[22bb005351] Annotatie commissiegriffier

Notitie Griffie

Aan

:

Commissie Bouwen, Wonen en Buitenruimte (BWB)

Datum

:

19 augustus 2022

Betreft

:

Werkwijze en afspraken commissie BWB 2022-2026

Van: Lia van der Sar E-mail: l.vandersar@griffie.rotterdam.nl Telefoon: 06 22512176

Gevraagd: 1. Kennis nemen van de notitie 2. Kandidaat voor plaatsvervangend voorzitter(s) 3. Inventariseren ‘grote dossiers’ 4. Inventariseren/inplannen werkbezoeken/inwerkprogramma 5. Wethouders vragen om per portefeuille brief te sturen over prioriteiten en planning. Op 24 augustus 2022 wordt de eerste vergadering van de commissie BWB gehouden. Bij het begin van een nieuwe raadsperiode is het goed om afspraken te maken over de werkwijze van de commissie. Plaatsvervangend voorzitter(s) De voorzitter van de commissie is volledig beschikbaar voor het voorzitterschap en is geen woordvoerder op onderwerpen die in de commissie worden geagendeerd. Toch kan het (al dan niet voorzien) voorkomen dat de voorzitter niet in de gelegenheid is de vergadering voor te zitten, of andere taken uit te voeren. De commissie kan zelf één of meer leden (zijnde raadslid) aanwijzen als plaatsvervangend voorzitter. Conform de commissieverordening is een plaatsvervangend voorzitter altijd in de gelegenheid om ook als woordvoerder op te treden. Voorgesteld wordt één of twee plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen. In de vergadering kunt u aangeven of u het plaatsvervangend voorzitterschap op u wilt nemen. Aan (plv) voorzitters wordt een voorzitterstraining aangeboden op woensdagmiddag 7 september.

Ondersteuning griffie De commissie wordt vanuit de griffie ondersteund door een commissiegriffier (Lia van der Sar) en commissiesecretaris (Daniel Wind), daarnaast is ook een assistent-griffier (Madhoe Binda) verbonden aan deze commissie (in combinatie met MHEK). Voor alle vragen over de commissie en de onderwerpen die in deze commissie worden behandeld, kunt u contact opnemen met deze griffiemedewerkers. Voor een soepel verloop van m.n. de procedurevergadering is het fijn dat de griffie op de hoogte is van punten die u wilt inbrengen of agenderen. Procedurevergadering In de afgelopen jaren is de stukkenstroom en vergaderdruk toegenomen, terwijl de behoefte bestaat om meer als commissie naar buiten te gaan om in contact te komen met inwoners en organisaties/bedrijfsleven in de stad. Vaste agendapunten zijn: voortgang en afdoening van toezeggingen en moties, behandelvoorstel ingekomen stukken en de planning. Voor u als commissie, maar ook voor het college is de commissieplanning dé leidraad voor het politieke werk!

De procedurevergadering is het moment om goede afspraken te maken over planning en agendering van onderwerpen (of inzetten van andere instrumenten), maar ook op welke onderwerpen de commissie zich nader wil oriënteren of waarop de commissie een grotere rol wil in het proces van voorbereiding van beleid en besluitvorming. Grote dossiers In de afgelopen raadsperiode is in verschillende commissies ervaring opgedaan met behandelen van grote dossiers, waarop de commissie regie wil voeren op het proces, van voorbereiding, besluitvorming en/of uitvoering. Dit kan zijn n.a.v. een motie van de raad, of een verzoek van de commissie. De commissie stelt, op voorstel van een werkgroep van 3-4 commissieleden (vanuit coalitie en oppositie), een proces vast (aan de hand van procesnotitie). Enkele voorbeelden hiervan zijn: Onderzoek huiselijk geweld, het Cultuurplanproces en het Raadscafé levendige stad. Zo’n proces vraagt wel inzet en betrokkenheid van leden van de werkgroep, met ruime ondersteuning door de griffie. Agenda/planning Met het college zijn afspraken gemaakt over tijdige toezending van stukken. Voor een goede voorbereiding voor leden van de commissie dienen stukken minimaal 2 weken voor inhoudelijke bespreking te zijn aangeleverd, tenzij andere afspraken worden gemaakt.

Idealiter is (met name voor grote onderwerpen) een stuk minimaal 1 week vóór de procedurevergadering beschikbaar, en is er daarna nog voldoende tijd voor overleg met achterban en fractie én het stellen van technische vragen, voorafgaand aan de commissiebespreking. De voorzitter en griffie zullen hier nauw op toezien en indien nodig hierover het gesprek met de collegeleden aangaan. Om zo efficiënt mogelijk met uw vergadertijd om te gaan, zal de griffie in overleg met de voorzitter zo veel mogelijk onderwerpen clusteren in de planning. Voorgesteld wordt om de portefeuillehouders in onze commissie te vragen in een brief aan te geven welke onderwerpen de komende periode prioriteit behoeven en hoe de raad daarbij betrokken kan worden. De komende tijd zullen in ieder geval verschillende grote onderwerpen uw aandacht vragen, zoals: - Woningbeleid (o.a. Rekenkamerrapport Woonvisie) - Omgevingswet - Bestemmingsplannen (o.a. Schiekadeblok en Kern en Plassen) - Gebiedsontwikkelingen (o.a. Merwe4Havens en Feijenoord City) - Renovatie Museum Boijmans van Beuningen - Stadsprojecten Werkbezoeken en technische sessies De commissie BWB vergadert op de woensdagochtend. Uitgangspunt is dat alle vergaderingen, maar ook technische sessies en andere bijeenkomsten op woensdagochtend worden gepland, zo veel mogelijk in de weken dat er géén raadsvergadering is.

Voor werkbezoeken is het niet altijd mogelijk om dat op een (woensdag)ochtend te plannen. Uw voorzitter stelt voor een vast moment in de week te prikken (bijvoorbeeld vrijdagochtend of -middag) om werkbezoeken te organiseren; (digitale) technische sessies kunnen indien noodzakelijk vanwege een te volle commissievergadering op dinsdagavond gepland worden. Uiteraard worden deze data tijdig aan de commissie voorgelegd.

Zowel commissieleden als griffie worden veel benaderd met verzoeken/suggesties voor werkbezoeken en technische sessies. Het is aan de commissie om hier prioriteiten aan te geven. De griffie zoekt ‘logische’ momenten, bijvoorbeeld voorafgaand aan een te agenderen onderwerp. Afdoening moties en toezeggingen Bij de bespreking van de ingekomen stukken wordt de commissie gevraagd de raad te adviseren over afdoening van openstaande moties. Om hierover advies uit te kunnen brengen is het van belang dat de fractie van de indiener tijdens de bespreking aanwezig is om aan te geven of de fractie akkoord is met afdoening. De griffie zal de betreffende fractie vooraf attenderen dat er een afdoeningsvoorstel op de agenda staat. Bij afwezigheid van een woordvoerder graag aan de griffie melden of de indiener akkoord is met afdoening opdat de moties niet onnodig lang open blijven staan. Bij de bespreking van de toezeggingenlijst met een afdoeningsvoorstel kunt u aangeven of een toezegging naar tevredenheid is afgedaan of dat agendering van het afdoeningsvoorstel nog gewenst is. Communicatie met binnen/met commissie Alle (vergader)stukken worden gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem, dat via verschillende kanalen beschikbaar is (iBabs app, website gemeenteraad.rotterdam.nl). Ook huishoudelijke berichten en uitnodigingen worden via het besloten deel van iBabs ter beschikking gesteld.

afstemming via whatsapp kan nooit officiële publicatie of besluitvorming vervangen, besluiten over agendering en planning worden in de openbare vergadering genomen. De griffie inventariseert wie (en met welk nummer) in de commissiegroep wil deelnemen. Stemmen in de commissie In voorkomende gevallen kan er in de commissie worden gestemd (over procedures). Conform de commissieverordening hebben de fracties met 1-5 leden daarin 1 stem, fracties met 6-10 leden, 2 stemmen en een fractie met meer dan 10 leden 3 stemmen. Van de fracties van Leefbaar Rotterdam en VVD kunnen derhalve 2 woordvoerders stemmen, mits aanwezig.

Geplande werkbezoeken/technische sessies In de tijdelijke commissie Fysiek zijn de volgende data vastgesteld voor technische sessies en werkbezoeken: Dinsdag 6 september - Technische sessie Renovatie Museum Boijmans van Beuningen Tijd: 19.30 – 21.30 uur Locatie: Bouwkeet Museum Boijmans van Beuningen, Museumpark 18 Begane grond, ingang aan de kant van het Depot (groene bouwkeet) Woensdag 7 september – Technische sessie/werkbezoek Schiekadeblok Tijd: 09.30 – 12.30 uur Locatie: op locatie volgt Deze sessie is bedoeld ter voorbereiding op de bespreking van het bestemmingsplan Schiekadeblok (21 september 2022); voorafgaand aan deze sessie ontvangt u een collegebrief over een aantal zaken met betrekking tot de besluitvorming over het bestemmingsplan Schiekadeblok (gedeeltelijk geheim). Vrijdag 9 september – Werkbezoek Merwe4Havens Tijd: 14.00 – 16.30 uur Locatie: op locatie (volgt)

Voorstellen vanuit uw commissie voor andere inwerksessies en werkbezoeken kunt u via de griffie of tijdens bespreking van dit agendapunt inbrengen.