21bb905 Bijlage behorende bij 21bb904 over 3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2020

3e Voortgangsrapportage jaarrekeningproces 2020

Peildatum: 12-01-2021

Inhoudsopgave Voortgang controleproces 2020 *

Slide

1. Overzicht van de controle & samenvatting

3-4

2. Toelichting voortgang controle 3. Toelichting bevindingen

5 6-7

4. Voortgang systeemgerichte controle

8

5. Naar een beter en modern jaarrekeningproces

9

* Peildatum 12 januari 2021

2

Voortgang controleproces 2020 1. Overzicht van de controle * Proces

Voortgang controle (proces) VGR sept FA

PwC

VGR nov FA

VGR jan PwC

FA

Voortgang

Bevindingen

= realisatie ligt op planning = realisatie nagenoeg op planning = realisatie ligt niet op planning

= geen majeure issues = reële aandachtspunten, maar sturing / monitoring lopen = majeure knelpunten, directe actie benodigd

Bevindingen (inhoud) VGR sept

VGR mrt PwC

FA

PwC

FA

PwC

VGR nov FA

VGR jan PwC

FA

VGR mrt PwC

FA

PwC

Overall proces 1. Administratie & Verslaglegging (A&V) 2. Inkoop 3. Aanbesteden 4. Betalingsorganisatie 5. Human Resources (HR) 6. Verstrekte subsidies en bijdragen 7. Belastingen en heffingen 8. Sociale uitkeringen 9. Wmo / Jeugd 10. Vastgoed 11. Grondexploitaties 12. Verkoop en facturatie 13. Ontvangen subsidies en bijdragen 14. Treasury 15. ITGC

* Peildatum 12 januari 2021

3

Voortgang controleproces 2020 Samenvatting Samenvatting Naar een beter en modern jaarrekeningproces Voortgang controle

Het plan “naar een beter en modern jaarrekeningproces” is in uitvoering en ligt nog op schema. Van 36 acties zijn er 12 afgerond, 18 zijn onder handen en 6 hebben betrekking op doorlopende acties. In een separate presentatie is de voortgang van het plan iets meer op detailniveau uitgewerkt. Bij het proces Wmo/ Jeugd loopt de aanlevering achter op de planning van FA en bij de overige (deel)processen zijn er geen knelpunten m.b.t. de planning van de controlewerkzaamheden. De oplevering aan PwC loopt op schema. De controles van Socrates en de follow-up op het wijzigingsbeheer ONS zijn afgerond.

Bevindingen Het proces A&V leidt tot de volgende relevante bevindingen: • Overlopende activa/passiva overheidsmiddelen; er heeft een correctieboeking van € 1,8 mln. plaatsgevonden naar aanleiding van de controle door FA. • P2P; 21 van de 24 geselecteerde posten zijn (gedeeltelijk) fout, onzeker of onderhanden als het gevolg van het ontbreken van prestatieverklaringen. PwC beoordeelt de bevindingen gedurende februari. Bij het proces Aanbesteden is na de controle van de 5 deelmassa’s een geëxtrapoleerde fout geconstateerd van € 12,1 mln., waarvan € 4,2 mln. nog in hoor en wederhoor bij de clusters uitstaat. Bij het proces Sociale uitkeringen blijkt een geëxtrapoleerde fout van € 2,5 mln. die niet herstelbaar is. Het bedrag is ongewijzigd ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage. Bij het proces ITGC onderdeel concernbrede systemen heeft FA kennisgenomen van de wijze waarop IIFO-CBS invulling geeft aan de opvolging van aanbevelingen voor de systemen Oracle en Apro. De controle naar de implementatie van Scrum of Agile is nog onderhanden en de inrichting van de monitoringsfunctie kent een doorloop naar 2021.

Bij de clusterspecifieke systemen heeft FA vastgesteld dat het wijzigingsbeheer voor ONS op een adequate wijze is ingericht en voor Socrates is vastgesteld dat het toegangsbeheer en wijzigingsbeheer op voldoende niveau is ingericht voor de aspecten die binnen de eigen organisatie liggen.

COVID-19 Bij het opstellen van deze voortgangsrapportage zijn er geen nieuwe risico’s te melden ten opzichte van de 1e VGR. Het normenkader verantwoording vanuit het rijk voor zowel de Tozoregeling als ook de coronaorganisatie GGD is vanuit het Rijk (nagenoeg) vastgesteld. Overige aandachtspunten zijn in de controle 2020 belegd.

Naar een beter en modern jaarrekeningproces Het plan “naar een beter en modern jaarrekeningproces” is in uitvoering en ligt op schema. Van 36 acties zijn er inmiddels 12 afgerond,18 zijn onder handen en 6 hebben betrekking op doorlopende acties. In een separate presentatie (COR 26 januari 2021) is de voortgang van het plan op detailniveau uitgewerkt.

* Peildatum 12 januari 2021

4

Voortgang controleproces 2020 2. Toelichting voortgang Proces Wmo/ Jeugd Bij het cluster staan een aantal vragen uit over de steekproefdossiers t/m november. Het uitblijven van gevraagde informatie in combinatie met eigen capaciteitsproblemen, leidt tot een vertraging in de planning van FA. Dit heeft nog geen effect op de afronding van de totale oplevering dit dossier.

* Peildatum 12 januari 2021

5

Voortgang controleproces 2020 3.

Toelichting bevindingen

Proces A&V Overlopende activa/passiva overheidsmiddelen Bij de controle van maandafsluiting 9 is geconstateerd dat er een bedrag van € 1,8 mln. als vordering is opgenomen. Dit bedrag was echter al ontvangen. Een correctieboeking heeft inmiddels plaatsgevonden. P2P Bij de uitgevoerde controle door FA is bij maandafsluiting 10 een deelwaarneming van de openstaande inkooporders (P2P) uitgevoerd. Uit deze controle is gebleken dat 21 van de 24 posten (gedeeltelijk) fout, onzeker of onderhanden zijn als het gevolg van het ontbreken van prestatieverklaringen. De bevindingen zijn teruggekoppeld aan BCO. BCO heeft voor de afsluiting periode 12, een proces uitgewerkt, waarbij er een extra controle plaatsvindt op deze post om noodzakelijke correcties voor het afsluiten van de boekhouding door te voeren. Bevindingen uit de controle periode 8 en 10 zijn hierin meegenomen. Het proces is eveneens afgestemd met FA.

Proces Aanbesteden Bij 4 van de 5 deelmassa’s heeft Financial Audit de controle tot en met het 3e kwartaal afgerond. De deelmassa V&M is t/m juni gecontroleerd en wordt per jaareinde herijkt (geactualiseerd). Een aantal grote posten die extrapoleren zijn tevens geactualiseerd t/m november. Bij de controle is een financiële onrechtmatigheid geconstateerd van circa € 5,8 mln. (geëxtrapoleerd circa € 12,1 mln.). Hiervan is circa € 0,8 mln. (geëxtrapoleerd totaal circa € 4,2 mln.) nog in hoor en wederhoor.

Proces Sociale uitkeringen Bij de uitgevoerde controle van de sociale uitkeringen tot en met november blijkt een geëxtrapoleerde fout van € 2,5 mln. die niet herstelbaar is. Het bedrag is ongewijzigd ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage. Voor een bedrag van € 4,3 mln. zijn fouten en onzekerheden nog in hoor en wederhoor. Er is begonnen met een selectie van de dossiers, waarna de controle van de TOZO zal starten.

* Peildatum 12 januari 2021

6

Voortgang controleproces 2020 3.

Toelichting bevindingen

Proces ITGC Voor de ITGC maken wij onderscheid in concernbrede- en clusterspecifieke systemen (zichtbaar als afzonderlijke indicator in het voortgangsoverzicht). Concernbreed Zie voor de bevindingen eerdere voortgangsrapportages. FA heeft in november kennisgenomen op welke wijze IIFO-CBS invulling geeft aan de opvolging van aanbevelingen die eerder dit jaar voor de systemen Oracle en Apro zijn gedaan. IIFO-CBS heeft de aanbevelingen vertaald naar acties welke in de komende periode worden uitgevoerd. IIFO-CBS heeft hierbij zelf de verwachting uitgesproken dat deze grotendeels voor het einde van het jaar (2020) zijn gerealiseerd. De inrichting van de monitoringsfunctie kent een doorloop naar 2021. De controle naar de implementatie van Scrum of Agile is nog onderhanden. Clusterspecifiek Zie voor de bevindingen voorgaande voortgangsrapportage. Inmiddels zijn de audit Socrates en de follow-up op het wijzigingsbeheer ONS afgerond. FA heeft voor Socrates vastgesteld dat het toegangsbeheer en wijzigingsbeheer op voldoende niveau is ingericht voor de aspecten die binnen de eigen organisatie liggen. We vragen wel aandacht voor het zichtbaar beoordelen van de derdenverklaring die in februari door de contractpartij zal worden aangeleverd. Voor ONS heeft FA vastgesteld dat het wijzigingsbeheer op een adequate wijze is ingericht.

* Peildatum 12 januari 2021

7

Voortgang systeemgerichte controle 4.

Ontwikkelingen in de IT general Controls Op advies van de COR (2019) rapporteren wij per applicatie over de voortgang systeemgerichte controles

Applicatie

Beschrijving Status

Oracle PM/ Vastgoed

Geen nieuwe inzichten ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage. In de periode tussen de vorige en de huidige voortgangsrapportage zijn er geen nieuwe audits uitgevoerd voor Oracle PM/ Vastgoed.

bpp ADP/ Workforce Mijn HR

Afdeling HR is actief aan de slag met het opvolgen van de aanbevelingspunten die n.a.v. de audit van september zijn gedaan en HR heeft FA betrokken in de acties die zij uitvoert ter opvolging van de bevindingen. De verwachting is dat deze voor de start van het controlejaar 2021 zijn afgerond.

Deze GOUW/ONS

Geen nieuwe inzichten ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage. In de periode tussen de vorige en de huidige voortgangsrapportage zijn er geen nieuwe audits uitgevoerd voor GOUW/ONS.

Socrates

De audit op de ITGC rond Socrates is afgerond. FA heeft voor Socrates vastgesteld dat het toegangsbeheer en wijzigingsbeheer op voldoende niveau is ingericht voor de aspecten die binnen de eigen organisatie liggen. We vragen wel aandacht voor het zichtbaar beoordelen van de derdenverklaring die in februari door de contractpartij zal worden aangeleverd.

* Peildatum 12 januari 2021

8

5. Naar een beter en modern jaarrekeningproces Het plan “naar een beter en modern jaarrekeningproces” is in uitvoering en ligt op schema. Van 36 acties zijn er 12 afgerond, 18 acties zijn onder handen en 6 betreffen doorlopende acties. In een separate presentatie (COR 26 januari 2021) is de voortgang van dit plan in detail uitgewerkt. De acties uit dit plan hebben beperkt effect op het jaarrekeningproces 2020, maar werken vooral door naar 2021. Dit is zichtbaar in de startnotitie jaarrekeningproces 2021.

* Peildatum 12 januari 2021

9