[22bb005685] Afdoeningsvoorstel wethouder Simons toezegging 22bb4744 over nieuwe werkwijze bewonersinitiatieven

Dienstverlening Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen) Robert Simons Bezoekadres: De Rotterdam Wilhelminakade 179, Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl

Aan commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid

Van: Rob van den Bos Telefoon: 14 010 E-mail: bbo@rotterdam.nl Uw kenmerk: 22bb4744 Ons kenmerk: M2207-177 - 22bo005164 Onderwerp: Nieuwe werkwijze bewonersinitiatieven Datum: 8 september 2022

Geachte commissieleden.

Met deze brief geef ik invulling aan de regeling van werkzaamheden van het raadslid Coskun (SP) en de bijhorende toezegging om u een toelichting te geven op de nieuwe procedure voor de Bewonersinitiatieven (22bb004744 ). Deze brief is ook in navolging van:  de collegebrief over de nieuwe werkwijze bewonersinitiatieven (22bb173)  de wethoudersbrief van 9 juni 2022 over afwijking en aanpassing van nadere regels bewonersinitiatieven (22bo4071)  de beantwoording van de schriftelijke vragen van VOLT (22b03798)  de diverse adviezen van de wijkraden na aanleiding van de eerste stemronde

Achtergrond werkwijze bewonersinitiatieven In Rotterdam kunnen sinds jaar en dag bewoners met een goed idee voor een activiteit in hun wijk een subsidie aanvragen om hun idee te realiseren. Dit wordt een bewonersinitiatief genoemd. Bewonersinitiatieven variëren van het vergroenen van een straat tot aan het in beweging krijgen van ouderen, een cultureel festival of een lampionnenoptocht voor kinderen. Jaarlijks is er zo’n € 4 miljoen euro beschikbaar en worden zo’n 2.000 initiatieven uitgevoerd. Voor deze bewonersinitiatieven stelt ons college op basis van de subsidieverordening 2014 een set nadere regels vast. Hierin staan alle procedurele aspecten rond de aanvraag en toekenning van de bewonersinitiatieven geregeld. De afgelopen jaren was de bevoegdheid tot het subsidiëren van een bewonersinitiatief uit deze nadere regels gedelegeerd door ons college aan de gebiedscommissies, wijkraden en wijkcomités. Met het raadsbesluit Wijk aan Zet! van 17 juni 2021 is besloten dat bewoners een stem krijgen in het verdelen van de subsidies voor bewonersinitiatieven.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

2 8 september 2022 M2207-177 - 22bo005164

Bewoners kunnen meebepalen waar geld aan wordt besteed en welke bewonersinitiatieven worden uitgevoerd. Een tweede aanleiding voor deze aanpassing komt uit het onderzoek van Erasmus Universiteit (EUR) naar het Bestuurlijke model. De EUR constateerde dat het toekennen van subsidies aan bewonersinitiatieven heel verschillend werd opgepakt. In sommige gebieden speelden individuele leden van gebiedsorganen een grote rol bij het toekennen van een subsidie. Dit kon tot wrevel bij bewoners leiden op het moment dat in het openbaar overleg uitvoerig over hun specifieke initiatief werd beraadslaagd. Ook de Ombudsman en de Rekenkamer kwamen in een onderzoek naar initiatiefrijke Rotterdammers tot vergelijkbare conclusies. De EUR adviseerde daarom dat het wellicht beter is om de gebiedsorganen de kaders te laten stellen voor initiatieven zonder tot een individuele beoordeling te komen. Tegelijkertijd is er een grote toekomst voor digitale participatie. Zeker als het gaat om meedenken en meebeslissen. Zo is er in de kleine kernen geëxperimenteerd met het platform Rotterdam Sterker Door. Tijdens deze pilot konden bewoners een subsidie voor bewonersinitiatieven op een platform online indienen en werd er vervolgens gestemd door de bewoners. De stemuitslag was de basis voor het toekennen van de subsidie.

Dit was een succes: de initiatieven die werden ingediend waren anders van aard en afkomstig van bewoners die eerder niets met bewonersinitiatieven deden. Maar de grootste winst zat erin dat door het delen van ideeën op de website en de mogelijkheid om te reageren en te stemmen, er in de wijk draagvlak en enthousiasme werd opgewekt nog voordat een plan werd uitgevoerd. Op basis van uw besluitvorming voor de ontwikkeling van wijk aan zet deze resultaten heeft het college besloten het platform Mijn Rotterdam te ontwikkelen. Om deze trend van digitale participatie, waaronder het stemmen op bewonersinitiatieven in elke wijk mogelijk te maken. In afstemming met Opzoomer Mee die administratieve ondersteuning van bewonersinitiatieven verzorgen en een ambtelijke werkgroep is uiteindelijk door het college besloten tot de huidige werkwijze via de nadere regels bewonersinitiatieven 2022. Uw raad is daarover geïnformeerd per brief (22bb173). De formele besluitvorming over de toekenning van de initiatieven is in mandaat namens ons college bij de wijkmanager gelegd.

Twee type Initiatieven Hoewel het uitgangspunt is dat bewoners een stem krijgen in het toekennen van de subsidie is in de subsidieregeling worden twee type bewonersinitiatieven onderscheiden. Enerzijds gaat het om kleinschalige initiatieven die over het algemeen in één of enkele straten worden uitgevoerd en om een snelle afhandeling vragen. Denk bijvoorbeeld aan het opvrolijken van de plantenbakken of een lampionnenoptocht. Gezien het kleinschalige karakter van deze initiatieven kunnen deze initiatieven zonder stemprocedure snel en laagdrempelig worden afgehandeld. De wijkmanager, ondersteund door de wijknetwerker, bekijkt op basis van de nadere regels en vanaf 2023 met behulp van het door de Wijkraad vastgestelde Wijkakkoord of het initiatief van waarde is voor de wijk. Indien dit het geval is kan de wijkmanager binnen enkele weken de subsidie verstrekken. Als norm voor deze initiatieven is een maximaal bedrag van € 2.500 vastgesteld. Bewoners kunnen het hele jaar door een aanvraag indienen tot het subsidieplafond voor is bereikt en binnen enkele weken ontvangen zij een besluit. Op dit moment zijn er vanaf 17 maart 584 kleine initiatieven ingediend voor een totaalbedrag van € 1.039.105.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

3 8 september 2022 M2207-177 - 22bo005164

Het tweede type bewonersinitiatieven bereiken over het algemeen een substantieel aantal bewoners in de wijk. Denk hierbij aan een wijkfestival of het realiseren van een sportvoorziening in de openbare ruimte voor de jeugd. Voor deze type initiatieven krijgen alle bewoners van 12 jaar en ouder in de wijk de gelegenheid om te stemmen op de initiatieven van hun voorkeur. Voordat er gestemd gaat worden, bekijkt de wijkmanager samen met de clusters, op basis van de criteria in de nadere regels en het vanaf 2023 door de Wijkraad vastgestelde Wijkakkoord of het initiatief goed is voor de wijk. De lijst met initiatieven waarop gestemd kan worden, wordt ter controle voorgelegd aan de Wijkraad. Na deze check wordt het initiatief op Mijn Rotterdam gepubliceerd en kunnen bewoners van de wijk hun stem uitbrengen. Bij de initiatieven waarop gestemd gaat worden gaat het om subsidieaanvragen vanaf € 2.500 tot maximaal € 20.000 waarvoor subsidie kan worden aangevraagd. In juni 2022 is de eerste stemronde gehouden en oktober 2022 wordt de tweede stemronde gehouden. Zowel voor kleine aanvragen als aanvragen waarop gestemd gaat worden kan een subsidieaanvraag digitaal via mijn.rotterdam.nl worden gedaan of via een formulier dat kan worden afgeven of opgestuurd naar de wijknetwerkers of Opzoomer Mee. Opzoomer mee heeft hiervoor een toolbox ontwikkeld.

Daarnaast staan de wijknetwerkers en de medewerkers van Opzoomer Mee ook klaar om Rotterdammers te helpen met een aanvraag.

Het stemmen Rotterdammers kunnen alleen stemmen op initiatieven uit de wijk waar ze wonen en maximaal 1 stem uitbrengen. Dit was voorheen drie stemmen, maar op basis van de ervaring met de eerste ronde hebben wij dit teruggebracht tot één stem op één enkel initiatief. De Nadere regels voor de Bewonersinitiatieven worden hier voor 1 oktober op aangepast. Om online te stemmen heeft een bewoner een account nodig op Mijn Rotterdam. Dat account kan zelf aangemaakt worden met een e-mailadres of een DigiD. Daarnaast kan er gestemd worden via een formulier. De formulieren kunnen gedownload worden van mijn.rotterdam.nl of afgehaald bij de wijkhubs of huizen van de wijk waar ook stembussen klaar staan. Mochten bewoners er niet uitkomen dan kunnen ze geholpen worden door de wijknetwerker. Voor de tweede stemronde BI’s is de communicatie geïntensiveerd. Er is stadsbrede media ingekocht - gericht op herkenning en naamsbekendheid (advertenties op social media, en banners op sites als AD, RTV Rijnmond etc). Daarbij wordt de lijn gevolgd die is ingezet in de eerste stemronde om bewoners te informeren en te activeren om te stemmen op een bewonersinitiatief. Dit betekent zowel stadsbrede en als wijkgerichte communicatie (zoals stadskrant, website, wijknieuwsbrief, schermen stadslocaties, wijkkranten, wijksocials en een nieuws/persbericht).

In deze communicatielijn worden de stembussen in de Huizen van de Wijk en Wijkhubs meer onder de aandacht gebracht brengen.

Rol Wijkraad In vergelijking met de voormalige gebiedscommissies hebben de 39 Wijkraden , een andere rol bij de bewonersinitiatieven. Via het Wijkakkoord geven zij vanaf 2023 de algemene kaders mee voor toetsing van bewonersinitiatieven. Daarbij voeren ze in elke stemronde een check uit of de initiatieven waarop gestemd gaat worden niet tegen het Wijkakkoord ingaan.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

4 8 september 2022 M2207-177 - 22bo005164

Ook geeft de Wijkraad jaarlijks aan de wijkmanager een advies over de verdeling van het wijkbudget over de stemrondes en kleine initiatieven. De concerndirecteur van het cluster Dienstverlening stelt de subsidieplafonds vervolgens namens het college vast. Als er na afloop van een stemronde budget overblijft omdat er bijvoorbeeld te weinig aanvragen zijn ingediend, kan de wijkmanager de Wijkraad om advies vragen over de verdeling van het restbudget over de subsidieplafonds. De concerndirecteur van het cluster Dienstverlening stelt deze aanpassingen vervolgens namens het college vast. Ook in het enthousiasmeren van bewoners kan de Wijkraad een sleutelrol spelen. Zij kunnen bewonersinitiatieven bezoeken om het netwerk in de wijk te onderhouden, bewoners via de gemeentelijke communicatiekanalen uitnodigen om initiatieven te ontwikkelen en bewoners op te roepen om te gaan stemmen. Om het stemmen te promoten kan de Wijkraad ook initiatiefnemers een podium bieden om campagne te voeren voor hun initiatief. Tot slot kan de Wijkraad de wijkmanager op de hoogte stellen als er signalen zijn dat een stemming niet zorgvuldig is verlopen. Deze signalen worden dan nader onderzocht en de resultaten meegenomen bij het toekennen van de subsidie. Hiermee heeft de Wijkraad een algemene en controlerende rol met een spilfunctie in het activeren van bewoners.

Binnen dit speelveld ligt de uiteindelijke beslissing over welke grote initiatieven een subsidie krijgen bij de bewoners, hetgeen aansluit bij de ambitie om meer zeggenschap aan bewoners te geven.

Rol wijkmanager, wijknetwerker en Opzoomer Mee Waar de Wijkraad verantwoordelijk wordt voor de algemene kaders, het enthousiasmeren van bewoners en de controlefunctie op het proces, heeft de wijkmanager de verantwoordelijkheid namens het college voor de formele afhandeling van individuele aanvragen. De wijknetwerker is de contactpersoon voor de bewoners. Samen met Opzoomer Mee verzorgt de wijknetwerker tijdens het hele proces de ondersteuning van bewoners bij het indienen van een aanvraag en het opstellen van een activiteitenplan, zowel online als offline. Daarbij spelen met name de Wijkhubs een belangrijke rol als fysieke plek in de wijk waar bewoners terecht kunnen om hulp te krijgen van een wijknetwerker bij een bewonersinitiatief. In de bijlagen kunt u de procedure voor beide processen stapsgewijs terugvinden.

Overgangsjaar 2022 en evaluatie Het huidige jaar zien wij als een overgangsjaar. Op 17 maart 2022 is de nieuwe regeling in werking getreden en zijn de nieuwe criteria en procedures geldig. Daarnaast zijn de wijkraden pas in april 2022 geïnstalleerd en worden de Wijkakkoorden pas in 2023 vastgesteld. Wij zijn er ons van bewust dat het tijd vraagt om iedereen te laten wennen aan de nieuwe procedure en criteria en dat niet alles vanaf het begin vlekkeloos verloopt (zie onze brief van 9 juni 2022). Ook voor de 2e stemronde in oktober 2022 willen we vasthouden aan de huidige nieuwe procedure en criteria. Vanaf 15 juni kunnen de initiatiefnemers een aanvraag indienen voor de 2e stemronde. En het is niet wenselijk om lopende het spel de spelregels te wijzigen (zie onze brief van 9 juni 2022). Dit jaar wordt dan ook benut om direct te leren welke verbeterpunten nodig zijn in 2023. De eerste stemronde voor grote initiatieven is in juni 2022 gehouden. Er zijn in totaal 53 initiatieven ingediend waarop gestemd kon worden. Er zijn in totaal 1554 stemmen uitgebracht: 1035 digitaal via Mijn Rotterdam en 519 via een analoge manier (stembus, postbus of e-mail).

Blad: Datum: Ons kenmerk:

5 8 september 2022 M2207-177 - 22bo005164

Na de eerste stemronde in juni 2022 hebben diverse Wijkraden en maatschappelijke organisaties brieven gestuurd met knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen. Daarnaast zijn opiniestukken in media (Vers Beton en Open Rotterdam) verschenen en hebben individuele Rotterdammers reacties gestuurd. De binnengekomen brieven en reacties, die u tevens ontvangt, worden geanalyseerd en meegenomen als input voor de evaluatie. Tussen september 2022 en februari 2023 wordt de evaluatie uitgevoerd door het onderzoeksbureau van de gemeente Rotterdam (OBI). In november 2022 levert OBI een factsheet met de belangrijkste onderzoeksresultaten op. De uitgebreide rapportage zal worden opgeleverd in februari/maart 2023. De hoofdvraag van het onderzoek is: Hoe wordt de huidige regeling bewonersinitiatieven die in maart 2022 van start is gegaan door verschillende stakeholders ervaren en hoe zou deze indien wenselijk kunnen worden aangepast in lijn met het programma Wijk aan Zet? Het onderzoek bestaat uit een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek om zowel feitelijkheden over het aantal en de soort ingediende initiatieven als ervaringen van initiatiefnemers en andere stakeholders met de nieuwe regeling in kaart te brengen. Met behulp van Opzoomer Mee zal eerst worden gekeken welke doelgroepen er via de oude en nieuwe regeling worden bereikt.

Daarnaast worden er met de stakeholders gesprekken gehouden via zogenaamde focusgroepen. De volgende focusgroepen worden onderscheiden: Wijkraadsleden, Initiatiefnemers, Wijkmanagers en Wijknetwerkers. Ook wordt een interview gehouden met een medewerker van stichting OpZoomer Mee. Doorontwikkelingsperspectief De eerste resultaten van de evaluatie worden met u in november besproken waarna het college in december de nieuwe set regels voor 2023 vaststelt. Gezien de korte tijd tussen de oplevering van de eerste resultaten van het onderzoek en het collegebesluit is mijn voorstel om in 2023 in ieder geval een derde stemronde te houden. Hierbij zijn aanpassingen mogelijk, mits deze technisch en juridisch te verwerken zijn. Let wel: voor majeure wijzigingen, aanpassingen in procedure en techniek is meer tijd nodig. Op de langere termijn blijft hierbij het uitgangspunt om de belofte dat de Rotterdammer mee beslist over initiatieven in de wijk gestand te doen. Waarbij ik natuurlijk met u in gesprek wil gaan om binnen dit gedachtengoed te kijken welke verbeteringen mogelijk zijn Voor de langere termijn blijf ik inzetten op de doorontwikkeling van Mijn Rotterdam. Ik ben trots dat Rotterdam deze stap heeft gemaakt.

Gezien de inspanningen en middelen die bij de ontwikkeling van een dergelijk wijkplatform zijn ingezet blijft het voor mij de logische plek voor het indienen en kunnen monitoren van de voortgang van allerlei initiatieven. Wie er dan uiteindelijk het besluit neemt over de initiatieven is onderdeel van het gesprek met uw raadscommissie. Maar dat Mijn Rotterdam als één (digitaal) loket fungeert voor deze en misschien ook andere subsidieregelingen in de gemeente Rotterdam past in onze ambities voor de uitvoering van het coalitieakkoord Eén Stad. Waarbij wij natuurlijk oog blijven houden voor de Rotterdammers die geen gebruik willen of kunnen maken van deze digitale mogelijkheden.

Blad: Datum: Ons kenmerk:

6 8 september 2022 M2207-177 - 22bo005164

Financiële en juridische consequenties/aspecten De financiering van de bewonersinitiatieven is opgenomen in de meerjarenbegroting en wordt gedekt uit de bestaande begroting. Dit budget is verdeeld in budget voor de bewonersinitiatieven enerzijds en, conform de vastgestelde Regelgeving Wijk aan zet (verordening), budget voor participatie en representatie van de wijk anderzijds.

Met vriendelijke groet,

Robert Simons Wethouder Haven, Economie, Horeca, Bestuur (wijken en kleine kernen)

Bijlagen: -

Praatplaat Bewonersinitiatieven €2.500 tot €20.000 euro Praatplaat Bewonersinitiatieven tot en met €2.500 euro