[22bb005772] Verslag vergadering COR 280622 tbv COR 200922

Agendapunt 3

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 28 juni 2022 - Aanvang: 19.00 uur (Suze Groeneweg Zaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem en via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Afwezig (met kennisgeving)

Biljoen (voorzitter), Rozema, Lansink-Bastemeijer, Roskam Jongsma Gerritsma en Koedijk (allen PwC), van Gilst (Financial Audit), Vreugdenhil (wethouder), Lamers (concerncontroller) Maassen

1. Opening en mededelingen

Biljoen heet iedereen welkom en opent de COR-vergadering van 28 juni; de laatste voor het zomerreces. Hij heeft een speciaal welkom aan de nieuwe wethouder financiën, de heer Vreugdenhil, die hiervoor nog aan deze kant van de tafel zat op de plaats waar de heer Biljoen nu zit. Biljoen heet ook de ambtelijke ondersteuning van de wethouder welkom, de heer van Gilst en mevrouw Lamers. Biljoen heet ook welkom mevrouw Koedijk, onze nieuwe tekenend accountant met ingang van controle 2022 en de heer Gerritsma. Biljoen merkt op dat hij vandaag de voorzitter van de commissie is en hij deelt mee dat hij zich kandidaat zal stellen voor het voorzitterschap van deze commissie. De Raad moet daar in de vergadering op 7 juli eerst nog mee instemmen. Biljoen merkt op dat mevrouw Maassen vanavond afwezig is in verband met een andere afspraak. Vanwege haar benoeming tot fractievoorzitter van D66 heeft zij besloten om haar werkzaamheden voor de COR neer te leggen, nadat er een opvolger voor haar in de COR benoemd is. Door het vertrek van de heer Vreugdenhil en mevrouw Maassen zijn er 2 vacatures in deze commissie. Bij alle fracties is uitvraag gedaan om kandidaten aan te dragen om deze vacatures te vervullen. Biljoen kan melden dat de heren T. (Thomas) Roskam en F. (Fatih) Elbay inmiddels zijn voorgedragen om deze vacatures te vervullen.

Het zou kunnen dat er nog meer kandidaten voorgedragen worden. Op 7 juli zal de gemeenteraad een besluit nemen over de te benoemen kandidaten, zodat de commissie weer compleet is. De heer Roskam is vanavond al aanwezig, maar dat is als plv. lid. Biljoen meldt dat de heer Panacho zich gemeld om in te spreken over agendapunt 4 en dan met name over het controleplan. De voorzitter heeft van de commissie begrepen dat de leden kunnen instemmen met zijn inspraak. Biljoen vraagt of er iemand anders nog een mededeling heeft? Hij kijkt even de commissie rond en dat is niet het geval.

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 28 juni 2022

2. Vaststelling agenda

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststellen verslag 17 mei 2022 Het verslag van 17 mei wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Herziene startnotitie jaarrekeningcontrole 2022 en controleplan 2022 PwC

Biljoen vraagt de griffie om de heer Panacho naar binnen te halen voor zijn inspraakbijdrage. De heer Panacho heeft ingesproken. Biljoen vraagt de heer van Gilst om een toelichting te geven op de herziene startnotitie en daarna de accountant voor het controleplan 2022. Van Gilst geeft aan dat de rechtmatigheidsverantwoording definitief pas met ingang van het controlejaar 2023 ingevoerd wordt. Wel zal er door Rotterdam gedurende het boekjaar 2022 een proeve van bekwaamheid hiervoor worden afgelegd. In november 2023 zal een presentatie in de COR gegeven worden over de definitieve aanpak. Voor wat betreft de verschillen tussen de startnotitie en de herziene startnotitie geeft van Gilst aan dat voor de Wmo een volledig systeemgerichte controle niet reëel is (bijvoorbeeld de afrekening met zorgverzekeraars). Bij de invoering van GREAT (vanaf 1 januari 2024) wordt toegewerkt naar het bereiken van de optimale controleaanpak. Bij de inrichting van GREAT moet blijken of dit gerealiseerd kan worden in het pakket of dat aanvullende beheersmaatregelen noodzakelijk zijn. Het bereiken van de optimale controleaanpak zal niet eerder dan 2025 gerealiseerd worden. In de komende jaren wordt onderzocht of een deel van de massa reeds systeemgericht gecontroleerd kan worden. Het proces Verkoop en Facturatie bestaat uit de deelprocessen Vervoer en Materieel, Parkeren, Bouwleges en Accounting.

Het kunnen bereiken van de optimale controleaanpak is afhankelijk van het moment van ingebruikname van nieuwe financiële systemen bij de subprocessen Vervoer en Materieel en Parkeren hetgeen naar verwachting in controlejaar 2024 gerealiseerd zal kunnen worden. In de tussentijd worden er wel al diverse verbeterslagen gemaakt. Voor 3 processen wordt niet de beoogde aanpak gevolgd. Dit betreft verstrekte subsidies, waarbij problemen zijn om de juiste lasten aan de juiste boekjaren te koppelen. Bij HR moeten de puntjes op de I gezet worden voor wat betreft wijzigingen in beheer en voor wat betreft ontvangen subsidies kan nog niet op de beheersmaatregelen gesteund worden. Koedijk geeft voor wat betreft het controleplan van de accountant aan dat dit nader uitgewerkt zal worden in 1 of 2 boardletters. In september kunnen de CORleden ook nog speerpunten meegeven om de gemeenteraad in positie te brengen. Vorig jaar heeft de COR twee speerpunten voor de controle meegegeven: de voortgang in de verbetering van de bedrijfsvoering en de waardering van het Warmtebedrijf. Tot slot wijst zij nog op een in het najaar te organiseren werksessie over grondexploitaties en ook op opleidingsmogelijkheden voor CORleden.

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 28 juni 2022

Rozema heeft 5 vragen. Hij vraagt (1) naar de Wmo en wat er tussen januari en nu gebeurt is? Daarnaast merkt hij op dat in de bijlage staat dat deze controle nog steeds systeemgericht zal plaatsvinden. (2). Doelmatigheid vs. Controle-aanpak? (3) Wat heeft het programma Great te bieden voor de gemeente? (4) Voor wat betreft de afschaling van 3 processen in de controle-aanpak merkt hij op dat dit vorig jaar en het jaar daarvoor deel ook al zo was en dat de ambitie als drie jaar op rij naar beneden is bijgesteld. Hij vraagt aan de wethouder hoe die daar naar kijkt? (5) Hij vraagt naar de urenraming van de accountant en of de uren gaan stijgen? Roskam vraagt in relatie tot de overgang naar Great of te zien is welke gebruiker welke mutaties maakt? Van Gilst geeft in reactie aan dat Great systeemgericht zal zijn, onder voorwaarde dat de IT(GC) op orde is. Voor wat betreft de Wmo vs. Menselijke maat toepassen geeft hij aan dat de kosten niet opwegen tegen de baten. De omissie in de bijlage zal worden aangepast van systeemgericht naar systeemgericht / deels gegevensgericht. Voor wat betreft GREAT geeft hij aan dat het huidige pakket verouderd is. Uitgangspunt is dat de gemeente minstens hetzelfde terugkrijgt. Dit is in de aanbesteding zo geregeld en datamutaties zijn ook vastgelegd. Er moeten nog stappen gemaakt worden voor de optimale controleaanpak.

Van Gilst merkt verder op dat er gekeken wordt om het stramien van startnotitie in januari en herziening in juni te veranderen en om dit meer te koppelen aan het proces / ritme van de voor boekjaar 2023 aanstaande rechtmatigheidsverklaring. De IT(GC) van HR is bijna op orde. Er kan in januari op gesteund worden. De mutaties in het softwarepakket worden op dit moment getest. Van Gilst merkt verder op dat de managementmeetings nu per proceseigenaar plaatsvinden en niet meer per cluster. Ze vinden minimaal 1x per jaar plaats. Tijdens deze meetings wordt teruggekeken op de bevindingen van FA en de accountant Accountant en worden specifieke thema’s of aandachtspunten besproken. Er worden extra meetings georganiseerd als de optimale controleaanpak ergens nog niet bereikt is. Voor wat betreft menselijke maat geeft hij aan dat dit extra capaciteit vergt. Koedijk geeft in reactie op de vraag van Rozema over de uren van de accountant nog aan dat zij geen uitbreiding van de uren verwacht. Vreugdenhil is het met Rozema eens om meer grip te krijgen op het bereiken van de optimale controleaanpak. Dit kan concreter, bijvoorbeeld met targets. Het kan niet zo zijn dat het jaren voort blijft duren om de optimale controle-aanpak te bereiken. Biljoen vraagt naar de rechtmatigheidsverantwoording en wat Rotterdam nog nodig heeft om daar helemaal klaar voor te zijn.

Van Gilst geeft in reactie op deze vraag aan dat Rotterdam goed op orde ligt. Wel moet een aantal verordeningen nog worden aangepast en moeten er met de lijn nog gesprekken gevoerd worden. Zijn inschatting is, dat het soepel geïmplementeerd kan worden. Wel moet er goed gekeken worden naar hoe de informatievoorziening vormgegeven wordt. Gerritsma geeft aanvullend aan de er al heel veel is voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording, maar dat dit gedurende het jaar gemonitord

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 28 juni 2022

moet blijven worden. Wat hem betreft gaat het vooral nog om een stukje bewustwording in de 1e lijn. Koedijk geeft aan dat data-analyse wordt gebruikt. Gerritsma noemt als voorbeeld dat altrix cijfers ingelezen worden van grootboek naar jaarrekeningposten. Het kost wel wat tijd om een toepassing 1x op maat maken, maar dan heb je ook wat. Helpt in de controle, zowel aan de voorkant als aan de achterkant. Met data-analyse ben je iets minder afhankelijk van beheersmaatregelen en kun je makkelijker afwijkingen achterhalen en wat daarachter zit? Doel is ook om de kwaliteit van de onderliggende data te vergroten. Data-analyse kan helpen bij een passende controle-aanpak. 5. Planning Resterende PLANNING 2022 Dinsdag 20 september

19.00 – 21.00 uur

o.a. Voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole

16.30 – 18.30 uur

Voorafgaand aan de vergadering van 20 september is er een raadsbrede sessie over de onderzoeksprogrammering Rekenkamer Rotterdam 2023 (stemkastsessie nieuwe stijl)

Dinsdag 15 november

19.00 – 21.00 uur

o.a. Voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole

Dinsdag 13 december

19.00 – 21.00 uur

Evaluatie stemkastsessie nieuwe stijl (CRR) o.a. Voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole Onderzoeksagenda 2023 Rekenkamer Rotterdam (CRR)

6. Rondvraag en sluiting

Biljoen vraagt of er iemand nog iets heeft voor de rondvraag? Hij sluit om 19.55 uur de openbare vergadering en verzoekt de leden van de COR om nog heel even te blijven. 7. Besloten gedeelte (alleen voor COR-leden)

pagina 4