[22bb005411] Notitie Werkwijze commissie ZWCS 2022-2026 procedurevergadering 240822

Notitie Griffie

Aan:

Commissie Zorg, Welzijn, Cultuur en Sport (ZWCS)

Datum:

18 augustus 2022

Betreft:

Werkwijze commissie ZWCS 2022-2026

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40, SH 138 Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: L.M. (Mark) Jongsma Telefoon: 010-2672559 E-mail: m.jongsma@griffie.rotterdam.nl

Gevraagd: 1. Aanwijzen plaatsvervangende commissievoorzitters 2. Instellen werkgroep Evenementenbeleid en samenstelling werkgroep Jeugdzorg bevestigen 3. Inventariseren ‘grote dossiers’ 4. Inventariseren/inplannen werkbezoeken/inwerkprogramma 5. Wethouders vragen om per portefeuille brief te sturen over prioriteiten en planning. Op 24 augustus 2022 wordt de eerste vergadering van de commissie ZWCS gehouden. Bij het begin van een nieuwe raadsperiode is het goed om afspraken te maken over de werkwijze van de commissie. Plaatsvervangend voorzitter(s) De voorzitter van de commissie is volledig beschikbaar voor het voorzitterschap en is geen woordvoerder op onderwerpen die in de commissie worden geagendeerd. Toch kan het (al dan niet voorzien) voorkomen dat de voorzitter niet in de gelegenheid is de vergadering voor te zitten, of andere taken uit te voeren. De commissie kan zelf één of meer leden (zijnde raadslid) aanwijzen als plaatsvervangend voorzitter. Conform de commissieverordening is een plaatsvervangend voorzitter altijd in de gelegenheid om ook als woordvoerder op te treden. Voorgesteld wordt om in de eerstvolgende vergadering (31 augustus) één of twee plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen. Aanmelden graag uiterlijk maandagavond 29 augustus, bij de commissiegriffier.

Mochten de kandidaten zich eerder aanmelden, dan kunnen de plaatsvervangend voorzitters wellicht al op 24 augustus worden aangewezen Aan (plv) voorzitters wordt een voorzitterstraining aangeboden op woensdagmiddag 7 september. Instellen werkgroep Evenementenbeleid en samenstelling werkgroep Jeugdzorg Het raadslid mevrouw Abrahamse stelt voor een werkgroep Evenementenbeleid in te stellen. De kandidaten voor deze werkgroep zijn nog onbekend. Via de tijdelijke commissie Sociaal is een werkgroep Jeugdzorg ingesteld. De samenstelling van deze werkgroep wijzigt wellicht door verandering in het woordvoerderschap.

Blad: Datum:

2 21 augustus 2022

Ondersteuning griffie De commissie wordt vanuit de griffie ondersteund door een commissiegriffier (Mark Jongsma en commissiesecretaris (Annelies Burger). Daarnaast is ook een assistent-griffier (vacature nog in te vullen)) verbonden aan deze commissie (in combinatie met WIOSSAN). Voor alle vragen over de commissie en de onderwerpen die in deze commissie worden behandeld, kunt u contact opnemen met deze griffiemedewerkers. Voor een soepel verloop van m.n. de procedurevergadering is het fijn dat de griffie op de hoogte is van punten die u wilt inbrengen of agenderen. Procedurevergadering In de afgelopen jaren is de stukkenstroom en vergaderdruk toegenomen, terwijl de behoefte bestaat om meer als commissie naar buiten te gaan om in contact te komen met inwoners en organisaties/bedrijfsleven in de stad. Vaste agendapunten zijn: behandelvoorstel ingekomen stukken, bespreken voortgang en afdoening van toezeggingen en moties, en de planning. Voorgesteld wordt om de procedurevergadering beter te benutten om goede afspraken te maken over de planning en agendering (en bundelen) van onderwerpen (of het inzetten van andere raadsinstrumenten), maar ook op welke onderwerpen de commissie zich nader wil oriënteren of een grotere rol wil in het proces van voorbereiding van beleid en besluitvorming.

Grote dossiers In de afgelopen raadsperiode is in verschillende commissies ervaring opgedaan met behandelen van grote dossiers, waarvan de commissie aangeeft nauw betrokken te willen zijn in voorbereiding, besluitvorming en/of uitvoering. Dit kan zijn n.a.v. een motie van de raad, of een verzoek van de commissie. De griffie stelt een procesannotatie op, die aan de commissie wordt voorgelegd, waarin wordt vastgesteld hoe de commissie zo’n dossier wil aanpakken. De commissie trekt hiermee een stuk initiatief/regie naar zich toe, dat vraagt ook inzet vanuit de commissie. Hiertoe wordt per dossier een werkgroep ingesteld met ca. 3-4 leden, die met de griffier het proces begeleidt. Agenda/planning Met het college zijn afspraken gemaakt over tijdige toezending van stukken. Voor een goede voorbereiding voor leden van de commissie dienen stukken minimaal 2 weken voor inhoudelijke bespreking te zijn aangeleverd, tenzij ander afspraken worden gemaakt. De voorzitter en griffie zullen hier nauw op toezien en indien nodig hierover het gesprek met de collegeleden aangaan. Om zo efficiënt mogelijk met uw vergadertijd om te gaan, zal de griffie in overleg met de voorzitter zo veel mogelijk onderwerpen clusteren in de planning.

Voorgesteld wordt om de portefeuillehouders in onze commissie te vragen in een brief aan te geven welke onderwerpen de komende periode prioriteit behoeven en hoe de raad daarbij betrokken kan worden. De komende tijd zullen in ieder geval verschillende grote onderwerpen uw aandacht vragen, zoals: - Rotterdams Zorgakkoord - Uitgangspunten van het gemeentelijke jeugdzorgbeleid (Kind is geen kavel) - Sociale functie Huizen van de wijk - Tegengaan eenzaamheid ouderen dementievriendelijk beleid

Blad: Datum:

3 21 augustus 2022

-

Sport en bewegen als gezondheidsbevordering Cultuur en evenementen

Werkbezoeken en technische sessies Om de commissie beter in staat te stellen om een oordeel te vormen over alle beleidsterreinen is het voorstel om op de grote onderwerpen te starten met inwerksessies. Voorstellen vanuit uw commissie voor andere inwerksessies en werkbezoeken kunt u via de griffie of tijdens de bespreking van dit agendapunt inbrengen. Afdoening moties en toezeggingen Bij de bespreking van de ingekomen stukken wordt de commissie gevraagd de raad te adviseren over afdoening van openstaande moties. Om hierover advies uit te kunnen brengen is het van belang dat de fractie van de indiener tijdens de bespreking aanwezig is om aan te geven of de fractie akkoord is met afdoening. De griffie zal de betreffende fractie vooraf attenderen dat er een afdoeningsvoorstel op de agenda staat. Bij afwezigheid van een woordvoerder graag aan de griffie (Mark Jongsma of Annelies Burger) melden of de indiener akkoord is met afdoening opdat de moties niet onnodig lang open blijven staan. Bij de bespreking van de toezeggingenlijst met een afdoeningsvoorstel kunt u aangeven of een toezegging naar tevredenheid is afgedaan of dat agendering van het afdoeningsvoorstel nog gewenst is. Communicatie binnen/met commissie Alle (vergader)stukken worden gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem, dat via verschillende kanalen beschikbaar is (iBabs app, website gemeenteraad.rotterdam.nl).

Huishoudelijke berichten en uitnodigingen worden via het besloten deel van iBabs ter beschikking gesteld. Voor informele afstemming en attenderingen wordt gebruik gemaakt van whatsapp. Communicatie en afstemming via whatsapp kan nooit officiële publicatie of besluitvorming vervangen, besluiten over agendering en planning worden in de openbare vergadering genomen. De griffie inventariseert wie (en met welk nummer) in de commissieapp wil deelnemen. Stemmen in de commissie In voorkomende gevallen kan er in de commissie worden gestemd (over procedures). Conform de commissieverordening hebben de fracties met 1-5 leden daarin 1 stem, fracties met 6-10 leden, 2 stemmen en een fractie met meer dan 10 leden 3 stemmen. Van de fracties van Leefbaar Rotterdam en VVD kunnen derhalve 2 woordvoerders stemmen, mits aanwezig.