[22bb006389] Afschriftbrief RRKC over Onderzoeksrapport sociale veiligheid in de Rotterdamse kunst- en cultuursector

Met name grote instellingen voeren er actief het gesprek over, zowel binnen de instelling als met andere instellingen, en zorgen ervoor dat het onderwerp ‘leeft’ bij hun medewerkers. Voor kleine instellingen is het vaker zoeken naar hoe ze het een plek kunnen geven, wat de goede vorm is om het op de agenda te zetten en hoe ze het kunnen bespreken. Het gebrek aan formele protocollen wordt hierbij vaak genoemd als heikel punt. Ook zijn er verschillen per branche, hoewel dat niet altijd even sterk geldt. Over het algemeen zijn instellingen waarbij fysiek contact bij het werk hoort (zoals theater- en dansinstellingen) meer bezig met sociale veiligheid dan, bijvoorbeeld, musea. Verder valt op dat meer diverse en inclusieve instellingen eveneens meer aandacht aan het onderwerp geven, vaak gekoppeld aan thema’s als diversiteit, inclusie, antiracisme en anti-pesten. Ook de vorm waarin het op de agenda staat en besproken wordt, verschilt per organisatie. Bij sommige instellingen is het een vast onderdeel van vergaderingen, bij anderen is het meer informeel geregeld, waarbij het af en toe informeel ter sprake komt. Een klein aantal respondenten geeft echter ook aan dat het bij hun organisatie niet op de agenda staat – met name bij kleinere organisatie is dat het geval. Onderzoeksvraag 2.

Welke maatregelen, protocollen of interventies worden ingezet om de sociale veiligheid binnen de Rotterdamse cultuursector te bevorderen? Vanuit de verschillende branches binnen de cultuursector worden verschillende maatregelen genomen ter bevordering van de sociale veiligheid, zoals CAO’s en verschillende protocollen. Naast de overkoepelende maatregelen, protocollen en CAO’s nemen cultuurinstellingen ook individueel en op eigen initiatief maatregelen om sociale veiligheid te bevorderen. Of en in hoeverre dit gebeurt, verschilt sterk per organisatie; met name de organisatiegrootte is een

20

belangrijke factor. Voor kleine instellingen is het vaak ingewikkelder om een formeel beleid te voeren omtrent sociale veiligheid, gezien ze er de tijd en middelen niet voor hebben. Bij grote instellingen staat het onderwerp hoger op de agenda en wordt er actiever beleid op gevoerd. Ongeveer de helft van de instellingen heeft een gedragscode opgesteld. Soms is het iets wat slechts op papier staat, in andere gevallen is het een ‘levend’ document waar regelmatig aan gerefereerd wordt. Bij de meeste instellingen worden geen mto’s uitgevoerd; wel wordt informatie opgehaald uit evaluatie- en functioneringsgesprekken, waar sociale veiligheid vaak ook een onderwerp van gesprek is. Ook op teamdagen of stafoverleggen is het vaak onderdeel van gesprek. Alle respondenten van grotere instellingen hebben een vertrouwenspersoon aangesteld, soms een interne, andere keren of externe en in enkele gevallen allebei; kleine instellingen hebben dit over het algemeen niet. Verder wordt bij een aantal instellingen de vertrouwenspersoon tevens actief ingezet bij trainingen, voorstelrondes en onboarding. Ook heeft een aantal instellingen een safety protocol voor bezoekers van hun instelling, waarop staat aangegeven wat bezoekers kunnen doen als ze sociale onveiligheid ervaren. Naast deze meer algemene maatregelen heeft een aantal instellingen verschillende losse interventies ingericht.

Zo heeft een instelling een inclusieraad in het leven roepen waarin medewerkers zitten die teksten redigeren en advies geven over de feestkalander. Ook hebben meerdere instellingen een discriminatieprotocol opgesteld, en worden er campagnes gevoerd tegen pesten. Daarnaast doet een aantal instellingen aan voorlichting en training in het kader van sociale veiligheid in het algemeen, en antiracisme en onbewuste vooroordelen in het bijzonder. Naast de formele maatregelen en interventies is een aantal instellingen ook actief bezig met informele interventies, zoals het creëren van een open cultuur en het zorgen voor de juiste tone at the top. In het beleidskader van NAPK wordt een integraal beleid rondom sociale veiligheid gedefinieerd aan de hand van de volgende zes onderdelen (NAPK, 2021: 4): 1. Een visie op het waarom van sociaal veiligheidsbeleid, passend bij de kernwaarden van de organisatie 2. Een overzicht van de specifieke risico’s op ongewenste omgangsvormen 3. Een lijst van middelen die ingezet kunnen worden om deze risico’s weg te nemen of te beperken 4. Een heldere klachtenstructuur gericht op signaleren en aanpakken 5. Gedragsregels, communicatie en training om te zorgen voor breed gedragen motivatie 6. Instrumenten om het gevoerde beleid te evalueren en bij te stellen.

Zoals in de beantwoording van de eerste onderzoeksvraag is beschreven voldoen de meeste instellingen aan punt 1 en 2. Alle instellingen erkennen het belang van sociale veiligheid en zien de specifieke risico’s die bij de sector in het algemeen en hun soort instelling in het bijzonder komen kijken. In hoeverre dit uitgedacht en uitgewerkt is, verschilt per instelling, maar in de algemene zin is de basis voor een integraal sociaalveiligheidsbeleid in orde. Op punt 3 ontbreekt het vaak aan concrete maatregelen, vaak omdat (kleine) instellingen niet goed weten wat ze kunnen doen, of oplopen tegen financiële of praktische bezwaren. Een aantal – met name grote – instellingen neemt echter een groot scala aan maatregelen, vaak toegepast op hun specifieke instelling en voortkomend uit de risico’s die daaruit voortkomen. Op punt 4 zien we hetzelfde patroon. Veel instellingen hebben nog geen formele klachtenstructuur ingericht. Sommige instellingen lossen dit op door een vertrouwenspersoon aan te stellen, maar

21

instellingen die dit niet hebben nemen dit probleem niet weg. Een aantal instellingen heeft wel een formele klachtenstructuur, soms voor medewerkers, andere keren voor zowel medewerkers als voor bezoekers. Ook op punt 5 zien we eveneens zeer sterke verschillen tussen organisaties. Een aantal instellingen is zeer actief bezig met trainingen, zoals in het kader van antiracisme, discriminatie, inclusie en diversiteit. Ook hebben ze een gedragscode opgesteld die ‘leeft’ in de instelling. Dit zijn echter maar een beperkt aantal instellingen. Wat betreft punt 6 ontbreken evaluatie-instrumenten over het algemeen. De meeste instellingen voeren evaluatiegesprekken met medewerkers, waar het onderwerp sociale veiligheid soms ter sprake komt, maar van formele instrumenten is vaak geen sprake. Zo worden er weinig mto’s uitgevoerd of ander onderzoek gedaan naar ervaringen van sociale veiligheid. In de gevallen dat er geëvalueerd wordt, gebeurt dit vaak in de informele sfeer. Concluderend stellen we dat hoewel verschillende instellingen actief bezig zijn met sociale veiligheid en het vormgeven van beleid, andere instellingen erg op zoek zijn naar hoe ze het moeten aanpakken; met name kleine instellingen worstelen hiermee. Verder zijn de maatregelen en interventies zeer diffuus, en is de kennisuitwisseling tussen instellingen vaak minimaal.

Hoewel het belang algemeen erkend wordt, ontbreekt het vaak aan kennis en kunde. Dit gaat ten koste van de effectiviteit van de maatregelen en de efficiëntie van de uitvoering ervan. Vaak is nog geen sprake van een coherent, integraal sociaalveiligheidsbeleid, maar vooral van losstaande maatregelen. 5.2 Aanbevelingen Zoals aangegeven in hoofdstuk 1 heeft de Raad voor Cultuur op basis van hun onderzoek verschillende aanbevelingen geformuleerd om het beleid omtrent sociale veiligheid beter vorm te geven. Naast de aanbevelingen die in het eerste hoofdstuk opgesomd staan, heeft het vier aanbevelingen geformuleerd voor de gehele cultuur- en mediasector (Raad voor Cultuur, 2022: 57; 66): • • • •

Maak een eind aan de onbekendheid met procedures Stel een overkoepelende klachtencommissie in voor de gehele sector Zet in op meer diversiteit en inclusie Breng de financiële beloningen meer op gelijke hoogte

Wij steunen deze vier aanbevelingen. Daarnaast hebben we – meer specifiek gericht op de Rotterdamse cultuursector en op basis van de resultaten van dit onderzoek – een aantal additionele aanbevelingen geformuleerd. •

Laat onderzoek uitvoeren naar de ervaren sociale veiligheid van medewerkers binnen de Rotterdamse cultuursector Naast dit onderzoek is het van belang om te onderzoeken hoe de maatregelen en interventies ervaren worden door de medewerkers. Het is belangrijk dat dit een breed, onafhankelijk en professioneel onderzoek wordt, waarbij ‘medewerkers’ in de meeste ruime zin wordt opgevat, waaronder vrijwilligers, zzp’ers, tijdelijk personeel, uitzendkrachten, enzovoorts vallen. De uitkomsten van dat onderzoek en de conclusies uit dit rapport tezamen moeten de basis vormen van de strategie om de sociale veiligheid in de sector te bevorderen.

•

Geef sociale veiligheid een plaats op de agenda in het directeurenoverleg Het directeurenoverleg is momenteel voornamelijk ingericht als gremium waar strategische zaken worden besproken; sociale veiligheid staat niet op de agenda. Om het

22

onderwerp levend te houden en ervaringen uit te wisselen is het belangrijk dat het onderwerp wel op de agenda komt, zodat de instellingen van elkaar leren wat ze doen op dit gebied en waar ze elkaar kunnen aanvullen. Vanwege de verschillen in grootte en branche van de instellingen is het echter niet altijd nuttig om op dit niveau beleid te implementeren. Het doel is dan ook vooral om van elkaar te leren en ervaringen uit te wisselen, wat juist op regionaal vlak van belang kan zijn. •

Creëer informatiebijeenkomsten/netwerken waar kennis en ervaring uitgewisseld wordt Naast het directeurenoverleg moeten andere informatiebijeenkomsten en netwerken (bijvoorbeeld per branche) worden opgericht waar kennis en ervaring worden uitgewisseld, bijvoorbeeld als het gaat om het opstellen van een code of conduct of het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Veel organisaties werken nu langs elkaar heen door het beperkte contact, waardoor het wiel vaak opnieuw uitgevonden moet worden. Dit zorgt voor inefficiënt en soms ineffectief beleid. Informatiebijeenkomsten en netwerken waar sociale veiligheid op de agenda staat moeten bijdragen aan de uitwisseling van best practices.

•

Zet periodiek surveys uit naar ervaringen omtrent sociale veiligheid Naast het professionele, onafhankelijke onderzoek is het belangrijk om periodiek grootschalige surveys onder medewerkers uit te zetten binnen alle instellingen van het cultuurplan om de ervaren sociale veiligheid te monitoren. Ook hier is het belangrijk dat zowel de medewerkers op contract, als ook de ZZP’ers, de oproepkrachten en de vrijwilligers worden meegenomen.

•

Organiseer de toegang tot een vertrouwenspersoon collectief Voor met name kleine instellingen is het (financieel) ingewikkeld om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Daarnaast is het instellen van een interne vertrouwenspersoon vaak niet effectief vanwege de beperkte omvang van de instelling, waardoor (het gevoel van) de vertrouwelijkheid er snel af gaat. Om toch alle medewerkers de toegang tot een vertrouwenspersoon te verlenen kan het op meer collectief niveau georganiseerd worden. Zo kunnen de kosten worden gedeeld, en neemt bovendien de kennisuitwisseling tussen de instellingen toe. Ook kan de vertrouwenspersoon aan meerdere instellingen tegelijkertijd training en voorlichting geven.

•

Stel eisen aan subsidiering Aan alle instellingen binnen het cultuurplan mogen eisen worden gesteld aan hun integriteitsbeleid en de maatregelen omtrent sociale veiligheid. Zo mag verwacht worden dat ze een gedragscode en een klachtenprocedure hebben opgesteld, en dat ze toegang tot de vertrouwenspersoon hebben geregeld. Ook moeten instellingen sociale veiligheid actief op de agenda plaatsen van bijvoorbeeld onboarding-trajecten, evaluatiegesprekken en teamdagen. Het is belangrijk om dergelijke eisen te stellen zonder te vervallen in nodeloze bureaucratie.

23

6. Referenties Cultuur Inclusief Rotterdam. (2021). Manifest. Geraadpleegd op: https://cultuur-inclusief.com. Detert, J. R., & Burris, E. R. (2007). Leadership behavior and employee voice: Is the door really open?. Academy of management journal, 50(4), 869-884. Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative science quarterly, 44(2), 350-383. Edmondson, A. C., Kramer, R. M., & Cook, K. S. (2004). Psychological safety, trust, and learning in organizations: A group-level lens. Trust and distrust in organizations: Dilemmas and approaches, 12, 239-272. Edmondson, A. C., & Lei, Z. (2014). Psychological safety: The history, renaissance, and future of an interpersonal construct. Annu. Rev. Organ. Psychol. Organ. Behav., 1(1), 23-43. Edmondson, A. C. (2018). The fearless organization: Creating psychological safety in the workplace for learning, innovation, and growth. John Wiley & Sons. Kaptein, M. (2016). Basis voor soft control. Publicatie KPMG. Nederlandse Associatie voor Podiumkunsten. (2021). Veilig de vloer op. Beleidskader voor het maken van sociaal veiligheidsbeleid in de podiumkunsten. Geraadpleegd op: https://napk.nl/wp-content/uploads/2021/10/Veilig_de_vloer_op__Beleidskader_Sociale_Veiligheid_Podiumkunsten.pdf. Raad voor Cultuur. (2022). Over de grens. Op weg naar een gedeelde cultuur.

Geraadpleegd op: https://www.raadvoorcultuur.nl/documenten/adviezen/2022/06/21/over-de-grens. Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur. (2019). De stad is meervoud. Advies over meer diversiteit in de sector. Geraadpleegd op: https://www.rrkc.nl/wpcontent/uploads/2019/05/RRKC_Advies-Inclusiviteit.pdf. Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur. (2022). Ongehoord geluid. Adviesbrief over sociale veiligheid in de Rotterdamse cultuursector. Geraadpleegd op: https://www.rrkc.nl/sociale-veiligheid. Schein, E. H., & Bennis, W. G. (1965). Personal and organizational change through group methods: The laboratory approach. New York: Wiley.

24

Appendix A. Vragenlijst interviews Thema Inleidend

Vragen Hoe ziet uw organisatie eruit qua personeelsbestand? Hoe is het, in algemene zin, in uw ogen gesteld met de sociale veiligheid binnen de Rotterdamse cultuursector, en in uw organisatie in het bijzonder? In hoeverre vormt sociale veiligheid een onderwerp van gesprek met de medewerkers? Waar blijkt dat uit? Krijgt u weleens signalen van medewerkers veiligheid/integriteit? Wat doet u daarmee als directeur?

Inhoudelijk

over

sociale

Worden er MTO’s uitgevoerd? Wat komt daaruit? Vormt sociale veiligheid/integriteit er een onderdeel van? Hoe wordt de sociale veiligheid gemonitord? Welke concrete interventies worden vanuit het bestuur gedaan om de sociale veiligheid te bevorderen? Op welke manier dragen ze bij aan sociale veiligheid? Zijn er algemene richtlijnen, standaarden? Worden er sectorbreed interventies/maatregelen gedaan, of is dit aan de individuele organisaties om zelf te doen? Is er contact tussen de directeuren van verschillende Rotterdamse cultuurinstellingen omtrent deze onderwerpen? Zijn er in uw ogen grote verschillen tussen verschillende sectoren binnen de Rotterdamse cultuursector? Hebben medewerkers toegang tot een vp? Een interne of externe? Wordt daar gebruik van gemaakt? Is er contact met de vp, jaarverslag, terugkoppeling? Geven ze traingingen/voorlichting? Zijn ze kenbaar? Vacature, voorlichting? Heeft uw organisatie een meldprotocol? Een klachtenregeling? Heeft uw organisatie een gedragscode?

Afsluitend

Wat zou verder nog gedaan kunnen worden om de sociale veiligheid te verbeteren? In hoeverre heeft u hiervoor de ruimte en de middelen? Wat hoopt u dat uit dit onderzoek komt, en wat zou ermee moeten gebeuren?

25

Zijn er nog dingen die niet gevraagd zijn, maar die mogelijk wel relevant zijn?

26