[22bb004199] Collegebrief over reactie op het COR - rapport jaarrekening 2021

Gemeente Rotterdam

Bezoekadres: Stadhuis Coo/singel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www .rotterdam.nl E-mail: BBO@rotterdam.nl Inlichtingen: R.P.A. Janssen Telefoon: 0618695820 Portefeuillehouder: Wethouder FOHGP Cluster: directie Middelen en Control

Aan de Gemeenteraad

Ons kenmerk: 22bo3974 Uw kenmerk: Datum: 14 juni 2022 Betreft: Collegereactie op het COR-rapport jaarrekening 2021

Onderwerp: Collegereactie op het COR-rapport jaarrekening 2021 Op welke gronden deze brief? /Waarom nu voorgelegd? Uw Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) heeft op 3 juni 2022 aan uw raad haar rapport uitgebracht over de Jaarrekening 2021 van de gemeente (22bb3969). Uw COR concludeert dat uw raad de jaarstukken kan vaststellen en adviseert uw raad daarbij de aanbevelingen van de COR over te nemen. Met dit schrijven ontvangt uw raad de reactie van ons college op het COR-rapport. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogrammalbegrotingleerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekeningproces. Toelichting: Met uw COR stelt ons college vast dat de gemeente Rotterdam een goedkeurende controleverklaring op getrouwheid en rechtmatigheid van de externe accountant heeft ontvangen. Uw COR heeft in haar rapport een aantal aanbevelingen opgenomen. Hieronder geven wij onze reactie op de aanbevelingen weer. Aanbeveling 1: Eigenaarschap 1° lijn Maak de 1 e lijn in de clusters verantwoordelijk voor: 1. het inventariseren van risico's'; 2.

de beheersmaatregelen die genomen moeten worden aan de voorkant van processen (o.a. op IT(GC) gebied};

3.

de randvoorwaarden en kaders vanuit beleid- en wet en regelgeving.

Reactie college: Ons college herkent het beeld dat met name in de 1° lijn nog diverse verbeteringen gerealiseerd kunnen worden.

Blad:

2/3

De eerste lijn is primair verantwoordelijk voor het inventariseren van risico's, het treffen van beheersmaatregelen en het voldoen aan de randvoorwaarden en kaders vanuit beleid en wet- en regelgeving. Via een meer gestandaardiseerde structuur van sturingsgesprekken en oprol van informatie versterken we onder andere de sturing richting eerste lijn en de aanspreekbaarheid op risico's en de te nemen beheersmaatregelen.

Aanbeveling 2: Grondexploitaties

Beleg in het najaar (voor de begrotingsbehandeling) een raadsbrede themasessie over Rotterdamse grondexploitaties; zodat de nieuwe raad op vlieghoogte kan komen in dit belangrijke en ingewikkelde onderwerp. Reactie college: Ons college neemt de aanbeveling van de COR over en zal in overleg met de griffie een sessie over het proces Grondexploitaties voor de raad organiseren.

Aanbeveling 3: Begroting en financiële risico's

1.

Ga in de diverse onderdelen van de begroting zowel voor de lasten alsook

voor de baten uit van realistische aannames en geef op hoofdlijnen aan wat hiertoe gedaan wordt. 2. Maak de gemeentefinanciën toekomstgericht met het oog op grote opgaven zoals de Omgevingswet, energietransitie en woningbouwopgave en risico's zoals de nasleep van corona, de grondstoffencrisis en de inflatie. 3. Maak bij de begroting 2023 per raadsprogramma inzichtelijk waar knelpunten verwacht worden in de meerjarenbegroting en welke afwegingen de raad bij deze knelpunten kan maken. Reactie college: Ons college herkent het beeld dat de Begroting en financiële lasten gedurende het jaar moeten worden bijgesteld. Uitgangspunt bij het opstellen van de begroting zijn reële aannames en actuele informatie. Ontwikkelingen in de externe omgeving waaronder bijvoorbeeld aanpassingen in het gemeentefonds leiden vaak tot forse bijstellingen. Het is aan het volgende college om in de begroting toe te lichten welke risico's zich kunnen voordoen. Afhankelijk van de kans en impact van een risico wordt de financiële begroting bijgesteld of wordt het risico betrokken bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. Aan de hand van nieuwe doelenbomen, voorzien van doelen en meetbare indicatoren, binnen de programma's van PenC-producten versterken we de link met beleidsmatige opgaven.

Via de PenC-producten en daarin opgenomen toelichtingen zal worden gerapporteerd over de voortgang van beleid. Daarbij is, als dat aan de orde is, ingegaan op mogelijke knelpunten, risico's en kansen, zowel beleidsmatig als ten aanzien van (meerjarige) financiële aspecten.

Blad:

3/3

Aanbeveling 4: Purchase to Pay (P2P) Verbeter het proces rondom ontvangstboekingen en inkooporders. Reactie college: Ons college herkent dat er verdere verbeteringen mogelijk zijn in het proces Purchase to Pay. Er zijn in het afgelopen jaar meerdere aanpassingen doorgevoerd om het proces te verbeteren die nog niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Recentelijk is om deze reden in de CD (concern-directie) besloten om per cluster een procesverantwoordelijke te benoemen die zich o.a. gaat richten op knelpunten in het P2P en inkoopproces en op het verbeteren van beheersmaatregelen. De raad zal over de ontwikkeling worden geïnformeerd via het overzicht aanbevelingen accountant en COR.

Aanbeveling 5: Verstrekte subsidies 1. Borg eenduidige vastlegging in de controledossiers. 2. Volg de vereisten in de verleningsbeschikking. 3. Rapporteer aan de raad als hier om moverende redenen van afgeweken wordt. Reactie college: Ons college herkent het beeld dat de interne financiële beheersing van verstrekte subsidies moet worden verbeterd. Er worden gerichte verbeteracties uitgevoerd om deze fouten in de toekomst te voorkomen.

De in het rapport opgenomen aanbevelingen wordt meegenomen in het overzicht aanbevelingen accountant en COR, die periodiek in uw COR worden besproken.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t.

Bijlage(n): N.v.t.

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De burgemeester,