21bb11071 Collegebrief over informatie betreffende debataanvraag 090921 inzake integriteit opdrachtnemers

Gemeente Rotterdam

Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 3011 AD Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Website: www.rotterdam.nl E-mail: BBO@rotterdam.nl Inlichtingen: Telefoon: -

Aan de Gemeenteraad

Portefeuillehouder: Van Gils Cluster: Bestuurs- en Concernondersteuning Ons kenmerk: 21 bb11071 Uw kenmerk: Datum: B&W 7 september Betreft: Informatie debataanvraag 9 september 2021

Onderwerp: Informatie betreffende debataanvraag 9 september 2021. Op welke gronden deze brief?/ Waarom nu voorgelegd? Op 19 juli hebben M. Meeuwissen (PW) en E. Verkoelen (50Plus) een debat aangevraagd over ‘Integriteit opdrachtnemers’. Vooruitlopend op het debat wil ons college uw raad van informatie voorzien. Toelichting: In de debataanvraag is al een aantal vragen gesteld waarvan wij u graag vooraf al de beantwoording willen toezenden. Hieronder volgen de gestelde vragen en onze beantwoording: Vraag 1: Waarom worden waarschuwingen van raadsleden niet serieus genomen? Antwoord: De waarschuwingen van de raadsleden worden uiterst serieus genomen. Vraag 2: Waarom stapt u zo gemakkelijk over integriteitskwesties van directies opdrachtnemers heen? Antwoord: De gemeente Rotterdam heeft integriteit hoog in het vaandel staan. Er wordt niet gemakkelijk over integriteitskwesties heen gestapt. Gemeente Rotterdam doet er alles aan om alleen opdrachten te verstrekken aan betrouwbare opdrachtnemers en te zorgen dat de leveranciers de gemaakte afspraken nakomen. Dit is geregeld in o.a. de Aanbestedingswet, onze eigen regels en procedures (zie o.a. het antwoord op vraag 9) en in de desbetreffende contractuele afspraken en andere toepasselijke wet­ en regelgeving (zie ook het antwoord op vraag 7).

Blad:

2/6

Vraag 3: Zoals hierboven vermeld, adviseerde wij u tijdens het Songfestival Pedoklok debat om voortaan VOG verklaringen te eisen van directies van organisaties waar u zaken mee doet. Toen vond u dat niks. Is door de verdere nieuwsberichten omtrent het Pels Rijcken schandaal nu uw standpunt ten aanzien van verplichte VOG verklaringen voor ingehuurde organisaties gewijzigd? Zo ja, hoe is dat gewijzigd? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Ons standpunt daarin is niet gewijzigd. Bij aanbestedingen moeten inschrijvers in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) verklaren dat zij integer en betrouwbaar zijn. Een UEA geldt als verklaring voor het gehele bedrijf. Bij elke aanbesteding (Europees/meervoudig onderhands) wordt bij de winnaar een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) opgevraagd. De GVA wordt, net als de VOG verstrekt door het ministerie van Veiligheid en Justitie. In de GVA zijn ook de bij die onderneming betrokken bestuurders opgenomen. Wanneer bij elke aanbesteding ook een persoonlijke VOG zou worden opgevraagd van bestuurders is dat dus dubbelop omdat een GVA ook ziet op de bestuurders van de betreffende ondernemingen. Bovendien leidt zo’n eis tot een disproportionele verhoging van de administratieve last van bedrijven die aan overheidsaanbestedingen meedoen, zeker gezien het feit dat aan een VOG ook kosten zijn verbonden.

Wanneer een onderneming in het UEA verklaart mogelijk betrokken te zijn geweest bij fraude, moet gemeente Rotterdam onderzoeken of de desbetreffende onderneming van de aanbesteding moet worden uitgesloten. Voordat een onderneming mag worden uitgesloten moet de gemeente een proportionaliteitstoets doen (zie antwoord op vraag 6 en 9). Vraag 4: Is er hier in Rotterdam middels onterechte facturen van opdrachtnemers ook geld verloren gegaan? Zo ja, welke opdrachtnemers betrof dit, welke opdrachten betrof dit en om welke bedragen gaat het? Antwoord: Voor zover deze vraag betrekking heeft op de fraude die is geconstateerd bij Pels Rijcken 8i Drooglever Fortuijn N.V. (hierna: Pels Rijcken), geldt dat uit de

Blad:

3/6

verschillende onafhankelijke onderzoeken1, niet is gebleken dat gemeente Rotterdam door de fraude benadeeld is. Gemeente Rotterdam hanteert een strikt proces voor het betaalbaar stellen van facturen waarbij een prestatieverklaring moet worden toegevoegd in de administratie. Een prestatieverklaring is een document (bijvoorbeeld een pakbon), waaruit blijkt dat de leverancier het product, de dienst of het werk dat is ingekocht ook daadwerkelijk heeft geleverd. Vraag 5: Indien onze stad geld heeft verloren aan onterechte facturen gaat u dat dan terugvorderen? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Voor zover deze vraag betrekking heeft op de fraude die is geconstateerd bij Pels Rijcken, geldt dat uit de verschillende onafhankelijke onderzoeken, niet is gebleken dat gemeente Rotterdam door de fraude benadeeld is. Wanneer het in andere gevallen blijkt dat het om onterechte facturen gaat, zullen deze facturen worden teruggevorderd. Vraag 6: Stopt u naar aanleiding van de nieuwe feiten onmiddellijk elke vorm van samenwerking met notariskantoor Pels Rijcken? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Er bestaat geen aanleiding om de samenwerking met Pels Rijcken te beëindigen. Per 1 juli 2021 is de overeenkomst voor externe advocatuur opnieuw aanbesteed. De opdracht is gegund aan Pels Rijcken.

De aanbestedingsprocedure voor de nieuwe overeenkomst voor externe advocatuur is zorgvuldig doorlopen (zie antwoord vraag 9 voor de precieze stappen). Pels Rijcken heeft bij haar inschrijving in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) aangegeven dat de geconstateerde fraude een ‘ernstige beroepsfout’ inhoudt. Vervolgens heeft gemeente Rotterdam, volgens de hiervoor geldende aanbestedingsrechtelijke regels en procedures (zie het antwoord op vraag 9), onderzocht of het proportioneel zou zijn om Pels Rijcken van de aanbesteding uit te sluiten. Daarbij is uitgegaan van de feiten en omstandigheden die op dat moment bekend waren. De uitkomst van dit onderzoek was dat uitsluiting van Pels Rijcken van de aanbesteding niet proportioneel zou zijn. Pels Rijcken is daarom niet van de aanbesteding uitgesloten en heeft de aanbesteding vervolgens gewonnen. In de proportionaliteitstoets is meegewogen dat:

1 Pels Rijcken heeft opdracht gegeven aan Deloitte en Van Doorne tot het uitvoeren van onderzoek om de feiten boven tafel te krijgen. De uitkomsten van deze onderzoeken werden ook gedeeld met het OM, het Bureau Financieel Toezicht (BFT) en de Haagse Orde van Advocaten.

Blad:

4/6

1) De fraude is gepleegd door één persoon, wat blijkt uit de verschillende onafhankelijke onderzoeken en uit het feit dat het OM geen strafrechtelijk onderzoek naar Pels Rijcken als kantoor heeft ingesteld. 2) Pels Rijcken vergaande maatregelen heeft genomen toen het Openbaar Ministerie het kantoor in september 2020 op de hoogte stelde van het strafrechtelijke onderzoek tegen de desbetreffende notaris. 3) Pels Rijcken de aangerichte schade bij derden vergoedt. 4) Pels Rijcken meewerkt aan de externe onderzoeken die sindsdien zijn gestart. 5) Pels Rijcken zich op eigen initiatief heeft laten onderzoeken door Deloitte en de aanbevelingen van Deloitte integraal heeft overgenomen en vertaald in beheermaatregelen. De uitkomst van de proportionaliteitstoets is getoetst en geaccordeerd door afdeling Inkoop à Aanbestedingszaken (BCO). Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de gemeente Rotterdam erop toezien dat Pels Rijcken de genomen verbetermaatregelen effectief zal implementeren. De voortgang van de implementatie zal tijdens een driemaandelijks overleg tussen de gemeente en Pels Rijcken worden besproken. Vraag 7: Gaat u onmiddellijk elke vorm van samenwerking beëindigen of bevriezen met alle andere in opspraak zijnde organisaties? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Als daar goede aanleiding voor is zal de gemeente er alles aan doen om passende maatregelen te nemen.

Als een organisatie in opspraak is, is dat niet altijd een goede aanleiding om de samenwerking te beëindigen of bevriezen. Of in een concreet geval voldoende grondslag bestaat voor het beëindigen van de samenwerking met een opdrachtnemer, hangt af van de feiten en omstandigheden van dat concrete geval. Verder is gemeente Rotterdam gebonden aan contractuele verplichtingen en aan wet­ en regelgeving, ook als zij een contractuele samenwerking wenst te beëindigen. Als de gemeente Rotterdam zonder goede grondslag de samenwerking beëindigt, stelt zij zich bloot aan grote juridische en financiële risico’s en is de gemeente niet de betrouwbare en professionele opdrachtgever die ze wil zijn. Vraag 8: Kunt u de opdrachtportefeuille van onze gemeente tegen het licht houden met betrekking tot in opspraak zijnde organisaties? Zo nee, waarom niet?

Blad:

5/6

Antwoord: Wij zijn van mening dat onze huidige beheersmaatregelen in het inkoop- en aanbestedingsproces voldoende zijn. Op dit moment worden nieuwe leveranciers aan een integriteitstoets onderworpen (zie ook het antwoord op vraag 9). Wanneer er aanleiding voor twijfel over de integriteit bestaat, wordt daarnaar nader onderzoek gedaan. Voor de andere stappen in het aanbestedingsproces verwijzen wij naar het antwoord op vraag 9. Vraag 9: Kunt u beleid ontwikkelen om risico van zakendoen met in opspraak zijnde organisaties in de toekomst te minimaliseren? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Bij elke aanbesteding en verstrekken van een opdracht worden de volgende stappen ondernomen om de risico’s te mijden (daarmee is het niet 100o7o uitgesloten dat er fraude bij leveranciers plaatsvindt). 1. Bij iedere aanbesteding wordt voorafgaand aan het nemen van de gunningsbeslissing, getoetst of er geen uitsluitingsgronden2 op de winnaar van toepassing zijn. 2. Bij deelname aan een aanbesteding van de gemeente moet elke inschrijver het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) invullen om te verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. 3. Als de inschrijver de opdracht wint moeten de inschrijver daarvoor bewijsstukken aanleveren. Het belangrijkste bewijsstuk is de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)3. 4.

Als een uitsluitingsgrond (mogelijk) van toepassing is doet de gemeente daarnaar onderzoek en voert een zgn. proportionaliteitstoets uit. Als daaruit blijkt dat uitsluiting nodig en proportioneel is, wordt de opdracht niet aan die leverancier gegund (zie antwoord 6). 4. Daarnaast wordt elke onderneming waarmee Gemeente Rotterdam voor het eerst een overeenkomst sluit, onderworpen aan een integriteitstoets. Wanneer aanleiding voor twijfel over de integriteit bestaat, wordt daarnaar nader onderzoek gedaan.

2 Voorbeelden van uitsluitingsgronden in aanbestedingen zijn; onherroepelijke veroordeling ter zake van deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld, kinderarbeid. En andere gronden zijn; niet voldoen aan betalingsverplichtingen belasting en sociale verzekeringspremies, faillissement of uitstel van betaling, vervalsing van de mededinging en ernstige beroepsfouten. 3 Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een verklaring die door het Justis (Ministerie van Justitie en Veiligheid) wordt afgegeven en welke vergelijkbaar/gelijkwaardig is met de VOG. Voor het afgeven van die verklaring doet Justis onderzoek naar de (bestuurders van de) onderneming, o.a. in de strafregisters.

Blad:

6/6

5. Ook na gunning van een opdracht of overeenkomst moet de leverancier aan de eisen blijven voldoen en als er tijdens de looptijd van de opdracht of overeenkomst signalen zijn of blijkt dat er sprake is van één van de uitsluitingsgronden4 voert de gemeente opnieuw onderzoek uit en neemt afhankelijk van de resultaten van dat onderzoek passende maatregelen zoals beëindiging.

Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, De secretaris,

V.J.M. Ri

De burgemeester,

īoutaleb

4Voorbeelden van uitsluitingsgronden in aanbestedingen zijn; onherroepelijke veroordeling ter zake van deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld, kinderarbeid. En andere gronden zijn; niet voldoen aan betalingsverplichtingen belasting en sociale verzekeringspremies, faillissement of uitstel van betaling, vervalsing van de mededinging en ernstige beroepsfouten.