Document · PDF

[22bb002920] Brief van PWC over Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Commissie tot Onderzoek van de Rekening 19 april 2022, gemeente RotterdamBij agendapunt: Overdrachtsdossier5.782 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus

Morgen maak je samen

De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Overdrachtsdocument nieuwe raadsleden

0II

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Morgen maak je samen

Planning-en-controlcyclus

Geacht raadslid,

De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Allereerst van harte gefeliciteerd met uw benoeming als raadslid! Als gekozen volksvertegenwoordiger vervult u een belangrijke rol in de lokale democratie. De komende tijd zal u door de griffie een inwerkprogramma worden aangeboden om u te verdiepen in uw rol en de instrumenten die u als lid van de hebt. Vanuit uw controlerende rol is de accountant een van uw instrumenten. Jaarlijks controleren wij, als uw externe accountant, de verantwoording die het college van burgemeester en wethouders aflegt over het gevoerde beleid en de financiën: de jaarrekening. Wij zijn door de gemeenteraad benoemd en daarmee ook accountant van en voor de raad. Vanuit die rol heeft de commissiegriffier van de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) ons gevraagd dit document samen te stellen.

Dit overdrachtsdocument heeft tot doel om u: •

in positie te brengen om uw rol als raadslid goed te kunnen vervullen bij het vaststellen van de jaarrekening 2021, dat in mei op de agenda staat;

•

een naslagwerk voor latere momenten te verstrekken.

Wij hebben in dit overdrachtsdocument en onze introductie alleen de belangrijkste boodschappen opgenomen. Graag zijn wij bereid om een nadere toelichting te geven, dan wel op onderdelen verdieping aan te brengen. Mocht u hier behoefte aan hebben, dan kunt u dit bij de griffier aangeven. Voor nu wensen wij u, namens het volledige team van PwC voor de gemeente Rotterdam, vooral veel plezier met het vervullen van uw rol als volksvertegenwoordiger!

Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Richard Goldstein Martine Koedijk Anton Eelco Gerritsma partner partner senior director PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Onze rol als uw accountant Vragen voor de accountant Producten van de accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Uw accountant Wat is de rol van uw accountant in het controleren van de jaarrekening? Met welke vragen kunt u bij uw accountant terecht?

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Onze rol als uw accountant Vragen voor de accountant Producten van de accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen

Onze rol als uw accountant Uw rol bij de vaststelling van de jaarrekening Als raadslid hebt u een mooie en eervolle post. Cruciaal voor het functioneren van ons democratische stelsel. Vanuit uw controlerende rol, staat jaarlijks de vaststelling van de jaarrekening op de raadsagenda. Wij, als uw externe accountant, ondersteunen u in uw controlerende rol en zorgen ervoor dat u zich daarbij vooral kunt richten op de (beleids)inhoud. De beelden die wij opdoen en opgedaan hebben bij gemeente Rotterdam delen we graag met de raad/COR, waardoor u uw werk beter kunt doen. Bent u al voorbereid op de jaarrekening? Bekijk hiernaast de ‘Factchecker voor de raad’. Bijdragen aan het vertrouwen

PwC-team Inhoudsopgave

Accountants zijn niet alleen ‘factcheckers’ voor de raad. Vertrouwen verbindt (lokale) overheden, bedrijven, organisaties en inwoners. Maar vertrouwen is niet te koop. Het wordt verdiend met elke interactie in relaties en door te werken aan oplossingen. “Zekerheid geven bij de jaarrekening is de kern van het werk van accountants”, stelt Martine Koedijk. “Zodat raadsleden, inwoners en andere belanghebbenden erop kunnen vertrouwen dat de cijfers kloppen. Om decharge te kunnen verlenen, om te kunnen beoordelen wat is gerealiseerd en wat niet, om bij te kunnen sturen”. Het is te mager om bij de bijdrage van accountants aan het vertrouwen alleen te wijzen op de controleverklaring. Naast de rol van factchecker voor de gemeenteraad, adviseren accountants vanuit hun onafhankelijke rol ook over de kwaliteit van de interne beheersing en de kwaliteit van de verslaggeving. “Daarmee brengen accountants de raad ‘in positie’ op hun kaderstellende en controlerende taak”. Lees verder in het blog van Martine Koedijk.

Podcastserie Breed perspectief op lokale overheden Lokale overheden hebben een fundamentele rol rond maatschappelijke thema’s die ertoe doen. Denk aan de woningcrisis, de energietransitie, de jeugdzorg, maar ook de uitvoering van specifieke regelingen. Dit vraagt veel van de organisatie en de processen. Lokale overheden willen belangrijke ambities en doelstellingen realiseren en tegelijkertijd voorkomen dat overheidsgeld op een niet-doelmatige manier wordt ingezet. Het college en de raad hebben behoefte aan helderheid en houvast. Goede interne beheersing, verslaggeving en controle zijn daarbij cruciaal. In onze podcastserie bespreken wij samen met diverse stakeholders (waaronder ook Rotterdammers), vanuit hun eigen perspectief diverse thema’s: • • •

Aflevering 1: Belang van interne beheersing (met Marjo Lamers) Aflevering 2: Kwaliteit van de verantwoording Aflevering 3: Kwaliteit van de accountantscontrole (met Dennis Tak)

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Waar kunt u met uw vragen terecht? Met welke vragen kunt u bij ons terecht? Vanuit onze rol als accountant, ondersteunen wij gemeenteraden. Lees ons antwoord op de vier meest gestelde vragen over het werk van de accountant. Daarnaast hebben wij expertise op vele gebieden. Hebt u een vraag die wij vanuit onze natuurlijke adviesfunctie kunnen beantwoorden, of een andere vraag, neemt u dan via de griffie contact met ons op.

Hieronder hebben wij handige links verzameld die snel achtergrondinformatie kunnen geven over relevante onderwerpen gericht op gemeentefinanciën: •

Dashboard gemeentelijke begroting kengetallen

•

Dashboard waarstaatjegemeente.nl

•

Onlinemagazine binnenlandsbestuur

•

PwC-sectorpagina lokale overheid

•

Benchmark gemeenten 2022

•

Kennisinstituut coelo

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Onze rol als uw accountant

Producten van de accountant Als accountant ondersteunen wij u in uw kaderstellende en controlerende rol

Vragen voor de accountant Producten van de accountant Planning-en-controlcyclus

Dit doen wij als volgt:

De producten van de accountantscontrole

Ondersteuning in uw kaderstellende rol

Gedurende de controle ontvangt u de volgende producten van uw accountant

•

Op uw verzoek vanuit onze financiële kennis meelezen in kaderstellende (financiële) documenten (nota’s, verordeningen enz.).

Inhoud

•

Aanvullend verdiepende workshops (‘deep dives’) op een inhoudelijk thema om u daarmee te ondersteunen duidelijke, uitvoerbare en controleerbare kaders te stellen.

Product accountantscontrole Startnotitie

Gezamenlijk product van de organisatie, FA en PwC waarin uitgangspunten en hoofdlijnen van de controleaanpak, werkafspraken en planning zijn opgenomen

Auditplan

Bijlage bij de startnotitie waarin risicoanalyse, inschatting frauderisico’s en controleaanpak van de externe accountant verder zijn uitgewerkt

Voortgangsrapportages

Samen met FA rapporteren wij periodiek de voortgang van de controle t.o.v. de planning en belangrijke tussentijdse bevindingen aan de COR.

Board letter

Samenvatting van de bestuurlijk relevante punten uit het eerste deel van de controle dat vooral gericht is op de interne beheersing – gericht aan de gemeenteraad

Accountantsverslag

Bevindingen en adviezen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole – gericht aan de gemeenteraad

Controleverklaring

Ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van uw jaarrekening.

De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen

Ondersteuning in uw controlerende rol PwC-team Inhoudsopgave

•

Controleren van uw jaarstukken.

•

Adviezen op het gebied van interne beheersing en financiële beheersing naar aanleiding van de controle.

•

U kunt jaarlijks speerpunten meegeven voor de controle van de jaarrekening.

•

Via de producten van onze controle (zie hiernaast).

Vooral de startnotitie is waardevol gebleken om de verwachtingen tussen organisatie, opdrachtgever (lees: raad/COR) en accountant goed op elkaar aan te laten sluiten en de kaders voor dat jaar te formuleren. Wij adviseren om dit stuk vooral te behouden en waar nodig nog te verdiepen.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus Inrichting P&C De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Planning-en-controlcyclus Op basis van de jaarrekening legt het college verantwoording af over de realisatie van het beleid en de financiën over het boekjaar

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Inrichting van de planning-en-controlcyclus

Planning-en-controlcyclus Inrichting P&C De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

De gemeenteraad stelt jaarlijks in de kadernota op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en de financiële kaders vast die vervolgens worden uitgewerkt in de begroting. Het politieke debat over de kadernota en de begroting is uiteraard bepalend voor de vraag hoe het beleid voor het komend jaar er uiteindelijk uit komt te zien en waar het geld aan wordt besteed. Uw kaderstellende rol krijgt hierbij concreet vorm. Het is natuurlijk, in het kader van uw controlerende taak, ook belangrijk om terug te kijken of de afgesproken doelstellingen worden gerealiseerd binnen de financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af, in tussentijdse rapportages (voorjaarsnota, herziening, 10-maandsrapportage) gedurende het jaar en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). De jaarstukken zijn daarmee de spiegel van de begroting. De uitkomsten van het jaarrekeningdebat vormen weer de input voor het beleid (de kadernota en de begroting) van de komende jaren. Samen heet dit de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus) van de gemeente. De organisatie van gemeente Rotterdam werkt aan verbetering van de P&Cproducten voor de nu gestarte collegeperiode. Dit moet leiden tot toegankelijke P&Cproducten op de website watdoetdegemeente.rotterdam.nl die het beleidsinhoudelijke debat faciliteren, te beginnen bij de begroting 2023.

Link naar de blogs met vijf adviezen voor raadsleden •

Kadernota

•

Begroting

•

Tussentijdse rapportages

•

Managementletter en boardletter

•

Jaarrekening

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Jaarverslag en jaarrekening Wat staat er in het jaarverslag?

De jaarstukken Uit welke onderdelen bestaan de jaarstukken en wat is het doel van deze stukken?

Wat staat er in de jaarrekening? Wet- en regelgeving Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

In dit hoofdstuk werken we de belangrijkste onderwerpen van de jaarstukken uit.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Jaarverslag en jaarrekening Wat staat er in het jaarverslag? Wat staat er in de jaarrekening? Wet- en regelgeving Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Jaarverslag en jaarrekening Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), is de opbouw van de begroting en de jaarstukken identiek. Het uitgangspunt is: de jaarrekening volgt de begroting.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Wat staat er in het jaarverslag?

Planning-en-controlcyclus

Programmaverantwoording

De jaarstukken

In de programmaverantwoording wordt per programma door het college verantwoording afgelegd over de realisatie van de in de begroting opgenomen beleidsdoelstellingen. Over het algemeen gaat dit op basis van de vier W-vragen: Niveau Begroting Jaarstukken Uitwerking in Effect Wat willen we bereiken? Wat hebben we bereikt? Programma’s Output Wat gaan we daarvoor Wat hebben we Productgroepen presteren? gepresteerd? Producten

Jaarverslag en jaarrekening Wat staat er in het jaarverslag? Wat staat er in de jaarrekening? Wet- en regelgeving

Activiteiten Input

Onze adviezen voor

Inhoudsopgave

Wat hebben we gedaan? Wat heeft het gekost?

Activiteiten Budgetten en uren

Vaak zijn ook effect- of output-/prestatie-indicatoren bepaald in de begroting.

Ontwikkelingen PwC-team

Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten?

Jaarverslag

Paragrafen De paragrafen geven inzicht in zeven relevante beleidsmatige aspecten: • lokale heffingen; • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • onderhoud kapitaalgoederen; • financiering; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • grondbeleid. Eventueel kunt u als gemeenteraad bij de begroting besluiten om aanvullende paragrafen toe te voegen. Zo heeft gemeente Rotterdam aanvullende paragraven met betrekking tot de energietransitie, financiële kengetallen, investeringen, NPRZ, subsidies, SDG’s en Grip op Projecten. In dit overdrachtsdocument komen we nog meer in detail terug op de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing en de paragraaf bedrijfsvoering.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Wat staat er in de jaarrekening? Balans en de toelichting op de balans

Planning-en-controlcyclus

Op de balans staan uw bezittingen (activa), uw schulden en uw eigen vermogen (schulden + eigen vermogen = passiva). De activa en passiva zijn altijd in evenwicht.

De jaarstukken

Overzicht baten en lasten en toelichting op het overzicht baten en lasten

Jaarverslag en jaarrekening

Het overzicht baten en lasten bevat per (door de raad bij de begroting vastgesteld) programma de baten en lasten voor dat jaar. Let op: dit is wat anders dan ontvangsten en uitgaven! Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben.

Wat staat er in het jaarverslag? Wat staat er in de jaarrekening?

Incidentele baten en lasten Wet- en regelgeving Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Jaarrekening

Om te bepalen of er in de begroting en meerjarenraming sprake is van structureel evenwicht, moet inzichtelijk gemaakt worden welke incidentele baten en lasten de begroting en meerjarenraming bevat. Op basis van artikel 19 van het BBV moet de toelichting op het overzicht van baten en lasten ten minste een overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma bevatten. Hierbij worden de belangrijkste posten per programma afzonderlijk gespecificeerd. In de jaarrekening wordt hierbij de realisatie opgenomen. Bijlage Wet normering uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WNT) In deze (verplichte) bijlage moet de bezoldiging van uw wettelijke aangewezen topfunctionarissen (griffier en gemeentesecretaris) opgenomen worden. Daarnaast moet ook de bezoldiging van overige functionarissen > €209.000 opgenomen worden. Bijlage Single information, Single audit (SiSa) U ontvangt gedurende het jaar van ministeries en provincies subsidies voor de uitvoering van projecten en wettelijke taken. Deze subsidies worden verantwoord via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening. Bijlage taakvelden Gemeenten zijn verplicht de baten en lasten in de begroting en jaarrekening ook, verdeeld over circa 40 voorgeschreven taakvelden, te rapporteren. Dit heeft tot doel de vergelijkbaarheid tussen gemeenten te vergroten.

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2022 wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening (als de TK dat besluit).

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken

Wet- en regelgeving Onderstaande tabel geeft op hoofdlijnen de toelichting op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving gericht op de jaarstukken

Jaarverslag en jaarrekening Wat staat er in het jaarverslag?

Gemeentewet

In de Gemeentewet staan aanwijzingen voor: • de gemeentefinanciën (er moet een begroting en jaarrekening zijn die door de raad wordt vastgesteld); • de jaarrekening moet door een onafhankelijke accountant gecontroleerd worden.

Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)

In dit besluit zijn aanwijzingen opgenomen voor de accountantscontrole, waaronder de maximale goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening. De tolerantie is de omvang van het foutbedrag dat in de jaarrekening mag zitten zonder dat dit ons oordeel bij de jaarrekening beïnvloedt.

Ontwikkelingen

Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)

Het BBV bevat de verslaggevingsregels voor gemeenten: de regels voor het opstellen van uw begroting en jaarrekening.

PwC-team

Verordening ex. art. 212 Gemeentewet

Gemeentelijke verordening waarin het financieel beheer van de gemeente wordt geregeld.

Verordening ex. art. 213 Gemeentewet

Deze verordening wordt ook wel de controleverordening genoemd. Hierin wordt op gemeentelijk niveau geregeld hoe de controle wordt vormgegeven.

Verordening ex. art. 213a Gemeentewet

In deze verordening wordt opgenomen hoe binnen de gemeente de doelmatigheid van bestedingen wordt beheerst en verantwoord (bijvoorbeeld via collegeonderzoeken naar doelmatigheid).

Controleprotocol

Veel gemeenten stellen zelf een controleprotocol vast met aanwijzingen voor de accountant. Hierin wordt bijvoorbeeld beschreven vanaf welk bedrag de accountant bevindingen moet rapporteren en of u de goedkeuringstoleranties uit het Bado overneemt.

Wat staat er in de jaarrekening? Wet- en regelgeving Onze adviezen voor

Inhoudsopgave

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor het jaarverslag de jaarrekening specifieke onderwerpen de auditcommissie Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Onze adviezen voor de behandeling van de jaarstukken We benoemen onze adviezen om invulling te kunnen geven aan uw rol als raadslid bij het vaststellen van de jaarrekening.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Onze adviezen voor het jaarverslag Begin met de samenvatting Het jaarverslag is omvangrijk. Begin daarom met het kennisnemen van de samenvatting. Hier staan de bestuurlijke en financiële hoofdlijn in beschreven. Wij adviseren u te letten op: • In hoeverre u de jaarstukken als instrument adequaat vindt qua toelichting, diepgang en onderwerpen. • Of beleidsmatige en financiële afwijkingen voldoende geanalyseerd zijn op het meerjarige effect (en daarmee op de begroting van toekomstige jaren).

De realisatie van het beleid in het jaarverslag (de programmaverantwoording) In het jaarverslag is de beleidsmatige realisatie over het afgelopen jaar opgenomen. Aandachtspunten voor u als raad zijn: • Zijn afwijkingen geanalyseerd en goed toegelicht? • Is er een duidelijke relatie gelegd tussen de beleidsmatige en financiële realisatie (bijvoorbeeld, als beleidsmatig niet alles is gerealiseerd, zijn de lasten dan ook lager dan begroot?). • Is niet alleen benoemd welke prestaties geleverd zijn, maar juist ook welke effecten bereikt zijn? • En zijn daar goede indicatoren voor opgenomen?

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf zijn de risico’s beschreven, inclusief de beheersingsmaatregelen die het college heeft getroffen om deze risico’s te ondervangen. Voor u als raad zijn de volgende zaken belangrijk: • Past de risicobereidheid die uit deze paragraaf naar voren komt bij wat u als raad passend vindt voor de gemeente? • Hoeveel weerstandscapaciteit (eigen vermogen en ruimte in de begroting) is beschikbaar om de risico’s af te dekken? • Zijn alle risico’s in voldoende mate gekwantificeerd? En is duidelijk uitgewerkt hoe de risicoanalyse tot stand is gekomen?

Paragraaf bedrijfsvoering met de rechtmatigheidsbevindingen Vanaf 2022 zal het college zelf naar verwachting in de jaarrekening verantwoording afleggen in de jaarrekening over de rechtmatigheid van de financiële transacties en balansposten. De toelichting van de rechtmatigheidsbevindingen wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag. Neemt het college adequaat actie? Daarnaast belangrijk voor de paragraaf bedrijfsvoering: • Is de kaderstelling uitgewerkt in bijvoorbeeld de financiële verordening of de Nota bedrijfsvoering? • Zijn niet-financiële onrechtmatigheden opgenomen en in voldoende mate toegelicht? • Is de koppeling gemaakt met de Notitie paragraaf bedrijfsvoering van het BBV uit 2022 en de te nemen stappen gericht op de rechtmatigheidsverantwoording en geconstateerde afwijkingen?

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

De behandeling van de jaarrekening Martine Koedijk heeft een blog geschreven met de vijf belangrijkste adviezen voor de behandeling van de jaarrekening De vijf adviezen op een rij: 1. Leer voor de toekomst. 2. Focus op bereikte resultaten in plaats van verrichte activiteiten. 3. Verdiep u in de bevindingen van de accountant. 4. Beoordeel de financiële positie van de gemeente. 5. Bevraag het college op verbeteringen voor de interne beheersing. U bent als raad eigenaar van het eigen vermogen Het ‘eigen vermogen’ van de gemeente valt onder het budgetrecht van de raad. Het eigen vermogen is te onderscheiden in: • Algemene reserve: vrij in te zetten eigen vermogen. • Bestemmingsreserves: deze reserves zijn bestuurlijk (door u) geoormerkt ter dekking van lopende en toekomstige lasten. Voor u als raad is relevant om te begrijpen: • Hoe de vermogenspositie zich ontwikkelt; dit zegt wat over het rendement van de gemeente. • Of voor alle bestemmingsreserves daadwerkelijk nog een noodzaak bestaat om deze te beklemmen? Of kan het geld ergens anders voor worden ingezet? • Sluiten de mutaties in de reserves aan met de achterliggende raadsbesluiten? • Of het eigen vermogen adequaat is om de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing gekwantificeerde risico’s af te dekken. Hoe financieel gezond is uw gemeente? Hiervoor heeft het BBV een aantal financiële kengetallen ontwikkeld.

U vindt ze in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en jaarstukken. Op het dashboard van de overheid zijn de gemeentelijke kengetallen ook terug te vinden.

Kengetallen

VNG-advies

Begroting 2022

Landelijk gemiddelde begroting 2022

<20% rood >20% oranje >50% groen

44,4%

30,3%

Netto schuldquote Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de gemeentelijk schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen

<90% groen <130% oranje >130% rood

46,3%

74%

Netto schuldquote gecorrigeerd Via dit kengetal wordt duidelijk wat het aandeel is van de verstrekte leningen in de exploitatie.

<90% groen <130% oranje >130% rood

43,4%

67,7%

Grondexploitatie Dit kengetal geeft de omvang van de grondexploitaties in een % van de totale baten weer.

<20% groen <35% oranje >35% rood

-4,5%

7,1%

Belastingcapaciteit <95% groen Dit cijfer geeft inzicht in hoe de belastingdruk in de <105% oranje gemeente zich verhoudt ten opzichte van het >105% rood landelijk gemiddelde.

100%

104,7%

-3%

0,2%

Weerbaarheid Solvabiliteit Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Flexibiliteit

Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een gemeente heeft om de eigen lasten te dragen.

>0% groen

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Waar op te letten bij specifieke onderwerpen Impact van Covid-19 op de jaarstukken De jaarrekening 2021 is de tweede jaarrekening in de tijd van de coronapandemie. Covid-19 heeft daarmee ook in 2021 effect gehad op het gemeentelijke beleid en de financiën daarbij. Het is belangrijk om als raadslid inzicht te krijgen in hoeverre Covid-19 heeft gezorgd voor achterstanden of vertraging in de realisatie van beleidsdoelstellingen. Vraagt dit om nieuwe keuzes of moeten juist doelen bijgesteld worden? Aan de andere kant is er de impact op de financiën, denk aan de verwerking van de coronacompensatie van het Rijk en de actualisatie van de risicoanalyse in de paragraaf weerstandsvermogen. De gemeente zal specifieke maatregelen ook in 2021 hebben doorgezet; daarvan is het belangrijk dat de getrouwheid en rechtmatigheid geborgd is. Denk aan prestatielevering bij uitgaande subsidies, de toekenning van Tozo en het voldoen aan (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.

Belangrijke dossiers Elk jaar zijn er wel bijzondere dossiers die specifieke aandacht vragen. Denk aan dossiers als het Warmtebedrijf (investering in verbonden partij om warmtenet mogelijk te maken), Feyenoord City (grondexploitatie en gebiedsontwikkeling) of Schiekadeblok (waardering van aangekocht vastgoed voor ontwikkeling gebied). Op gezette tijden wordt de raad betrokken bij belangrijke beslissingen die impact kunnen hebben op de financiële uitkomsten van dergelijk projecten. Bij Feyenoord City heeft de raad onder aansturing vanuit de COR een onderzoek laten uitvoeren of de voorstellen voldeden aan de voorwaarden die de raad in een position paper had vastgelegd. Het onderzoek is als waardevol ervaren; tegelijkertijd bleek ook dat het van belang is om de opdracht concreet en scherp te formuleren om te voorkomen dat de uitkomsten politiek worden.

Incidentele baten en lasten In de toelichting op de jaarrekening is het verplicht een overzicht van incidentele baten en lasten op te nemen inclusief nadere duiding. De invulling van de begrippen is voor een deel vrij. Vragen waar u bij het doornemen van de incidentele baten en lasten aan kunt denken zijn: • Zijn door het college in samenspraak met de raad de begrippen rondom incidentele en structurele lasten uitgewerkt? • Welke normbedragen voor de toelichting zijn er afgesproken en komen deze bedragen ook terug in de jaarrekening? • Is de toelichting per post duidelijk geformuleerd en sluit deze aan bij de toelichting in de programmaverantwoording?

Realisatie investeringsbegroting en beïnvloedbaarheid Voor de realisatie van investeringen is de door de raad vastgestelde investeringsbegroting de basis. In de jaarrekening worden deze veelal op de balans onder de materiële vaste activa verwerkt. Het kan zijn dat de investeringen niet conform de begroting worden gerealiseerd. Het is belangrijk om te kunnen vaststellen wat de oorzaken hiervan zijn: • Was de planning van de investeringen te ambitieus? • Is de gemeente afhankelijk van derden en is de realisatie daarbij minder goed te beïnvloeden?

Realisatie bezuinigingen Wanneer sprake is van een bezuinigingsopgave in de begroting, is het aan te bevelen om de realisatie van deze opgave op een specifieke plaats in de jaarrekening terug te laten komen. Het is belangrijk om te kunnen monitoren wat de status van de begrote bezuinigingen is in de realisatie van de jaarcijfers.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Rol en achtergrond van de COR

Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor het jaarverslag de jaarrekening specifieke onderwerpen de auditcommissie Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Op basis van de Gemeentewet is de gemeenteraad de opdrachtgever van de accountant. De raad van Rotterdam heeft de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) ingericht als gesprekspartner van de accountant. De commissie heeft de taak om contact te onderhouden met de accountant en de gehele raad te adviseren over onderwerpen met betrekking tot de accountantscontrole. In het document ‘Waarde toevoegen in tijden van verandering’, een digitaal kompas voor auditcommissies, geven wij inzicht in belangrijke uitgangspunten en taken in de rol van auditcommissie. Het document is geschreven voor auditcommissies in het bedrijfsleven en heeft zeker raakvlakken met de rol van een auditcommissie bij een gemeente. Het document bevat belangrijke handreikingen voor de rol als auditcommissielid van een gemeente. Denk hierbij aan: •

best practices voor nieuwe toezichtthema’s;

•

aandacht voor interne beheersing gegroeid;

•

andersoortige vraagstukken en dilemma’s als cyberbeveiliging, IT-systemen;

•

duurzaam handelen;

•

van hard controls naar soft controls.

De COR is daarmee een belangrijk voorportaal voor de raad om (technisch) onderwerpen met college en accountant te bespreken. De COR kan daarmee ook het gremium zijn waar niet-politiek van gedachten wordt gewisseld over de techniek, zodat met beter begrip van de feiten het politieke debat kan worden gevoerd in commissies en raad. In de laatste COR van de raadsperiode 2018-2022 is de suggestie gedaan om buiten het inwerkprogramma voor (nieuwe) raadsleden om ‘deep dives’ voor specifieke onderwerpen met de COR te agenderen, bijvoorbeeld over de techniek van grondexploitaties of de consequenties van de Omgevingswet.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en continuïteit Cyberbeveiliging ESG PwC-team Inhoudsopgave

Ontwikkelingen In dit onderdeel komen relevante ontwikkelingen terug die de gemeentelijke organisatie raken

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Rechtmatigheidsverantwoording

Planning-en-controlcyclus De rechtmatigheidsverantwoording als katalysator De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en continuïteit

Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. Maar in de nieuwe situatie – als conform verwachting de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 is ingevoerd – neemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening verantwoording af aan de raad. De veelgehoorde term ‘het moest van de accountant’ zal hiermee hopelijk tot het verleden behoren. De kaderstellende en controlerende taak van de raad op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor weer extra aandacht.

ESG

PwC heeft recent een blog gepubliceerd over ‘De rol van de raad bij de rechtmatigheidsverantwoording’, waarin zes adviezen worden gegeven voor raadsleden. Deze adviezen zijn:

PwC-team

•

Wees kritisch op de kaders.

•

Wees helder over de gewenste rapportage door het college.

•

Stimuleer om 2021 als pilotjaar te gebruiken. Rotterdam heeft 2020 als pilotjaar gebruikt en in 2021 is de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van het jaarverslag in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen.

Valuteringscriterium

•

Stimuleer de versterking van de interne beheersing.

Volledigheidscriterium

•

Stimuleer de verbreding van de interne beheersing.

Aanvaardbaarheidscriterium

•

Benut de natuurlijke adviesfunctie van uw accountant.

Leveringscriterium

Cyberbeveiliging

Inhoudsopgave

Criterium

Onderdeel van de verantwoording

Calculatiecriterium

Adresseringscriterium

Afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten

Begrotingscriterium Voorwaardencriterium M&O-criterium

Afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor

Fraude en continuïteit Wat we van uw gemeente zouden mogen verwachten De video hiernaast legt uit wat we zouden verwachten van een organisatie als een gemeente, waarin goed bestuur belangrijk is om fraude te voorkomen en op te sporen. De video belicht de verantwoordelijkheden van de organisatie en hoe u dit kunt aanpakken.

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en continuïteit Cyberbeveiliging ESG PwC-team Inhoudsopgave

Aankomende wijzigingen in de controleverklaring van accountants ten aanzien van fraude In september heeft de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (‘NBA’) een consultatiedocument uitgebracht met voorgestelde wijzigingen in de door accountants vanaf het boekjaar 2022 te verstrekken controleverklaringen bij jaarrekeningen. Het betreft zowel wettelijke als vrijwillige controleopdrachten. De wijzigingen zien op de door de NBA, in afstemming met de door de minister van Financiën aangestelde kwartiermakers, verplichte uitgebreide rapportage door accountants over de uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van fraude en continuïteit. Deze wijzigingen zullen daarom ook van invloed zijn op de controleverklaring die wij vanaf 2022 bij de jaarrekening van gemeenten verstrekken en het is van belang dat wij hiervoor gezamenlijk de voorbereidingen treffen. Wat gaat er veranderen in onze verklaring Ten aanzien van fraude zullen wij op basis van de aangepaste standaard gaan rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Ten behoeve daarvan zullen we het fraudepreventieprogramma van de gemeente onderzoeken, waaronder:

•

de implementatie van een gedragscode met ethische gedragsregels voor het creëren van een cultuur van eerlijkheid; • het kennisnemen van de rapportage ‘scan hard controls fraude’ en de initiatieven hierop volgend; • het monitoren van de initiatieven die uitgezet zijn binnen de organisatie naar aanleiding van deze rapportage; • de door financial audit uitgevoerde frauderisicoanalyses op 15 kritische processen; • de maatregelen van interne beheersing die getroffen zijn om specifieke frauderisico’s af te dekken; • de wijze waarop de concerndirectie opvolging geeft aan meldingen van klokkenluiders of andere signalen van fraude. Wij adviseren u te beoordelen wat de kwaliteit is van het fraudepreventieprogramma en, indien nodig, tijdig maatregelen te treffen om de kwaliteit van dit programma te verbeteren. Wij adviseren u om met het college kaders op te stellen over rapportage van bevindingen in de risicoparagraaf en in de paragraaf bedrijfsvoering.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Cyberbeveiliging Nieuwe digitale kwetsbaarheden, veroorzaakt door toenemende digitalisering. Hoe gaat de gemeente om met het risico van cybercriminaliteit? Het effect van cyberbeveiliging op uw gemeente wordt steeds belangrijker. Gemeente Rotterdam erkent het toenemende cyberdreigingsbeeld en besteedt veel tijd en energie aan het voorkomen en detecteren van cyber- en privacy- incidenten. Er is een lopend privacyverbetertraject waarbij er aandacht nodig is om verdere invulling te geven aan de governance van de privacyorganisatie binnen de lijnorganisatie en proceseigenaren. De gesignaleerde aandachtspunten zijn opgenomen in het Concern Auditing rapport AVG (juli 2020) en blijven voor een belangrijk deel van toepassing. Zie tevens het artikel over betrokkenheid van bestuurders bij cybersecurity en het artikel belang van baseline informatiebeveiliging voor meer achtergrondinformatie. Als een basis voor het beheersen van cybersecurityrisico’s vragen we aandacht voor: • Heeft de gemeente een organisatiebrede risico-assessment ten aanzien van cybersecurity. • Het beleggen van rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van cybersecurity (onder andere CISO, teamleider gegevensbescherming) in de organisatie inclusief een directe communicatie- en rapportagelijn richting het college.

• Een procedure voor het melden en oplossen van (beveiligings)incidenten die actief bij de medewerkers onder de aandacht wordt gebracht; In de praktijk zijn we de volgende specifieke risicogebieden: • Cybercriminelen ontwikkelen methodes om bankrekeningnummers of andere kritische leveranciersgegevens te wijzigen door zich, door middel van phishing, voor te doen als geautoriseerde medewerkers van leveranciers. • Bij leveranciersgegevens gebruiken cybercriminelen methodes waarbij frauduleuze verzoeken voor overboekingen worden gedaan met betrekking tot zakelijke transacties en leveranciersbetalingen. • Intrusion attacks (onder andere ransomware) vinden steeds vaker plaats, waardoor organisaties geen toegang meer hebben tot hun kritieke infrastructuur en (persoons)gegevens. • Cyber- en ransomwareaanvallen maken gebruik van bekende beveiligingsproblemen die leiden tot manipulatie of verwijderen van gegevens of het beïnvloeden van beschikbaarheid van systemen. • Gebrek aan effectieve back-up- en herstelprocedures kunnen als gevolg hebben dat systemen niet meer hersteld kunnen worden wanneer systemen onbruikbaar zijn geworden (bijvoorbeeld door een ransomwareaanval).

Relevante cyberrisicofactoren

Minimumniveau van cyberveiligheidsbeheersing

Cyberbeveiliging als controlerisico

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

ESG en duurzaamheid

Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Fraude en continuïteit Cyberbeveiliging ESG

Ontwikkeling Environmental Social Governance (ESG) De afgelopen periode is de aandacht voor de klimaatverandering en duurzaamheid en de rol van bedrijven daarin volop in het nieuws. Steeds meer bedrijven betrekken in hun besluitvorming de gevolgen voor het klimaat en de mens. ESG-rapportage Voor het bedrijfsleven heeft de Europese Commissie op 21 april 2021 de voorgestelde Corporate Sustainability Reporting Directive (‘CSRD’) aangenomen. De geplande wijzigingen in de bestaande wetgeving zijn bedoeld om meer transparantie te bieden op het gebied van duurzaamheid en moeten leiden tot regelgeving die – op termijn – duurzaamheidsrapportage op één lijn zal brengen met financiële rapportage. De eisen van de Europese Unie (EU) inzake duurzaamheidsverslaggeving zullen worden uitgebreid tot alle grote ondernemingen en beursgenoteerde ondernemingen.

PwC-team

Nederlandse context

Inhoudsopgave

In de Nederlandse context hebben gemeenten en provincies voor de realisatie van deze duurzaamheidsdoelstellingen een belangrijke rol, die de komende jaren zeker zal toenemen (vooral door de klimaatverandering). Lokale overheden Voor lokale overheden zijn nog geen specifieke verslaggevingsafspraken gemaakt over ESG. Lees daar meer over in ons artikel. Wel zijn voor gemeenten indicatoren vastgesteld. Gemeente Rotterdam beweegt al in die richting door informatie op te nemen in de paragraaf Sustainable Development Goals (SDG’s) in zowel de begroting als het jaarverslag. De gemeente zal voor de begroting 2023 de doelenbomen per programma herijken en waar mogelijk aansluiten op SDG’s.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant

Maak kennis met het PwC-controleteam

Planning-en-controlcyclus De jaarstukken

Martine Koedijk

Anton Eelco Gerritsma

Eindverantwoordelijk accountant

Senior director

Ontwikkelingen

 Amsterdam

 Rotterdam

PwC-team

 +31 6 183 045 41

 +31 6 533 889 20

Inhoudsopgave

 martine.koedijk@pwc.com

 anton.eelco.gerritsma@pwc.com

Onze adviezen voor

Martine Koedijk neemt met ingang van controle 2022 de eindverantwoordelijkheid over van Richard Goldstein.

 Wilt u op de hoogte blijven via onze nieuwsbrieven? U kunt zich dan hier aanmelden.

Overdrachtsdocument raadsleden 2022 - 2026

Begeleidende brief Uw accountant Planning-en-controlcyclus De jaarstukken Onze adviezen voor Ontwikkelingen PwC-team Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Begeleidende brief

Rechtmatigheidsverantwoording

Uw accountant

Fraude en continuïteit

Onze rol als uw accountant

Cyberbeveiliging

Vragen voor de accountant

ESG

Producten van de accountant

PwC-team

Planning-en-controlcyclus

Inhoudsopgave

Inrichting P&C

De jaarstukken

Jaarverslag en jaarrekening

Wat staat er in het jaarverslag?

Wat staat er in de jaarrekening?

Wet- en regelgeving

Onze adviezen voor

het jaarverslag

de jaarrekening

specifieke onderwerpen

de auditcommissie

Ontwikkelingen

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=RotterdamRaad&id=e05dc246-3e74-4ebf-9b7b-9a943f414c42