22bb003439 Verslag vergadering COR 19 april 2022.pdf

Agendapunt 3

22bb003439

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 19 april 2022 - Aanvang: 19.00 uur (Suze Groeneweg Zaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem en via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Afwezig (met kennisgeving)

Vreugdenhil (voorzitter), Rozema, Lansink-Bastemeijer, Maassen, Biljoen Jongsma Goldstein, Gerritsma en Koedijk (allen PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder), Lamers (concerncontroller) -

1. Opening, mededelingen en kennismaking

Vreugdenhil heet iedereen welkom bij deze 1e vergadering van de COR in nieuwe samenstelling. We zullen zo meteen een kort voorstelrondje doen. Hij deelt mee dat de heren Tak, Koster en Postma, als oud-lid ook waren uitgenodigd voor deze “overdrachtsvergadering”, maar zij hebben aangegeven verhinderd te zijn. “Ik denk dat de heren Lansink en Rozema, de honneurs in deze kunnen waarnemen”. Vreugdenhil deelt verder mee dat vanavond ook mevrouw Martine Koedijk aanwezig is; “onze nieuwe accountant. Zij zal na de controle 2021 het stokje overnemen van de heer Goldstein.” Vreugdenhil merkt verder op dat de griffier vorige week een bericht naar de nieuwe commissie heeft gestuurd over het lidmaatschap van de rekeningencommissie van de Metropoolregio Rotterdam – Den Haag (MRDH). Tot op heden was voormalig lid van de COR, de heer Tak, hier lid van. Hij vraagt of er iemand is die zich hiervoor wil kandideren? Tevens wordt gezocht naar een plaatsvervangend lid. De MRDH is gevestigd aan de Westersingel en de rekeningencommissie vergadert 2x per jaar, dus dat is te overzien. De 1e vergadering is op 23 mei. Ik hoor graag of mensen zich hiervoor kandideren, want dan zou stemming hierover nog kunnen plaatsvinden in de raadsvergadering van donderdag a.s. Hij vraagt de leden om zich te melden bij de griffier als iemand zich wil kandideren.

Er vindt een kort voorstelrondje plaats waarin iedereen zich voorstelt. 2. Vaststelling agenda

Vreugdenhil merkt op dat er na afloop van de vergadering nog een kort gedeelte is met alleen de COR-leden. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststellen verslag 8 maart 2022

Het verslag van 8 maart wordt ongewijzigd vastgesteld.

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 19 april 2022

4. Voortgang jaarrekeningcontrole 2021

Vreugdenhil geeft aan dat in de COR-vergadering van 8 maart de 4e (en laatste) voortgangsrapportage besproken is. De controle bevindt zich in de eindfase. Hoofd FA en de accountant geven een toelichting op de laatste stand van zaken en wanneer de oplevering van de jaarrekening plaatsvindt. Eerst krijgt hoofd FA (de heer van Gilst) het woord, daarna de accountant en daarna de leden voor eventuele vragen of opmerkingen. Van Gilst licht toe dat FA bezig is de laatste vragen te beantwoorden van PwC. SISA heeft aan het einde van de controle nog veel tijd gekost en er waren voor wat betreft de personele bezetting ook nog een aantal corona gevallen, waardoor uitval in werkzaamheden ontstond. Desondanks is de verwachting dat de controle deze week afgerond kan worden. PwC zal dat straks mogelijk nog toelichten, maar de verwachting is dat ook PwC deze week de laatste werkzaamheden kan verrichten. Sinds begin april zijn een aantal correcties uitgevoerd. Deze waren noodzakelijk voor het oordeel en zijn inmiddels geboekt en verwerkt en vormen onderdeel van de stukken die eind deze week aan de raad aangeboden worden. Vreugdenhil vraagt naar Purchase to Pay (P2P) en de fout van 2,3 mln en naar de hoeveelheid SISA-regelingen? Van Gilst geeft in reactie aan dat, omdat het om een steekproef gaat, een deel van de fout geëxtrapoleerd wordt.

Voor wat betreft SISA merkt hij op dat het aantal regeling is gestegen van 17 (2 jaar geleden) naar 57 nu. De verantwoordingsprotocollen van het rijk volgen vaak heel laat. De verwachting is, dat het aantal voor controle 2022 nog iets kan toenemen. Er wordt door de gemeentelijke organisatie wel gekeken wat naar voren gehaald kan worden en hoe alles goed ingepland kan worden, maar in het algemeen kan wel geconcludeerd worden dat het toenemende aantal SISA-regelingen zorgt voor toenemende druk aan het einde van de controle. Goldstein geeft aanvullend aan dat er een “pushback” richting Den Haag moet plaatsvinden voor wat betreft het aantal SISA-regelingen. Voor wat betreft de afronding van de controle heet hij goede hoop dat dat deze week gaat lukken. Ondanks ziektegevallen i.v.m. Corona gaat de oplevering in goed overleg en zijn er geen grote golfbewegingen aan het einde van het controleproces. Van Gils geeft aanvullen op SISA aan dat het deels te maken heeft met de onvermijdelijkheid van de Corona-regelingen en nu bijvoorbeeld ook weer met regelingen inzake de opvang van vluchtelingen. De 2e kamer vindt het handig, maar in de systematiek is het inmiddels bijna onwerkbaar en daarom moet het terug gedrongen worden. Vanuit het Rijk komt de vraag om het snel te regelen, maar de controle-eisen komen vaak pas veel later.

Het Rijk zegt gaat u maar beginnen en later hoort u wel wat de regelgeving is. Snel, maar specifiek en eisen komt vaak pas later. Ga maar beginnen en later hoort u wel wat de regelgeving is. Lamers geeft aanvullend aan dat er ambtelijk op geanticipeerd wordt en dat er door Rotterdam ook vaak aan de voorkant meegekeken wordt en dat de gemeente aangesloten is om mee te praten over hoe je er voor zorgt dat het praktisch hanteerbaar en uitvoerbaar is, maar het tij is nog niet gekeerd. Van Gilst geeft tot slot nog aan dat de verwachting is, dat er vrijdag afgetekend kan worden. De digitale verklaring en de website worden maandag openbaar. 5. Overdrachtsdossier

Vreugdenhil geeft aan dat dit onderwerp ter bespreking op de agenda staat om informatie naar de nieuwe commissie over te dragen. In de COR-vergadering van 8 maart is het concept-overdrachtsdossier besproken. Dit dossier wordt nu

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 19 april 2022

overgedragen van “de oude” naar de nieuwe COR. Er zijn 3 stukken om te bespreken: (1) Het overdrachtsdossier van de accountant. Dit hebben de leden ook per mail ontvangen, omdat er in het raadsinformatiesysteem niet goed op doorgeklikt kon worden. Er wordt hiervoor nog naar een technische oplossing gezocht, zodat er alsnog in het raadsinformatiesysteem op het document doorgeklikt kan worden; (2) Een brief van de wethouder; (3) Het overdrachtsdossier van de “oude COR” Vreugdenhil vraagt allereerst de heer Goldstein om een toelichting te geven op het overdrachtsdossier van de accountant. Hij merkt vooraf op dat het een uitvoeriger document is dan in het verleden en dat hij het een goed document vindt, dat ook bij andere raadsleden (breder dan de COR) onder de aandacht gebracht moet worden. Goldstein geeft in reactie aan dat hij voor dit punt Koedijk het woord wil geven, omdat zij ook vooral met de nieuwe commissie/raad aan de slag zal gaan. Koedijk geeft aan dat ze het overdrachtsdocument niet per pagina gaat doorlopen, maar dat het bedoeld is als goede start voor de raad en de financiën. Ze wijst expliciet op de blogs/linkjes in het document, die geschreven zijn voor de raad. Ook wijst ze op het gesprek met Marjo Lamers en het bredere perspectief waarin gezichtsvelden en perspectieven van verschillende “stakeholders” aan bod komen.

Het is een handig document om extra onder de aandacht te brengen van raadsleden. Gerritsma wijst aanvullend op de themasessie, zoals genoemd op Pagina 17 van het document, bijvoorbeeld over de techniek van grondexploitaties of over de nieuwe omgevingswet. Hier zou PwC graag een bijdrage aan leveren om meer diepgang te geven aan discussies. Vreugdenhil merkt op dat dit mooi aansluit bij de permanente educatie van de raad. Hij vraagt vervolgens de wethouder om een toelichting te geven op zijn brief inzake de overdracht. Van Gils begint met enige reflectie op de achterliggende periode en de behoefte aan meer actualiteit gedurende het jaar. Op een paar terreinen is het goed gelukt om meer koppeling tussen beleid en inhoud aan te brengen, bv met (1) de actuelere informatie in de voortgangsrapportages (2) de investeringen en (3) de oplegger bij de P&C produceten. Wat moeilijk is, is dat dit soort dingen heel erg van de COR en de 2e en 3e lijn in de gemeentelijke organisatie blijft en minder van de 1e lijn, terwijl daar juist de verbeteringen te halen zijn. In de 1e lijn sneuvelt dit belang soms t.o.v. andere prioriteiten die er liggen. Ramingen aan de voorkant (1e lijn) zijn nog niet zorgvuldig genoeg.

Met het toegankelijk maken door middel van de oplegger is er volgens de wethouder minder aandacht gekomen voor de onderliggende stukken en voor kaderstelling en verantwoording, terwijl dat juist wel de momenten zijn dat het echt ergens over gaat. Hij adviseert de nieuwe commissie om goed na te denken over waar je je aandacht aan besteed en waar de meeste winst te behalen valt.

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 19 april 2022

Rozema vraagt (1) naar de optimale controleaanpak en de opmerking van de wethouder dat dit geen doel op zich is. Hij wil hierop graag meer duiding van de wethouder, want in de ogen van de COR is de optimale controleaanpak wel een doel. (2) Of de rechtmatigheidsverantwoording nu per 2022 of per 2023 zal ingaan? (3) De overgang naar 18 raadsprogramma’s. Van Gils geeft in reactie op de 1e vraag aan dat er geen verschil van mening is over rechtmatigheid en doelmatigheid. In de 1e lijn gaan dingen niet altijd goed. In het primair proces valt nog veel te verbeteren bij opzet van projecten en programma’s. Het besef moet verder toenemen in de ambtelijke top. First time right, aan de voorkant de dingen meteen goed doen in de 1 e lijn; daar moet nog meer aandacht voor komen en dit moet gemonitord worden. Als je daar nog verdere verbeteringen kunt realiseren, dan wordt het financieel beheer nog rustiger, voorspelbaarder en beter. Bij TOZO is dit bijvoorbeeld heel goed gegaan en dit heeft zich ook uitbetaald, in die zin dat er achteraf geen grote vraagstukken voor de controle waren en ook niet in de discussies met het rijk hierover. Lamers geeft in reactie op de derde vraag aan dat de oplegger de P&C cyclus toegankelijker maakt, maar het neemt wel deels de aandacht weg voor de onderliggende programma’s. De 18 programma’s moeten zorgen voor meer transparantie.

De doelenbomen worden herijkt, zodat de samenhang met de 18 programma’s beter wordt en de manier waarop de doelen uit die programma’s bereikt worden. Het is de bedoeling om vanaf begroting 23 met de nieuwe programma indeling te gaan werken. Rozema spreekt zijn angst uit voor verschraling van informatie Lamers merkt op dat de opmerkingen van de raadsleden meegenomen zijn/worden in de verdere uitwerking. Het doel is om meer transparantie in de samenhang te bereiken en meer overzicht te creëren, zodat het toegankelijker wordt voor meer raadsleden met helderder doelstellingen, zodat de controle ook makkelijker wordt. Van de oplegger wil ze het goede behouden en met de nieuwe programma indeling willen ze een kwaliteitsslag maken. Er is nog wel wat te doen. Voor wat betreft de taakvelden blijft de tekstuele informatie niet bestaan. Wel zijn de taakvelden als bijlage een verplicht onderdeel (cijfermatig). Wel is er een link tussen de programma’s en de taakvelden te maken. De vorm kan zo uitgebreid zijn als je zelf wilt. De indeling van de begroting is leidend voor alle P&C producten die daar achteraankomen. Van Gilst geeft in reactie op de tweede vraag aan dat de rechtmatigheidsverantwoording nog behandeld moet worden in 2e en 1e kamer. De ingang zal of met terugwerkende kracht naar 2022 zijn of per 1 januari 2023.

De gemeente bereid zicht voor op een ingangsdatum met terugwerkende kracht vanaf 2022. Vreugdenhil vraagt Rozema en Lansink – Bastemeijer om een toelichting te geven op het overdrachtsdossier van de COR. De griffier heeft ook nog een addendum op het stukje in het overdrachtsdossier dat gaat over SISA. Rozema geeft aan dat de opmerkingen uit de vorige vergadering goed verwerkt zijn. Doelmatigheid verdient meer aandacht. De COR heeft er de afgelopen periode veel werk naast gedaan; o.a. audit feyenoord-city. Modernisering P&Ccyclus en informatiepositie gemeenteraad op het gebied van P&C. Het verantwoordingsdebat is nu 2x gevoerd. Terugkijken loont en je kunt er van leren.

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 19 april 2022

Lansink-Bastemeijer wijst aanvullend op de faciliterende rol van de COR richting raad en kleinere raadsfracties. Leesbaar maken en houden van de P&C documenten vindt hij belangrijk. Hij is er terughoudend in om te denken dat raadsleden 1100 pagina’s gaan lezen. Een sterke COR kan een belangrijke bijdrage leveren aan het werk van de raad. De COR moet er voor oppassen om geen politiek voorwerk doen. De onafhankelijkheid van de COR is en blijft belangrijk. De COR is van toegevoegde waarde voor de Raad. Het gaat om heel veel geld dat er in de gemeente omgaat en voor de COR zijn “Dedicated” mensen nodig. Jongsma merkt op dat er in het overdrachtsdossier van de COR bij de SISAregelingen een fout staat. De passage “Dat er door de gemeentelijke organisatie beter op geanticipeerd moet worden zoals bijvoorbeeld door middel van het eerder vaststellen van de verantwoordingsprotocollen” is niet juist. Het verantwoordingsprotocol wordt NIET door gemeente vastgesteld maar door het Rijk. Rotterdam wordt bij nieuwe regelingen soms betrokken om mee te denken, maar het ministerie stelt vast en dat duurt vaak lang, soms tot in januari van het nieuwe jaar. De gemeente heeft daar zelf geen - of zeer beperkte - invloed op. Maassen vraagt naar (1) de audit Feyenoord-city en waarom hier door de vorige COR voor gekozen is. (2) de mogelijkheden voor de COR om onbeperkt audits te laten uitvoeren.

Rozema geeft in reactie aan dat Feyenoord-city over 2 raden heen ging. De COR wilde de informatievoorziening van de raad versterken door eenduidigheid in de cijfers te krijgen, zodat die niet ter discussie zouden staan en om eventuele ruis weg te nemen. Jongsma geeft in reactie op de mogelijkheid om audits door de COR uit te laten voeren het budgetrecht altijd van de raad is. De COR heeft wel altijd zelf een klein onderzoeksbudget gehad. 6. Planning Resterende PLANNING 2022 Dinsdag 19 april

19.00 – 21.00 uur

Dinsdag 17 mei

19.00 – 21.00 uur

Nog te bepalen Dinsdag 28 juni

19.00 – 21.00 uur

Dinsdag 20 september

19.00 – 21.00 uur

Dinsdag 15 november

19.00 – 21.00 uur

Dinsdag 13 december

19.00 – 21.00 uur

1e COR-vergadering in nieuwe samenstelling o.a. overdrachtsdossier o.a. - bespreking rapport van bevindingen accountant - bespreken jaarverslag rekenkamer Rotterdam (CRR) Hoorzittingen met wethouders in het kader van de jaarrekening 2021 o.a. Herziene startnotitie jaarrekeningcontrole 2022 Voorafgaand aan deze vergadering is er een sessie over de onderzoeksprogrammering Rekenkamer Rotterdam 2023 (stemkastsessie nieuwe stijl) Evaluatie stemkastsessie nieuwe stijl (CRR) Onderzoeksagenda 2023 Rekenkamer Rotterdam (CRR)

pagina 5

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 19 april 2022

8. Rondvraag en sluiting Vreugdenhil sluit om 20.10 uur de vergadering en vraagt de leden van de COR om nog even te blijven zitten.

pagina 6