[22bb006612] Collegebrief over voortgangsrapportage renovatie Museum Boijmans Van Beuningen

Gemeente Rotterdam

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl E-mail: bbo@rotterdam.nl Inlichtingen: G.J. den Hartog Telefoon: 06 2299 1191

Aan de Gemeenteraad

Portefeuillehouder: Robert Simons Cluster: SO Ons kenmerk: M2209-5441 - 22b05805 Uw kenmerk: Datum: B&W 11 oktober 2022 Betreft: Voortgangsrapportage renovatie Museum Boijmans Van Beuningen

Onderwerp:

Voortgangsrapportage renovatie Museum Boijmans Van Beuningen

Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd?

In het kader van de Regeling Risicovolle Projecten rapporteert het college twee keer per jaar (in april en oktober) aan de gemeenteraad over de renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen. De voortgangsrapportage renovatie Museum Boijmans Van Beuningen is een uitvloeisel van het raadsbesluit van 31 januari 2019, waarin het renovatieproject door uw raad is aangewezen als risicovol project conform de Regeling risicovolle projecten Rotterdam 2012. De opzet van de rapportages staat in de Basisrapportage (als bijlage toegevoegd). Bijgaand bieden wij u de voortgangsrapportage oktober 2022 aan, die gaat over de periode 1 maart 2022 tot en met 31 augustus 2022. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen:

Coalitieakkoord 2018-2022 ( 18bb5321) "Museum Bo ijmans Van Beuningen heeft een unieke verzameling kunstwerken en objecten en is van grote internationale, nationale en lokale betekenis. Het rijksmonument voldoet technisch en functioneel niet meer. We gaan aan de slag met de noodzakelijke renovatie van het museum. Daarbij kijken we ook naar de mogelijkheden voor aanvullende financiering uit fondsen en de markt". Gemeenteraadsbesluit 20 december 2018, inclusief Amendement (18bb11189).

Gemeenteraadsbesluit 2 juli 2020, inclusief Amendement (20bb8819).

Blad:

2/5

Motie "Orde van Grootte"( 18bb11365) Raadsbesluit Aanwijzing risicovol project (19bb896) Raadsbesluit Renovatie Museum Boijmans Van Beuningen (21bb16081) 16 december 2021 Regeling Risicovolle Projecten Rotterdam 2012 Basisrapportage (19bb17058) Toelichting:

Werkwijze Voortgangsrapportage De renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen (MBVB) is op 28 januari 2019 door de raad aangewezen als risicovol project in het kader van de Regeling Risicovolle Projecten. Twee keer per jaar (in april en oktober) rapporteert het college aan de raad in het kader van deze regeling. De opzet en werkwijze van de rapportage is beschreven in de Basisrapportage (19bb17058). Voor de totstandkoming van de Basisrapportage is een werkgroep samengesteld, waarin een viertal raadsleden, leden van de griffie en de projectorganisatie zitting hadden. De rapportages worden opgesteld door de projectorganisatie renovatie MBVB. De Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) is aangewezen als projectbegeleidingscommissie. De voorzitter van deze commissie, vergezeld van een vertegenwoordiger vanuit de raadscommissie Bouwen, Wonen en Buitenruimte (BWB), is rapporteur. Voorafgaand aan agendering in het college is de conceptrapportage besproken met deze rapporteurs. Zij adviseren op het doorlopen proces, de wijze van rapporteren en de kwaliteit van de informatie. Na vaststelling van de rapportage door het college wordt de voortgangsrapportage gepubliceerd op de gemeentelijke website en is deze openbaar. De voortgangsrapportage biedt op een overzichtelijke manier inzicht in de hoofdlijnen van de voortgang van alle projectonderdelen.

Inhoud Voortgangsrapportage De renovatie van Museum Boijmans Van Beuningen doorloopt meerdere fases tot en met de voorziene oplevering in de eerste helft van 2029. Naar mate de tijd en het project vorderen, worden de onderdelen die verder in de tijd liggen concreter ingevuld. Daarbij kan, op verzoek van de raad, de wijze van rapporteren per fase herijkt worden, zodat beter aangesloten wordt bij de informatiebehoefte per fase. Het renovatieproject bestaat uit zeven projectonderdelen: Renovatie Uitvoering asbestvrij Museum projectorganisatie Gebouwbeheer Buitenruimte

Blad:

3/5

Restauratie GJ de Jongh-monument Herinrichting Museumtuin (inpassing logistiek en kwaliteitsslag Museumpark) In de voortgangrapportage wordt een algemeen beeld van het project gegeven en wordt vervolgens ingezoomd op de projectonderdelen. Er wordt gerapporteerd aan de hand van de indicatoren Geld, Tijd, Kwaliteit en Risico's. Brugstaat

Gezien de vertrouwelijke aard van bijvoorbeeld aanbestedingen en externe financiële dekking rapporteren we op basis van relatieve afwijking van het vastgestelde budget. De brugstaat geeft een overzicht van het totale budget, en hoe dit budget is verdeeld over de projectonderdelen. Voor dit stuk (brugstaat herijking jan 22- geheim, nr. 22bb001058) geldt geheimhouding. Genoemd stuk ligt voor u ter inzage bij de griffie. Door gebruik te maken van rapportage op basis van relatieve afwijking per onderdeel (hoeveel procent wijkt een projectonderdeel af van het budget zoals genoemd in de brugstaat) kan openbaar worden gerapporteerd, zonder dat daarmee de bijbehorende vertrouwelijke gegevens bekend worden gemaakt. Herijking

Indien de situatie zich voordoet dat er een nieuw financieel kader wordt vastgesteld zal de brugstaat herijkt worden. Een nieuw financieel kader moet bekrachtigd worden door een raadsbesluit en zal vervolgens in een eerstvolgende voortgangsrapportage vermeld worden. Weging Geld, Tijd, Kwaliteit en Risico's

In de voortgangsrapportage wordt de voortgang gerapporteerd t.o.v. de basis, niet t.o.v. de voorgaande rapportage. Het raadsbesluit van 16 december 2021 (21bb16081) en de hierbij behorende brugstaat herijking januari 2022 (22bb001058) zijn daarmee het nieuwe vastgestelde kader. Dat betekent dat we de voortgang van het project op Geld, Tijd en Kwaliteit toetsen op de kaders uit dit raadsbesluit en de brugstaat, tenzij expliciet anders aangegeven in de voortgangsrapportage. In de basisrapportage is vastgelegd dat op het onderdeel geld gerapporteerd wordt op de actuele uitkomsten van de projectonderdelen t.o.v. de ramingen bij het raadsbesluit en de voortgang van de financiële dekking. In de nu voorliggende en toekomstige rapportages worden ook de prijsindexaties en de prognoses hiervan tot einde werk meegewogen bij het onderdeel geld. Naast Geld, Tijd en Kwaliteit wordt ook gerapporteerd op de Risico's; deze worden door de adviseur Risicomanagement vastgelegd in één risicoregister conform het format RSPW. Van elk risico wordt tenminste vastgelegd: risicogebeurtenis, oorzaak, gevolg, beheersmaatregelen (incl. actor en datum), verantwoordelijke en de kwantificering (kans, gevolg geld, gevolg tijd, gevolg kwaliteit). Elk kwartaal wordt het risicodossier na de integrale risicosessie "bevroren" ten behoeve van de

Blad:

4/5

voortgangsrapportage. De risico's in de rapportage worden visueel (in kleuren) weergegeven. De high impact risico's worden beschrijvend toegelicht in de rapportage. De voortgang t.o.v. de basis wordt zowel visueel als beschrijvend weergegeven. Voor weging op Geld, Tijd, Kwaliteit en Risico's worden de volgende criteria gehanteerd: Geld

Tijd

Kwaliteit

Risico's

Raakvlakken

Naast de zeven projectenonderdelen informeert de rapportage u over de diverse raakvlakken van de renovatie van het museumgebouw met andere projecten en onderwerpen, zoals Boijmans in Transitie en het omgevingsmanagement. Bestuurlijke documenten

Ook treft u in de rapportage een overzicht aan van alle bestuurlijke documenten die betrekking hebben op de renovatie van het museum, vanaf het raadsbesluit uit december 2018. Dit betreft de stand van zaken van de moties die de raad heeft aangenomen over het project, alle toezeggingen van wethouders, de raadsbesluiten en de correspondentie met uw raad. In de voortgangsrapportage is dit een terugkerend hoofdstuk, zodat uw raad de voortgang kan volgen. Openstaande moties en toezeggingen Voor de onderstaande moties en toezeggingen is op 15 maart 2022 een tussenbericht (22bb001688) verstuurd: Motieltoezeggi ng:

Afdoening verwacht:

Nieuwe huurovereenkomst Boijmans - Toezegging 18bb789

3° kwartaal 2023

Het beste museum voor het geld - Motie 18bbl1431

3e kwartaal 2023

Investeringsrendement - Motie 18bb11364

3° kwartaal 2023

Cultuurgeld naar cultuur, vastgoedgeld naar vastgoed - Motie 21bb16252

3° kwartaal 2022

Benut de renovatietijd - Motie 21bb16255

3° kwartaal 2022

Kaartjes verkopen niet vanzelf - Motie 21bb16256

3° kwartaal 2023

De directie gaat over kunst, niet over de renovatie - Motie 21bb16257

3° kwartaal 2022

Renovatie Museum Boijmans van Beuningen- afspraken verzelfstandigingToezegging 21bb16570

3° kwartaal 2022

Blad:

5/5

Financiële en juridische consequenties/aspecten: Aan deze voortgangsrapportage zijn op dit moment geen financiële of juridische consequenties verbonden.

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De se retaris,

Bijlage(n): Voortgangsrapportage Renovatie Museum Boijmans van Beuningen oktober 2022 (D2209-180141) Basisrapportage Regeling Risicovolle Projecten - Renovatie Museum Boijmans Van Beuningen (D2209-180101)