Toelichting rvs uitbreiding uren secr medewerker griffie.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de

Aanleiding Binnen de formatie van de gri ie bestaat de functie secretarieel medewerker. Deze functie betreft een functie van 28 uur. In 2023 en 2024 werd ten behoeve van de invulling van de functie ingehuurd. Dit hield verband met arbeidsongeschiktheid van de vaste medewerker die de functie bekleedde. Omdat het al langere tijd niet lukte om, binnen de beschikbare uren, alle werkzaamheden die horen bij de functie uit te voeren heeft afstemming daarover plaatsgevonden met de werkgeverscommissie en het presidium. Door het presidium werd besloten om niet voor 28 uur maar voor 32 uur in te huren. Eind 2024 kon de functie opnieuw ingevuld worden met een vaste medewerker. Overwogen is toen om de uren uit te breiden van 28 uur naar 32 uur zodat de beschikbare uren beter aansluiten op de werkzaamheden die horen bij de functie. Daar is op dat moment voorlopig van afgezien en besloten werd om te bezien of de 4 uur die de gri ie daardoor tekort komt door meer e iciëntie binnen de gri ie opgevangen kan worden. Na een jaar moet helaas geconstateerd worden dat dit niet lukt omdat de hoeveelheid werk toe blijft nemen en de werkdruk bij alle medewerkers zodanig hoog is dat geen ruimte wordt gezien om extra taken op zich te nemen.

Beoogd effect De beschikbare uren uit te breiden van 28 uur naar 32 uur om zo de secretarieel medewerker in staat te stellen alle werkzaamheden die horen bij de functie uit te kunnen voeren. Argumenten De beschikbare uren voor de functie zijn al minimaal 14 jaar ongewijzigd waar het raadswerk en daarmee de ondersteuning van het raadswerk voortdurend wijzigt. Het lukt al sinds minimaal 2022 niet om alle werkzaamheden die horen bij de functie binnen de beschikbare uren uit te voeren. Door een toename van werkzaamheden c.q. toegenomen complexiteit van bestaande werkzaamheden is die situatie het afgelopen jaar nog meer gaan knellen. De oorzaken daarvan zijn divers. In willekeurige volgorde zijn de volgende oorzaken aan te wijzen. 1.1 Budget beheer Sinds begin 2024 behoort het budgetbeheer grotendeels bij de secretarieel medewerker. Dit als gevolg van het herschikken van werkzaamheden binnen de gri ie. In 2023 is de gemeente overgestapt op een ander financieel systeem. Al snel bleek dat het systeem nog niet goed genoeg werkte voor de financiële processen van de gemeente en dat niet aan alle eisen van het Programma van Eisen (PvE) werd voldaan. Er is intensief samengewerkt met de leverancier om zo snel mogelijk aan alle eisen te voldoen.

Hoewel het systeem inmiddels technisch aan de eisen voldoet wordt het gebruik van dit systeem nog steeds als gebruiksonvriendelijker en daarmee arbeidsintensiever ervaren dan het vorige systeem. De gemeente is contractueel wel gebonden aan het systeem. 1.2 Wet open overheid Op grond van de Wet open overheid moeten brieven die zijn gericht aan de raad tegenwoordig worden gepubliceerd. Vanwege die publicatie moeten persoonsgegevens uit die brieven worden verwijderd. Met dat verwijderen is ondanks het recent optimaliseren van dat proces nog steeds veel tijd gemoeid.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de

1.3 Gebruik foto’s en afbeeldingen Op grond van de Auteurswet mogen alleen door de maker foto’s en afbeelding openbaar gemaakt worden. In brieven aan de raad worden zeer regelmatig foto’s en afbeeldingen gebruikt door anderen dan de maker. Dat maakt dat, ter voorkoming van schending van het auteursrecht, deze foto’s en afbeeldingen verwijderd moeten worden. Ook daarmee is veel tijd gemoeid1. 1.4 Toename aantal brieven Door publicatie van de brieven aan de raad is het aantal brieven dat aan de raad wordt gericht aanzienlijk toegenomen omdat het door inwoners als een kans wordt gezien om zo, breder dan binnen de raad, aandacht te krijgen voor de inhoud van hun brief. Met de verwerking van het toegenomen aantal brieven is veel tijd gemoeid. 1.5 Toename aantal vergaderingen Het aantal vergaderingen, en de daarmee gemoeide voorbereiding en verwerking, is toegenomen. 1.6 Toename bijeenkomsten Het aantal bijeenkomsten, en daarmee de daarmee gemoeide voorbereiding e verwerking, is toegenomen. 1.7 Toename aantal te verwerken documenten Het aantal te verwerken documenten per vergadering is toegenomen. 1.8 Ophe en fractiehuis Na de verhuizing van de fracties naar Het Huis van Roosendaal behoort het reserveren van vergaderruimtes tot de werkzaamheden van de secretarieel medewerker. Hetzelfde geldt voor de verspreiding van de post die is gericht aan fracties.

Financiën De kosten voor de uitbreiding bedragen voor 2025 € 6.850 en voor 2026 e.v. € 7.080. De dekking voor 2025 kan vooralsnog worden gevonden in de begroting van de loonkosten 2025 van de Griffie. Daar zit, conform spoorboekje een opslag in van 3% voor CAO en 0,4% voor bevorderingen. Mocht er na het vaststellen van de nieuwe CAO onvoldoende ruimte zijn, dat kan het tekort worden meegenomen in de correctie van de nieuwe CAO. Ten behoeve van de dekking voor 2026 e.v. wordt bij het vaststellen van de begroting middels een daarin opgenomen prioriteit voorgesteld om dit bedrag structureel ter beschikking te stellen. Bevoegdheid De raad is bevoegd tot het stellen van regels omtrent de organisatie van de griffie. Hieronder moet in ieder geval verstaan worden het (gewijzigd) vaststellen van de formatie van de griffie. Het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame werknemers, uitgezonderd met de griffier, is in volmacht gegeven aan de griffier.

1 Er wordt op dit moment gewerkt aan een voorstel aan het presidium om te komen tot een eenduidige

werkwijze hiervoor die de toegang tot de volksvertegenwoordiger niet belemmert maar de verantwoordelijkheid voor het respecteren van auteursrechten zoveel mogelijk bij de schrijver laat.