21bb7236 Collegebrief over reactie op het COR-rapport jaarrekening 2020

Gemeente Rotterdam College van Burgemeester en Wethouders

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl E-mail: BBO@rotterdam.nl Inlichtingen: W.B. Tse Telefoon: 0613138584 Portefeuillehouder: Wethouder FOHGP Cluster: directie Middelen en Control

Aan de Gemeenteraad

Ons kenmerk: 21bb7236 Uw kenmerk: Datum: B&W 8 juni 2021 Betreft: Collegereactie op het COR-rapport jaarrekening 2020

Onderwerp: Collegereactie op het COR-rapport jaarrekening 2020 Op welke gronden deze briefT/Waarom nu voorgelegd? Uw Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) heeft op 28 mei 2021 aan uw raad haar rapport uitgebracht over de Gemeenterekening 2020. Uw COR concludeert dat uw raad de jaarstukken kan vaststellen en adviseert uw raad daarbij de aanbevelingen van de COR over te nemen. Met dit schrijven ontvangt uw raad de reactie van ons college op het COR-rapport. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekeningproces. Toelichting: Met uw COR stelt ons college vast dat de gemeente Rotterdam een goedkeurende controleverklaring op getrouwheid en rechtmatigheid van de externe accountant heeft ontvangen. Uw COR heeft in haar rapport een aantal aanbevelingen opgenomen. Hieronder geven wij onze reactie op de aanbevelingen weer.

BD-B-01-B&W

Aanbeveling 1 Balans en correctieproces Zorg tijdens de eindejaarscontrole voor een tijdige balansbepaling en borg dat correcties zoveel mogelijk voorkomen kunnen worden. Trek werkzaamheden die eerder uitgevoerd kunnen worden naar voren. Ons college erkent het belang van tijdig en correct bepalen van de balans. Ten opzichte van het boekjaar 2019 zijn in 2020 aanvullende maatregelen genomen en zijn bepaalde verbeteringen in het proces gerealiseerd. Door veel personele wisselingen en Covid-19 is helaas de eerder opgebouwde routine in de diverse processen verloren. Daarnaast zijn er een aantal specifieke correcties geweest, zoals Tozo, die een negatief effect op het proces hebben gehad.

2/5 Voor 2021 zal de in 2020 ingeslagen weg verder worden opgepakt en is de verwachting dat de negatieve effecten vanuit 2020 worden hersteld. Aanbeveling 2 IT(GC) Blijf per cluster specifieke applicatie rapporteren in de voortgangsrapportages aan de COR en borg vanaf controlejaar 2022 een optimale mix van systeem - en gegevensgerichte controles voor alle cluster specifieke applicaties, alsook voor de concern brede systemen. Ons college onderschrijft het belang van goed werkende IT General Controls en neemt de aanbeveling van de COR ter harte. Er zijn in 2020 en 2021 bij de verschillende systemen reeds diverse verbeteringen gerealiseerd die hieraan bijdragen. We blijven voor de concern brede en cluster specifieke applicaties Oracle, Workforce ADP, GOUW/ONS en Socrates rapporteren in de voortgangsrapportages aan de COR. We richten erop om vanaf controlejaar 2022 de ITGC voor deze systemen duurzaam van voldoende niveau is voor de uitvoering van een optimale mix van systeem - en gegevensgerichte controles op processen die door deze applicaties worden ondersteund. Aanbeveling 3 Grondexploitaties - Verwerk wijzigingen tijdig in de projectadministratie, zodat de Raad op tijd geïnformeerd kan worden en niet achteraf. Ons college neemt dit advies ter harte. Het is te allen tijde het doel dat de gemeenteraad voorafgaand aan een wijziging wordt geïnformeerd.

Wij betreuren het dat dit afgelopen jaar helaas voor een dossier niet is gebeurd. De te volgen procedures zullen nog eens goed toegelicht worden bij de projectteams. - Ontwikkel voor de middellange termijn een strategie om de Rotterdamse portefeuille minder gevoelig te maken voor marktontwikkelingen en informeer hierover de Raad. Ons college herkent de fluctuaties in (on)zekerheid rondom de grondexploitatieportefeuille. Deze komen mede voort uit de verslaggevingsregels (het BBV) die voorschrijven dat juist de marktontwikkelingen op realistische wijze in de ramingen verwerkt moeten worden. Ook de wijze waarop winsten moeten worden genomen of teruggeboekt ten gunste I laste van de algemene middelen is daarin vastgelegd. Daarnaast wordt het weerstandsvermogen van de grex-portefeuille bepaald om projectoverstijgende risico’s af te dekken. De volatiliteit die hiermee gepaard gaat, heeft effect op meerdere onderdelen van de concernbegroting en levert dus ook financiële onzekerheid en risico’s op. Dit was voor ons ook de reden om een onderzoek te starten naar mogelijkheid om de financiële stromen binnen de grondexploitatieportefeuille én die tussen de portefeuille en de concern begroting minder afhankelijk te maken van marktomstandigheden. Daarbij betrekken wij ook het nog openstaande deel van de motie ‘Rekenen om te bouwen’ (19bb023204) van raadsleden J.W. Verheij (WD) en P.

Lansink-Bastemeijer (WD). Deze motie vraagt o.a. om binnen de grondexploitatie portefeuille te bezien of en op welke wijze winstgevende en verlieslatende projecten met elkaar verevend kunnen worden om meer projecten doorgang te laten vinden. Uw advies sluit dus aan bij een reeds lopend onderzoek. Wij willen u daarover in een latere fase graag nader berichten.

ROT-B-02

Blad:

Blad:

3/5 Aanbeveling 4 Beter en moderner jaarrekeningproces Analyseer het verbeterpotentieel in de primaire processen om versimpeling en verbeteringen te realiseren. In het streven naar de continue verbetering van processen en de kwaliteit van gegevens binnen de gemeente worden er reeds diverse mogelijkheden toegepast, zoals de periodieke evaluatie van processen en worden er nieuwe technieken geïntroduceerd zoals de digitale controleverklaring. We onderkennen dat door aanpassingen en wijzigingen, processen in de loop van de tijd mogelijk niet meer efficiënt en lean zijn ingericht. Als lerende organisatie besteden we ook hieraan aandacht waarbij gewenste vereenvoudigingen en verbeteringen via het reguliere proces worden opgepakt. Aanbeveling 5 Corona-crisis Borg de “Lessons Learned” voor eventuele toekomstige vergelijkbare situaties en rapporteer hierover in het najaar aan de Raad. Het college erkent dat de Corona-crisis een bijzondere situatie was met een grote invloed op de gemeentelijke financiën en de uitkomsten van de collegetargets. De financiële effecten van deze crisis danwel toekomstige onvoorziene omstandigheden zullen we in de basis via de reguliere P&C cyclus blijven monitoren, waarbij we tevens periodiek over de ontwikkeling van de collegetargets rapporteren.

Mochten we aanscherping of mogelijkheden tot verbetering zien in de financiële verslaglegging naar aanleiding van de Corona-crisis dan zullen we daarover in het najaar verslag uitbrengen aan de Raad. Aanbeveling 6 Informatiewaarde jaarstukken en overige P&C-documenten Focus op de ontwikkeling van de p&c-producten en op de speerpunten van het beleid. Ons college heeft eveneens de wens om de informatiewaarde van de P&C-producten te verbeteren en toegankelijker te maken. Hiervoor is vanaf het jaarverslag 2019 een oplegger toegevoegd aan de P&C-producten. Deze geeft per programma op inzichtelijke samengevatte wijze de ontwikkelingen en resultaten na afloop of gedurende het jaar weer zo mogelijk voorzien van duiding en infographics. Deze aanvulling en verbetering draagt bij aan de inzichtelijkheid van de P&C-producten. Hier blijft het niet bij. Er wordt gewerkt aan een stip op de horizon voor het verbeteren van de P&C producten met ingang van de nieuwe collegeperiode voor de begroting 2023. Focus ligt hierbij op overzichtelijker en beleidsinhoudelijker en zo mogelijk ook korter. Een oriënterende bespreking hiervan is gepland voor de COR vergadering van 29 juni. Aanbeveling 7 WABO-leges Analyseer de begroting en de realisatie van de afgelopen 5 jaar en kom op basis van die ervaringscijfers eventueel met aanpassingen in de begroting en neem daarbij de veranderende wetgeving mee.

Ons college onderschrijft de constatering van de COR en neemt het advies ter harte. Het gerealiseerde resultaat en het voorstel een bestemmingsreserve te vormen, hebben al veel aandacht gekregen. Het stelsel van aan de WABO gerelateerde baten en lasten én de tariefstelling van de leges wordt geëvalueerd en eventueel herzien. Hierbij wordt ook nieuwe regelgeving betrokken, zoals de omgevingswet en de notitie Lokale Heffingen van de commissie BBV.

Blad:

4/5 Aanbeveling 8 Nevenfuncties Herzie de procedure van nevenfuncties naar aanleiding van de “KvK-Check” door de accountant. Ons college erkent de voordelen van de data-analyse met behulp van de ‘KvK-check’ zoals door de accountant is voorgesteld. Wij gaan de procedure herzien voor nevenwerkzaamheden (binnen de gestelde kaders van de AVG), waarbij wij ook aanbevelingen van Strated Consulting vanuit het onderzoek naar de kwaliteit van de Rotterdamse ambtelijke integriteitsketen op dit onderwerp meenemen. Aanbeveling 9 Sociaal Domein Ga bij de begroting in het sociaal domein zowel voor de lasten als voor de baten uit van realistische aannames. Ons college erkent dat de afwijkingen deels te maken hebben met de systematiek binnen de taakvelden en de aard van de uitgaven. Daarbij hebben we vanaf de begroting 2021 afscheid genomen van de onrealistische dalende begroting die gebaseerd was op de bij de decentralisaties veronderstelde boeggolf en gekozen voor een stabiele lijn in de toekomstige financiering van de gemeentelijke zorg. Er wordt zo ingespeeld op de (demografische) ontwikkelingen in de stad, zoals de toenemende ondersteuningsvraag van een groeiende groep thuiswonende ouderen.

De opgave bestaat naast de uitvoering van de beleidsnotitie ‘Heel de stad’ met de drie geprioriteerde doelgroepen nadrukkelijk ook uit het op korte termijn realiseren van afdoende structurele middelen vanuit het Rijk. Verder is in het adviesrapport in paragraaf 5.9 een toelichting opgenomen over de onderbesteding bij onderwijshuisvesting. Hoewel de COR hierover geen aanbeveling heeft gegeven, willen we daar ook graag een reactie op geven. Reactie op paragraaf 5.9 Onderwijshuisvesting Ons college erkent dat er onderbesteding is op de onderwijs huisvesting. Wij hebben lopende acties ondernomen om een realistischer begroting op te stellen. In samenwerking met het Rotterdamse onderwijs is het Integraal Huisvestingsplan 2020 - 2023 opgesteld (IHP-deel 1 ‘Analyse en Ambitie’ is in 2019 vastgesteld. Deel 2 ‘Maatregelen en Projecten’ is in 2020 vastgesteld). In dit plan staat hoe de komende járen de huisvesting van Rotterdamse scholen gerenoveerd of vernieuwd wordt. Het IHP kent twee centrale ambities die doorkijken naar 2035: evenwichtiger onderwijsaanbod én betere kwaliteit huisvesting. We staan nog aan het begin van de uitvoering van het IHP 2020 - 2023. Renovatie en vernieuwing van scholen zijn daarnaast complexe projecten, die veelal over meerdere járen lopen.

In november 2020 is het eerste Voortschrijdende Indicatieve Meerjaren Investeringsplanning (VIMIP) aangeleverd, zoals eerder aangekondigd in het IHP deel 2 met daarin een planning van de oplevering van de investeringen uitgezet in de tijd per project. Hiermee wordt invulling gegeven aan de aanbeveling van de Rekenkamer om tussentijds de raad beter te informeren over de inzet van het investeringskrediet van onderwijshuisvesting. De opmerking van de rekenkamer betreft het exploitatiedeel van de begroting. Hier zien we dat in 2020 vooral op tijdelijke huisvestingsmiddelen, welke ontstaan als een school gaat vernieuwen of renoveren, een onderbesteding is geweest. De aanvragen die reeds zijn gedaan voor 2021 wijzen erop dat het beschikbare budget in 2021 wel gerealiseerd gaat worden.

5/5 Gedurende hetjaarzal tijdens de 1e en 2de herziening de voortgang hierover worden aangegeven.

Financiële en juridische consequenties/aspecten: N.v.t. Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De secretaris,

De burgemeester,

V.J.M. Rdpzen

A. Aboutaleb

Bijlage(n): N.v.t.

ROT-B-02

Blad: