[22bb004470] Collegebrief over aanpassingen op de Startnotitie jaarrekeningproces 2022

Gemeente Rotterdam

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP

Rotterdam

Website: www .rotterdam.nl E-mail: bbo@rotterdam.nl Inlichtingen: R.P.A. Janssen Telefoon: 06-18695820

Aan de Gemeenteraad

Portefeuillehouder: Wethouder FODG Dienst: Middelen & Control Ons kenmerk: 22bo004131 Datum: B&W 21 juni 2022 Betreft: Aanpassingen op de Startnotitie jaarrekeningproces 2022

Onderwerp: Aanpassingen op de Startnotitie jaarrekeningproces 2022 Op welke gronden deze brief?/ Waarom nu voorgelegd? Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 wordt uw Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) jaarlijks geïnformeerd over de startnotitie rondom het jaarrekeningproces. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, externe accountant (PwC) en de afdeling Financial Audit. In de startnotitie worden naast heldere werkafspraken en een planning tevens begrippen en toetsingskaders vastgesteld voor alle controledossiers. In haar vergadering van 25 januari 2022 heeft uw COR ingestemd met de Startnotitie jaarrekeningproces 2022. In de Herziene Startnotitie worden alleen de bijstellingen ten opzichte van de Startnotitie en belangrijke te vermelden aspecten opgenomen. Wij leggen ieder jaar de bijstellingen in de maand juni voor aan uw raad, zodat uw COR deze kan betrekken in haar laatste vergadering voor het zomerreces. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: • Jaarrekeningproces. • Controleverordening Rotterdam 2017 Er zijn ten opzichte van de Startnotitie 2022 van 25 januari 2022 wijzigingen in de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording en in de controleaanpak. A.

Rechtmatigheidsverantwoording Het wetsvoorstel waarvan de Rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt is recentelijk door de Tweede kamer goedgekeurd. Het voorstel moet nog worden behandeld in de Eerste kamer. Via de I Bl-nieuwsbrief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is bekend gemaakt dat de invoering wordt uitgesteld naar verslagjaar 2023 en niet met terugwerkende kracht voor verslagjaar 2022 wordt ingevoerd.

Blad: Datum: Kenmerk:

2/3 B&W 21 juni 2022 22b000413100000

B. Optimale en werkelijke controleaanpak Toewerken naar de optimale controleaanpak

In de COR van januari 2022 is bij de vaststelling van de startnotitie jaarrekeningcontrole 2022 aangegeven dat er weinig ambitie lijkt te zijn in het realiseren van de optimale controleaanpak. Door de COR is hierin inzicht gevraagd. Met alle proceseigenaren waar de optimale controleaanpak nog niet is gerealiseerd zijn in de maanden maart en april gesprekken gevoerd met de proceseigenaar en procesmanager met als doel inzichtelijk te krijgen of de optimale controleaanpak nog steeds reëel is, welke randvoorwaarden hiervoor nog ingevuld moeten worden en op welke moment deze gerealiseerd kan worden. Deze gesprekken hebben geleid tot het aanpassen van de optimale controleaanpak bij het proces WMO van volledig systeemgericht naar systeemgericht en deel gegevensgericht. Voornaamste reden is dat voor een aantal deelprocessen, deels vanuit efficiency, niet systeemgericht gecontroleerd kan worden. Voor alle andere processen blijft de optimale controleaanpak gelijk. Het tempo van het toegroeien naar de optimale controleaanpak is per proces wisselend. Bij een aantal processen worden nieuwe systemen de komende jaren geïmplementeerd die een bijdrage hieraan leveren of zelfs randvoorwaardelijk zijn om de volgende stap te kunnen maken. Denk daarbij aan de invoering van GREAT, maar ook de vervanging van EPC 2000 of de systemen bij de subprocessen Vervoer en Materieel en Parkeren.

Het is aan te bevelen om zowel bij de aanbesteding van nieuwe systemen als bij de implementatie tijdig rekening te houden met de eisen vanuit de verantwoording zodat de nieuwe systemen bijdragen aan de realisatie hiervan. Het is niet zo dat tot het moment van invoering van deze nieuwe systemen er geen verbeteringen in de interne beheersing of controleaanpak worden doorgevoerd. De proceseigenaren hebben aangegeven dat bij verschillende processen in de komende jaren verbeteringen worden doorgevoerd in de interne beheersing of in de controleaanpak die toewerken naar de optimale controleaanpak. Dit houdt in dat tot het moment van het bereiken van de optimale controleaanpak er jaarlijks al verbeteringen mogelijk zijn in controleaanpak door Financial Audit en PwC maar nog niet tot aanpassing leiden in de tabel met de controleaanpak van het betreffende jaar. Een voorbeeld hiervan is het proces inkoop, waarbij gekeken wordt of een deel van de massa reeds systeemgericht gecontroleerd kan worden of bij het proces Vastgoed. Bij het proces WMO en BUIG is door de proceseigenaar aangegeven zich te herkennen in de optimale controle aanpak maar de focus en capaciteit de komende tijd voornamelijk te willen inzetten op het bereiken van haar doelen omtrent o.a. de menselijke maat en overige relevante ontwikkelingen.

Dit houdt in dat de optimale controle aanpak niet gerealiseerd wordt en gelijk blijft aan de controleaanpak uit de afgelopen jaren. In de loop van het jaar bekijken we per proces opnieuw wat de optimale controle aanpak is.

Blad: Datum: Kenmerk:

3/3 B&W 21 juni 2022 22bo004131 00000

Aanpassing controleaanpak 2022 In de startnotitie 2022 is de werkelijke controleaanpak 2022 per proces vastgesteld op basis van op dat moment beschikbare informatie en verwachting van het doorvoeren van verbeteringen in de interne beheersing bij de verschillende processen. Financial Audit is in de afgelopen maanden gestart met de controle door het toetsten van het opzet en bestaan. Uit deze beoordeling zijn voor een 3-tal processen bevindingen gedaan die effect hebben op de werkelijke controleaanpak 2022. Bij het proces Verstrekte subsidies zijn bij de controle van verleningen bevindingen die ertoe leiden dat er extra gegevensgerichte werkzaamheden moeten worden uitgevoerd in aanvulling op de systeemgerichte controle van vaststellingen. Dit leidt ertoe dat de systeemgerichte en deels gegevensgerichte aanpak 2022 omslaat naar gegevensgericht en deels systeemgericht. De controleaanpak bij het HR-proces wordt bijgesteld naar een gegevensgerichte controleaanpak. De reden hiervan is dat een aantal belangrijke IT-aspecten niet goed zijn afgedekt. Hierdoor kunnen we niet steunen op de application controls en de IT-dependent (handmatige) controls die relevant zijn voor de systeemgerichte controle. Met HR zijn deze bevindingen gedeeld.

Zij zijn reeds gestart met het oppakken van de bevindingen, waarbij FA in de 2e helft van 2022 een aanvullende audit kan uitvoeren zodat de stap naar een systeemgerichte controle in 2023 mogelijk is. Voor het proces Ontvangen subsidies en bijdragen -IBS was aangegeven dat er een verwachting was dat er een verbetering in het proces zou zijn per controlejaar 2022. Deze verbetering kon echter nog niet aan begin van controlejaar worden doorgevoerd. Verwachting is dat deze verbetering in de tweede helft van 2022 gerealiseerd zijn. Hierdoor zal de controleaanpak voor 2022 net als over 2021 gegevensgericht zijn. Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De burgemeester,

Bijlagen: • Herziene Startnotitie Jaarrekeningproces 2022 • Bijlage Herziene Startnotitie 2022