21bb13341 Collegebrief over evaluatie cultuurplanproces 2021 - 2024

Maatschappelijke Ontwikkeling Onderwijs, Cultuur en Toerisme Said Kasmi Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40, Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: Olga Smit Telefoon: 06 12629262 E-mail: bbo@rotterdam.nl

Aan de gemeenteraad

Ons kenmerk: M2110-963 Bijlage(n): 1

21bb13341

Onderwerp: Evaluatie Cultuurplanproces 20212024 Datum: B&W 2 november 2021

Onderwerp: Evaluatie Cultuurplanproces 2021-2024 Op welke gronden deze brief?/Waarom nu voorgelegd? Bij de bespreking van het Cultuurplan 2021-2024 en bijbehorend verdelingsvoorstel heeft wethouder OCT de commissie ZOCS toegezegd het cultuurplanproces te evalueren en daarbij de hoor- en wederhoorprocedure van de Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur (RRKC) te betrekken (20bb15453). Wij bieden de gemeenteraad hierbij de toegezegde evaluatie aan en stellen u in het verlengde daarvan de hierna genoemde moties als afgedaan te beschouwen. Relatie met het coalitieakkoord/collegewerkprogramma/eerder aangenomen moties en gedane toezeggingen: Bij de behandeling van het Cultuurplan 2021-2024 en bijbehorend verdelingsvoorstel heeft de gemeenteraad vervolgens nog de volgende moties aangenomen: 20bb17963 – Ik overweeg het graag nog eens even (C. Eskes (CDA) en anderen) 20bb17964- Het beste advies voor de culturele sector (E. Walgenbach (D66) en J. Smet (Groen Links)) 20bb17968 – Er zijn meer wegen die leiden naar cultuur (N.M. Hoesein (DENK Rotterdam) en J. Smet (GroenLinks)). Toelichting: Naar aanleiding van de toezegging 20bb15453 van wethouder OCT dat hij het cultuurplanproces 2021-2024 zou evalueren met inbegrip van de hoor- en wederhoorprocedure van de RRKC is onderzoeksbureau Rijnconsult in het voorjaar van 2021 gevraagd de evaluatie uit te voeren en daarbij de moties te betrekken.

De gemotiveerde onderzoeksvraag aan Rijnconsult is opgesteld in overleg met de RRKC en

Blad

2

het Directeurenoverleg Cultuur. Beide organisaties waren ook vertegenwoordigd in een klankbordgroep die betrokken was bij de verschillende fases van het evaluatieonderzoek. In de zomer van 2021 heeft Rijnconsult zijn bevindingen aan ons aangeboden onder de titel Mikado. De titel is gebaseerd op een van de belangrijkste bevindingen in het onderzoek: er bestaat (nog) geen perfect cultuurplanproces. Alle keuzes zijn met elkaar verbonden, elke aanpassing van het cultuurplanproces heeft consequenties voor meerdere andere processtappen. Op grond van een enquête, interviews en verdiepende dialoogsessies komt het bureau niettemin tot een aantal strategische en operationele aanbevelingen die het proces niet fundamenteel veranderen en perfectioneren, maar wel verbeteren. Het eindrapport van Rijnconsult bieden wij u hierbij aan. Op de strategische aanbevelingen gaan wij hieronder in en waar van toepassing betrekken we daarbij de operationele aanbevelingen voor zover die op de gemeentelijke organisatie betrekking hebben. Wij sluiten deze brief af met een reactie op elk van de ingediende moties en de toezegging. Reactie op de strategische aanbevelingen De evaluatie heeft een kritisch rapport opgeleverd, dat kool en geit niet spaart. Rijnconsult legt de vinger op een aantal gevoelige plekken.

Dat doet af en toe zeer, maar we zien de bevindingen en aanbevelingen vooral als aangrijpingspunten voor verdere verbetering van het complexe proces dat de totstandkoming van het Cultuurplan altijd is. Wij zien de aanbevelingen ook als noodzakelijke verbeteringen, want ondanks de overwegend positieve reflecties op de verschillende fases van het cultuurplanproces beoordelen veel instellingen het proces als geheel met een onvoldoende. Vrijwel niemand is écht enthousiast over het huidige proces, schrijven de onderzoekers. Zoals een van de geïnterviewde partijen opmerkte: ‘Binnen de spelregels is het spel best goed gespeeld. Maar misschien wordt het wel tijd om een nieuw spel te bedenken.’ De onderzoekers maken in hun rapport onderscheid tussen strategische en operationele aanbevelingen. De operationele aanbevelingen zijn (kleine) verbeteringen, gericht aan gemeente en RRKC, die realiseerbaar zouden moeten zijn binnen het huidige cultuurplanproces. Voor zover wij deze nog niet hadden opgepakt, zullen we ze zoveel als mogelijk doorvoeren in aanloop naar de volgende cultuurplanperiode. Bij de RRKC zullen we de operationele aanbevelingen onder de aandacht brengen met het verzoek ze eveneens door te voeren. De strategische aanbevelingen komen voort uit de vraag wat er mogelijk is als de huidige spelregels zouden worden losgelaten: 1.

Vergroot met een aantal ingrepen de doelmatigheid van het cultuurplanproces; 2. Gebruik de tijd die gewonnen wordt om de kwaliteit van het adviesproces te vergroten; 3. Onderzoek hoe het proces in te richten is op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwen en intenties. Ad 1. Doelmatigheid van het proces vergroten Naar de mening van de onderzoekers is sprake van dwingende volgtijdelijkheid in het cultuurplanproces die leidt tot een indrukwekkende hoeveelheid documenten van een

Blad

3

eveneens indrukwekkende omvang. Daarin kunnen op verschillende manieren verbeteringen kunnen worden aangebracht: - een minder omvangrijke uitgangspuntennota leidt tot een minder omvangrijke adviesaanvraag met duidelijke en eenduidige criteria (en vervolgens ook minder uitgebreide aanvragen); - een fasering in de aanvraagprocedure leidt tot een vereenvoudiging en versnelling van het beoordelings- en adviesproces; - informatie die al in bezit is bij de gemeente en bij Rotterdam Festivals op grond van andere (subsidie)contacten, kan beter worden benut. Ad 2. Kwaliteit van het adviesproces vergroten Uitvoering van het voorgaande leidt volgens de onderzoekers tot een aanzienlijke tijdwinst in de fase van indiening van de aanvragen en beoordeling van c.q. advisering over de aanvragen. Daardoor komt meer tijd vrij voor andere aspecten in het proces, zoals hoor en wederhoor en is het binnen de dwingende tijdskaders volgens de onderzoekers mogelijk om de kwaliteit van de adviezen te vergroten.

Zij adviseren - het informatiegesprek van twintig minuten uit te breiden tot een volwaardig adviesgesprek met de adviescommissie van de RRKC met ruimte voor een mondelinge toelichting op de aanvraag gevolgd door verdiepende vragen van de kant van de commissie; - ruimte in te bouwen voor hoor en wederhoor door instellingen de mogelijkheid te geven om schriftelijk te reageren op feitelijke onjuistheden en vermeende onvolledigheden en inconsistenties in het conceptadvies, vóór vaststelling daarvan door de RRKC en vóór opstelling van het verdelingsvoorstel. Ad 3. Proces inrichten op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwen en intenties De onderzoekers pleiten ervoor te zoeken naar een cultuurplanproces waarin de gemeente en de instellingen meer op basis van gelijkwaardigheid en intenties met elkaar samenwerken. Zij adviseren - de mogelijkheden te onderzoeken om instellingen af te rekenen op basis van intenties in plaats van prestaties; - te onderzoeken of en hoe gewerkt kan worden met combinaties van instellings- en projectsubsidies. De instellingssubsidie is dan een basissubsidie voor de artistiekinhoudelijke taak, de projectsubsidie voor de inzet op de politieke speerpunten. De laatste zijn vergelijkbaar met de voorgenomen plusprogramma’s. De eerste twee strategische aanbevelingen nemen wij ter harte en moeten wat ons betreft zeker verder uitgewerkt worden.

Met name het punt van hoor en wederhoor leeft bij veel instellingen sterk. Wij zullen dan ook alles in het werk stellen om daarvoor meer ruimte in het traject vrij te maken in de adviseringsfase. Daarbij tekenen wij wel aan dat het begrip enigszins een eigen leven is gaan leiden. In de adviesaanvraag aan de RRKC hebben wij niet expliciet een opdracht opgenomen tot hoor en wederhoor en de RRKC heeft van meet af aan aangegeven dat hiervoor in de planning onvoldoende ruimte was. Niettemin begrijpen wij de onvrede bij aanvragers en gemeenteraad dat de reactiemogelijkheid op het advies beperkt was tot feitelijke onjuistheden en dat er geen ruimte was voor gesprek over en correcties op doorwerking daarvan in het advies, foutieve aannames en verkeerde interpretaties.

Blad

4

Wij stellen u voor dat wij in de aanloop naar het volgende cultuurplantraject met uitgewerkte voorstellen komen voor verbeteringen in het proces, die aansluiten bij de aanbevelingen van de onderzoekers en de subsidieregels. Het derde punt is niet alleen van toepassing op het cultuurplanproces maar willen wij in bredere zin bezien. Zoals de Denktank New Deal Cultuur in zijn advies constateert, vraagt een transitie van de sector om andere werkwijzen en ondersteuningsvormen. Dat vraagt in onze ogen ook om een aantal aanpassingen in de werkwijze van de gemeente zelf. Te denken valt aan een verschuiving van prestatiegerichte subsidiëring naar ondersteuning gericht op impact, het creëren van andere bekostigings- en financieringsmodellen naast subsidies en vergroting van de interconnectiviteit tussen gemeente en cultuursector waardoor meer gelijkwaardige relaties ontstaan. Wij zullen daar op een later moment, los van de evaluatie van het cultuurplanproces, in verband met de uitwerking van het advies van de Denktank New Deal Cultuur op terugkomen. Ten slotte merken wij naar aanleiding van het onderzoeksrapport op dat de onderzoekers constateren dat een derde van de respondenten op de enquête twijfelt aan de onafhankelijkheid van het advies van de RRKC en dat dit in interviews bevestigd is.

Met nadruk tekenen wij daarbij aan dat dit een perceptie is van een deel van de respondenten en dat instellingen die een minder positief advies hebben gekregen ook negatiever scoren op de vraag naar onafhankelijkheid van de RRKC. Wij hebben geen aanleiding om aan de onafhankelijkheid van de RRKC te twijfelen, noch op grond van de cultuurplanadviezen, noch op grond van andere door de RRKC uitgebrachte adviezen. In de evaluatie van de RRKC zullen we de onderzoekers niettemin vragen verder in te zoomen op de achtergrond van de geuite twijfel aan de onafhankelijkheid van de RRKC. Het draagvlak voor advisering door de RRKC staat of valt immers daarbij. Afdoening van de ingediende moties bij de cultuurplanbehandeling op 26 november 2020 Uw raad heeft op 26 november 2020 drie moties ingediend die rechtstreeks betrekking hebben op het cultuurplanproces 2021-2024: 20bb17963 – Ik overweeg het graag nog eens even (C. Eskes (CDA) en anderen) 20bb17964 – Het beste advies voor de culturele sector (E. Walgenbach (D66) en J. Smet (Groen Links)) 20bb17968 – Er zijn meer wegen die leiden naar cultuur (N.M. Hoesein (DENK Rotterdam) en J. Smet (GroenLinks)). Wij geven per motie aan op welke wijze wij de motie naar onze mening hebben afgedaan. 20bb17963 – Ik overweeg het graag nog eens even (C.

Eskes (CDA) en anderen) De motie verzoekt het college: o de RRKC op te roepen om bij instellingen met onjuistheden in de huidige adviezen het gesprek aan te gaan en de adviezen, wanneer noodzakelijk, te rectificeren; o een moment van hoor en wederhoor op te nemen in het proces voor alle hiernavolgende cultuurplanperiodes. Wij hebben de motie onder de aandacht gebracht van de RRKC. De RRKC heeft vervolgens in de maanden januari tot en met maart 2021 met elf aanvragers gesproken, deels op

Blad

5

verzoek van de aanvragers, deels op verzoek van de RRKC. Dat heeft niet geleid tot andere rectificaties dan de feitelijke onjuistheden in de periode voor en in december 2020. De vanaf januari 2021 gevoerde gesprekken dienden volgens de RRKC ter interne evaluatie van de cultuurplanadvisering door de RRKC en hebben ‘geleid tot meer wederzijds begrip over het oordeel dan wel de bevindingen van de RRKC zoals die werden gereflecteerd in de adviezen enerzijds en bezwaren of zorgen van instelling als ontvanger van die adviezen anderzijds’. Het tweede verzoek nemen wij mede op basis van de aanbevelingen uit het evaluatieonderzoek ter hand. Een meer uitgewerkt voorstel nemen wij op in de hiervoor genoemde voorstellen voor verbeteringen in het totale cultuurplanproces. Wij stellen u voor motie 20bb17963 hiermee als afgedaan te beschouwen. 20bb17964 - Het beste advies voor de culturele sector (E. Walgenbach (D66) en J. Smet (Groen Links)) De motie verzoekt het college: o Een onderzoek uit te voeren met als kernvraag wat de optimale vorm is voor een onafhankelijk Rotterdams cultureel advies; o Hierin in ieder geval mee te nemen: herijking van het cultuurplanproces, de adviserende rol o.a.

bij RCB-instellingen en de plaatsing van het orgaan ten opzichte van het stadsbestuur en te onderzoeken in hoeverre ook de nachtcultuur kan worden ingebed in de cultuurplanprocedure; o Het culturele veld, binnen en buiten Rotterdam, te raadplegen voor dit onderzoek; o De gemeenteraad ruim voorafgaand aan de nieuwe cultuurplanprocedure te betrekken in dit onderzoek; o Lessen uit dit onderzoek in te bedden in de procesgang voor de volgende cultuurplanronde; De verzoeken uit de motie hebben wij betrokken bij de opdracht voor de evaluatie van het cultuurplanproces 2021-2024. Uit de evaluatie blijkt overigens dat verbetering van de huidige systematiek heel lastig is. Het proces is door de jaren heen geoptimaliseerd op basis van evaluaties en ervaringen en er is mede door de landelijke kaders weinig speelruimte voor verdere aanpassing. Ook andere overheden worstelen met optimalisering van de vorm. Volgens de onderzoekers zijn verbeteringen van de huidige cultuurplansystematiek mogelijk, maar moeten voor een radicale, fundamentele verandering de onderliggende waarden ter discussie gesteld worden in een bredere discussie met andere partijen en ‘frisdenkers’ in het land. Niettemin zullen wij de strategische en operationele aanbevelingen, zoals in de voorgaande paragraaf aangegeven, in uitvoering nemen.

Wij zullen u daarover informeren en u tijdig betrekken bij de vormgeving van het cultuurplanproces 2025-2028. Ook zullen wij bij de evaluatie van de RRKC de vraag meenemen welke vormen de advisering over cultuur bij andere overheden heeft en hoe die gepercipieerd worden. Wij stellen u voor motie 20bb17964 hiermee als afgedaan te beschouwen. 20bb17968 - Er zijn meer wegen die leiden naar cultuur (N.M. Hoesein (DENK Rotterdam) en J. Smet (GroenLinks)) De motie verzoekt het college

Blad

6

Een inventarisatie te maken van welke mogelijke alternatieve verdelingsmanieren zijn voor het verstrekken van meerjarige subsidies aan Rotterdamse culturele instellingen, waarbij gekeken wordt naar de best practices van andere gemeenten; o Hierover te rapporteren aan de raad. Voor de afdoening van deze motie verwijzen wij u naar de bevinding van de onderzoekers dat ook andere overheden worstelen met optimalisering van de cultuurplansystematiek. De knelpunten die in Rotterdam ervaren worden, spelen ook in andere steden, constateren de onderzoekers op basis van een bijeenkomst die met andere overheden is georganiseerd. Op onderdelen maken steden en rijksfondsen andere keuzes (geen/permanente/tijdelijke advisering, wel/geen betrokkenheid accounthouders, wel/geen basisinfrastructuur, focus op lokale kennis versus focus op sectorkennis, omgang met verschillende disciplines), maar in de praktijk blijkt dat elk systeem zijn eigen nadelen heeft en elke aanpassing weer tot andere nadelen leidt. Wij stellen u voor motie 20bb17968 met de presentatie van het evaluatieonderzoek als afgedaan te beschouwen. o

Samengevat stellen wij u voor - In te stemmen met onze reactie op de evaluatie van het cultuurplanproces 20212024 door Rijnconsult; - De moties 20bb17963, 20bb17964 en 20bb17968 en toezegging 20bb03091 hiermee als afgedaan te beschouwen. Financiële en juridische consequenties/aspecten: Er zijn geen financiële en juridische consequenties/aspecten verbonden aan de afdoening van de genoemde moties en toezegging c.q. de besluitvorming over de evaluatie van het cultuurplanproces 2021-2024.

Burgemeester en wethouders van Rotterdam, De secretaris,

De burgemeester,

V.J.M. Roozen

V.P.G. Karremans, l.b.

Bijlage(n): Mikado, Evaluatie cultuurplanproces 2021-2024