[22bb004128] Bijlage behorende bij 22bb4127 over Advies Governance en organisatie Grand Départ Tour de France - Rotterdam Topsport

ONDERZOEK NAAR GOVERNANCE EN ORGANISATIE TOUR DE FRANCE 2024 – 2025 FEBRUARI 2022

AANLEIDING Op 6 mei heeft de gemeente Rotterdam (in aanwezigheid van de burgemeester van de gemeente Den

Haag) een bid overhandigd aan de A.S.O. voor de organisatie van Le Grand Départ du Tour de France in

2024 of 2025 en de organisatie van een start of finish van de Tour de France Femmes. Naast de organisatie van deze twee topsportevenementen maakt een legacy programma onlosmakelijk onderdeel uit van het bid en het programma dat Rotterdam wil ontwikkelen.

De opdracht

Om gesteld te staan voor een eventuele toewijzing van Le Grand Départ van 2024 heeft de gemeente

Rotterdam aan Rotterdam Topsport gevraagd vervolgstappen te zetten in het kader van de uitvoering. De opdracht valt uiteen in twee onderdelen.

Onderdeel A: voorbereidingen treffen voor Le Grand Départ en Tour de France Femmes

De onderliggende vragen bij onderdeel A zijn als volgt:

 Een voorstel voor de organisatiestructuur voor Le Grand Départ en Tour de France Femmes en voor de organisatie en structurele inbedding van de activiteiten gericht op de legacy van de evenementen

 Het opstellen van een concept-samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Rotterdam en de uitvoeringspartner voor Le Grand Départ

 Een profielschets voor de projectdirecteur van de uitvoeringsorganisatie

 Een uitbestedingsstrategie en inzicht in de aanbestedingsmogelijkheden, waarbij Rotterdamse (regionale) bedrijven zoveel mogelijk moeten kunnen profiteren van het evenement.

 Concept samenwerkingsovereenkomsten tussen de gemeente Rotterdam (of de uitvoeringspartner) en

andere publieke partners (zoals gemeenten en de MRDH) waarin wensen en (financiële) verplichtingen worden vastgelegd.

Onderdeel B: Organiseren en uitvoeren van het legacy programma in aanloop naar een toewijzing van Le Grand Départ.  

Rotterdam Cycling on Tour (Scholenprogramma in het VO)

Rotterdam Cycling Festival, inclusief L’Étape Rotterdam by Tour de France (verder: L’Étape) en professioneel vrouwencriterium



Uitwerking doelstellingen en maatschappelijke verbinding (werktitel Campagne My dream, my goal, my Tour)



Een overkoepelende communicatiestrategie inclusief sloganprofiel en passend bij andere communicatiestrategieën zoals Fietskoers en Make it Happen.



Onderzoek waarmee effecten inzichtelijk worden gemaakt.

Onderdeel B van de opdracht is in 2021 gestart en heeft een doorlooptijd tot en met december 2022. In 2023 wordt de eindrapportage opgeleverd; in het voorjaar van 2022 wordt een tussenrapportage opgeleverd.

1

De vijf vragen van onderdeel A zijn uitgewerkt door een kwartiermaker en een projectteam. Bij de analyse en uitwerking zijn de ervaringen met de Tour de France Rotterdam 2010, Tour de France Utrecht 2015 en

(de voorbereiding op) La Vuelta Utrecht en Brabant 2020 betrokken (lessons learned). We rapporteren u graag als volgt.

Uitwerking van onderdeel A I.

Voorstel organisatiestructuur en structurele inbedding legacy

We adviseren dat Rotterdam Topsport een separate uitvoeringsorganisatie (stichting) opricht, waarmee de operationele uitvoering op afstand (van de gemeente) wordt gezet. Daarnaast is het via de stichting mogelijk om (eenvoudiger) private partners te committeren aan het evenement, het proces van

vergunningsaanvraag en vergunningsverlening uit elkaar te halen en het evenement binnen het btwregime uit te voeren. De wielergerelateerde evenementen uit de randprogrammering (opdracht

onderdeel B) kunnen ook bij deze stichting worden ondergebracht, waardoor ook voor de langere termijn (na 2025) de evenementen uit de randprogrammering structureel georganiseerd kunnen worden.

Binnen de stichting wordt een projectorganisatie opgebouwd die het gehele evenement, inclusief de randprogrammering, voorbereidt en uitvoert. De medewerkers van de projectorganisatie kunnen

gedetacheerd worden vanuit de gemeente Rotterdam of Den Haag en vanuit uitvoeringsorganisaties als Rotterdam Topsport en Sportbedrijf Rotterdam, bepaalde taken en dienstverlening (bijvoorbeeld fiscaal en juridisch advies) kunnen via private partnerships worden uitgevoerd en op specifieke onderdelen kunnen zzp-ers worden ingeschakeld. Daarnaast worden stagiairs ingezet in de projectorganisatie.

We adviseren om tussen de gemeente Rotterdam en de uitvoerende stichting een overeenkomst van

opdracht af te sluiten voor het evenement en de randprogrammering c.q. het activatieprogramma. De gemeente Rotterdam en de gemeente Den Haag houden gezamenlijk zicht op de voortgang, de

inhoudelijke doelstellingen en financiële resultaten via een Raad van Advies. In de Raad van Advies

hebben de portefeuillehouders sport van Rotterdam en Den Haag zitting, alsmede de burgemeesters van beide steden vanaf het moment van toewijzing van de Grand Départ. Omdat het gaat om een gratis toegankelijk evenement in de openbare ruimte en aspecten als openbare orde en veiligheid en

bereikbaarheid van essentieel belang zijn, is nadrukkelijke inhoudelijke betrokkenheid van de gemeenten van belang.

De geadviseerde organisatiestructuur en governance is schematisch als volgt weergegeven:

2

II.

Concept samenwerkingsovereenkomst gemeente Rotterdam – uitvoeringsorganisatie

Op basis van de eerdere ervaringen bij onder meer de Tour in Rotterdam (2010) en Utrecht (2015) is een

concept samenwerkingsovereenkomst opgesteld tussen de gemeente Rotterdam en de stichting, in de

vorm van een overeenkomst van opdracht. Wanneer Le Grand Départ (of een start of finish van de Tour

de France Femmes) wordt toegewezen, kan de stichting opgericht worden door Rotterdam Topsport, en kan de overeenkomst van opdracht vastgesteld en getekend worden.

In de overeenkomst van opdracht worden afspraken gemaakt over (maatschappelijke) doelstellingen van het evenement, de financiële bijdrage van de gemeente en de wijze van sturing, verantwoording en

rapportage. De concrete aanpak van de uitvoering wordt door de stichting/ projectorganisatie, direct na toewijzing van Grand Départ of Tour de France Femmes, in een projectplan uitgewerkt. Dat projectplan maakt onderdeel uit van de overeenkomst van opdracht. III.

Profielschets projectdirecteur

Binnen de projectorganisatie wordt een projectdirecteur aangesteld, die na toewijzing van de Grand

Départ fulltime werkt aan de opbouw van de organisatie en de uitvoering van het evenement, binnen de

kaders die gesteld zijn in de overeenkomst van opdracht. De projectdirecteur is eindverantwoordelijk voor de topsportevenementen en de randprogrammering en het activatieprogramma. Voor de functie is een uitgebreid functieprofiel opgesteld, dat het uitgangspunt is voor de werving en de selectie van een directeur.

Belangrijke elementen uit dat profiel zijn vanwege de complexiteit en veelomvattendheid van het project (veel) ervaring met stakeholdermanagement, werken binnen complexe netwerkorganisaties en gevoel

voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Dat laatste zowel binnen de gemeente Rotterdam als tussen de gemeente Rotterdam en andere publieke partners, waaronder Den Haag en de Metropoolregio. Verder zijn resultaatgerichtheid en stressbestendigheid uiteraard van belang en is ervaring met de organisatie van sport- of wielerevenementen een pré.

3

IV.

Uitbestedingsstrategie en aanbestedingsmogelijkheden om Rotterdamse bedrijven te laten profiteren

Bij toewijzing van de start gaat de gemeente Rotterdam een overeenkomst aan met de A.S.O. voor de

organisatie van Le Grand Départ. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het evenement mag

vanuit de overeenkomst niet aan een commerciële partij worden overgedragen, wel aan een stichting als uitvoeringsorganisatie. De Tour de France is een gratis toegankelijk evenement in de openbare ruimte. Openbare orde en veiligheid en bereikbaarheid (voor bezoekers en bewoners) zijn daarbij belangrijke aspecten binnen het evenement. Het kader waarbinnen het evenement uitgevoerd moet worden, is

daarmee vergelijkbaar met het kader van het Eurovisie Songfestival (ESF). In afstemming met de juristen

van de gemeente wordt daarom geadviseerd om de uitvoering van Le Grand Départ via een rechtstreekse opdracht aan een op te richten stichting te laten verlopen.

Daarnaast wordt vanwege de transparantie en verantwoording van de uitgaven geadviseerd dat de

stichting een eigen inkoopbeleid opstelt. Daarbij zullen voor alle uitgaven minimaal 3 offertes opgevraagd moeten worden en kunnen bepalingen opgenomen worden om Rotterdamse ondernemers profijt te geven van het evenement (bijvoorbeeld minimaal 1 Rotterdams bedrijf in de gelegenheid stellen een aanbieding te doen).

Waarschijnlijk worden niet alle noodzakelijke diensten en producten door Rotterdamse bedrijven

geleverd en zullen, als Den Haag als samenwerkingspartner participeert, ook Haagse bedrijven benaderd worden. In het op te stellen inkoopbeleid moet hier rekening mee gehouden worden. V.

Concept samenwerkingsovereenkomsten tussen Rotterdam en andere publieke partners

Om de samenwerking met andere publieke partners te borgen en wederzijdse verplichtingen vast te leggen, worden intentie- en samenwerkingsovereenkomsten afgesloten. De intenties van de andere publieke partners hebben met name betrekking op Le Grand Départ. Tot het moment dat dat

topsportevenement is toegewezen, wordt gewerkt met intentieovereenkomsten (waarin ook de

wederzijdse verplichtingen al zijn opgenomen); na toewijzing van het evenement worden die intenties uitgewerkt in samenwerkingsovereenkomsten.

Met Den Haag en de Metropoolregio Rotterdam Den Haag is in 2021 gesproken over een partnership in het project en financiële bijdragen. Daarnaast zijn constructieve gesprekken over partnerships gevoerd met

andere gemeenten in Zuid-Holland, Noord-Brabant en Limburg. Bevestiging door de A.S.O. van de etappes is noodzakelijk voor het verder uitwerken van de wijze van samenwerking met deze overige publieke partners.

4

POSTADRES Van Zandvlietplein 20 3077 AA Rotterdam BEZOEKADRES Topsportcentrum Rotterdam

Van Zandvlietplein 20 (4e etage) 3077 AA Rotterdam TELEFOON +31 (0)10 497 12 12 E-MAIL info@rotterdamtopsport.nl WEBSITE www.rotterdamtopsport.nl

TOPPARTNERS Campagne | Connect Holland | DPG Media (AD) | Faber Audiovisuals | Flexcraft | Holland Casino | Kalfsbeek BMW/MINI | RET | Rotterdam The Hague Airport | Sportbedrijf Rotterdam | SportVibes