[18bb008336] Bijlage 2 behorende bij 18bb8333 - Audit charter Financial Audit Gemeente Rotterdam definitief 081018

Audit charter FA R’dam Definitief – 8 oktober 2018

Audit Charter Financial Audit Gemeente Rotterdam Vast te stellen door: CD, B&W Ter kennisname aan: COR. 1. Inleiding 2. Audit charter 3. Missie 4. Domeinafbakening 5. Positionering en onafhankelijkheid 6. Integriteit 7. Vakbekwaamheid 8. Proceskwaliteit 9. Frauderisico’s 10. Verantwoording 11. Samenwerking met Concern Auditing 12. Samenwerking met de externe accountant

Bijlage: Controleverordening Rotterdam 2017

1. Inleiding Het audit charter van Financial Audit geeft op hoofdlijnen weer waar en hoe Financial Audit van gemeente Rotterdam (hierna FA) zijn werk doet, welke eisen daarbij worden gesteld en hoe over het werken van FA verantwoording wordt afgelegd. Hiertoe zijn onder meer de missie, functie, taken, verantwoordelijkheden en waarborgen voor de onafhankelijkheid van FA vastgelegd en zijn in het audit charter ook de zaken geregeld die voor FA bij de uitvoering van de taakopdracht van belang zijn. Per januari 2016 is FA opgericht als onderdeel van Middelen & Control van de gemeente Rotterdam. De taak van FA is het verzorgen van controleonderzoeken in het domein rechtmatigheid en getrouwheid, onderzoeken van een dusdanige kwaliteit dat de externe accountant er volledig op kan steunen. Er worden door FA vooralsnog geen opdrachten uitgevoerd waarbij externe assurance wordt verstrekt, dan wel een advies met externe werking. In het oprichtingsjaar heeft FA een breed gedragen ontwikkelplan opgesteld om de kwaliteit van de organisatie en de medewerkers te vergroten.

In samenspraak met de Audit & Risk Committee (ARC), het College van Burgemeester en Wethouders (B&W) en de Commissie voor Onderzoek van de Rekening (COR) en met het ambitiemodel van het Instituut voor Internal Auditing (IIA) als uitgangspunt, heeft FA inmiddels de tussenfase (het behalen van het COS610-niveau) bereikt en werkt het door naar het afgesproken ambitieniveau 4+ - de professionele auditorganisatie volgens het RAAM, het Rotterdams Audit Ambitie Model - per

1

ultimo 2018. Daarmee moet FA met de start van het controlejaar 2019 tot volledige ontplooiing zijn gekomen. Het dan bereikte ambitieniveau impliceert de continue controle inzake de jaarrekening gebaseerd op de risico’s die de gemeente onderkent, én FA als betrouwbare en gewaardeerde adviseur van ambtelijke leiding en bestuur van Rotterdam. Onderdeel van het ontwikkelplan 2e fase, het bereiken van niveau 4+, is dat FA zich aanlegt tegen de professionele standaards van het IIA. In het voorjaar van 2018 behelst dat vooral een zelfreflectie op de inhoud van die standaard, in het najaar van 2018 staat de certificering gepland. De IIA-standaarden omvat eisen waaraan de organisatie moet voldoen, eisen waaraan de individuele auditors moeten voldoen en eisen waaraan de controles en adviezen van FA moeten voldoen. FA hanteert hierbij het uitgangspunt dat het interne kwaliteitsbeheersingssysteem zo wordt ingericht dat niet alleen aan de vereisten van het IIA maar ook aan die van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) en de Nederlandse Orde van Register EDP (Electronic Data Processing) - Auditors (NOREA), wordt voldaan. Dit houdt in dat het kwaliteitsbeheersingssysteem van FA gedragslijnen en procedures bevat gericht op de volgende aspecten: 1. Verantwoordelijkheid van de leiding voor kwaliteit binnen FA (CAE/MT/kwaliteitsbepaler). 2.

Code of Ethics (zowel op niveau organisatie als ook individuele auditor) 3. Opdrachtaanvaarding en -voortzetting (relatie met opdrachtgevers en aanvaarding van specifieke opdrachten) 4. Personeelsbeleid 5. Uitvoering van de opdrachten 6. Het monitoren (Compliance Officer)

2. Audit charter Een van de belangrijkste aspecten van de IIA-standaard is het vaststellen van de werking en de werkwijze van FA in een zogenaamd audit charter. Dit audit charter gaat verder dan de controle op de jaarrekening zoals in de Controleverordening/Startnotitie van de gemeente geregeld. Immers, ook het advieswerk van FA buiten de jaarrekening om, moet worden georganiseerd. Het audit charter wordt voor onbepaalde tijd vastgesteld. Indien er aanleiding is tot aanpassing van het audit charter geschiedt dit in nauw overleg met CD, B&W en de COR. In zijn praktijkdoorwerking binnen FA heeft het charter de koppositie in het drieluik: charter – handboek – operationele instructies. Het charter geeft de duiding en de richting, het handboek de verdere uitwerking en de operationele instructies liggen vast in het werken met het Key Control Dashboard (het KCD), het systeem dat de procesgang voor controles en adviezen ondersteunt. Het charter, de IIA-standaard volgend, kent naast de missie drie hoofdonderdelen: •

De eisen die worden gesteld aan de organisatie van FA. Dit betreft vooral de ophanging in de gemeentelijke organisatie, planvorming en verantwoording, en handhaving van de onafhankelijkheid ten behoeve van controles en adviezen. 2

• •

De eisen die worden gesteld aan de Financial Auditors, zoals integriteit, onafhankelijkheid, vakbekwaamheid en fraude-alertheid. De eisen die worden gesteld aan de prestaties (controles en adviezen) van FA: procesgang op basis van risicoanalyses, diepgang van het onderzoek, oordeelsvorming, kwaliteit van bevindingen, het hoor en wederhoor, kwaliteit van conclusies en aanbevelingen.

Het charter krijgt in de volgende hoofdstukken vorm. Daarbij volgen we in hoofdlijnen de volgordes die ook in de standaarden van het IIA is gevolgd. Tevens zorgt de bekrachtiging van het audit charter (door CD en B&W) en het ter kennisname verstrekken aan de COR, dat ook de leiding van Rotterdam de standaarden én het charter bevestigt en FA faciliteert om aan de beroepsstandaarden en het charter te kunnen voldoen.

3. Missie FA biedt onafhankelijke en objectieve audit- en adviesdiensten, die bedoeld zijn om meerwaarde te leveren en de activiteiten van de gemeentelijke organisatie te verbeteren. De missie van FA hierbij is tweeledig: 1. FA zal voor gemeente Rotterdam de auditpartner zijn die in de volle breedte van getrouwheid en rechtmatigheid in de gemeente kan worden ingezet, mede omdat FA risico-gericht audit en continu de belangrijkste processen inclusief ondersteunende IT systemen van de gemeente controleert, moderne en innovatieve werkmethodes gebruikt en soepel kan inspelen op de risk-appetite van de gemeente. 2. FA adviseert actief en proactief het topmanagement (ConcernDirectie) en bestuur van de gemeente (B&W en COR) op issues van strategisch belang. Als eerste wordt het domein van FA afgebakend in paragraaf 4, waarna de ophanging van FA in de organisatie en de onafhankelijkheid in paragraaf 5 wordt behandeld. De paragrafen 6 en 7 behandelen integriteit en vakbekwaamheid (inclusief fraude-alertheid). Daarna volgt de proceskwaliteit in paragraaf 8. Scope en rol van FA terzake van frauderisico’s worden beschreven in paragraaf 9. Paragraaf 10 regelt de verantwoording. In paragraaf 11 wordt de relatie met andere interne auditfunctie, Concern Auditing toegelicht, waarna in paragraaf 12 wordt afgesloten met de samenwerking met de externe accountant.

4. Domeinafbakening Het is de ambitie van FA om vanuit de huidige situatie gestructureerd te groeien naar een niveau waarin wordt voldaan aan de kwaliteitseisen van COS610 en daarna door te groeien naar het niveau dat van een professionele audit-organisatie mag worden verwacht. Daarbij streeft FA ernaar om voor de gemeente Rotterdam de auditpartner te zijn die in de volle breedte van getrouwheid en rechtmatigheid in de gemeente kan worden ingezet, mede omdat FA risico-gericht audit en continu de belangrijkste processen inclusief ondersteunende IT systemen van de gemeente controleert, moderne en innovatieve werkmethodes gebruikt en soepel kan inspelen op de risk-appetite van de gemeente. FA adviseert actief en proactief het topmanagement en bestuur van de gemeente op issues van strategisch belang. Het hoofd FA heeft, als uitvloeisel van de gewenste onafhankelijkheid en objectiviteit van het auditwerk, waar nodig direct toegang tot de Concern Directie (CD) en/of het bestuur. Als afdeling kenmerkt FA zich als een continu lerende organisatie van hoogwaardige auditors, waarin samenwerking als een belangrijke randvoorwaarde voor succes wordt gezien en waarin successen worden gevierd.

3

Het werkterrein van FA betreft sinds 1 januari 2016 (de oprichtingsdatum) de rechtmatigheid en getrouwheid in het financiële domein van de gemeente Rotterdam en impliceert dat de werking en de sturing op de financiële functie van de gemeente Rotterdam, ook bij het onderzoeksterrein van FA hoort. Binnen het werkterrein zijn de financieel kritieke processen en de ondersteunende IT systemen geïdentificeerd en worden continue controles in het kader van de jaarrekening verricht, conform de vigerende controleverordening van de gemeente Rotterdam. Jaarlijks wordt dit operationeel uitgewerkt in de Startnotitie Jaarrekeningcontrole (een gezamenlijk document met de ambtelijke organisatie en de externe accountant). Daarnaast brengt FA adviezen uit. De adviezen komen voort vanuit vraagstellingen of bevindingen of onderkende risico’s vanuit het werkterrein van FA, of overlappend naar werkterreinen die een nauwe verbinding kennen met werkterrein van FA. De adviesfunctie van FA beoogt de risico’s die de gemeente loopt op het domein van FA te verminderen c.q. het risk-management op dit terrein te versterken. De adviezen kunnen gevraagd zijn, bijvoorbeeld door de ambtelijke leiding of het bestuur. Deze adviezen worden in het jaarlijkse Controleplan inzichtelijk gemaakt en (budgettair) gepland.

De adviezen kunnen ook ongevraagd zijn, ze kennen dan dezelfde uiterlijke vorm als de gevraagde adviezen. De laatste vorm van adviezen, waarvoor CD en B&W onder alle omstandigheden (budgettaire) ruimte faciliteren, zijn de ongevraagde, waarbij het Hoofd FA als opdrachtgever fungeert. Het hoofd FA legt alle adviezen individueel vast in het adviezenregister. De uitkomsten van het adviestraject vormen input voor de risicoanalyses op de financieel kritieke processen in het kader van de controle op de jaarrekening. Periodiek stemt het hoofd FA af met collega-onderzoekers of –auditors om ongewenste overlappingen of vacuüms te voorkomen.

5. Positionering en onafhankelijkheid FA vormt een onderdeel van Middelen & Control, die onder leiding staat van de concerncontroller, die lid is van de CD van de gemeente Rotterdam. De concerncontroller valt rechtstreeks onder de gemeentesecretaris die als algemeen directeur leiding geeft aan het concern en de CD. De praktijk van de afgelopen jaren heeft laten zien dat deze ophanging in de organisatie FA en haar leidinggevende geen belemmeringen in enige zin oplevert. Handhaving van deze organisatorische constructie ligt dus voor de hand. Aanvullend op de hiërarchische lijnen is in de controleverordening Rotterdam 2017 voorzien in een onafhankelijke positie voor het hoofd FA die hem of haar de opening biedt bij verschillen van inzicht op te schalen naar hogere niveaus dan de direct hiërarchische. Omdat de controleverordening slechts een deel (hoewel een groot deel) van het werkterrein omvat, wordt door middel van dit charter de gelijkblijvende opschalingsregels uitgebreid tot het gehele domein van FA. FA kent onder het hoofd FA drie coördinatoren, waaronder de coördinator Vaktechniek. De drie coördinatoren sturen 6 controleleiders aan, verdeeld over de financieel kritieke processen inclusief IT. Onder de controleleiders fungeren de auditors. Naast hun hiërarchische lijnen kennen ook de individuele auditors opschalingsmogelijkheden.

Zij kunnen zich desgewenst rechtstreeks wenden tot het hoofd FA en/of de concerncontroller, bij ernstiger kwesties (afhankelijk van inhoudelijke diepgang of persoonlijke gewetensnood) tot 4

de wethouder met het onderwerp financiën in portefeuille. Daarnaast zijn er gemeentebreed vertrouwenspersonen Ongewenst gedrag en coördinatoren Integriteit, die staan ook voor de medewerkers van FA klaar als dat nodig is. Uitgangspunt van de auditors en het hoofd FA bij het opschalen naast de hiërarchische lijn is: escaleren doe je samen. Bij voorkeur gaan de auditor en degene waarmee een diepgaand verschil van inzicht wordt gedeeld, gezamenlijk naar beider leidinggevenden om dan met zijn vieren te proberen in een oplossing te voorzien. Lukt dat niet, dan wordt het naast hogere niveau ingeschakeld en wordt met zessen overlegd. Enzovoorts. Deze vorm van escaleren draagt ertoe bij dat het gemeenschappelijk functioneren – na oplossing van de problematiek die tot de escalatie heeft geleid – voortgang kan vinden.

6. Integriteit De integriteit van FA krijgt vorm door de integriteit van elke individuele medewerker van FA. Conform het vigerende gemeentelijke integriteitsbeleid heeft elke medewerker van FA de ambtseed afgelegd. Dit in aanvulling of aansluiting op de eisen die beroepsorganisaties stellen aan individuele medewerkers (zoals bijvoorbeeld de accountantseed). Ook ingehuurd personeel wordt aan vergelijkbare richtlijnen gehouden. De ambtseed omvat onder andere regels inzake geheimhouding van informatie en zorgvuldigheid van rapportage en verantwoording. De auditors van FA verrichten hun onderzoeken en stellen hun conclusies en aanbevelingen objectief en onafhankelijk, zonder enige vorm van last. De auditors zijn in hun bezoldiging niet afhankelijk van degenen waarbij zij het onderzoek verrichten. Auditors worden niet ingezet bij organisatieonderdelen waarmee zij een dienstverband, minder dan 1 jaar geleden, hebben gekend. Auditors worden niet ingezet bij organisatieonderdelen waarbij familie- of vriendschapsbanden een belemmering voor de objectiviteit en onafhankelijkheid kunnen vormen of de schijn ervan kunnen oproepen. Jaarlijks wordt de integriteit van de individuele auditor aan de orde gesteld en mogelijke belangenverstrengelingen geïnventariseerd en schriftelijk vastgelegd.

Het onderwerp integriteit wordt regelmatig besproken in de afdelingsbrede bijeenkomsten en teamoverleggen. Bij de opstelling van de teamindeling van FA, aan de start van het controlejaar, wordt met mogelijke (schijn van) belangenverstrengelingen van auditors door de controleleiders rekening gehouden en dus vermeden. Ook bij advieswerkzaamheden worden auditors gekozen waarbij de (schijn van) belangenverstrengeling niet aan de orde is.

7. Vakbekwaamheid Het hoofd FA borgt de vakbekwaamheid van de auditors. Vanaf de eerste selectie en aanname van auditors, tijdens hun loopbaan bij FA en bij hun afscheid door middel van een exitinterview. Jaarlijks wordt, mede op basis van de personeelsgesprekken, een opleidingspakket samengesteld waarin de ontwikkeling van de kwaliteit van de auditors, zowel vanuit hun eigen optiek als vanuit het gezichtspunt van de organisatie, gericht wordt versterkt. Zowel door individuele opleiding en training, als een collectieve aanpak. En zowel op de harde, vaktechnische kant van de vaardigheden, als op soft controls als eigenstandigheid, communicatie en planning.

5

Het managementteam van FA monitort de voortgang van de kwaliteitsontwikkeling van de auditors, als ook de kwaliteit van de opleidingen en trainingen. De minimumeis die FA stelt aan de kwaliteit van de auditors in gezamenlijkheid is dat FA voldoet aan de eisen van COS610, zodat de externe accountant op de werkzaamheden van FA kan steunen. Echter, de voorkeur gaat ernaar uit, en dat is dus één van de ambities van FA, dat elke individuele auditor als vanzelfsprekend, in het opereren van alledag, voldoet aan de eisen die aan professionele auditors door het IIA worden gesteld.

8. Proceskwaliteit Randvoorwaarde voor het bereiken van een hoogwaardige oordeelsvorming bij de auditonderzoeken is de onverkorte beschikbaarheid van alle relevante informatie. In de Controleverordening Rotterdam 2017 is geregeld dat FA onbelemmerde toegang heeft tot deze informatie. De auditors van FA beginnen hun onderzoek (zowel in het kader van de jaarrekeningcontrole als vanuit adviesopdrachten) eerst na gedegen voorbereiding. Als eerste wordt de risicoanalyse opgesteld of hernieuwd, in samenspraak met de verantwoordelijke van het te onderzoeken gebied. Gelijktijdig met de risicoanalyse wordt de vereiste diepgang van het onderzoek bepaald. De diepgang die nodig is om tot een betrouwbare oordeelsvorming te komen is o.a. afhankelijk van de materialiteit en/of de kwantitatieve omvang van het te onderzoeken gebied of proces. De diepgang van het onderzoek is bepalend voor de omvang, kwaliteit en dooplooptijd van de inzet van FA. Deze voorbereiding van de audits worden voorgelegd aan de controleleider en verantwoordelijk coördinator van FA (c.q. de opdrachtgever van de adviesopdracht) en aan de afdeling Vaktechniek van FA. Na verwerking van de commentaren kan de voorbereiding worden afgerond.

De gekozen aanpak na de voorbereiding wordt in het kader van hoor en wederhoor gedeeld met de leidinggevenden in het te onderzoeken domein, tenzij het hoofd FA dit niet in het belang van het onderzoek acht. Bevindingen uit het onderzoek worden vastgelegd in controlememoranda. De bevindingen worden opgesteld en/of mede beoordeeld door de controleleider, verantwoordelijk coördinator en door Vaktechniek. Periodiek, maar zeker in het eindstadium van het onderzoek worden de bevindingen en de conclusies die daaraan verbonden worden, na collegiale beoordeling door controleleider, verantwoordelijk coördinator en Vaktechniek, gedeeld met de leidinggevenden in het onderzochte gebied. Dit proces van hoor en wederhoor kan leiden tot aanpassing van (de formulering van) conclusies en (het tijdvak van realisatie van) aanbevelingen. In het kader van de jaarrekening worden de bevindingen, conclusies en aanbevelingen gedeeld met de externe accountant, conform de vigerende controleverordening van de gemeente. In het kader van adviesopdrachten verzorgt de auditor de in de opdracht geformuleerde rapportages aan belanghebbenden en in ieder geval aan het hoofd FA. Alle stappen in het auditproces worden vastgelegd in het Key Control Dashboard, het volgsysteem dat FA gebruikt voor planning, kwaliteitsborging en tijdige voorgang van het auditproces.

Het stelsel dat het werk van de auditors wordt beoordeeld door én de controleleider, verantwoordelijk coördinator én door de afdeling Vaktechniek, waarbij interne verschillen van 6

inzicht aan het Managementteam van FA worden voorgelegd en daar beslecht, noemen we het kwaliteitssysteem van FA. De inrichting van het kwaliteitssysteem van FA is dusdanig dat indien besloten wordt tot het uitvoeren van externe assurance-opdrachten of aan assurance verwante opdrachten, aan de voorwaarden van de Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS) op de inrichting van het kwaliteitssysteem wordt voldaan. Het hoofd FA stelt een Compliance Officer aan die toezicht houdt op de naleving van het kwaliteitsbeleid van FA en van de regelgeving als van het NBA, IIA en NOREA en vergelijkbare beroepsverenigingen. Tevens verzorgt deze functionaris de coördinatie van de periodieke interne evaluaties en haalt hij geregeld de beelden over FA bij stakeholders op. De Compliance Officer betrekt deze uitkomsten bij zijn rapportage over zijn bevindingen en conclusies en aanbevelingen omtrent het kwaliteitsbeleid aan het managementteam van FA.

9. Frauderisico’s Het inventariseren van frauderisico’s en bijbehorende beheersmaatregelen binnen de scope van de financieel kritieke processen is standaard onderdeel van de werkwijze van FA. De uitkomst van die inventarisatie is medebepalend voor de reikwijdte en diepgang van de werkzaamheden. De uitvoering van de werkzaamheden van FA is niet primair gericht op het vinden van fraude, maar er kan wel fraude geconstateerd worden. Als dat het geval is dan wordt gehandeld conform de beroepsvoorschriften van het IIA en de NBA en conform de gemeentelijke richtlijnen.

10. Verantwoording

Het hoofd FA rapporteert aan de CD en B&W. Voor zover relevant worden deze rapportages door B&W ter kennisname verstrekt aan de COR. Jaarlijks stelt FA voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole en de aanvang van de adviesopdrachten een Startnotitie op (samen met de ambtelijke organisatie en de externe accountant) ten behoeve van de jaarrekeningcontrole en een Controleplan (voor het gehele domein van FA). De startnotitie wordt opgesteld conform de vigerende Controleverordening van de gemeente. Het controleplan omvat tevens de adviesopdrachten en geeft de acties weer die het hoofd FA in dat jaar gaat inzetten ter verdere versterking van zijn of haar organisatie. Gedurende het jaarproces verschijnen voortgangsrapportages waarin ook de voortgang van de werkzaamheden door FA wordt gemeld, in frequentie afgestemd met de CD en de COR. Over individuele adviesopdrachten rapporteert het hoofd FA conform hetgeen in de adviesopdracht is afgesproken. Aan het eind van de controleperiode brengt het hoofd FA een eindrapportage uit. Daarin geeft hoofd FA mede aan in hoeverre het gestelde in de startnotitie en het controleplan daadwerkelijk is bereikt (inclusief de interne ontwikkelingen binnen FA), waar dat niet heeft kunnen gebeuren, en wat daarvan geleerd wordt voor volgende controleperioden of opdrachten.

Tevens geeft het hoofd FA aan of en zo ja, in hoeverre de onafhankelijkheid of de integriteit van FA in het geding is geweest in de rapportageperiode en welke acties hij of zij daarop heeft gezet.

7

Het hoofd FA zorgt er tevens voor dat de bovenstaande rapportages en hun uitkomsten in lijn worden gebracht met de bijdragen die FA doet in het kader van de gemeentelijke Planning & Control cyclus. Mede vanuit deze verantwoordingsrol is het hoofd FA deelnemer in (de ambtelijke ondersteuning van) de COR.

11. Samenwerking met Concern Auditing De gemeente Rotterdam kent twee interne auditfuncties die met elkaar en ieder vanuit een onafhankelijke positie een breed palet van de interne beheersing en governance binnen de gemeente Rotterdam toetsen. Dat gebeurt vanuit verschillende invalshoeken. Concern Auditing (CA) is de afdeling die binnen Rotterdam onder meer onderzoek doet naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door en namens B&W gevoerde bestuur (Gemeentewet artikel 213a), zoals vastgesteld in de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 213a GW Rotterdam 2015. FA heeft binnen gemeente Rotterdam als hoofdtaak om controlewerkzaamheden te verrichten op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Doelmatigheid en doeltreffendheid zijn daarmee niet primair in scope bij FA; dit is de scope van CA. Indien FA bij de uitvoering van de controles ondoelmatigheden of ineffectiviteit constateert, dan worden deze bevindingen opgenomen in de rapportages van FA. Gelet op het voorgaande is CA een natuurlijke partner in de onderlinge afstemming, uitwisseling, samenwerking en coördinatie.

12. Samenwerking met de externe accountant De gemeenteraad raad wijst een of meer accountants aan belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. (gemeentewet artikel 213 lid 2). De door de gemeenteraad ingestelde Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) fungeert hierbij als opdrachtgever van de externe accountant en bepaalt wanneer de opdracht wordt aanbesteed. FA heeft bij aanbesteding een ondersteunende rol. De externe accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De externe accountant en FA werken met inachtneming van hun specifieke taakopdracht, optimaal samen hetgeen jaarlijks wordt vastgelegd in de startnotitie, die door de COR wordt vastgesteld. De startnotitie bevat de schriftelijke vastlegging van de planning, werkafspraken, begrippen en toetsingskaders ten aanzien van de accountantscontrole tussen de ambtelijke organisatie, de afdeling Financial Audit en externe accountant. De externe accountant zal bij zijn onderzoek waar mogelijk steunen op de werkzaamheden van FA en zijn eigen werkzaamheden hierop afstemmen.

FA richt haar audits en rapportagevorm zodanig in dat de externe accountant gebruik kan maken van de uitgevoerde werkzaamheden. De aanpak en werkprogramma’s worden afgestemd met de externe accountant en deze voert een review uit op de werkzaamheden.

8

De externe accountant voert gestructureerd en periodiek overleg met het hoofd FA. Het hoofd FA communiceert zonder beperkingen met de externe accountant.

9