[22bb005854] Wethoudersbrief Struijvenberg over eerste Voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2022

M.J.W. Struijvenberg Wethouder Zorg, Ouderen en Jeugdzorg

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam

Aan: De Commissie tot Onderzoek van de Rekening

Website: www.rotterdam.nl E-mail: bbo@rotterdam.nl Inlichtingen: P.H. Oostveen Telefoon: 010 - 4985015 Cluster: directie Middelen en Control Ons kenmerk: 22bo005370 Uw kenmerk: Datum: 15 september 2022 Betreft: Eerste Voortgangsrapportage Jaarrekeningproces 2022

Geachte leden van de commissie, Op 25 januari 2022 heeft u ingestemd met de startnotitie jaarrekeningproces 2022. Deze startnotitie is bijgesteld en deze bijstellingen zijn met u besproken op 28 juni 2022. Volgens de uitgangspunten van deze startnotitie wordt u op vaste momenten (september, november, januari & maart) voorzien van actuele informatie over de voortgang en eventuele inhoudelijke bevindingen vanuit de controle. De rapportage is ingedeeld naar de 15 financieel kritieke processen die in Rotterdam gehanteerd worden. In de rapportage worden majeure afwijkingen in de voortgang van de controle en majeure inhoudelijke bevindingen in de tabel aangegeven en toegelicht. In lijn met deze uitgangspunten bied ik u hierbij de eerste voortgangsrapportage aan. Deze rapportage heeft als peildatum 6 september 2022. De voortgangsrapportage is gebaseerd op informatie vanuit de afdeling Financial Audit en de externe accountant, PwC. Ik kijk uit naar de bespreking van deze voortgangsrapportage in uw commissie op 20 september 2022.

Met vriendelijke groet,

M.J.W. Struijvenberg Wethouder Zorg, Ouderen en Jeugdzorg

Bijlage: 1e voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022

Peildatum 6 september 2022

Inhoud Voortgang controleproces 2022

Slide

Overzicht van de controle

3

Toelichting bevindingen

4

Update optimale controleaanpak / voortgang cluster specifieke applicatie(s)

4

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 6 september 2022

2

Voortgang controleproces 2022 Overzicht van de controle Proces

Voortgang

Bevindingen

= realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

= geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd

Voortgang controle (proces)

FA

Bevindingen (inhoud)

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

VGR

sept

nov

jan

mrt

sept

nov

jan

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkopen 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 6 september 2022

3

Toelichting bevindingen Proces Administratie & Verslaglegging Op 2 december 2021 heeft de gemeenteraad besloten om een bestemmingsreserve Fonds Vitale Kerngebieden te vormen, door middelen vanuit de RIM (Rotterdamse Investeringsmotor) over te hevelen naar deze reserve. Het overhevelen van deze middelen vanuit de RIM (Eneco gelden) gaat echter in tegen de uitgangspunten zoals die door de gemeenteraad zijn geformuleerd bij de instelling van de RIM en is daarom niet verwerkt in de jaarstukken 2021. Wel is met een specificatie van de cilinders van de RIM de allocatie van de € 9 mln voor het Fonds Vitale Kerngebieden zichtbaar gemaakt. Deze omissie in de besluitvorming om een bestemmingsreserve in te stellen zal in het raadsvoorstel bij de 2e herziening 2022 hersteld worden, zodat de formele besluitvorming aansluit bij de doelstellingen van de RIM en de huidige administratieve verwerking.

Proces Aanbesteden FA heeft de controle op de deelmassa van de onrechtmatige dossiers 2021 tot en met het eerste kwartaal 2022 afgerond; dit leidt bij 22 van de 32 te beoordelen dossiers tot een (doorlopende) onrechtmatigheid van ongeveer € 0,6 mln, betreffende de bestedingen van januari tot en met maart 2022. Dit bedrag staat nog in hoor en wederhoor uit. Omdat deze rechtmatigheidsfout slechts één deelmassa betreft en gebaseerd is op één kwartaal, is er qua transparantie voor gekozen de bevinding vast te melden, ondanks het feit dat het bedrag momenteel nog lager is dan de rapportagetolerantie van € 1,7 mln. Contracten met een ingangsdatum v.a. 1-1-2020 worden systeemgericht gecontroleerd. Van de contracten die geregistreerd zijn in UCM (Uniform Contract Managen) heeft BCO per 1 juli 2022, 15 contracten als onrechtmatig gekwalificeerd. Cluster BCO monitort en rapporteert maandelijks over de omvang van de onrechtmatigheid op deze contracten. De rechtmatigheidsfout die meegenomen zal worden in het accountantsoordeel is ten tijde van het opstellen van deze VGR nog niet bepaald en beoordeeld door FA. De omvang van de rechtmatigheidsfout wordt in de voortgangsrapportage van november gerapporteerd en deze zal per jaareinde worden herijkt.

Update optimale controleaanpak / voortgang cluster specifieke applicaties In de COR vergadering van 28 juni jl heeft Wethouder Vreugdenhil de toezegging gedaan met een meer gedetailleerde planning te komen tot de optimale controleaanpak. De uitvraag bij de proceseigenaren is gedaan. In de COR van november zal hierover gerapporteerd worden. De ontwikkelingen op IT gebied bij de primaire systemen maakt hier onderdeel vanuit. Daarom wordt er in de VGR geen separate rapportage opgenomen over de ontwikkelingen bij deze 4 systemen maar geïntegreerd in de rapportage november en de jaarlijkse startnotitie.

1e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2022 met peildatum 6 september 2022

4