21bb470 Startnotitie Jaarrekeningproces 2021

Startnotitie Jaarrekeningproces 2021

Van PwC,afdeling Financial Audit, afdeling Concerncontrol Datum 29 december 2020

Aanleiding Op grond van de Controleverordening Rotterdam 2017 wordt jaarlijks de startnotitie rondom het jaarrekeningproces vastgesteld. De startnotitie markeert het formele startmoment voor de controle van de jaarrekening door de organisatie, de accountant (PwC) en FA. Het doel van de gezamenlijke startnotitie is het voorkomen van een mogelijke communicatiekloof tussen de organisatie, FA en PwC. In de startnotitie worden naast heldere werkafspraken en een planning tevens begrippen en toetsingskaders vastgesteld voor alle controledossiers. Deze startnotitie is op basis van nieuwe inzichten geactualiseerd voor het jaarrekeningproces 2021. De nieuwe inzichten vinden haar oorsprong naar aanleiding van de uitkomsten van de beoordeling van de IT general controls, ontwikkelingen op het gebied van data-analyse en verbeteringen in de interne beheersing in 2020.

Onderwerpen In deze startnotitie komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan de orde: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Begrippen/ toetsingskader Beheerorganisatie proces jaarrekening Organisatie afdeling Financial Audit (FA) Controle-aanpak Governance, communicatie- en escalatielijnen Informatie-uitwisseling Inhoud rapportages Planning Meerwerk

1. Begrippen / toetsingskader De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Rotterdam zijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Controleverordening Rotterdam 2017, de Kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v. en de lijst met relevante wet- en regelgeving ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole. De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft primair betrekking op het onderdeel ‘Jaarrekening’.

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

2 van 14

Toleranties De accountant hanteert een goedkeuringstolerantie bij het verstrekken van de controleverklaring. De goedkeuringstolerantie is het kwantitatieve punt voor het wel of niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring door de accountant. Daarnaast kan de accountant kwalitatieve overwegingen hebben die hij materieel acht. Dat is in het geval de accountant een bevinding zodanig van belang acht voor de oordeelsvorming over de financiële positie van de gemeente dat hij deze expliciet in zijn verklaring rapporteert aan de raad. In het Bado is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voor fouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle maximaal 1 procent respectievelijk 3 procent van de omvangsbasis bedraagt. De omvangsbasis is het totaal van de lasten van de jaarrekening, onder aftrek van interne verrekeningen, inclusief toevoegingen aan de reserves. De gemeenteraad heeft in de kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v. vastgesteld dat de goedkeuringstolerantie uit het Bado wordt overgenomen. In onderstaande tabel is de omvangsbasis weergegeven die kwantitatief de strekking bepaald van welke controleverklaring en rechtmatigheidsverantwoording wordt afgegeven in de te onderscheiden gevallen, uitgaande van de begroting 2021.

Bedragen x € 1.000 Door u vastgestelde materialiteit in % Omvang lasten (inclusief reservemutaties) Materialiteit Rapportagetolerantie

Fouten

Onzekerheden 3% € 3.842.601 € 38.426 € 115.278 € 1.700 1%

De wetgever heeft in het Bado geen rapportagetoleranties voorgeschreven. Wel is hierbij voorgeschreven dat de bedragen voor de rapportagetoleranties niet hoger kunnen zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. De gemeenteraad heeft in de kadernota accountantscontrole 2017 e.v. vastgesteld dat de accountant een rapportagetolerantie hanteert van € 1.700.000. Daarnaast kan de accountant ook een kwalitatieve rapportagetolerantie hanteren. Indien de accountant een tekortkoming constateert Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

3 van 14

die de kwantitatieve rapportagetolerantie niet overschrijdt, kan de accountant dit opnemen in zijn verslag van bevindingen. Dat is in het geval als de accountant dit van belang acht om te rapporteren aan de raad. Invoering rechtmatigheidsverantwoording Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2021 mogelijk te maken zijn wetsaanpassingen noodzakelijk in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Bij het opstellen van deze startnotitie is dit wetgevingstraject nog onderhanden. Vooruitlopend op deze wettelijke verplichting neemt het college bij de jaarstukken 2020 als wijze van proef voor de eerste maal een rechtmatigheidsverantwoording op. De uitgangspunten van deze proef zijn toegelicht in de COR-vergadering van september 2020. De inzichten vanuit deze proef alsmede de verdere uitwerking van de wetgeving rondom de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en overige regelgeving zullen worden meegenomen in het implementatietraject van de rechtmatigheidsverantwoording. Onderdeel hiervan zal zijn de aanpassing van de Controleverordening Rotterdam 2017, de Verordening financiën Rotterdam en de Kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v.

Het college zal voorstellen in de Verordening Financiën Rotterdam op te nemen om bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording een verantwoordingsgrens van 1 % van de omvang van de lasten (inclusief reservemutaties) te hanteren. Voorts zal het college bij de herziening van de Kadernota accountantscontrole rekening 2017 e.v. voorstellen in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op onrechtmatigheden te geven vanaf € 1.700.000. De accountant gaat na of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. Het eventuele effect van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op de controleaanpak zal worden toegelicht in de herziene startnotitie, ervan uitgaande dat het wetgevingstraject dan afgerond is.

2. Beheerorganisatie proces jaarrekening De directeur Financiën en Inkoop voert evenals voorgaande jaren regie op een tijdige totstandkoming van de jaarrekening en een soepele en tijdige doorloop van de controle waaronder het doorvoeren van verbeterslagen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt primair bij de lijnorganisatie. Zij voert deze functie uit onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller. De directeur Financiën en Inkoop wordt hierbij ondersteund door verschillende medewerkers vanuit het cluster BCO en de directie Middelen en Control. Effecten maatregelen coronacrisis De maatregelen ten gevolge van de coronacrisis hebben effect op de beheersorganisatie en de controleaanpak. Deze impact blijft niet alleen beperkt tot een risico voor de rechtmatigheid en getrouwheid, maar geeft ook een risico voor een tijdige totstandkoming van de jaarrekening. De coronamaatregelen die in 2020 zijn genomen, zoals de TOZO-regelingen, zijn ingebed in controleaanpak 2020 en lopen door naar 2021 en volgende jaren. Deze punten zijn al verwerkt in deze startnotitie. Leerpunten vanuit de afronding van het jaarrekeningproces 2020 en nieuwe regelingen (bv. TOZO 4) zullen wanneer deze van invloed zijn op de aanpak van de controlewerkzaamheden in de herziene startnotitie 2021 worden vermeld. Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

4 van 14

Verbetering jaarrekeningproces en beheersing processen In september 2020 is aan de COR het plan van aanpak ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ gepresenteerd. Dit plan van aanpak kent een doorlooptijd tot 1 mei 2021. Het doel van het plan van aanpak is het verder verhogen van de kwaliteit van de interne beheersing van het primaire proces. Dit zorgt voor een nog betere prognose en sturingsinformatie, meer first time right dossiers en maakt het verder versnellen van het jaarrekeningproces mogelijk. En zal hiermee een optimale controle-aanpak voor meer processen mogelijk maken. De verantwoordelijkheid van de uitvoering van dit plan ligt bij de lijnorganisatie. Dit plan van aanpak richt zich hierbij op de volgende aspecten.  Aandachtsdossiers vanuit het jaarrekeningproces 2019: Aanbestedingen, afgrenzing inkooplasten, kwaliteit balansdossiers, op orde brengen van de ITGC op de concernbrede en primaire systemen, aanlevering controledossiers HR, sociale uitkeringen en proactieve sturing op overige aandachtsdossiers.  Nieuwe ontwikkelingen 2020; dit betreffen met name de ontwikkelingen vanuit de coronacrisis. Zie hiervoor de paragraaf ‘Effecten maatregelen corona’.  Overige acties/ speerpunten/ prioriteiten/innovatie; dit betreffen onder meer de bestuursopdracht vastgoed en het afgeven van de controleverklaring bij de website van de jaarstukken.

De uitvoering van het plan heeft effect op de controleaanpak van verschillende processen in deze startnotitie. Verbeteringen als gevolg van innovatie in de interne beheersing en uitvoering van dit plan zijn onder andere zichtbaar bij HR waar het grootste deel van de controleaanpak systeemgericht wordt. Ook de audit van de ITGC bij de concernbrede systemen is volledig systeemgericht en tussen FA, BCO en de lijnorganisatie zijn aanvullende afspraken gemaakt over de momenten van aanlevering van de tussentijdse balansdossiers en de kwaliteit hiervan, waaronder P2P. Overige effecten van het plan zullen een plaats krijgen in de herziene startnotitie 2021 of in de startnotitie 2022.

3. Organisatie afdeling Financial Audit In oktober 2018 heeft het Instituut van Interne Auditors (IIA) een externe kwaliteitstoetsing uitgevoerd bij de afdeling FA. De afdeling FA heeft deze toetsing van de beroepsorganisaties IIA, de NBA en het NOREA succesvol doorlopen en heeft in januari 2019 hiervoor het certificaat ontvangen en is daarmee COS 610 proof. De Commissie Kwaliteitstoetsingen van het IIA heeft over de afdeling FA van de gemeente Rotterdam geoordeeld dat het interne stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen voldoet aan de in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening, zoals deze zijn vastgelegd door de beroepsorganisatie het IIA, de NBA en het NOREA. Voor 2021 zal de focus van de afdeling FA zich, naast het uitvoeren van de reguliere audits, richten op: 1. In samenspraak met 1e en 2e lijn verder optimaliseren van de interne beheersing om te komen tot een optimale controleaanpak. 2. Implementatie rechtmatigheidsverantwoording in de werkprocessen van FA en de verantwoording binnen Rotterdam; 3. Doorontwikkeling IT in de controle door: a. met 1e lijn inzetten op de ITGC van de diverse systemen; b. met 1e lijn de application controls binnen de processen efficiënter in te richten en opzet, bestaan en werking van te kunnen toetsen; c. IT integraal onderdeel te laten zijn van de procescontroles. Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

5 van 14

4. Verder doorontwikkeling en uitvoering geven aan de adviesfunctie. Dit geldt zowel binnen het concern Rotterdam als in landelijke overleggen over specifieke verantwoordingsvraagstukken; 5. Specifieke thema’s benoemen en deze een plaats geven binnen het audit proces. Voor 2021 zijn dit in ieder geval de gevolgen van corona en integriteit. Mensen en middelen De afdeling FA is lid van de relevante beroepsverenigingen en heeft voldoende gekwalificeerde medewerkers. De permanente educatie en verdere ontwikkeling van de medewerkers van de afdeling FA blijft voortdurend aandacht krijgen. In de begroting 2021 zijn voldoende middelen voorzien voor de afdeling FA om het werk goed te kunnen uitvoeren. In 2020 is de onderlinge samenwerking en kennisuitwisseling met zowel de auditdiensten van Amsterdam als Den Haag als ook het netwerk van interne auditors bij andere gemeenten voortgezet en op onderdelen geïntensiveerd. Nieuwe initiatieven zijn gestart, zoals het bespreken van specifieke vaktechnische vraagstukken met Amsterdam en Den Haag. Dit zal in 2021 gecontinueerd worden.

4. Controle-aanpak Evenals over 2020 wordt voor de jaarrekeningcontrole 2021 uitgegaan van de volgende financieel kritieke processen. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Administratie en Verslaglegging Inkopen Aanbesteden Betalingsorganisatie HR Verstrekte subsidies en bijdragen Belasting en heffingen Sociale uitkeringen WMO Vastgoed Grondexploitaties

12 13 14 15

Verkoop en Facturatie Ontvangen subsidies en bijdragen Treasury ITGC

Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing wordt per proces een controleaanpak gekozen. De primaire keuze voor de controleaanpak betreft óf het beoordelen van de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen (systeemgerichte controle), eventueel aangevuld met beperkte gegevensgerichte controlewerkzaamheden óf een volledig gegevensgerichte controle. De controleaanpak is onder andere afhankelijk van de mate van transacties, de complexiteit van transacties en de mogelijkheid tot de inzet van data-analyse. Bij de controleaanpak gaat het om:  Systeemgerichte controle (S= Systeemgericht): Bij een systeemgerichte controle zullen de interne beheersingsmaatregelen worden getoetst op opzet, bestaan en werking.

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

6 van 14



Gegevensgerichte controle (G=Gegevensgericht): Bij een gegevensgerichte controle zullen op basis van een statistische steekproef, cijferanalyse en/of deelwaarnemingen aanvullende detailcontroles worden uitgevoerd.

In deze startnotitie is in de tabel per proces op basis van de huidige inzichten de optimale controle aanpak en de controle aanpak 2021 opgenomen. Op basis van de huidige inzichten is voor 6 (sub-) processen de controle aanpak verbeterd t.o.v. de herziene startnotitie 2020. De specifieke controle-aanpak wordt door FA per proces in een werkplan uitgewerkt, waarin ook een risicoanalyse is opgenomen en een planning wanneer welke informatie vanuit het cluster nodig is en wanneer welke rapportages vanuit de afdeling FA mogen worden verwacht. In het werkplan wordt aangegeven welke werkzaamheden worden verricht ten behoeve van de controle op de getrouwheid en welke werkzaamheden betrekking hebben op de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het werkplan wordt met PwC afgestemd en vormt de basis voor de op te leveren dossiers. De afdeling FA stelt uiteindelijk het werkplan vast. In de planning wordt de oplevering van de producten uit het werkplan nader gespecificeerd. Steunen op de werkzaamheden van de afdeling FA In de afgelopen jaren heeft de afdeling FA verdere stappen gezet om de kwaliteit te verbeteren.

Zoals in paragraaf 3 is vermeld, heeft de afdeling FA in 2019 de certificering van het IIA verkregen waaruit blijkt dat het interne stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen voldoet aan de in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening, zoals deze zijn vastgelegd door de beroepsorganisatie het IIA, de NBA en het NOREA. PwC is verantwoordelijk voor zijn eigen controleaanpak. Tegelijkertijd steunt PwC zoveel mogelijk op de beschikbare producten (verrichte werkzaamheden) van de afdeling FA en bepaalt de omvang, aard en tijdfasering van zijn werkzaamheden op basis van de gedeelde risico-inschattingen en controleaanpak. In de volgende situaties voert PwC altijd zelfstandig eigen controlewerkzaamheden uit om voor dat proces(onderdeel) tot een oordeel te komen, ongeacht de kwaliteit van de afdeling FA:  Als sprake is van een proces(onderdeel) waarbij een significant risico bestaat op een materiële afwijking (bijvoorbeeld als gevolg van complexiteit van wet- en regelgeving (Europese Aanbestedingen));  Als sprake is van een materieel inherent frauderisico (management override of controls);  Processen waarbij sprake is van een groot schattingselement (bijvoorbeeld waardering van grondexploitaties). Daarnaast wordt door PwC per proces bepaald voor welke onderdelen aanvullende werkzaamheden nodig zijn (zie tabel).

Risico-inschatting en controleaanpak In 2020 hebben de afdeling FA en PwC de toetsing uitgevoerd op opzet, bestaan en werking van de ITGC (IT General Controls) op de concernbrede systemen (Oracle/APRO). Uit de toetsing van de werking van de ITGC voor de concernbrede systemen Oracle/APRO is zichtbaar dat er stappen vooruit zijn gezet ten opzichte van de startnotitie 2020. Deze verbeteringen zitten voornamelijk in het change managementproces. Voor het proces van toegangsrechten (Access management) zijn verbeterpunten geïdentificeerd en gecommuniceerd. Deze punten zijn opgepakt en door het cluster is aangegeven dat deze op 1 punt Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

7 van 14

na (doorloop naar 1e kwartaal 2021) per 1-1-2021 zijn geïmplementeerd. Toetsing door FA staat gepland in het eerste kwartaal 2021. De ITGC voor clusterspecifieke systemen biedt over het gehele domein bezien nog niet voldoende waarborgen voor de uitvoering van systeemgerichte controles. We schatten in dat applicaties Socrates, GOUW/ONS en Workforce/ADP in 2021 op onderdelen systeemgericht gecontroleerd kunnen worden. Voor een (volledig) systeemgerichte controleaanpak in de jaarrekening/ startnotitie voor 2021 is de effectiviteit van de ITGC randvoorwaardelijk. Om een volledig systeemgerichte controle mogelijk te maken is naast een effectieve ITGC ook een goede inrichting en werking van toegangsrechten, functiescheidingen en geautomatiseerde beheersmaatregelen binnen de systemen noodzakelijk. De stand van zaken hiervan wordt in de afweging van de controleaanpak per proces voor 2021 betrokken. Ten opzichte van de herziene startnotitie 2020 is de optimale controleaanpak voor een aantal processen gewijzigd:  De optimale controleaanpak bij Inkoop is gewijzigd van geheel systeemgericht naar deels systeemgericht en deels gegevens gericht voor het onderdeel prestatieverklaring.  Bij Aanbesteden blijft voor het deel van de massa dat via CAS loopt blijft de optimale controleaanpak systeemgericht.

Voor een beperkt deel van de massa, de niet gekoppelde inkopen (de losse opdrachten), die niet via CAS verwerkt worden wordt een gegevensgerichte controle de efficiënte controleaanpak.  Het proces van de Verstrekte subsidies en bijdragen is voor optimale controle aanpak gesplitst, waarbij de optimale controleaanpak voor verstrekte subsidies systeemgericht is en vanuit het materialiteitsoogpunt (efficiency) voor de verstrekte bijdrage gegevensgericht.  Bij Sociale uitkeringen is de optimale controleaanpak een mix van systeemgericht en gegevensgericht, aangezien het volledig implementeren van de beheersmaatregelen vanuit oogpunt van kosten-batenanalyse niet wenselijk is.  Het deelproces Erfpacht is vanuit het proces Verkoop en facturatie ondergebracht bij het hoofdproces Grondexploitaties. De optimale controleaanpak voor dit proces is systeemgericht. Ten opzichte van de herziene startnotitie 2020 zijn bij verschillende processen verbeteringen doorgevoerd. De belangrijkste daarvan zijn:  voor het proces Aanbesteden wordt een groter deel van de massa systeemgericht gecontroleerd. De effecten van de invoering van CAS hebben een positief effect op de uitvoering van de controlewerkzaamheden.

 bij het proces HR zijn de beheersmaatregelen van het systeem "BCO Workforce ADP” voldoende waardoor de controle systeemgericht kan maar voor bepaalde aspecten nog gegevensgerichte werkzaamheden nodig zijn.  bij het proces Verstrekte subsidies zijn beheersmaatregelen doorgevoerd, waardoor een deel van de massa systeemgericht kan worden gecontroleerd aangevuld met gegevens gerichte werkzaamheden.  bij het proces Sociale uitkeringen behoeven door inzet van data analyse door het cluster bepaalde rechtmatigheidsvereisten mogelijk niet meer gegevensgericht (door middel van een steekproef) gecontroleerd te worden.  bij Ontvangen subsidies en bijdragen – IBS is de controleaanpak een mix van gegevensgericht en deels systeemgericht. De beheersmaatregelen die via E- IBS worden Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

8 van 14

verantwoord zijn voldoende, maar voor bepaalde aspecten zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden nodig. bij ITGC – Clusterspecifiek kan voor een aantal applicaties (op onderdelen) systeemgericht worden gecontroleerd.



Op basis van de risico-inschatting en interne beheersing per proces komen PwC en gemeente gezamenlijk tot de volgende controleaanpak per proces voor 2021, waarbij ook de wijziging ten opzichte van de gehanteerde aanpak bij de jaarrekeningcontrole 2020 is weergegeven. De risicoinschatting is gedaan op basis van de reguliere processen; de processen die als gevolg van corona zijn ingeregeld, zijn in deze beoordeling niet meegenomen. Deze zullen separaat in de werkplannen van FA worden opgenomen. (Sub-) proces

1

Steunen op werkzaamheden afdeling FA

Optimale controle aanpak

volledig

systeemgericht

deels

Controle aanpak 2021

vs

gegevensgericht

A&V (proces)

systeemgericht

systeemgericht

A&V – waardering/balans

gegevensgericht

gegevensgericht

2

Inkopen

gegevensgericht

3

Aanbestedingen

4

Betalingsorganisatie

systeemgericht en deels gegevensgericht systeemgericht en deels gegevensgericht systeemgericht

5

HR

systeemgericht

6

Verstrekte subsidies

systeemgericht

Verstrekte bijdragen

gegevensgericht

systeemgericht en deels gegevensgericht systeemgericht en deels gegevensgericht systeemgericht en deels gegevensgericht systeemgericht en deels gegevensgericht gegevensgericht

7

Belastingen en heffingen

systeemgericht

systeemgericht

8

Sociale uitkeringen

9

Wmo

systeemgericht en deels gegevensgericht systeemgericht

gegevensgericht en deels systeemgericht gegevensgericht

10

Vastgoed

systeemgericht

gegevensgericht

11

Grondexploitaties – overige beweringen

systeemgericht

gegevensgericht en deels systeemgericht

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

T.o.v. aanpak 2020

Aanvullende werkzaamhed en externe accountant ja nee

Datum

Pagina

29 december 2020

9 van 14

Erfpacht

systeemgericht

gegevensgericht

Grondexploitatie – waardering

gegevensgericht

gegevensgericht

12

Verkoop en facturatie

gegevensgericht

13

Ontvangen subsidies en bijdragen – gemeentefonds Ontvangen subsidies en bijdragen – IBS

systeemgericht en deels gegevensgericht gegevensgericht

systeemgericht

14

15

gegevensgericht

Treasury – kort geld

systeemgericht

gegevensgericht en deels systeemgericht systeemgericht

Treasury- lang geld

gegevensgericht

gegevensgericht

ITGC – Concernbreed

systeemgericht

systeemgericht1

ITGC - Clusterspecifiek

systeemgericht

gegevensgericht en deels systeemgericht2

1 De primaire controlerichting is systeemgericht, waarbij bestaande leemten zullen worden ondervangen door aanvullen

gegevensgerichte werkzaamheden binnen de relevante procescontroles. 2

De ITGC voor clusterspecifieke systemen biedt over het gehele domein bezien nog niet voldoende waarborgen voor de uitvoering

van systeemgerichte controles. We schatten in dat applicaties Socrates, GOUW/ONS en Workforce/ADP in 2021 op onderdelen systeemgericht gecontroleerd kunnen worden.

Indien de controle-aanpak 2021 gelijk is aan de optimale controle-aanpak is dit in bovenstaande tabel in groen gearceerd opgenomen. Wij benadrukken dat de controleaanpak 2021 per proces definitief zal worden bepaald nadat in de 1e helft van 2021 de opzet en bestaan van de interne beheersmaatregelen zijn getoetst. De uitkomst rapporteren we in de herziene startnotitie.

5. Governance, communicatie- en escalatielijnen Voor de governance, communicatie- en escalatielijnen gelden voor de jaarrekeningcontrole 2021 dezelfde afspraken als bij de voorgaande jaarrekeningcontroles. De directeur Financiën en Inkoop voert onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller de regie uit voor het gehele jaarrekeningproces, ondersteund door een team medewerkers uit het cluster BCO en de directie Middelen en Control. Regie en coördinatie Om een goede regievoering door het team jaarrekening op het proces mogelijk te maken is het noodzakelijk dat PwC de coördinatie van hun werkzaamheden afstemt met de afdeling FA. Als onderdeel van de coördinatie van controlewerkzaamheden benoemt zowel PwC als de afdeling FA een centrale coördinator, die samen de voortgang van de controle afstemmen. Eventuele knelpunten proberen zij direct op te lossen. In de reguliere overleggen tussen team jaarrekening en PwC worden de nog niet opgeloste knelpunten op de voortgang en inhoud van de controle besproken. Het team jaarrekening onderhoudt in samenwerking met de afdeling FA contacten met de organisatieonderdelen en houdt de regie op de masterplanning. In het kader van de efficiency

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

10 van 14

verloopt de communicatie met PwC via het team jaarrekening. Indien nodig verwijst zij PwC door binnen de organisatie. Dit om te voorkomen dat de organisatie onnodig wordt belast. Het team jaarrekening, afdeling FA en PwC hebben nadere afstemming over controle- en verslaggevingsvraagstukken. Eventuele verschillen van inzicht zijn voor half december 2021 afgestemd. Uitzonderingen hierop betreffen onderwerpen betrekking hebbend op gebeurtenissen na balansdatum. In de managementmeetings na de eerste interim-controle en tweede interim-controle en jaarrekeningcontrole rapporteren PwC en de afdeling FA over de stand van zaken inzake het financiële beheer van de gemeente Rotterdam. Deze rapportages zijn bedoeld ter advisering van het college voor verdere verbetering van het financiële beheer en financieel-technische inrichting van processen inclusief IT. De boardletter voor de raad is een samenvatting van de bevindingen uit de managementmeetings. De afdeling FA binnen Middelen en Control is direct onder de concerncontroller gepositioneerd. De onafhankelijke positie is daarnaast geborgd doordat in de Controleverordening Rotterdam 2017 een bepaling is opgenomen dat erin voorziet dat het afdelingshoofd FA direct aan de concerndirectie en/of het college kan rapporteren, indien hij dat nodig acht.

Daarnaast heeft het college van B&W de onafhankelijkheid van de afdeling FA door middel van vaststelling van het audit charter Financial Audit bekrachtigd. Escalatielijnen Het is van belang dat PwC en de organisatie alle mogelijke vertraging of bijzonderheden tijdens de controlewerkzaamheden onverwijld meldt aan de directeur Financiën en Inkoop, zodat direct maatregelen genomen kunnen worden om te voorkomen dat doorlooptijd en/of aard van de verklaring in het geding komen. De directeur Financiën en inkoop informeert de concerncontroller. Mochten de directeur Financiën en Inkoop en concerncontroller geen toereikende acties (kunnen) nemen, vindt eerst escalatie plaats naar B&W en zo nodig naar de voorzitter van de COR. In situaties waarin een verschil van inzicht blijft bestaan tussen PwC en de organisatie, zullen achtereenvolgens de volgende escalatielijnen doorlopen: niveau escalatieladder externe accountant 1

2

3

Situatie waarin sprake is v an een persoonlijk geschil tussen ex terne accountant en directie/college Eindv erantwoordelijke ex terne accountant Voorzitter COR

Situatie waarin de planning of het oordeel v an de controlev erklaring in gev aar zijn

Eindv erantwoordelijke ex terne accountant Portefeuillehouder financiën

Situatie waarin sprake is v an een v erschil v an inzicht met de directie Situatie waarin sprake is v an een v erschil v an inzicht met de organisatie

4 Klantrelatiepartner op PwCkantoor Rotterdam Voorzitter COR

Senior director ex terne accountant Directeur jaarrekening Concerncontroller 1

2

3

4

niveau escalatieladder Rotterdam

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

11 van 14

Uiteraard vindt escalatie pas plaats na een hoor- en wederhoorfase. In geval van een (op handen zijnde) escalatie wordt de concerndirectie geïnformeerd en desgewenst om advies gevraagd. De escalatielijn kan ingeroepen worden door zowel de gemeente als PwC.

6. Informatie-uitwisseling Bestuurlijke informatie In de Controleverordening Rotterdam 2017 is vastgelegd via welk tijdpad en aan welke organen en gremia de accountant zijn rapportages aanbiedt. Voor een overzicht van de rapportages zie hierna in de paragraaf inhoud rapportages. Alle bevindingen en informatie die naar aanleiding van de controle beschikbaar komt, wordt door de accountant eerst ter kennis gebracht aan de ambtelijke organisatie en het college alvorens deze informatie met de Gemeenteraad wordt gedeeld. Dit om een zorgvuldige procedure van hoor- en wederhoor mogelijk te maken. Operationele informatie De organisatie en PwC wisselen alle operationele informatie die nodig is voor de controle uit met behulp van Client Connect. De afdeling FA heeft zoals vastgelegd in de controleverordening 2017 evenals PwC onverkort toegang tot alle informatie.

7. Inhoud rapportages FA en PwC zullen via het team jaarrekening zorgdragen voor een constante informatievoorziening over de voortgang en de inhoudelijke bevindingen vanuit het controleproces aan de COR. Om de actualiteit van deze informatie te borgen zal dit via een voortgangsrapportage in de COR-vergadering worden besproken. Tussen PwC en de gemeente vindt nadere afstemming plaats over de inhoud van deze presentatie. Daarnaast bestaan de rapportages en de presentaties van de accountant minimaal uit: - De presentatie(s) met bevindingen uit de eerste en tweede interimcontroles, opgesteld ten behoeve van managementmeetings met de proceseigenaren (clusterdirecties); - Een eerste en tweede boardletter na de eerste en tweede interimcontrole (voor college en de raad), opgesteld op basis van de interimcontroles en managementmeetings met de proceseigenaren; - Een controleverklaring bij de jaarstukken; - Een verslag van bevindingen aan de raad; - De presentatie(s) met bevindingen uit de eindejaarscontrole (2021) opgesteld ten behoeve van managementmeetings met de proceseigenaren (clusterdirecties) (voor zover er relevante bevindingen per cluster zijn met clusterdirecties).

8. Planning De uitgangspunten voor de planning zijn in deze startnotitie ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. Eventuele versnelling voortvloeiend vanuit de acties van het Plan van aanpak ‘Naar een beter en modern jaarrekeningproces’ zullen indien mogelijk worden opgenomen in de herziene startnotitie 2021.

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

12 van 14

De voortgangsrapportages zullen beschikbaar zijn in de COR-vergaderingen van september en november 2021 en januari en maart 2022. Voorts zal de COR in haar vergadering van april 2022 over de voortgang worden geïnformeerd indien de stand van zaken hiertoe aanleiding geven. Voor het jaarrekeningproces 2021 is het uitgangspunt om uiterlijk op 22 april 2022 de jaarstukken 2021 aan de Raad, inclusief controleverklaring en verslag van bevindingen van de extern accountant te verstrekken. Binnen het jaarrekeningproces zijn meerdere deliverables onderkend, die elk hun eigen detailplanning kennen. Hieronder vallen onder meer: - Periodiek informeren van de COR over de voortgang van de jaarrekeningcontrole 2021; - Totstandkoming van de P&C-producten zoals bestuursrapportages, voorlopig rekeningresultaat en jaarstukken; - Rapportages van PwC (zie ook paragraaf 7) Er wordt uitgegaan van de volgende overall planning jaarrekeningproces 2021: Algemeen: Jaarrekening inclusief controleverklaring beschikbaar: vrijdag 22 april 2022.

Controleblokken extern accountant: 1e blok: 5 juli 2021 - 18 juli 2021 en 30 augustus 2021 – 26 september 2021 (beoordelen planningsfase en actualiseren risico-analyse en beoordelen uitkomsten IT) 2e blok: 1 november 2021 – 5 december 2021 (interimcontrole en deel gegevensgerichte werkzaamheden) 3e blok: 17 januari 2022 – 30 maart 2022 (afronding interimcontrole en eindejaarscontrole) 4e blok: 30 maart 2022 – 22 april 2022 (rapportage en afronding controle door PwC) Boardletters PwC: 1e: oktober 2021 2e: februari 2022 Voortgangsrapportages rondom voortgang van het jaarrekeningproces in de COR van: 1e: 21/9 (planning en uitkomsten opzet en bestaan) 2e: 16/11 (planning en eerste uitkomsten controle) 3e: Januari (planning en vervolg uitkomsten controle) 4e: Maart (planning en vervolg uitkomsten controle) Indien de voortgang van de controle hiertoe aanleiding geeft zal de COR afzonderlijk in april hierover worden geïnformeerd. De exacte data van de voortgangsrapportages in 2022 zijn afhankelijk van de nog te plannen CORvergaderingen. Daarnaast brengt FA twee interimrapportages (september en januari) en een slotrapportage (april) uit en behoeve de Concerndirectie. Ook zal FA ten behoeve van het college een rapportage uitbrengen bij de rechtmatigheidsverantwoording. De voortgangsrapportages kennen input van de afdeling Financial Audit en PwC.

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

13 van 14

Indien de voortgang en de inhoudelijke bevindingen vanuit controleproces dit vragen en een CORvergadering niet op korte termijn is voorzien zal afzonderlijke berichtgeving naar de COR plaatsvinden. In de bijlage is een mijlpalenplanning jaarrekening proces 2021 opgenomen. Deze overall planning zal verder worden uitgewerkt in detailplanningen in afstemming met alle interne partijen en PwC. Hierbij worden voortgang en wijzigingen via de in paragraaf 5 toegelichte governance structuur gemonitord. Specifieke verantwoordingen Naast de planning ten behoeve van de controle van de jaarstukken 2021 wordt ook een planning opgesteld van de controle van specifieke verantwoordingen. Hiertoe verstrekt de gemeente Rotterdam aan de extern accountant een overzicht van de in 2021 te verwachten specifieke controles met de data waarop deze dienen te zijn afgerond. Op grond van deze verantwoordingen en deadlines richt de accountant zijn planning van deze werkzaamheden in.

9. Meerwerk Het budget voor de opdracht (exclusief meerwerk), met uitzondering van bijzondere verklaringen inzake fractiegelden en overige verklaringen in opdracht van het college is € 800.000 exclusief btw per jaar. Eventuele meer- en minderwerk worden conform contractvoorwaarden door PwC vooraf ter goedkeuring aan de COR voorgelegd.

Bijlage: Mijlpalenplanning jaarrekening proces 2021

Startnotitie 2021 Jaarrekeningproces

Datum

Pagina

29 december 2020

14 van 14