[22bb003042] Wethoudersbrief Van Gils over Overdrachtsdossier Gemeente voor de nieuwe COR

Mr. A.H.P. van Gils Wethouder Financiën, Organisatie, Haven en Grote Projecten

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam

Aan: De Commissie tot Onderzoek van de Rekening

Website: www.rotterdam.nl E-mail: bbo@rotterdam.nl Inlichtingen: R.P.A. Janssen Telefoon: 06 - 1869 5820 Cluster: directie Middelen en Control Ons kenmerk: 22bb003042 Uw kenmerk: Datum: 12 april 2022 Betreft: Overdrachtsdossier Gemeente voor de nieuwe COR

Geachte leden van de commissie, Tijdens de COR vergadering van 25 januari 2022 heeft u gevraagd om input vanuit de gemeentelijke organisatie voor het overdrachtsdocument naar de nieuwe COR. In lijn met deze uitgangspunten bied ik u een overzicht op hoofdlijnen van de aandachtspunten en lopende ontwikkelingen. Daarnaast zijn er zaken binnen de ambtelijke organisatie waar stappen gezet zijn maar waar wordt gewerkt aan verdere verbetering en doorontwikkeling. Ik geef in overweging aan de COR deze onderwerpen de komende periode extra aandacht te geven. Dit betreffen onder andere: Algemeen beeld: • Afgelopen jaren stappen gezet om de interne beheersing te verbeteren. • Bij de financieel kritieke processen is de basis grotendeels op orde. De ontwikkelpunten worden onder andere besproken bij de managementmeetings en benoemd in de voortgangsrapportage. • In de afgelopen periode hebben concerncontrol en Financial Audit, samen met de externe accountant gezamenlijk stappen gezet in een effectief controleproces van de jaarstukken. Het eigenaarschap ten aanzien van financiën in het algemeen en controle in het bijzonder bij de eerste lijn is weerbarstig, dat zie je o.a. bij het proces ‘Opvolging aanbevelingen COR en accountant’.

Hier is in de afgelopen periode effort in gestoken, door de lijn continu te betrekken bij het controleproces en bijvoorbeeld al vroegtijdig voor afloop van het lopende jaar aandachtspunten ten behoeve van de controle in beeld te brengen en de eerste lijn in stelling te zetten om actie te ondernemen. In de interne cyclus komt dit terug. Ook door een diepgaander traject in samenwerking tussen de externe accountant, financial audit, concerncontrol en de lijn zijn acties afgesproken, waarbij de lijnverantwoordelijkheid en escalatie sterker verankerd wordt. De komende periode vraagt dit blijvende aandacht. • Doorontwikkeling van controleaanpak en jaarrekeningproces waarbij versnelling geen doel op zich is. • Afhankelijkheid rijk t.a.v. beleid SiSa regelingen. • Samen het gesprek voeren over thema’s, risico’s en ontwikkelingen en de opvolging van aanbevelingen.

Blad:

2/3

•

Aanbod: technische sessies samen met PwC over proces jaarstukken inclusief controle door FA/PwC. Sessie bij aanvang nieuwe COR en op logische momenten in de P&C cyclus (bijv. bij de Voorjaarsnota, Begroting of Jaarstukken)

Ontwikkeling controleaanpak: • Ambitie om door te groeien naar optimale controle aanpak maar is geen doel op zich, maar middel om zo transparant mogelijk te verantwoorden. • Blijvend verbeteren interne beheersing in de 1e lijn. Dit kan bijdragen aan bereiken optimale controleaanpak. • Bij vernieuwing systemen in het primaire proces direct aandacht voor ITGC/ application controls • Komende periode inzet IT tools in doorontwikkeling audit (o.a. data analyse, GRC tooling). • Bij herziene startnotitie 2022 herijking (optimale) controleaanpak met proceseigenaren • FA en PwC bepalen de controleaanpak. • De ‘three lines of defense’ kunnen in het controleproces nog scherper worden neergezet. Naast FA en PWC kan de Rekenkamer hierin wellicht ook een steviger rol pakken. Het gesprek met de Rekenkamer wordt ambtelijk in toenemende mate gevoerd. Met name waar het gaat om onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid. Dit zal zich de komende periode verder ontwikkelen, maar ook het aspect van doelmatigheid kan wellicht aandachtspunt zijn van de raad.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording: • Besluit door de Tweede en Eerste kamer moet nog genomen worden. De behandeling in de Tweede kamer is enkele keren uitgesteld waardoor er steeds meer twijfel is of deze met terugwerkende kracht per 1 januari 2022 kan worden ingevoerd. • College legt verantwoording af over rechtmatig handelen middels een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. • Leidt tot verandering rol financial audit, PwC en de COR • Middel om eigenaarschap van de eerste lijn te verhogen. Doorontwikkeling P&C: Er zijn in de afgelopen periode slagen gemaakt om overzichtelijkere en beleidsrijkere Planning & Control producten te ontwikkelen met o.a. de oplegger/voortgang bij ieder PenC-stuk. De opleggers geven een samengevat en integraal beeld van ontwikkelingen en een korte duiding op de verschillende programma’s. Deze opleggers werden door de raad als waardevol gezien. Bovendien ziet de rekenkamer de oplegger als een integrale verantwoording van het collegebeleid en de targets. Tegelijkertijd leidde deze producten ertoe dat er minder aandacht was voor de PenC-producten als geheel. Dit kwam bijvoorbeeld tot uitdrukking tijdens commissievergaderingen. De PenC-stukken worden nog steeds als te omvangrijk ervaren.

Thans worden stappen gezet om de PenCproducten te herijken om met ingang van de tweede herziening 2022/ begroting 2023 met een nieuwe opzet te gaan werken. Door de PenC-producten niet meer op taakvelden in te richten, maar op basis van programma’s met als doel meer inzicht te geven op de hoofdlijnen van de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen. Binnenkort ontvangt de raad een voorstel voor een nieuwe programma’s. De doelenbomen per programma worden herijkt en onderdeel van de begroting 2023. Aandacht van de COR voor deze doorontwikkeling is op zijn plaats.

Blad:

3/3

Hieronder staan enkele lopende initiatieven: 1. Verbeteren P&C: Voor de nieuwe collegeperiode werken met een nieuwe begroting, de begroting 2023 is: • Overzichtelijker: van 75 taakvelden naar 18 programma’s. • De programma's worden ter definitieve vaststelling op 2 juni 2022 aangeboden aan (het nieuwe college en) de nieuwe raad, en van tevoren geagendeerd voor de COR. • Beleidsinhoudelijker: herijking doelenbomen per programma waar mogelijk aansluitend op Sustainable Development Goals (SDG’s). 2. Doorontwikkeling Stuurinformatie: • Ter ondersteuning van management ontwikkelen Concerndashboard (dynamische informatie) en een UVR app* (voortgangsrapportages t/m de maand) o.b.v. data die wordt ontsloten uit het Datawarehouse. • Komen tot één set van indicatoren voor sturing door raad, college en organisatie; voor bedrijfsvoering en beleid. • Aansluitend hierop samen met het nieuwe college komen tot een set van ongeveer 15 representatieve collegetargets die betrouwbaar en controleerbaar worden gemeten Indien gewenst kan ik hier tijdens de eerste COR vergadering met de nieuwe COR leden op 19 april 2022 een mondelinge toelichting bij geven.

Met vriendelijke groet,

mr. A.H.P. van Gils Wethouder Financiën, Organisatie, Haven en Grote Projecten