[22bb005379] Notitie Werkwijze commissie BOFV 2022-2026

Notitie Griffie

Aan

:

Commissie Bestuur, Organisatie, Financiën en Veiligheid (BOFV)

Datum

:

19 augustus 2022

Betreft

:

Werkwijze en afspraken commissie BOFV 2022-2026

Van: Léon van Koppen E-mail: l.vankoppen@griffie.rotterdam.nl Telefoon: 06 104 180 33

De commissie wordt gevraagd: 1. Kennis te nemen van de notitie 2. Kandidaten voor plaatsvervangend voorzitter(s) aan te dragen Op 25 augustus 2022 wordt de eerste vergadering van de commissie BOFV gehouden. Bij het begin van een nieuwe raadsperiode is het goed om afspraken te maken over de werkwijze van de commissie. Plaatsvervangend voorzitter(s) De voorzitter van de commissie is volledig beschikbaar voor het voorzitterschap en is geen woordvoerder op onderwerpen die in de commissie worden geagendeerd. Toch kan het (al dan niet voorzien) voorkomen dat de voorzitter niet in de gelegenheid is de vergadering voor te zitten, of andere taken uit te voeren. De commissie kan zelf één of meer leden (zijnde raadslid) aanwijzen als plaatsvervangend voorzitter. Conform de commissieverordening is een plaatsvervangend voorzitter altijd in de gelegenheid om ook als woordvoerder op te treden. Voorgesteld wordt om in de eerstvolgende vergadering (1 september) één of twee plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen. Aanmelden graag uiterlijk maandagavond 29 augustus, bij de commissiegriffier. Aan (plv) voorzitters wordt een voorzitterstraining aangeboden op woensdag 7 september. Ondersteuning griffie De commissie wordt vanuit de griffie ondersteund door een commissiegriffier (Léon van Koppen) en commissiesecretaris (Nicky Snoeij).

Daarnaast is ook een assistent-griffier (Lindi Bor) verbonden aan deze commissie. Zij richt zich onder andere de processen met betrekking tot de wijkraden. agen over de commissie en de onderwerpen die in deze commissie worden behandeld, kunt u contact opnemen met deze griffiemedewerkers. Voor een soepel verloop van m.n. de procedurevergadering is het fijn dat de griffie op de hoogte is van punten die u wilt inbrengen of agenderen. Procedurevergadering In de afgelopen jaren is de stukkenstroom en vergaderdruk toegenomen, terwijl de behoefte bestaat om meer als commissie naar buiten te gaan om in contact te komen met inwoners en organisaties/bedrijfsleven in de stad. Vaste agendapunten zijn: voortgang en afdoening van toezeggingen en moties, behandelvoorstellen ingekomen stukken en de planning. Voor u als commissie, maar ook voor het college is de commissieplanning dé leidraad voor het politieke werk. De procedurevergadering is het moment om goede afspraken te maken over planning en agendering van onderwerpen (of inzetten van andere instrumenten), maar ook op welke onderwerpen de commissie zich nader wil oriënteren of waarop de commissie een grotere rol wil in het proces van voorbereiding van beleid en besluitvorming.

Grote dossiers In de afgelopen raadsperiode is in verschillende commissies ervaring opgedaan met behandelen van grote dossiers, waarop de commissie regie wil voeren op het proces, van voorbereiding, besluitvorming en/of uitvoering. Dit kan zijn n.a.v. een motie van de raad, of een verzoek van de commissie. De commissie stelt, op voorstel van een werkgroep van 3-4 commissieleden (vanuit coalitie en oppositie), een proces vast. Enkele voorbeelden hiervan zijn: onderzoek huiselijk geweld, het cultuurplanproces en de besluitvorming rond ‘wijk aan zet’. Zo’n proces vraagt wel inzet en betrokkenheid van leden van de werkgroep, met ruime ondersteuning door de griffie. Agenda/planning Met het college zijn afspraken gemaakt over tijdige toezending van stukken. Voor een goede voorbereiding voor leden van de commissie dienen stukken minimaal 2 weken voor inhoudelijke bespreking te zijn aangeleverd, tenzij ander afspraken worden gemaakt. Idealiter is (met name voor grote onderwerpen) een stuk minimaal 1 week vóór de procedurevergadering beschikbaar, en is er daarna nog voldoende tijd voor overleg met achterban en fractie én het stellen van technische vragen, voorafgaand aan de commissiebespreking. De voorzitter en griffie zullen hier op toezien en indien nodig hierover het gesprek met de collegeleden aangaan.

Om zo efficiënt mogelijk met uw vergadertijd om te gaan, zal de griffie in overleg met de voorzitter zo veel mogelijk onderwerpen clusteren in de planning. Indien gewenst kan de commissie de portefeuillehouders in onze commissie vragen in een brief aan te geven welke onderwerpen de komende periode wat het college betreft prioriteit behoeven en hoe de raad daarbij betrokken kan worden. Werkbezoeken en technische sessies De commissie BOFV vergadert op de donderdagmiddag met eventuele uitloop in de avond. Uitgangspunt is dat alle vergaderingen, maar ook technische sessies en andere bijeenkomsten op donderdagmiddag- of avond worden gepland. Voor werkbezoeken is het niet altijd mogelijk om dat op deze momenten te plannen. Voorstel is daarom om een vast moment in de week te prikken (bijvoorbeeld vrijdagochtend) om werkbezoeken te organiseren als het niet op de donderdag kan. Uiteraard worden deze data tijdig aan de commissie voorgelegd. Zowel commissieleden als griffie worden veel benaderd met verzoeken/suggesties voor werkbezoeken en technische sessies. Het is aan de commissie om hier prioriteiten in aan te geven. De griffie zoekt ‘logische’ momenten, bijvoorbeeld voorafgaand aan een te agenderen onderwerp.

Communicatie met en binnen de commissie Alle (vergader)stukken worden gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem, dat via verschillende kanalen beschikbaar is (iBabs app, website gemeenteraad.rotterdam.nl). Ook huishoudelijke berichten en uitnodigingen worden via het besloten deel van iBabs ter beschikking gesteld. Voor informele afstemming en attenderingen wordt gebruik gemaakt van whatsapp. Communicatie en afstemming via whatsapp kan nooit officiële publicatie of besluitvorming vervangen, besluiten over agendering en planning worden in de openbare vergadering genomen. De griffie inventariseert wie (en met welk nummer) in de commissiegroep wil deelnemen. Stemmen in de commissie In voorkomende gevallen kan er in de commissie worden gestemd (over procedures). Conform de commissieverordening hebben de fracties met 1-5 leden daarin 1 stem, fracties met 6-10 leden 2 stemmen en een fractie met meer dan 10 leden 3 stemmen. Van de fracties van Leefbaar Rotterdam en VVD kunnen derhalve 2 woordvoerders stemmen, mits aanwezig.