[22bb003196] Collegebrief over Stand van zaken Online monitoring

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl E-mail: z.aslan1@rotterdam.nl Inlichtingen: Mw. Mr. Zozan Aslan Telefoon: 06-18293236

Aan de Gemeenteraad

Portefeuillehouder: A.H.P. van Gils Cluster: BCO Ons kenmerk: 22bb001460 Uw kenmerk: Datum: B&W 15 februari 2022 Verzonden: 20 april 2022 Betreft: Stand van zaken Online Monitoring

Onderwerp: Stand van zaken Online Monitoring Burgers Op welke gronden deze brief? / Waarom nu voorgelegd? Graag informeren wij u over de stand van zaken van online monitoring van burgers. In de raadsbrief van 7 juli 2021 (21bb9658) hebben wij toegezegd u te informeren over de resultaten en de voortgang over het onderzoek online monitoring. Zoals aangegeven in die raadsbrief hebben wij de concerndirecteur BCO de opdracht gegeven om een vijftal vervolgopdrachten uit te voeren. In deze brief treft u aan hoe deze vervolgopdrachten zijn uitgevoerd. Relatie met eerder gedane toezegging:  Raadsbrief Het online monitoren van burgers, 21bb9658 Opdracht 1. Onderzoek of en zo ja onder welke condities, gebruik gemaakt mag worden van fictieve en privé-accounts. Voor dit onderzoek is een werkgroep ‘Online Monitoring’ samengesteld met juridisch adviseurs van Juridische Diensten (JD), Privacy Officer BCO en de Concern Privacy Officer (CPO). Deze werkgroep zoekt ook actief de afstemming met de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Er is een voorlopige juridische richtlijn opgesteld voor de inzet van online monitoring die inzicht geeft in wat online monitoring voor onze manier van werken betekent en wat juridisch wel en niet is toegestaan. Deze voorlopige richtlijn is op 15 februari 2022 vastgesteld in het college. Wij hebben bewust gekozen voor een voorlopige richtlijn.

De uit te voeren onderzoeken kunnen leiden tot andere inzichten en aanscherpingen. Daarnaast zijn ook het ministerie van BZK en de VNG op dit moment bezig met dit onderwerp. De inzichten die daar vandaan komen kunnen vanzelfsprekend ook van invloed zijn op de definitief vast te stellen richtlijn. In de voorlopige richtlijn wordt ook een advies gegeven over de inzet van fictieve en privéaccounts. De conclusie is dat er geen wettelijke grondslag is op grond waarvan de gemeente met fictieve en privé-accounts online onderzoek mag verrichten. Wij hebben daarom de opdracht gegeven om te stoppen met het gebruik van fictieve en privé-accounts. Ook als het gaat om de inzet van dergelijke accounts bij online monitoring in de domeinen waar online monitoring wel een wettelijke grondslag kent (zie toelichting bij opdracht 3).

Blad:

2/3

Opdracht 2. Laat een juridische check uitvoeren op de online onderzoeksactiviteiten die genoemd zijn in deze quick scan. In de afgelopen periode is bij de in de quick scan genoemde afdelingen (1 afdeling bij het cluster Werk & Inkomen en 1 afdeling bij de directie Veilig) een toets uitgevoerd en daar zijn geen onregelmatigheden vastgesteld. Na afstemming met Concern Auditing is gebleken dat bij nog 12 afdelingen binnen het concern een toets noodzakelijk is. Deze screening is inmiddels afgerond. De voorlopige richtlijn wordt aan de hand van de resultaten uit de onderzoeken waar nodig verder aangescherpt. Wij hebben opdracht gegeven om te stoppen met de inzet van online monitoring die niet berust op een wettelijke grondslag en waar nog geen toetsing heeft plaatsgevonden. Als online monitoring wordt overwogen dan is een advies over de toelaatbarheid noodzakelijk. Opdracht 3. Stel een duidelijk, juridisch goed onderbouwd beleidskader op, zowel concernbreed als specifiek voor de processen waar gegevens over burgers online worden verzameld. Hierin wordt ook aandacht besteed aan de ethische afweging (wat willen we wel/niet) en de condities (o.a. het vastleggen van gegevens in het kader van de AVG) (gereed: Q1 2022).

Overheidshandelen moet berusten op een wettelijke regeling en dus ook de inzet van online monitoring (door de gemeente) moet berusten op een wettelijke grondslag (Online) participatie met burgers is mogelijk als het op de juiste wijze gebeurt, met juiste middelen en binnen de wettelijke kaders. Het moet voor burgers ook duidelijk zijn dat er namens de gemeente wordt gehandeld. In de voorlopige juridische richtlijn en de daarbij horende beslisboom is opgenomen wanneer en onder welke voorwaarden de inzet van online monitoring is toegestaan en wanneer niet. In de voorlopige juridische richtlijn zijn drie domeinen uitgewerkt waarbinnen online monitoring rechtmatig kan plaatsvinden: 1. Online monitoring in het kader van openbare orde en veiligheid; 2. Online monitoring in het kader toezicht en handhaving op grond van de participatiewet; en 3. Webcare (het online monitoren op sociale media of via websites in het algemeen). Ook buiten deze domeinen is de inzet van online monitoring mogelijk mits daarvoor een wettelijke grondslag is en wordt voldaan aan alle voorwaarden die zijn beschreven in de voorlopige richtlijn. De genoemde drie domeinen zijn dus niet limitatief. Naast het onder Opdracht (2) genoemde advies dient de verwerking van persoonsgegevens in het kader van online monitoring natuurlijk ook te voldoen aan de privacywetgeving.

Blad:

3/3

Opdracht 4. Vertaal het beleidskader in concrete handvatten voor het maken van een afweging (wat mag wel/niet en onder welke voorwaarden). De genoemde beslisboom voor online monitoring maakt het gemeentelijke afdelingen of clusters mogelijk om, in overleg met de juristen en Privacy Officers de voorlopige richtlijn toe te passen en afwegingen te maken bij de inzet van online monitoring. In de volgende fase zullen eventuele aan beleid gerelateerde afwegingen en maatwerkkeuzes (financieel, ethisch, technisch of politiek) verder worden uitgewerkt. Dit kan dan leiden tot aanscherping en aanpassing van de richtlijn zoals deze nu is opgesteld. Opdracht 5. Vergroot de bewustwording in de organisatie van het belang van de juiste toepassing van online onderzoek (vanaf Q2 2022). Het is aan de leidinggevenden, (juridische) adviseurs, betrokken privacy officers, de CPO en de FG om toe te zien dat medewerkers op de juiste manier gebruik maken van online monitoring. Hiervoor wordt concernbrede communicatie opgezet. We gaan er vanuit u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en stellen voor om toezegging 21bb9658 als afgedaan te beschouwen.

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De secretaris,

De burgemeester,

V.J.M. Roozen

A. Aboutaleb