21bb471 Collegebrief over Startnotitie jaarrekeningproces 2021

Gemeente Rotterdam College van Burgemeester en Wethouders

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl E-mail: BBO@rotterdam.nl Inlichtingen: W.B. Tse Telefoon: 0613138584

Aan de Gemeenteraad

Portefeuillehouder: FOHGP Cluster: directie Middelen en Control Ons kenmerk: 21bb471 Datum: B&W 19 januari 2021 Betreft: Startnotitie jaarrekeningproces 2021

Onderwerp: Startnotitie jaarrekeningproces 2021

Op welke gronden deze brief? I Waarom nu voorgelegd? Jaarlijks wordt op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 een startnotitie opgesteld. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening van de accountant. Het doel van deze startnotitie jaarrekeningproces 2021 is het gezamenlijke beeld tussen de organisatie en de externe accountant vast te stellen voor de controle aanpak 2021. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/begroting/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Jaarrekening proces.

Toelichting: Deze startnotitie heeft de herziene startnotitie over 2020 (COR 30 juni 2020) als uitgangspunt genomen. Hierbij zijn de huidige inzichten van het lopende controleproces en verbeteringen in de interne beheersing verwerkt. In de startnotitie is voor de vijftien financieel kritieke processen de optimale controle aanpak bepaald. De optimale controleaanpak is ten opzichte van de herziene startnotitie 2020 voor een viertal processen gewijzigd naar een realistische mix tussen systeemgerichte controle (controle op opzet, bestaan en werking van de interne beheersmaatregelen) en een gegevensgerichte controle (steekproef, cijferanalyse en/of deelwaarnemingen). Ten opzichte van de herziene startnotitie 2020 zijn bij de financieel kritieke processen verbeteringen doorgevoerd in de interne beheersing die een direct effect hebben op de uitvoering van de controlewerkzaamheden in 2021. Bij zes processen, waaronder aanbesteden, HR en het verstrekken van de sociale uitkeringen, leidt dit tot verbeteringen in de controle aanpak ten opzichte van 2020. De effecten van COVID-19, waaronder de controle van de Tozo regeling, zijn in de controleaanpak 2021 verwerkt. Voor zeven (deel) processen kan de optimale controleaanpak gehanteerd worden.

BD-B-01-B&W

De startnotitie bevat de volgende onderdelen: 1. Begrippen I toetsingskader 2. Beheerorganisatie proces jaarrekening 3. Organisatie afdeling Financial Audit

Blad:

2/3

4. Controle-aanpak 5. Governance, communicatie- en escalatielijnen 6. Informatie-uitwisseling 7. ínhoud rapportages 8. Planning 9. Meerwerk Hieronder worden deze onderdelen kort toegelicht. Ad 1. Begrippen I toetsingskader Uw raad stelt met betrekking tot de accountantscontrole jaarlijks het kader via de kadernota Accountantscontrole en de daarbij behorende lijst van relevante wet- en regelgeving vast. In dit onderdeel worden de kaders opgenomen en de gehanteerde begrippen toegelicht. Ad 2. Beheerorganisatie proces jaarrekening In dit onderdeel wordt ingegaan op de meest recente ontwikkelingen in de beheerorganisatie. De taken in het jaarrekeningproces worden in 2021 uitgevoerd met dezelfde infrastructuur als in 2020. In september 2020 is aan de COR het plan van aanpak ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ gepresenteerd. Dit plan van aanpak kent een doorlooptijd tot 1 mei 2021. De eerste resultaten hiervan zijn verwerkt in deze startnotitie. Ad 3. Organisatie afdeling Financial Audit (FA) In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de afdeling FA, waaronder de kwaliteitsborging, de aandachtsgebieden voor het jaar 2021 en de kennisdeling met andere organisaties. Ad 4.

Controle-aanpak In dit onderdeel wordt de controle-aanpak van de afdeling FA besproken, waaronder de wijze van uitvoering van de controlewerkzaamheden (gegevensgericht of systeemgericht per proces) en de wijze van rapportage over de bevindingen en de voortgang. In dit onderdeel wordt de optimale controleaanpak en de verbeteringen ten opzichte van de herziene startnotitie 2020 voor de vijftien financieel kritieke processen toegelicht. Ad. 5 Governance, communicatie- en escalatielijnen Hierin is geregeld op welke wijze de governance, communicatie en eventuele escalatie wordt vormgegeven. Voor de jaarrekeningcontrole 2021 gelden dezelfde afspraken als bij de voorgaande jaarrekeningcontroles. Ad 6. Informatie-uitwisseling De wijze waarop de organisatie en de externe accountant met elkaar informatie uitwisselen, komt in deze paragraaf aan bod. Hierbij gaat het enerzijds om de informatieverstrekking aan de externe accountant en anderzijds over de rapportages van de externe accountant aan de organisatie. Ad 7. ínhoud rapportages Hierin worden de onderwerpen besproken die minimaal aan de orde komen in de rapportages, zoals communicatie over de voortgang van het jaarrekeningproces.

Blad:

3/3

Ad 8. Planning Uitgangspunt voor de planning(en) van het jaarrekeningproces 2021 is het op 22 april 2022 kunnen verstrekken van de jaarstukken 2021 aan de raad, inclusief de controleverklaring van de externe accountant. Ad 9. Meerwerk De startnotitie bevat een korte uiteenzetting van de wijze waarop eventueel meerwerk in procedure gebracht moet worden en hoe de besluitvorming daaromtrent zal plaatsvinden.

en juridische consequenties/aspecten:

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, DeXsecretaris,

De burgemeester,

V.J.M. Ròoeen

A. Aboutaleb

Bijlage(n): Startnotitie jaarrekeningproces 2021

CM

9