[22bb004471] Bijlage 1 behorende bij 22bb4470 over herziene startnotitie jaarrekeningproces 2022

Herziene startnotitie Jaarrekeningproces 2022

Van PwC, afdeling Financial Audit, afdeling Concerncontrol Datum Juni 2022

Aanleiding Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 wordt bij aanvang van het controlejaar de startnotitie rondom het jaarrekeningproces vastgesteld. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, de externe accountant (PwC) en Financial Audit (FA). Het doel van de gezamenlijke startnotitie is het voorkomen van een mogelijke communicatiekloof tussen de organisatie, FA en PwC. In de startnotitie worden naast heldere werkafspraken en een planning tevens begrippen en toetsingskaders vastgesteld voor alle controledossiers. In haar vergadering van 25 januari 2022 heeft de Commissie tot Onderzoek van de Rekening ingestemd met de Startnotitie jaarrekeningproces 2022. In deze Herziene startnotitie 2022 worden met name de wijzigingen besproken ten opzichte van de Startnotitie jaarrekeningproces 2022. De Startnotitie jaarrekeningproces 2022 blijft verder van toepassing. De Herziene startnotitie is op basis van nieuwe inzichten geactualiseerd voor het jaarrekeningproces 2022. De nieuwe inzichten vinden haar oorsprong in de uitkomsten van de controle 2021, besprekingen over de optimale controleaanpak en de beoordeling van opzet en (waar al getoetst) het bestaan van de financieel kritieke processen bij de opstart van de controle 2022.

Onderwerpen In de Herziene Startnotitie 2022 komen de volgende onderwerpen aan de orde:

1. Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2. Controle-aanpak 2022 3. Planning

1. Invoering rechtmatigheidsverantwoording Het wetsvoorstel over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is eind mei 2022 behandeld in de Tweede kamer. Het voorstel moet nog worden behandeld in de Eerste Kamer. Middels de IBInieuwsbrief is bekendgemaakt dat de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording wordt uitgesteld naar verslagjaar 2023 en dus niet met terugwerkende kracht in 2022 ingaat. Vanwege het verschuiven van de invoering naar verslagjaar 2023 blijven de controlewerkzaamheden van de externe accountant en de afdeling FA op het gebied van rechtmatigheid voor 2022 ongewijzigd. Vooruitlopend op de invoering gaat de gemeente verder met de voorbereidingen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

2. Controleaanpak Het aantal financieel kritieke processen blijft ongewijzigd. Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing wordt per proces een controleaanpak gekozen. De primaire keuze voor de controleaanpak betreft óf het beoordelen van de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen (systeemgerichte controle), eventueel aangevuld met beperkte gegevensgerichte controlewerkzaamheden óf een volledig gegevensgerichte controle. De controleaanpak is onder andere afhankelijk van de mate van transacties, de complexiteit van transacties en de mogelijkheid tot de inzet van data-analyse.

Herziene startnotitie 2022

Datum

Pagina

Juni 2022

2 van 5

Optimale controleaanpak Voor alle financieel kritieke processen is een optimale controleaanpak vastgesteld. Bij de bespreking van de startnotitie 2022 is geconstateerd dat het inzicht ontbreekt wanneer de optimale controleaanpak gerealiseerd kan worden en welke randvoorwaarden hiervoor ingevuld moeten worden. In de eerste helft van 2022 heeft met de eigenaren van de processen waarvoor de optimale controleaanpak nog niet was bereikt een gesprek plaatsgevonden over de optimale controleaanpak en het moment waarop het de verwachting is dat deze gerealiseerd gaat worden. In de bijlage zijn de uitkomsten hiervan opgenomen. Alleen bij het proces WMO wordt de optimale controleaanpak bijgesteld omdat niet alle deelstromen binnen dit proces, deels vanuit efficiency, systeemgericht uitgevoerd kunnen worden. Bij alle andere processen blijft de optimale controleaanpak gelijk. De proceseigenaren hebben aangegeven dat bij verschillende processen in de komende jaren verbeteringen worden doorgevoerd in de interne beheersing of in de controleaanpak die toewerken naar de optimale controleaanpak. Dit houdt in dat tot het moment van het bereiken van de optimale controleaanpak er jaarlijks al verbeteringen mogelijk zijn in controleaanpak door FA en PwC maar nog niet tot aanpassing leiden in de tabel met de controleaanpak van het betreffende jaar.

Bij de controleaanpak gaat het om:  Systeemgerichte controle (S): Bij een systeemgerichte controle zullen de interne beheersingsmaatregelen worden getoetst op opzet, bestaan en werking. In geval van stromen met een significante risico zullen er aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden worden verricht.  Gegevensgerichte controle (G): Bij een gegevensgerichte controle zullen op basis van een statistische steekproef, cijferanalyse en/of deelwaarnemingen detailcontroles worden uitgevoerd. Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing en de efficiency van de uitvoering van de controle wordt per proces een primaire controleaanpak bepaald. De controleaanpak is onder andere afhankelijk van de mate van transacties, de complexiteit van transacties en de mogelijkheid tot de inzet van data-analyse. Deze aanpak betreft  óf het beoordelen van de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen (S)  óf het beoordelen van de verantwoorde exploitatielasten en balansposten door middel van een gegevensgerichte controle (G). Indien er binnen de 15 kritieke processen materiële deel(proces)stromen voorkomen, waarbij een afwijkende controleaanpak wenselijk is, wordt dit als afwijking van de primaire controleaanpak aanvullend opgenomen (systeemgericht en deels gegevensgericht, dan wel gegevensgericht en deels systeemgericht).

Bij niet materiële deel(proces)stromen kunnen vanuit efficiencyoverwegingen gegevensgerichte werkzaamheden plaatsvinden, maar blijft de primaire controleaanpak systeemgericht. Werkelijke controleaanpak 2022 In de startnotitie 2022 (link RIS) is de verwachte controleaanpak per proces voor 2022 opgenomen. Uit de controle van de 15 financieel kritieke processen (opzet en bestaan) zijn bij een 3-tal processen bevindingen gedaan die een neerwaartse bijstelling noodzakelijk maken.

Herziene startnotitie 2022

Datum

Pagina

Juni 2022

3 van 5

Bij het proces verstrekte subsidies zijn er bij de controle van verleningen bevindingen die ertoe leiden dat er extra gegevensgerichte werkzaamheden moeten worden uitgevoerd in aanvulling op de systeemgerichte controle van vaststellingen. Dit leidt ertoe dat de systeemgerichte en deels gegevensgerichte aanpak in 2022 omslaat naar gegevensgericht en deels systeemgericht. Er is in de afgelopen jaren wel vooruitgang geboekt om systeemgerichte controle mogelijk te maken. De verwachting is dat de beheersmaatregelen in de komende jaren zodanig zijn ingericht dat er naar een systeemgerichte controleaanpak kan worden toegewerkt. De controleaanpak bij het HR-proces wordt bijgesteld naar een gegevensgerichte controleaanpak. De reden hiervan is dat een aantal belangrijke IT-aspecten niet goed zijn afgedekt. Hierdoor kunnen we niet steunen op de application controls en de IT-dependent (handmatige) controls die relevant zijn voor de systeemgerichte controle. Voor het proces Ontvangen subsidies en bijdragen -IBS was aangegeven dat er een verwachting was dat er een verbetering in het proces zou zijn per controlejaar 2022. Deze verbetering kon echter nog niet aan begin van controlejaar worden doorgevoerd. Verwachting is dat deze verbetering in de tweede helft van 2022 gerealiseerd zijn. Hierdoor zal de controleaanpak voor 2022 net als over 2021 gegevensgericht zijn.

De optimale controleaanpak en de werkelijke controleaanpak per proces zijn opgenomen in de tabel in de bijlage. In de loop van het jaar bekijken we per proces opnieuw wat de optimale controle aanpak is. De werkelijke controle-aanpak wordt door FA per proces in een werkplan uitgewerkt, waarin ook een risicoanalyse is opgenomen en een planning wanneer welke informatie vanuit het cluster nodig is en wanneer welke rapportages vanuit de afdeling FA mogen worden verwacht. In het werkplan wordt aangegeven welke werkzaamheden worden verricht ten behoeve van de controle op de getrouwheid en welke werkzaamheden betrekking hebben op de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Waar mogelijk wordt er gekeken naar het verder inzetten van data-analyse voor de gegevensgerichte processen waar dat effectief kan zijn. Het werkplan wordt met PwC afgestemd en vormt de basis voor de op te leveren dossiers. De afdeling FA stelt uiteindelijk het werkplan vast. In de planning wordt de oplevering van de producten uit het werkplan nader gespecificeerd. PwC is verantwoordelijk voor zijn eigen controleaanpak. Tegelijkertijd steunt PwC zoveel mogelijk op de beschikbare producten (verrichte werkzaamheden) van de afdeling FA en bepaalt de omvang, aard en tijdfasering van zijn werkzaamheden op basis van de gedeelde risico-inschattingen en controleaanpak.

In de volgende situaties voert PwC altijd zelfstandig eigen controlewerkzaamheden uit om voor dat proces(onderdeel) tot een oordeel te komen, ongeacht de kwaliteit van de afdeling FA:  Als sprake is van een proces(onderdeel) waarbij een significant risico bestaat op een materiële afwijking (bijvoorbeeld als gevolg van complexiteit van wet- en regelgeving);  Als sprake is van een materieel inherent frauderisico (management override of controls);  Processen waarbij sprake is van een groot schattingselement (bijvoorbeeld waardering van grondexploitaties).

Herziene startnotitie 2022

Datum

Pagina

Juni 2022

4 van 5

3. Planning Mijlpalenplanning De belangrijkste uitgangspunten voor de planning blijven ongewijzigd ten opzichte van de Startnotitie Jaarrekeningproces 2022. De planning voor de publicatie van de jaarstukken 2022 staat gepland voor 21 april 2023. De planning wordt verder uitgewerkt in detailplanningen in afstemming met alle interne partijen en PwC. Naar aanleiding van de evaluatie van het jaarrekeningproces 2021 en het afstemmen van de detailplanningen kunnen er nog aanpassingen in de mijlpalenplanning worden aangebracht. Specifieke verantwoordingen Het aantal specifieke verantwoordingen is de afgelopen jaren sterk opgelopen. Naast de planning ten behoeve van de controle van de jaarstukken 2022 wordt ook een planning opgesteld van de controle van specifieke verantwoordingen. Hiertoe verstrekt de gemeente Rotterdam aan de externe accountant een overzicht van de in 2022 te verwachten specifieke controles met de data waarop deze dienen te zijn afgerond. Op grond van deze verantwoordingen en deadlines richt de accountant zijn planning van deze werkzaamheden in.

Herziene startnotitie 2022

Datum

Pagina

Juni 2022

5 van 5