[22bb005852] Voorstel werkgroep rapporteurschap tbv cie BOFV 220922

Rapporteurschap en bezoeken wijkraden Werkgroepleden: Tim de Haan, Astrid Kockelkoren, Joey de Waard, Marike Abrahamse en Theo Coşkun Gevraagde beslissing van de commissie: - Akkoord gaan met het voorstel om in oktober 5 pilot bezoeken te plannen die door de werkgroep worden afgelegd als rapporteurs namens de commissie - Akkoord te gaan met de concept agenda voor de eerste wijkbezoeken - Vanuit iedere fractie aan te geven wie als woordvoerder wijken het rapporteurschap op zich neemt (zie toelichting verderop) Inleiding De tijdelijke commissie bestuur heeft voor het zomerreces besloten in de vorm van rapporteurschap de wijkraden jaarlijks te gaan bezoeken. De raadsleden die woordvoerder ‘wijken’ namens hun fractie worden committeren zich aan het rapporteurschap. De volgende uitgangspunten werden hierbij onderkent: - Er is zowel bij de raad als bij de wijkraden behoefte om vanaf de start te investeren in een goede relatie, met veelvuldig en laagdrempelig contact. Tegelijkertijd wordt geconstateerd dat het vooral aan de kant van de gemeenteraad vaak simpelweg aan tijd ontbreekt. Daarom moeten we slimme en efficiënte oplossingen bedenken. - Uitgangspunt is dat de belangrijkste rol van de wijkraden ligt in de uitvoering, en dus in de relatie college – wijkraden. Het geluid van de wijk moet goed landen in de beleidsvorming en wijkontwikkelingen.

Maar juist daarom is het belangrijk dat de lijnen tussen de wijkraden en de raad ook kort zijn. De raad moet goed een vinger aan de pols houden over het functioneren van het model en of de wijkraden daarin tot hun recht komen. En de wijkraden moeten de raad snel weten te vinden bij problemen. Rapporteurschap Namens de commissie legt de rapporteur zijn oor te luister over het functioneren van het bestuursmodel. Het gaat dus nadrukkelijk niet om de inhoud (‘wel of geen nieuw bouwblok?’). Immers, wat die inhoud betreft is het college, of in voorkomende gevallen de vakcommissie, aan zet. De rapporteur kan natuurlijk wel meedenken over de juiste route en doorverwijzen. Zo hebben de rapporteurs hun handen vrij om met de wijkraden te spreken over het functioneren van het model. Wat hebben de wijkraden nodig om hun rol als mede-volksvertegenwoordiger goed uit te voeren? Is er voldoende ruimte en ondersteuning om die rol te spelen? Wat zijn knelpunten of juist goede voorbeelden? De rapporteurs leggen ongeveer twee tot drie bezoeken per jaar af. Om de rapporteurs zoveel mogelijk te ontlasten, organiseert de griffie de bezoeken: organisatie en planning vooraf en verslaglegging achteraf. Het komende jaar is meteen een mooie start voor de rapporteurs.

De wijkraden gaan namelijk in verschillende fases de wijkakkoorden vormgeven, waarbij vanaf september tot einde van het jaar het participatieproces plaatsvindt. Inventarisatie rapporteurs Tijdens de commissievergadering op 22 september wordt geïnventariseerd welke commissieleden als rapporteur bezoeken aan de wijkraden willen afleggen. De rapporteurs worden toegevoegd aan een whatsappgroep voor berichtgeving over de planning. Pilot De werkgroep stelt voor om vijf bezoeken aan een wijkraad in oktober 2022 te plannen. Deze bezoeken worden gezien als pilot om te ondervinden of de voorgestelde opzet en voorgestelde agenda past bij de verwachtte opbrengst uit de wijkbezoeken. Vervolgens wordt toegewerkt naar een planning voor de winter en het voorjaar. De werkgroep zal bij deze pilotbezoeken zelf de gemeenteraad vertegenwoordigen. Deze winter kan bij de wijkraden opgehaald worden hoe het proces van het opstellen van het wijkakkoord verloopt. Dit onderwerp komt daarom op de agenda te staan van de pilot bezoeken. Daarnaast komen de bewonersinitiatieven op de agenda te staan en wordt opgehaald wat de ervaringen in de tweede ronde zijn.

Agenda (maximaal 1 uur) - Naar behoefte: Inleiding door het raadslid (bijvoorbeeld met toelichting op stand van zaken behandeling in de commissie) - Korte voorstelronde - Hebben de wijkraadsleden voldoende ruimte en ondersteuning om hun rol te pakken? - Waar zitten de knelpunten of juist goede voorbeelden? - Hoe staat het met het proces om te komen tot het wijkakkoord? - Wat zijn de ervaringen met bewonersinitiatieven in de tweede ronde?

Voorstel planning De griffie bereidt in samenwerking met de wijkraadcoördinatoren (directe ondersteuning van de wijkraden) een planning voor de wijkbezoeken voor. Hierbij worden de volgende uitgangspunten aangehouden: - Streven is om maandelijks enkele bezoeken aan een wijk te plannen (met uitzondering van het kerst- en zomerreces). Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij geplande vergaderingen van de wijkraad. - Soms is dit een bezoek aan een afzonderlijke wijkraad en soms is dit een bezoek aan meerdere wijkraden tegelijk. - Het bezoek aan de wijkraad kan naast het aansluiten bij een vergadering ook in andere vorm worden gepland; denk hierbij bijvoorbeeld aan een wandeling door de wijk. Daarbij zijn we te gast in de wijk, dus de voorkeur van de wijkraad weegt zwaar. Verslaglegging De rapporteurs rapporteren aan de commissie. Periodiek zal de commissie, mede op basis van die rapportages, de voortgang bespreken met de wethouder ‘wijken’. Na afloop van het bezoek wordt op maximaal 1 A4 een samenvatting gegeven van het bezoek met de belangrijkste punten. Het verslag wordt na goedkeuring door de betreffende rapporteur gedeeld met de commissie.