21bb11517 Bijlage behorende bij 21bb11595 over Implementatieplan De Wijk aan Zet

Implementat ie plan Wijk aan Zet. Doorontwikkeling van het bestuursmodel en de Coolsingel aan zet Versie 1.0 / september 2021

Blad: 2/10

Inleiding. Rotterdam heeft een rijke geschiedenis van Rotterdammers die samen met de gemeente aan de stad bouwen. Je struikelt in de Rotterdamse wijken over de goede ideeën, over hoe het daar beter, mooier, fijner en veiliger kan. Hoe zorgen we ervoor dat deze goede ideeën niet verdwijnen in een bureaula of vastlopen in regels en procedures? Met Wijk aan Zet en dit implementatieplan geven we daar antwoord op. Om te beginnen krijgen de Rotterdammers na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 meer zeggenschap over hun eigen wijk. In Rotterdam bouwen we de komende maanden aan een nieuwe wijkdemocratie met 39 wijkraden waarin Rotterdammers kunnen meebeslissen over welke vraagstukken in hun wijk op welke wijze worden aangepakt. Zo benutten we beter de denk- en doekracht die de stad en haar inwoners typeert. De wijkbewoners zijn aan zet en de lokale overheid is zichtbaar en benaderbaar. In vijftien uitwerkopdrachten wordt momenteel hard gewerkt aan alles wat nodig is om de nieuwe wijkdemocratie te laten functioneren, zowel in aanloop naar de verkiezingen als natuurlijk ook na de verkiezingen.

De Wijk aan Zet – doorontwikkeling van het bestuursmodel. Aan de hand van onderstaande negen uitwerkingsopdrachten zorgen we ervoor dat in maart volgend jaar de 39 wijkraden optimaal starten:

1. Verordeningen en kiesreglement We hebben een gedragen en afgewogen verordening en een kiesreglement uitgewerkt, waarin de benodigde regelgeving voor de invoering van het nieuwe bestuursmodel op heldere en stevige wijze verankerd is. In de vergoedingen verordening en in verordening wijkraden wordt onder andere de legitimatie van de wijkraden, taken/rollen, rechten en plichten, integriteitregels en de grenzen van de wijken verankerd. In het kiesreglement wordt vastgesteld hoe de verkiezing, benoeming en ontslag van de wijkraadsleden werkt. De verordeningen en het kiesreglement zijn uitgewerkt en afgestemd met de griffie en is inmiddels aan de gemeenteraad aangeboden. Wat is het resultaat? Het juridisch verankeren van de in het raadsvoorstel vastgestelde inrichting van het bestel. Wat gaan we wanneer doen? Augustus ‘21: Afstemming met de griffie September ’21: Vaststelling college van burgemeester en wethouders en aanbieden aan uw raad

2. Kandidaatstelling en campagne verkiezingen

Blad: 3/10

Geen verkiezingen zonder kandidaten. We willen dat er straks in alle wijken wat te kiezen valt voor de Rotterdammers. Daarom organiseren we de komende maanden een brede publiekscampagne om enerzijds Rotterdammers uit te leggen wat de nieuwe wijkdemocratie straks is en anderzijds om Rotterdammers te enthousiasmeren hieraan mee te doen. Door je bijvoorbeeld kandidaat te stellen en door vooral straks naar de stembus te gaan. We willen voor de Rotterdammers de drempel zo laag mogelijk maken om zich kandidaat te stellen voor om hun wijkraad. Dus organiseren we ook een programma (en toolbox) om hen op weg te helpen zich succesvol kandidaat te stellen voor een wijkraad. Op dit moment kunnen geïnteresseerden zich al aanmelden, via wijkaanzet@rotterdam.nl. Na het vaststellen van de verordening in de gemeenteraad starten we in alle 39 wijken met een stads brede wervingscampagne. Wat is het resultaat? Per wijk is er een divers en inclusief samengesteld aantal bewoners geactiveerd om mee te doen aan de wijkraadverkiezingen. Wat gaan we wanneer doen? September ‘21: Profielschets uitgewerkt en aanmeldingsplek kandidaten live Oktober ’21: Start wervingscampagne Februari ’22: Potentiële kandidaten per gebied in beeld

3. Inwerkprogramma Nieuwe wijkraadsleden krijgen een inwerkprogramma dat hen helpt hun wijkraadslidmaatschap goed handen en voeten te geven. Het inwerkprogramma, dat nu wordt ontwikkeld, bestaat uit twee delen. Een basismodule met daarin uitleg over de werking van de organisatie, stadsbestuur en de positie en taken van wijkraden. En op langere termijn een programma voor persoonlijke ontwikkeling op het gebied van competenties en vaardigheden van de wijkraadsleden. Het curriculum wordt nu uitgewerkt en afgestemd met een externe klankbordgroep. Het inwerkprogramma start direct nadat de verkiezingsuitslag is vastgesteld. Wat is het resultaat? Meerjarig inwerkprogramma ten behoeve van nieuwe vertegenwoordigers zodat zij goed in staat zijn hun rol te vervullen. Wat gaan we wanneer doen? Augustus - oktober ‘21: Concept inwerkprogramma opstellen November ’21: Concept inwerkprogramma gereed en toetsen inwerkprogramma externe klankbordgroep Februari ’22: Vaststellen definitief curriculum

4. Werkprocessen De nieuwe wijkdemocratie betekent nieuwe taken, verantwoordelijkheden en samenwerkingen tussen de gemeentelijke organisatie en de wijkraadsleden. Op dit moment herijken we de bestaande processen en

Blad: 4/10

afspraken om de wijkraadsleden goed te ondersteunen. We doen nu een analyse op de vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en relaties en kijken vervolgens hoe we deze het beste kunnen vastleggen in afspraken, formats en processen zodat het voor alle wijkraadsleden en de ambtenaren duidelijk is hoe het model werkt. Maart volgend jaar moet dit zijn afgerond en zijn de processen en afspraken vastgelegd in een duidelijk draaiboek zodat de wijkraadsleden en ambtenaren voortvarend aan de slag kunnen. Wat is het resultaat? Definitief draaiboek met duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden zowel voor de gemeentelijke organisatie als voor de wijkraden. Wat gaan we wanneer doen? Tot en met eind 2021: Analyse en ontwerp huidige en nieuwe taken Januari ’22: Concept werkprocessen gereed Maart ’22: Uitgewerkte werkprocessen

5. Digitaal participatie platform Mijn Rotterdam De nieuwe wijkdemocratie moet het voor de Rotterdammers makkelijker maken om mee te denken en mee te beslissen over hun wijk. Hier wordt onder andere het digitaal participatie platform Mijn Rotterdam voor ingezet. Met dit platform kunnen Rotterdammers bijvoorbeeld bewonersinitiatieven indienen, steunreacties verzamelen, meedenken en praten over de wijkopgave en informatie over participatie projecten in de wijk inzien en hieraan deelnemen. Vanaf september wordt met het platform in vier wijken geoefend: Crooswijk, HillegersbergSchiebroek, Katendrecht-Wilhelminapier en Het Lage Land. Na de verkiezingen is het platform beschikbaar voor alle Rotterdammers in alle 39 wijken en de periode erna uitgebreid met nieuwe modules. Wat is het resultaat? Digitaal participatie platform Mijn Rotterdam om mee te denken en mee te beslissen over de wijk. Wat gaan we wanneer doen? Juli ‘21: Livegang in oefenwijk Hillegersberg-Schiebroek September ’21: Livegang in oefenwijken KatendrechtWilhelminapier, Het Lage Land en Crooswijk Maart ’22: Livegang in heel Rotterdam

6. Wijkakkoord Het wijkakkoord is van de wijk en voor de wijk, waarbij sprake is van gedeeld eigenaarschap en waarbij de vraag en behoefte van de wijk leidend is. Het vormt de basis van de samenwerking en bestaat uit een wijkplan met opgaven uit de wijk op basis van participatie en afspraken hoe de wijk en wijkpartners kunnen participeren bij stedelijke opgaven die spelen in de wijk. In deze uitwerkingsopdracht werken we aan een helder proces om te komen tot het wijkakkoord als

Blad: 5/10

stevig instrument van de wijk. Maart volgend jaar ligt er een helder format en procesplan voor uitwerking van het wijkakkoord. Wat is het resultaat? Helder format voor uitwerking waarin wijkraadsleden samen met de wijkmanagers en het wijknetwerk komen tot een wijkakkoord. Wat gaan we wanneer doen? September ‘21: Eerste outline van het wijkakkoord Tot en met januari ’22: Procesmatig uitwerken van het wijkakkoord Maart ’22: Format en procesplan gereed

7. Proces bewonersinitiatieven en subsidies In de nieuwe wijkdemocratie krijgen bewoners via het digitaal platform Mijn Rotterdam een stem in het toekennen van subsidies voor bewonersinitiatieven. De subsidieregeling voor Bewonersinitiatieven 2022 wordt hier met voorwaarden en procedures op aangepast. De definitie van een bewonersinitiatief wordt omschreven, de voorwaarden om een initiatief in te kunnen dienen en de wijze waarop een besluit wordt genomen. Hierbij wordt het Wijkakkoord het inhoudelijke toetsingskader voor de bewonersinitiatieven op wijkniveau. Op Mijn Rotterdam worden de regeling, voorwaarden en procedure toegankelijk uitgelegd. Daarnaast komen er samenwerkingsafspraken binnen het concern en met Opzoomer Mee voor de ondersteuning van bewonersinitiatieven. We werken ook uit hoe de regeling voor bewonersinitiatieven het inclusieve karakter kan behouden en ook gebruikt kan worden door minder digi- en taalvaardige bewoners. Wat is het resultaat? Duidelijkheid voor bewoners hoe zij kunnen stemmen en initiatieven indienen, een nieuwe subsidieregeling Bewonersinitiatieven inclusief procesbeschrijving. Wat gaan we wanneer doen? September ‘21: Vaststellen uitgangspunten December ’21: Voorstel nieuwe subsidieregeling Maart ’22: Een werkend proces aanvraag en toekenning bewonersinitiatieven op Mijn Rotterdam

8. Communicatie Deze uitwerkingsopdracht heeft als resultaat dat we Rotterdammers en de gemeentelijke organisatie betrekken bij de veranderingen van Wijk aan Zet. Met een stadsbrede campagne en maatwerk in de wijken informeren we Rotterdammers over de komst van wijkraden en wat die voor de wijk betekenen en roepen op zich kandidaat te stellen. Daarnaast faciliteren we kandidaat wijkraadsleden bij het campagne voeren met een toolbox aan middelen die maatwerk biedt om zelf campagne te voeren. En we zorgen voor bekendmaking van de gekozen wijkraadsleden en Mijn Rotterdam. Hierbij maken we gebruik van bestaande gemeentelijke kanalen, zowel stedelijk en lokaal, online en offline.

Blad: 6/10

Wat is het resultaat? Rotterdammers zijn geïnformeerd over de komst van de wijkraden en wat die voor de wijk betekenen en hoe geïnteresseerden zich kandidaat kunnen stellen. Wat gaan we wanneer doen? Oktober ’21: Start wervingscampagne en nieuwe bestel introduceren Januari ’22 - maart ’22: Afscheid oude bestel en ondersteuning campagne voeren wijkraadsleden Maart ’22: Bekendmaking nieuwe wijkraadsleden

9. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering krijgt vorm aan de hand van de keuzes die gemaakt worden rond de invulling van de overige uitwerkingsopdrachten. Onderwerpen waar het hier om draait zijn ICT, informatievoorziening, declaraties en vergoedingen, toegankelijkheid en technische faciliteiten. In maart volgend jaar is dit uitgewerkt zodat wijkraadsleden zonder hindernissen hun werk kunnen uitvoeren. Wat is het resultaat? Randvoorwaarden en werkprocessen ingericht om de wijkraadsleden te ondersteunen en optimaal te kunnen laten werken. Wat gaan we wanneer doen? Oktober ’21 – februari ’22: Testen van werkprocessen en ondersteuning Oktober ’21 – januari ’22: Uitvoering opruimen archieven huidige commissies Januari ’22: Faciliteiten wijkraadsleden gereed

De Coolsingel aan Zet – versterken werken in de wijken. Wijk aan Zet betekent ook de Coolsingel aan Zet. Want om al die mooie ideeën uit de wijken niet vast te laten lopen in regels en procedures en om oor te hebben voor de behoeftes en geluiden uit de wijk is een verandering van onze manier van werken nodig. Dit vraagt van onze organisatie een kanteling op twee manieren. Allereerst op beleid, programma’s en projecten. Deze zijn dienstbaar aan wat de buitenwereld van ons vraagt. Buiten bepaalt wat binnen gebeurt. En ten tweede op integrale opgaven. Zowel opgaven in stad als wijk staan centraal. Wat speelt in wijken en het uitvoeren van de wijkakkoorden is net zo belangrijk als de uitvoering van grote projecten. Er wordt gezamenlijk gewerkt aan integrale opgaven in stad en wijk. Dit is geen gemakkelijke opgave. Het is van belang dat de gemeentelijke organisatie afstapt van het systeemdenken en gaat werken vanuit de prioriteiten van de wijken.

Blad: 7/10

Tegelijkertijd is deze verandering om een responsieve organisatie en overheid te zijn in de gemeentelijke organisatie al in volle gang gezet. Het besluit van uw raad zien we als een steun in de rug om deze beweging te verduurzamen dan wel waar nodig te versnellen. Daarnaast maakt het huidige college een start met de adoptiewethouders. De verandering gaat hand in hand met het scherper krijgen van rollen en verantwoordelijkheden. Aan de hand van onderstaande uitwerkingsopdrachten realiseren we met elkaar deze verandering en versterken we het werken in de wijken:

10. Sterke wijkmanager Om snel zaken te regelen en spijkers met koppen te slaan, verandert in Wijk aan Zet de rol van de wijkmanager. De wijkmanager krijgt meer mandaat en beschikt over handgeld dat te besteden is in de wijk. We werken nu concreet uit wat dit grotere mandaat is, welke competenties de wijkmanager nodig heeft en regelen het handgeld voor alle 39 wijken in de begroting van 2022. Maart volgend jaar staat in elke wijk een slagvaardige wijkmanager die in staat is om samen met wijk en de ambtenaren in de wijk te regisseren, te coördineren en te sturen op zaken die in de wijk spelen. Wat is het resultaat? In elke wijk een slagvaardige wijkmanager met mandaat en budget die in staat is snel zaken te regelen. Wat gaan we wanneer doen? Doorlopend: Informeren en betrekken medezeggenschapsraad Augustus ’21: Benodigde ondersteuning in beeld September ’21: Handgeld inregelen in begroting 2022 December ’21: Vaststellen passend mandaat

11. Participatieve budgetten Om ideeën die ontstaan in de wijken ook uit te kunnen voeren maken we geld en/of inzet vrij. De noemen we participatieve budgetten. We brengen in beeld wat er op dit moment beschikbaar is aan structureel budget en/of inzet/capaciteit bij de gemeentelijke organisatie voor de wijken. Oók onderzoeken we welke (delen van) budgetten en/of inzet/capaciteit verder nog aanvullend beschikbaar kunnen worden gemaakt om zo invulling te geven aan de prioriteiten van de wijk(akkoorden). De komende tijd staat in het teken van afstemming met de gemeentelijke organisatie en de diverse uitwerkingsopdrachten. Maart volgend jaar is er een helder overzicht van deze participatieve budgetten, inzet en capaciteit per wijk. Op basis van dit inzicht kunnen we beter anticiperen op de wensen van de wijk. Daarbij maken we de koppeling met de wijkakkoorden en het digitaal bewonersplatform zodat budgetten beter te ontsluiten zijn. Wat is het resultaat? Een helder overzicht van de participatieve budgetten, inzet en capaciteit per wijk.

Blad: 8/10

Wat gaan we wanneer doen? Augustus ’21: In beeld brengen van budgetten en/of inzet/capaciteit die direct in de wijk landen Oktober ’21: Mogelijkheden verkennen wat direct in de wijk kan landen December ’21: Overzicht welke budgetten, inzet en capaciteit participatief zijn en te ontsluiten zijn

12. Professionele ondersteuning wijkraden De gekozen wijkraadsleden krijgen vanuit de gemeentelijke organisatie professionele ondersteuning om een wijkraad effectief te kunnen laten opereren. Hiervoor organiseren we enerzijds een wijkraad coördinator: een ondersteuner waarmee men kan sparren, om advies kan vragen en het ambtelijke en politieke proces goed kent. En we organiseren anderzijds een administratieve wijkondersteuner voor de facilitaireen administratieve taken voor de wijkraad. Maart volgend jaar hebben we de ondersteuning klaarstaan om de wijkraden te ondersteunen. Wat is het resultaat? Professionele ondersteuning voor de wijkraden voor zowel praktische facilitaire zaken als onafhankelijk advies en coaching. Wat gaan we wanneer doen? Doorlopend: Informeren en betrekken medezeggenschapsraad Augustus ’21: Benodigde ondersteuning in beeld op fte en taken September ’21: Start werving en selectie December ’21: Start scholings- en inwerkprogramma

13. Samenwerken in de wijken Deze uitwerkingsopdracht richt zich op de samenwerking in de gemeentelijke organisatie. Ideeën en plannen voor de wijken moeten sneller omgezet worden in resultaten die aansluiten bij de behoefte van de wijk. Daarom ontwerpen en realiseren we een geoptimaliseerde vorm voor het samenwerken in de wijk. De afgelopen tijd is uit informatie en kennis in de organisatie een beeld gevormd met duidelijke kansen en knelpunten. Op basis van brede ervaringen is een eerste opzet gemaakt voor een vorm van samenwerking. Dit najaar werken betrokkenen uit de hele organisatie in een intensief ontwerpproces dit samen uit van een eerste aanzet tot een gedragen, levensvatbaar ontwerp, om echt anders samen te werken. We doen het anders waar dat nodig is en gebruiken wat goed werkt. De impact is aanzienlijk en zal breed de organisatie en grote delen van de werkprocessen raken. In maart volgend jaar werken we dan gemakkelijker, soepeler, slimmer en zichtbaarder samen in de wijken. Wat is het resultaat? Nieuwe manier van samenwerken in de gemeentelijke organisatie zodat men gemakkelijker, soepeler, slimmer en zichtbaarder werkt in de wijk. Wat gaan we wanneer doen?

Blad: 9/10

Juli ‘21: Eerste aanzet geoptimaliseerde vorm samenwerken op basis van eerdere ervaringen September - oktober ’21: Inhoudelijke uitwerking en afstemming in gemeentelijke organisatie November ’21: Besluitvorming in gemeentelijke organisatie November ’21 - maart ’22: Realisatie van nieuwe vorm van samenwerken

14. Wijkgerichtheid in stedelijke opgaven en vroegtijdige participatie Wijk aan Zet betekent ook een betere synergie tussen dat wat een wijk nodig heeft en de uitwerking van stedelijke opgaven en beleid. In de toekomst willen we dat wijken vroegtijdig betrokken worden bij stedelijke opgaven, programma’s, projecten en beleid, zodat helder is wat de wijk ervan vindt en wat nodig is voor de wijk. Deze afspraken maken onderdeel uit van het wijkakkoord. De komende tijd bekijken we in afstemming met de gemeentelijke organisatie hoe we bij uitwerking van stedelijke plannen ervoor kunnen zorgen dat recht gedaan wordt aan wensen vanuit de wijk en om te zorgen voor een helder werkproces. Wat is het resultaat? Een werkwijze waardoor stedelijke opgaven (beleid en programma’s) meer wijkgericht worden vormgegeven en waar Rotterdammers zich door vroegtijdige participatie meer betrokken en gehoord voelen. Wat gaan we wanneer doen? September ‘21: Inventarisatie lopende projecten binnen de gemeentelijke organisatie Oktober ’21 – maart ’22: Inhoudelijke uitwerking en afstemming in gemeentelijke organisatie Maart ’22: Helder welke stappen gezet moeten worden om de stedelijke plannen en beleid wijkgericht op te bouwen

15. Wijkhubs De gemeentelijke organisatie wordt meer zichtbaar en makkelijker aanspreekbaar in de wijken, met als resultaat dat we bewoners met vragen goed helpen op een laagdrempelige manier. Met fysieke wijkhubs (kleinschalige locaties in de wijk waar bewoners kunnen binnenlopen) realiseren we dit. Daarnaast werken we in en vanuit de hub samen met partners in de wijk en gaan we de wijk in. Inmiddels zijn 10 wijkhubs geopend (onder meer in Hoogvliet, Schiebroek, Bloemhof/Hillesluis en Zevenkamp) en is er onlangs een mobiele wijkhub gerealiseerd wat laagdrempelig contact met de wijkbewoners nog makkelijker gaat maken. De komende twee jaar openen we meerdere wijkhubs, van klein tot groot en van tijdelijk tot permanent. Eind 2022 verwachten we 30 wijkhubs geopend te hebben. Uitgangspunt is dat uiteindelijk alle 39 wijken een wijkhub krijgen.

Blad: 10/10

Wat is het resultaat? In alle 39 wijken een wijkhub zodat de gemeentelijke organisatie makkelijker aanspreekbaar is en zichtbaarder in de wijken. Wat gaan we wanneer doen? Juli ‘21: Eerste tien wijkhubs en mobiele wijkhub gerealiseerd Tot en met 2022: Realisatie tenminste 30 wijkhubs En verder: Uiteindelijk 39 wijkhubs

Start van de verandering. De doorontwikkeling van het bestuursmodel vragen om een verandering in de wijk en in de gemeentelijke organisatie. Er wordt geïntensiveerd in de wijk door de wijkraadsleden goed te ondersteunen met de juiste personele en technische ondersteuning alsmede een inwerkprogramma. Deze kosten worden zichtbaar gemaakt en ingeregeld in de begroting van 2022. Daarnaast is het van belang dat de gemeentelijke organisatie afstapt van het systeemdenken en gaat werken vanuit de prioriteiten van de wijken. Geen gemakkelijke opgave en geen tijd te verliezen. Daarom zijn we al gestart in de gemeentelijk organisatie met deze 15 uitwerkingsopdrachten. Er wordt hard gewerkt met medewerkers vanuit elk onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Zo maken we samen een start om de wijk meer aan zet te laten. Deze uitwerkingsopdrachten werken toe naar het moment van de verkiezingen, omdat de nieuwe werkwijze met wijkraden dan in de praktijk gaat werken. Vanaf dat moment zal de verandering echt zichtbaar worden: de aankomende jaren zijn de Rotterdamse wijken aan zet!