaliteit van het eindresultaat op getoetst wordt.

Bij de selectie van de architect en andere adviseurs worden deze eisen meegegeven.

Ad. 4 Risico’s In deze rapportage zal worden gerapporteerd op alle high impact risico’s en de genomen beheersmaatregelen. Dit geldt zowel voor het totale project, als ook voor de projectonderdelen. Zie hoofdstuk 5 voor de toelichting op het risicomanagement en de uitgangssituatie voor deze basisrapportage. De risico’s worden door de adviseur Risicomanagement vastgelegd in één risicoregister conform het format RSPW. Van elk risico wordt tenminste vastgelegd: risicogebeurtenis, oorzaak, gevolg, beheersmaatregelen (incl. actor en datum), verantwoordelijke en de kwantificering (kans, gevolg geld, gevolg tijd, gevolg kwaliteit). Elk kwartaal wordt het risicodossier na de integrale risicosessie met het projectteam besproken op directieniveau en vervolgens “bevroren” ten behoeve van de voortgangsrapportage. De risico’s in de rapportage worden visueel (in kleuren) weergegeven, zowel voor het totale project, als voor de projectonderdelen. De high impact risico’s worden beschrijvend toegelicht in de rapportage.

13

4.3 Uitvoering De opzet van de voortgangsrapportage zal dusdanig zijn, dat door doorklikken op twee niveaus de onderliggende informatie beschikbaar is. De informatie zal zowel visueel als beschrijvend worden weergegeven op alle drie de niveaus. Tevens zullen via het dashboard ook de laatste besluitvormingsdocumenten en/of brieven van het college aan de raad worden getoond. Het dashboard zal bij de eerste voortgangsrapportage actief zijn. Om de raad maximaal comfort te bieden wordt de afhandeling van alle ingediende en nog in te dienen moties, toezeggingen en schriftelijke vragen en raadsbesluiten in een zelfstandig onderdeel van de rapportage gemonitord in de halfjaarlijkse rapportages (zie ook hoofdstuk 7).

geen afwijking kleine afwijking grote afwijking zeer grote afwijking NB: kleuren conform Rotterdams Wijkprofiel

GELD Tot 101 afwijking index 101-103 afwijking index 103-105 afwijking index Boven 105 afwijking index

TIJD 1 maand 1 – 3 maanden 3 – 6 maanden 6 maanden

KWALITEIT Voldoet aan de eisen Lichte afwijking van gestelde eisen Aanzienlijke afwijking van gestelde eisen Grove afwijking van gestelde eisen

14

EERSTE RAPPORTAGE NIVEAU – GEHELE PROJECT

VISUEEL Op dit hoogste niveau van de rapportage wordt de voortgang van het project op overall niveau visueel, in kleur (groen-lichtgroen-geel-oranje), weergegeven op basis van de gezamenlijke impact van de factoren Kwaliteit, Geld, Tijd en Risico. In het overzicht is te zien hoe ieder projectonderdeel bijdraagt aan het totaal. De bijdrage van de projectonderdelen, oftewel de grootte van het aandeel in de cirkel, is weergegeven op basis van de factor Geld zoals deze voortvloeit uit het raadsbesluit van 20 december 2018.

BESCHRIJVEND In de nadere beschrijving van dit hoogste niveau wordt weergegeven welke afwijkingen en gebeurtenissen de rapportage uitkomsten in belangrijke mate hebben beïnvloed.

15

TWEEDE RAPPORTAGE NIVEAU, ZES GRAFIEKEN - PROJECTONDERDELEN

VISUEEL Op het tweede niveau van de rapportage wordt visueel, in kleur (groen-lichtgroen-geel-oranje), de status weergegeven van de uitkomsten van de onafhankelijke impact van de factoren Kwaliteit, Geld, Tijd en Risico voor de zes verschillende projectonderdelen. Hierbij is het uitgangspunt voor de weergave de uitkomstenmeting op de rapportage meetdatum ten opzichte van de bij deze basisrapportage vastgestelde index. De kaders die ten grondslag liggen aan het raadsbesluit van 20 december 2018 gelden hierbij als startindex (= 100). De cirkel is weergegeven in vier gelijke delen, deze vormen gezamenlijk de impact voor het eerste rapportage niveau. Bij herijking wordt de startindex aangepast.

BESCHRIJVEND In de nadere beschrijving van tweede niveau wordt weergegeven welke afwijkingen en gebeurtenissen hebben plaatsgevonden tot de rapportage meetdatum voor de onafhankelijke factoren Kwaliteit, Geld, Tijd en Risico, en welke de rapportage uitkomsten in belangrijke mate hebben beïnvloed.

Uitvoering "naam projectonderdeel" voorbeeld kleurschakering

Kwaliteit

Geld

Tijd

Risico

16

DERDE RAPPORTAGE NIVEAU, ZES GRAFIEKEN - RISICO’S PER PROJECTONDERDEEL

VISUEEL Op het derde niveau van de rapportage wordt visueel, in kleur (groen-lichtgroen-geel-oranje), de uitkomsten weergegeven van de drie belangrijkste risico factoren Kwaliteit, Geld en Tijd voor de zes verschillende projectonderdelen. Hierbij is het uitgangspunt voor de weergave de geconstateerde of geprognotiseerde afwijkingen vanuit de risicorapportage op de rapportage meetdatum ten opzichte van de kaders die ten grondslag liggen aan het raadsbesluit van 20 december 2018. De cirkel is weergegeven in drie gelijke delen, deze vormen gezamenlijk de impact voor de factor Risico in het tweede rapportage niveau.

BESCHRIJVEND In de nadere beschrijving van derde niveau in de rapportage wordt weergegeven welke belangrijkste afwijkingen en gebeurtenissen zijn geobserveerd of geprognotiseerd (bepaald tot de rapportage meetdatum) en plaats kunnen vinden binnen de factoren Kwaliteit, Geld en Tijd.

Prognose & risico-effecten "naam projectonderdeel" voorbeeld kleurschakering

Risico Geld

Risico Kwaliteit

Risico Tijd

17

5. RISICOMANAGEMENT Het doel van het risicomanagement van het project Renovatie MBVB is gericht op de sturing, beheersing en verantwoording over de risico’s die de realisatie van de integrale projectdoelstelling van het project in de weg staan. Door Twijnstra Gudde is een risicoanalyse uitgevoerd voor het project Renovatie MBVB. Dit is samengevat in de rapportage risicoanalyse van Twijnstra Gudde van 23-8-2018 die als vertrouwelijke bijlage bij het raadsvoorstel van 20 december 2018 is gevoegd. In de analyse zijn de toprisico’s benoemd. Ook heeft Twijnstra Gudde aanbevelingen gegeven op de inhoud, de korte termijn en de structurele inbedding van risicomanagement. Bij het project is een risico adviseur aangehaakt van de gemeente Rotterdam. Het plan van aanpak risicomanagement is op basis van de aanbevelingen van Twijnstra Gudde en de inbedding van de Regeling Risicovolle projecten opgesteld. Proces Risicomanagement Het risicomanagementproces wordt doorlopen conform het risicomanagementmodel zoals gehanteerd in de RSPW. Deze cyclus wordt voor het project tenminste één keer per kwartaal geheel doorlopen. Indien gewenst worden er speciale themasessies georganiseerd om de risico’s op een specifiek onderwerp te inventariseren. Dit gebeurt o.a. bij het projectonderdeel asbestsanering.

18

6. INVALSHOEKEN RAPPORTAGE PER HOOFDACTIVITEIT 6.1 Totaal Project Per rapportage wordt een algemeen beeld van het project geschetst en vervolgens wordt ingezoomd op de hoofdactiviteiten en belangrijke actuele projectonderdelen. Dit gebeurt aan de hand van de volgende indicatoren: 1. 2. 3. 4.

Tijd Geld Kwaliteit Risico’s

De beheersing op de deze aspecten wordt integraal opgepakt door het projectbureau. Om het project te beheersen wordt de voortgangsrapportage op basis van de hoofdactiviteiten opgesplitst in de volgende onderdelen, te weten Renovatie ambitiescenario, Asbestvrij, Ondersteuning museumorganisatie, Gebouwbeheer, Buitenruimte Museumpark, en restauratie G.J. de Jongh monument. In de volgende paragrafen worden deze onderdelen kort toegelicht met daarbij de belangrijkste activiteiten en resultaten.

6.2 Uitvoering Renovatie Ambitiescenario De gemeenteraad heeft gekozen voor het ambitiescenario. Dit scenario gaat uit van een ingrijpende aanpak waarbij de bestaande opzet en indeling van het museum en de publieksbeleving ingrijpend worden verbeterd. Met deze renovatie-aanpak komt het museumgebouw niet alleen technisch weer in goede staat, maar wordt het gebouw ook aanvullend verduurzaamd, zichtbaar verbeterd en vernieuwd. Zo sluit het gebouw beter aan bij de omgeving en het Museumpark en wordt de entree toegankelijker en beter vindbaar. In het museum komt een verbeterde routing voor museumbezoekers. Dit scenario leidt tot een toekomstbestendig museumgebouw met meer mogelijkheden in de programmering, exploitatie en groei van het aantal bezoekers. Programma van Eisen (PVE) Onder dit projectonderdeel vallen de volgende producten en werkzaamheden: - Ontwikkelen Ruimtelijk, functioneel en technisch Programma van Eisen, inclusief fasedocument en kostenraming; - Opstellen stedenbouwkundige randvoorwaarden;

Inkopen architect en adviseurs Onder dit projectonderdeel vallen de volgende producten en werkzaamheden: 1. Europese selectie en contractering van een architect; 2. Meervoudig onderhandse aanbesteding opsteller Programma van Eisen 3. (Europese) selectie en contractering van benodigde adviseurs

19

Financiële dekking Door de gemeenteraad is aangegeven dat voor het verschil van het basis+ en het ambitie scenario financiering door derden gezocht dient te worden. Hierover moet de gemeenteraad bij het go/no-go besluit geïnformeerd worden en indien het verschil niet geheel door derden gefinancierd kan worden, dient er een voorstel gedaan te worden hoe hier mee om te gaan. Het betreft hier subsidies van andere overheden, bijdragen van loterijen en fondsen, bedrijven en filantropen.

6.3 Uitvoering asbestvrij Parallel aan de definitiefase voor de renovatie wordt het project asbestvrij uitgevoerd. Dit is mogelijk doordat de benodigde monumentenvergunning kan worden gesplitst in een asbestsanering- en renovatiedeel. Normaliter wordt de monumentenvergunning pas afgegeven op basis van een DO. Door hiervan af te wijken, kan de planning geoptimaliseerd worden. Met Bureau Monumenten zijn er procesafspraken gemaakt, zodat zorgvuldig met het monumentale karakter wordt omgegaan in het sanerings- en ontwerpproces. Het resultaat van project asbestvrij is uiteindelijk een gebouw vrij van asbest wat gereed is voor verdere renovatie.

6.4 Ondersteuning museumorganisatie Voor de voorbereiding en tijdens de uitvoering van de renovatie van het gebouw levert het museum extra expertise en uitvoerende ondersteuning aan het project. Daarnaast moet het museum, als huurder, het gebouw in 2019 leeg opleveren.

6.5 Gebouwbeheer Ter voorbereiding op de asbestsanering en daadwerkelijke renovatie dienen diverse zaken georganiseerd te worden. Dit betreft: - Inkoop en contractmanagement 3D-scan en 3D model - Inventarisatie lopende service contracten en aandachtspunten dagelijks beheer - Inventarisatie (noodzakelijke) tijdelijke beheersmaatregelen tijdens leegstand - Organisatie overdracht museum – vastgoed – projectorganisatie - Koppeling installaties Depot (sparingen, aansluiting warmte, communicatie meldkamer) - Ingebruik blijven van de meldkamer (ook voor het Depot) - Bepalen van bouwplaats (en bijbehorende bouwplaatstekening) ten behoeve van de asbestsanering. Het resultaat is een opgesteld beheersplan en tijdige inkoop van benodigde faciliteiten.

20

6.6 Buitenruimte Museumpark Aansluitend op het herinrichten van de Museumpark(straat) en het gebied rondom het Depot, zal richting het einde van de renovatie, ook het straatdeel voor het museum in dezelfde stijl en kwaliteit worden heringericht. Het betreft het deel van de Westersingel tot het Depot.

6.7 Restauratie GJ de Jongh monument Het G.J. de Jongh monument is een gedenkmonument voor Gerrit Johannes de Jongh (1845 1917). Hij was tussen 1879 en 1910 directeur van de dienst Gemeentewerken Rotterdam en wordt gezien als de ‘havenbouwer van Rotterdam’ en initiatiefnemer van de modernisering van de stad zelf: gas, water, elektriciteit, riolering en infrastructuur. Het natuursteen in de wanden is in slechte conditie. Regelmatig worden nieuwe plekken ‘opgelapt’ met restauratiemortel. Behalve schade aan het natuursteen heeft het monument de laatste jaren ook enorm geleden onder vandalisme en metaaldiefstal.

21

7. MOTIES, TOEZEGGINGEN EN RAADSBESLUITEN Type Motie 18bb11359

Naam en kenmerk ‘Ware ambitie’

Motie 18bb11361

‘Externe financiering’

Motie 18bb11362

‘In beton gegoten’

Motie 18bb11363

‘De hort op’

Motie 18bb11364

‘Investeringsrendement’

Inhoud Verzoekt het college - richting het Programma van Eisen te onderzoeken hoe de bezoekerscapaciteit van het pand binnen het voorgestelde budget kan worden gemaximaliseerd en hierbij ook nadrukkelijk te kijken naar de bezoekersaantallen en -prognoses van musea in een vergelijkbare situatie Draagt het college op: om zich sterk in te spannen om het verschil tussen de bedragen uit het basis+ scenario en het ambitiescenario te dekken door bijdragen van derden, zonder dat dit van invloed is op de artistieke vrijheid van het museaal beleid en daarbij de kaders van de code cultural governance te bewaken; verzoekt het college in kaart te brengen wat de gevolgen zijn wanneer het risico op meerkosten en vertragingen bij de uitvoerende partijen wordt ondergebracht en hierover te rapporteren bij de reguliere rapportagelijn en op de reguliere rapportagemomenten verzoekt het college - te onderzoeken of de collecties van Boijmans van Beuningen in de nog niet ingevulde perioden over de komende zeven jaar verhuurd kunnen worden aan andere partijen, zowel in de cultuursector als daarbuiten; om het resultaat van dit onderzoek voor 1 juni 2019 aan de raad te rapporteren; - de hiermee gegenereerde gelden ten goede te Iaten komen aan het projectbudget van de asbestsanering en renovatie van het museumpand verzoekt het college om in samenwerking met Museum Boijmans van Beuningen de mogelijkheden

in kaart te brengen van een exploitatiebegroting voor na de renovatie, op basis van het ambitiescenario waarbij er geen hogere subsidiebijdrage van de gemeente benodigd is; - het museum door middel van een marketingplan te vragen inzichtelijk te maken hoe zij voornemens is het maximale rendement, en het maximaal aantal bezoekers, uit de renovatie te halen,

Afdoening (volgens RIS) 1-6-2020, Bij bespreking PvE in eerste kwartaal 2020.

1-6-2020, Bij bespreking PvE in eerste kwartaal 2020.

1-10-2019, Wordt onderdeel van de rapportage, speelt pas in volgende fase

1-6-2019, voorstel afdoening per wethoudersbrief

1-6-2020

22

Motie 18bb11431

‘Het beste museum voor het geld’

Motie 18bb11367

‘Stok achter de deur’

Toezegging

‘Advisering gebiedscommissie’

18bb10725

18bb10726

‘Businesscase gerenoveerd MBVB’

Toezegging

‘Bouwhistorisch onderzoek'

Toezegging

18bb11341

Toezegging 18bb789

Nieuwe huurovereenkomst Boijmans

Draagt het college op om - Bij het opstellen van het programma van eisen en in de ontwerpfase voor museum Boijmans van Beuningen kritische tegenkrachten te organiseren om een tunnelvisie te voorkomen en om zo te zorgen voor een optimaal ontwerp - Deze tegenkracht tevens de volledige of gedeeltelijke herinzet van de uitbreiding van Robbrecht en Daem in 2003 te laten onderzoeken - Bij het Voorlopig Ontwerp en het Definitief Ontwerp aan de raad te rapporteren hoe deze tegenspraak is georganiseerd en hoe de uitkomsten daarvan in het ontwerp zijn verwerkt. Draagt het College op om: om de raad bij bespreking van het programma van eisen te informeren over de stand van zaken met betrekking tot de financiering door derden van het verschil tussen het ambitiescenario en het basis plus scenario. Wanneer uit deze informatie blijkt dat niet of slechts een deel van deze kosten voor derden worden gefinancierd, de gemeenteraad een voorstel voor te leggen hoe hier financieel dan wel voor wat betreft ambitie mee om wordt gegaan.

Bij bespreking PvE in eerste kwartaal 2020.

De wethouder geeft de gebiedscommissie Centrum de gelegenheid voor advisering tijdens het op te stellen Programma van Eisen. De wethouder stuurt de businesscase voor de exploitatie van het gerenoveerde Museum Boijmans van Beuningen tegelijk met het Programma van Eisen. De wethouder zal een (toekomstgericht) bouwhistorisch onderzoek doen naar de kernwaarden van Robbrecht en Dam en bij het PvE zal de functionaliteit worden afgewogen in combinatie met checks and balances De nieuwe huurovereenkomst met Boijmans van Beuningen zal uiterlijk bij het verlenen van het investeringskrediet voor de renovatie ondertekend worden

1-6-2020

1-6-2020

1-6-2020

1-6-2020

1-12-2019

1-6-2021

23