[22bb003064] Verslag vergadering COR 080322 tbv COR 190422

Agendapunt 3

22bb003064

Commissie tot Onderzoek van de Rekening Verslag van de overlegvergadering van 8 maart 2022 - Aanvang: 19.00 uur (Raadzaal) De vergadering is per agendapunt en per spreker terug te kijken via het raadsinformatiesysteem via deze link. Aanwezige COR-leden Commissiegriffier Overige aanwezigen

Afwezig (met kennisgeving)

Rozema, Koster, Postma, Lansink-Bastemeijer, Tak (voorzitter) Jongsma Goldstein en Gerritsma (PwC), van Gilst (Financial Audit), Van Gils (wethouder), Lamers (concerncontroller) Koster

1. Opening en mededelingen Tak heet iedereen welkom. Ook de kijkers thuis. Dit is de laatste vergadering van deze commissie in deze samenstelling. De nieuwe leden van deze commissie worden tijdens de installatievergadering van de nieuwe gemeenteraad op 30 maart benoemd en op 19 april zal de eerste vergadering van de commissie in nieuwe samenstelling zijn. Tak meldt dat de heer Koster vanavond wegens andere verplichtingen verhinderd is. Hij vraagt de COR-leden en de accountant na afloop van deze vergadering om nog even te blijven zitten om een punt te bespreken buiten de orde van deze vergadering. 2. Vaststelling agenda Tak vraagt of er iemand iets over de vaststelling van de agenda heeft? De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststellen verslag 25 januari 2022 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. 4e voortgangsrapportage jaarrekeningcontrole 2021 Bij de voortgang wordt de actuele stand van de controle besproken. Tak geeft eerst het woord aan de heer van Gilst en daarna aan de heer Gerritsma om een toelichting te geven. Van Gilst geeft aan dat de voortgangsrapportage de peildatum 22 februari 2022 betreft. De fout bij het proces Purchase to Pay (P2P) van 2,3 mln. is niet herstelbaar. De fout bij (Europees) aanbesteden is ca 6,1 mln en die is aanzienlijk lager dan de afgelopen jaren. De achterliggende jaren zijn diverse verbetertrajecten (o.a.

het nieuwe contractenregister en oude contracten waarin fouten zaten die eruit lopen) op advies van de accountant en de COR ingezet, wat zijn vruchten beging af te werpen. De verklaring is (nog) niet in het geding. Gerritsma geeft aanvullend aan dat de bevindingen van PwC aansluiten op de bevindingen van FA. Het grootste risico (met name voor wat betreft de doorlooptijd) zijn de SISA-regelingen, maar de controle hiervan is goed ingepland. Postma heeft 2 vragen. Hij vraagt wat de nieuwe inzichten zijn voor wat betreft SISA sinds de vorige vergadering van 25 januari en de risico’s voor de doorlooptijd van deze

pagina 1

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 8 maart 2022

controles? Daarnaast vraagt hij voor wat betreft aanbesteden of de 6,1 mln. het eindbedrag is? Tak vraagt aanvullend op de vraag van Postma over de SISA-regelingen naar de recente regelingen en of dit het ingewikkeld maakt? Rozema vraagt aanvullend hoe we beter kunnen anticiperen op het toenemende aantal SISA-regelingen; “Het aantal regelingen is de afgelopen jaren verdriedubbeld”. Van Gilst geeft in relatie tot het toegenomen aantal SISA-regelingen aan, dat een aantal verantwoordingsprotocollen pas laat is vastgesteld en dit maakt het inderdaad ingewikkeld en moeilijk planbaar. Hij hoopt dat het volgend jaar in ieder geval minder kwetsbaar zal zijn bij de doorlopende regelingen. Wel voorziet hij dat er in controlejaar 2022 mogelijk nog meer SISA-regelingen zullen zijn. Hier wordt rekening mee gehouden in de planning. Dit moet ingepast worden in de totale planning. Lansink-Bastemeijer vraagt waar de hulp aan de lijn uit bestaat? Van Gilst geeft aan dat er hulp geboden wordt, maar dat de lijn verantwoordelijk blijft om daarmee ook de onafhankelijkheid van FA te blijven borgen. Verder wordt er intern geschoven met de capaciteit binnen FA. Van Gilst geeft voor wat betreft aanbesteden aan, dat dit inclusief Europees aanbesteden is. De analyse van de fout van 6,1 mln moet nog door de lijn gemaakt worden.

Het actief sturen op aanbesteden en de introductie van het contractenregister heeft actief bijgedragen aan de steeds verdere verlaging van de fout in de achterliggende jaren. Ook de historische fouten worden steeds lager. Gerritsma geeft aanvullend in relatie tot SISA aan dat de trend is dat er steeds meer specifieke uitkeringen komen, daarbij is de afhankelijkheid van derden beperkt. Tak stelt vast dat SISA meer – en complexer wordt. Wethouder Van Gils geeft aan dat de VNG en hij met het rijk hierover in de slag zijn. Het lijkt soms wel bij SISA alsof de gemeente een uitvoeringskantoor van het rijk is. 23 maart is een gesprek met het Rijk hierover (Aantal SISA-regelingen). 5. Opvolging aanbevelingen Accountant & COR In het overzicht voortgang opvolging aanbevelingen COR en accountant staat aangegeven welke aanbevelingen zijn afgedaan of onderhanden zijn. Per aanbeveling is een planning voor het opvolgen van deze aanbeveling opgenomen, alsmede een nadere toelichting op de status. Van Gilst geeft aan dat deze rapportage 2x per jaar verschijnt, in het voorjaar en in het najaar. 1 februari is de peildatum van het overzicht. Er zijn 4 nieuwe aanbevelingen en 7 aanbevelingen zijn volledig afgerond. Hij stelt voor om niet iedere aanbeveling langs te lopen, maar dit te doen aan de hand van de vragen die er zijn. Rozema vraagt naar de aanbeveling Privacy / IT-general controls.

De motie is nog niet afgedaan. De afdoening komt, maar hij vindt het prematuur om de aanbeveling nu al af te doen. Wethouder van Gils geeft in reactie aan dat het streven is om de betreffende motie nog door het huidige college af te laten doen. Postma vraagt naar de stand van zaken doorontwikkeling stuurinformatie? Wethouder van Gils geeft aan dat het doel is om inhoud en geld steeds beter aan elkaar te koppelen. Bij de opleggers heeft hij een dubbel gevoel. Ze zijn mooi en toegankelijkheid, maar de bespreking is zijns inziens tegelijkertijd minder geworden en dat is volgens hem

pagina 2

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 8 maart 2022

niet de bedoeling. Het begint met goed management sturing (1e lijn) en toegankelijk maken; 1. Targets definiëren, 2. Levendig maken en 3. Met meer actualiteit en referentie. Dit is aan zijn opvolger, maar hij zou dit preciezer willen doen (in overleg met de COR). Tak geeft aanvullend aan dat het goed zou zijn om de targets af te stemmen op data die al beschikbaar is. Postma is van mening dat het nieuwe college de ruimte gegeven moet worden voor de (nieuwe) targets. Hij vindt vooral belangrijk dat de relatie tussen doel en middelen (geld) duidelijker wordt in de P&C-documenten. De data dienen ook eenduidig te zijn, zodat er een zakelijker en beter politiek debat gevoerd kan worden. Hij wil graag horen hoe hierover aan de nieuwe COR gerapporteerd gaat worden. Hij is van mening dat de nieuwe COR hier snel op aangehaakt moet worden. Het is wat hem betreft een opdracht voor de nieuwe COR om de relatie tussen doel en middelen duidelijker en beter te krijgen. 6. Concept-overdrachtsdossier Dit onderwerp staat ter bespreking op de agenda om informatie naar de nieuwe commissie over te dragen. De nieuwe commissie wordt 30 maart geïnstalleerd en de overdrachtsvergadering is 19 april. Commissieleden kunnen belangrijke aandachtspunten meegeven. Daarnaast zullen accountant en wethouder/organisatie in deze vergadering aangeven wat zij belangrijk vinden voor de overdracht.

Dit zal richting 19 april ook nog schriftelijk bij de griffier aangeleverd worden. Tak stelt voor om eerst de accountant het woord te geven, daarna de wethouder/ organisatie en daarna de leden van de commissie. Goldstein vindt het al een goed stuk. De rol van de COR bij het warmtebedrijf en feyenoord-city was in de afgelopen periode belangrijk om dat ook a-politiek te kunnen doen. Hij is er voorstander van dat de COR dit blijft doen. Wat hij verder belangrijk is, is een lange termijnvisie van de COR; een stip op de horizon. Dit verhoogt de relevantie van de COR. Hij wijst erop dat de nieuwe accountant (zijn opvolger) een hele cyclus aan opleiding heeft (permanente educatie) – a-politiek. Tak vraagt in relatie tot de opmerking van Goldstein of het mogelijk is om nog een vergelijking te krijgen tussen 2018 en hoe we er nu voorstaan in 2022. Wethouder Van Gilst geeft aan dat het belangrijk is om de definiëring van “sustainable development” goals aan de voorkant te doen. Hij vindt het belangrijk dat er een COR komt met aanzien. “De verantwoording van een kleine 4 miljard is de moeite waard”. Lamers vindt het belangrijk om in meerdere sessies de COR mee te nemen in wat de organisatie aan het doen is. Zij wil de focus op de interne beheersing verbeteren. Ook de rechtmatigheidsverantwoording is en blijft een belangrijk aandachtspunt.

Lansink-Bastemeijer vindt het belangrijk om bij opdrachten van de raad beter duidelijk te maken wat de COR aan het doen is; concreet informeren en misschien in sommige gevallen zelfs de raad een besluit laten nemen. Daarnaast vindt hij dat de COR systematischer onderdeel van de vakinhoudelijke commissies moet worden. Daarnaast merkt hij op dat de COR niet heel veel is getraind. Hij vraagt om te zorgen voor goede opleiding om de commissie daarmee te wapenen en om de eigenstandige kennis te vergroten. Hij ziet het meeste in klassiek trainen en om dit (grotendeels) zelf te organiseren; zoals bij gepraat worden over belangrijke wijzigingen in het bbv of onderwerpen die belangrijk zijn voor de controle of de interne beheersing.

pagina 3

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 8 maart 2022

Voor wat betreft meedenken over targets vindt hij de je moet uitkijken om onderdeel te worden van de “target discussie”. Dit is kwetsbaar. Pas op wat je representeert. Wat is het signaal dat je afgeeft? Wel zou kaders – of een kwaliteitsstandaard mee kunnen geven. Postma vindt een gedegen (financieel) inwerkprogramma noodzakelijk. Hij doelt daarmee ook op de financiële geletterdheid van de gemeenteraad in brede zin. Hierbij moet uitgekeken worden dat het niet verdwijnt in de grote informatiebulk. Hij pleit voor een continue (financieel) opleidingsprogramma, waarbij ook de financieel woordvoerders betrokken worden. Wel heeft hij zelf gezocht naar de verhouding tussen zijn rol als lid van de COR en het financieel woordvoerderschap in de fractie. Hij geeft dit mee als aandachtspunt voor de nieuwe COR-leden om daar van tevoren goed over na te denken. Postma vindt de eigen onderzoeksfunctie een spannende. Hij zou de commissie in nieuwe samenstelling aanbevelen om dit vaker te doen, met name bij grote projecten. Je moet als commissie wel goed nadenken hoe je je onderzoeksvraag afbakent en hoe je de raad informeert, maar het kan waardevol zijn voor de raad en de informatiepositie van de raad. Hij vindt het een goed idee om de rekenkamer dichter bij de COR te halen. Zo zouden bijvoorbeeld de onderzoeksopzetten in de COR aan de orde kunnen komen.

Tot slot merkt hij op dat er in het verleden ook Pilots met de methode Duisenberg gedaan zijn. Hij pleit niet per se voor deze methode, maar hij vindt het wel goed om eens een concreet dossier aan te pakken waar onduidelijkheid over bestaat. Door de onderzoeksfunctie te vergroten vergroot je de relevantie van de commissie. Rozema vindt dat het onderwerp doelmatigheid ondergesneeuwd is geraakt. Hij vindt het zonde als doelmatigheid niet meer bekeken wordt. Hij zou de nieuwe commissie adviseren om een keer een onderdeel van de begroting helemaal uit te pluizen. Opdrachten die de COR namens de raad uitvoert zou je door de raad moeten laten vaststellen (als hamerstuk), zodat daar achteraf geen discussie over kan ontstaan. Voor wat betreft verdere aandachtspunten zou hij de omgevingswet toevoegen. Het gaat dan met name over operationele risico’s in de bedrijfsvoering (getrouwheid – en rechtmatigheidsaspecten), zoals bijvoorbeeld de introductie van een nieuw IT-systeem dat geïmplementeerd moet worden en wat kan leiden tot fouten. Lansink – Bastemeijer vindt dat de COR een baken van kwaliteit moet zijn, zeker naarmate fracties kleiner worden. Kleine fracties moeten kunnen leunen op een kwalitatief goede – onafhankelijke analyse. Hij geeft de commissie in nieuwe samenstelling in overweging om een onafhankelijk lid met kennis toe te voegen.

Voor wat betreft de onderzoeksfunctie van de COR is hij van mening dat de kwaliteit geborgd moet worden. In het overdrachtsdossier ziet hij ook nog graag de “lessons learned” van feyenoord-city opgenomen. Als je als commissie een onderzoek doet moeten overige raadsleden begrijpen wat de rol van de COR is en wat ze aan de COR hebben opgedragen. Tot slot wijst het nog op het belang van digitalisering en kwaliteit van data. Tak vraagt de griffier om e.e.a. te verwerken in het overdrachtsdossier. 7. Planning PLANNING 2022 Woensdag 16 maart Dinsdag 19 april Dinsdag 17 mei

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

GEMEENTERAADSVERKIEZINGEN COR-vergadering o.a. overdrachtsvergadering o.a. bespreking rapport van bevindingen accountant

pagina 4

Verslag Commissie Onderzoek van de Rekening Vergadering d.d. 8 maart 2022

Dinsdag 28 juni Dinsdag 20 september

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

Dinsdag 15 november Dinsdag 13 december

19.00 – 21.00 uur 19.00 – 21.00 uur

o.a. bespreking jaarverslag rekenkamer Rotterdam Voorafgaand aan deze vergadering is er een sessie over de onderzoeksprogrammering Rekenkamer Rotterdam 2023

8. Rondvraag en sluiting Als er niemand iets heeft voor de rondvraag, dan sluit ik de vergadering en wil ik de accountant en de leden van de commissie verzoeken om nog even te blijven zitten. Postma geeft aan De planning stond niet bij agendapunt 7. Dit wordt nog aangepast door de griffie. Tak bedankt iedereen voor de samenwerking in de achterliggende jaren. Hij sluit om 20.27 uur de openbare vergadering.

pagina 5