Toelichting rvs Rekenkameronderzoek Doorwerking rekenkameronderzoeken gemeente Roosendaal.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Samenvatting De Rekenkamer West-Brabant (hierna: rekenkamer) is door de gemeente Roosendaal ingesteld om onderzoek te doen naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. In 2020 heeft het onderzoek van de Rekenkamer zich gericht op de doorwerking van vijf rekenkameronderzoeken die in de afgelopen jaren in Roosendaal zijn uitgevoerd. Het doel van het onderzoek is vast te stellen of de aanbevelingen uit deze rekenkameronderzoeken daadwerkelijk het afgesproken vervolg hebben gekregen, inzicht te bieden in verklaringen voor eventuele afwijkingen en de gemeenteraad plus- en leerpunten mee te geven voor toekomstige rekenkameronderzoeken. In dit onderzoek zijn de volgende rekenkameronderzoeken op doorwerking onderzocht: het onderzoek naar Risicomanagement (mei 2014), het onderzoek naar Verbonden partijen (februari 2015), het onderzoek naar Langer zelfstandig wonen voor ouderen (februari 2016), het onderzoek naar Armoedebeleid (januari 2017) en het onderzoek naar Onderhoud en beheer openbare ruimte (november 2017). Met dit raadsvoorstel wordt het onderzoeksrapport aan u als gemeenteraad van Roosendaal aangeboden en wordt u het volgende voorgesteld: 1.

Het onderzoeksrapport van de Rekenkamer West-Brabant getiteld ‘Onderzoek naar de doorwerking van rekenkameronderzoeken gemeente Roosendaal’ te onderschrijven en in te stemmen met de in het rapport opgenomen conclusies en aanbevelingen. (Beantwoording) centrale onderzoeksvraag De centrale onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt als volgt: ‘In hoeverre werken de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken door (in het gemeentelijk beleid) en wat zijn hierbij relevante factoren die van invloed kunnen zijn op (de mate van) doorwerking?’. • •

•

• •

Op basis van de vijf onderzochte rekenkameronderzoeken kan geconcludeerd worden dat het onderzoek naar Armoedebeleid de grootste doorwerking heeft gehad en het onderzoek naar Onderhoud en beheer openbare ruimte de minste doorwerking. Ten aanzien van de factoren die doorwerking beïnvloeden, is de conclusie dat de factoren ‘timing’ en ‘kwaliteit van het onderzoeksrapport’ het sterkste zijn en daarmee de grootste invloed hebben gehad. De kwaliteit van de rapporten wordt bestempeld als ‘goed’, waarbij de aanbevelingen doorgaans als concreet en uitvoerbaar worden gezien. Een derde factor die zorgt dat de aanbevelingen worden opgevolgd is de zogenaamde ‘koepelnotitie’ die vaak wordt geschreven wanneer de Rekenkamer hetzelfde onderzoek voor meerdere gemeenten uitvoert. Dit zorgt voor regionaal draagvlak en het draagt ook bij aan het leereffect. Een laatste factor is de ‘betrokkenheid van de raad’ zelf bij de monitoring van de opvolging van de aanbevelingen. Hier is op dit moment nog weinig aandacht voor, waardoor de opvolging van bepaalde aanbevelingen niet altijd even helder is. Over het algemeen zijn de aanbevelingen overgenomen door zowel de raad als het college. Daarbij bepaalt de ‘politieke relevantie’ van de onderwerpen, maar ook de ‘betrokkenheid van de raad’ tijdens het onderzoek in grote mate of er een debat plaatsvindt en of er moties worden

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

ingediend naar aanleiding van het onderzoek. Hoewel de aanbevelingen overwegend worden opgevolgd, gebeurt dit niet systematisch maar is dit in belangrijke mate afhankelijk van de goede wil van betrokkenen. Hierbij speelt de factor ‘timing’ voor de ambtelijke organisatie een grote rol. Met andere woorden, wanneer de organisatie het onderzoek zelf ook goed kan gebruiken dan worden de aanbevelingen consequenter en sneller opgevolgd. Ditzelfde geldt voor de terugkoppeling hierover, die is nu niet systematisch geborgd waardoor het lastig voor de gemeenteraad is om een vinger aan de pols te houden. Conclusies Op basis van het onderzoek zijn de volgende conclusies getrokken: 1. De keuze van een onderwerp voor onderzoek wordt bepaald door de voorkeur van de fracties in de gemeenteraad. Er is hierbij sprake van urgentie, politieke voorkeur of van actualiteit. Aansluiting op de beleidscyclus vindt nog onvoldoende plaats. 2. Aanbevelingen worden over het algemeen overgenomen door de raad en het college. 3. De aanbevelingen worden overwegend opgevolgd, maar de uitvoering gebeurt niet volgens een systematisch proces. 4. Er is geen vaste systematiek van monitoren en verantwoorden richting het college en vervolgens naar de raad. 5. Timing en kwaliteit van het onderzoek zijn het sterkst ingevuld en hebben daarmee de grootste impact op de doorwerking gehad. 6.

De raad stuurt niet actief op de verdere opvolging. Aanbevelingen Op basis van de conclusies doet de Rekenkamer de volgende aanbevelingen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen aanbevelingen gericht aan de raad van Roosendaal en aan het college van B en W. Aanbevelingen aan de gemeenteraad 1. Versterk het belang van rekenkameronderzoek Het belang bij rekenkameronderzoek van de gemeenteraad wordt versterkt bij een grote betrokkenheid. Dat geldt niet alleen bij de keuze van het onderzoeksonderwerp en het bepalen van de aandachtspunten, maar ook bij de informatievoorziening gedurende de loop van het onderzoek, bijvoorbeeld middels een nieuwsbrief. En bij de opvolging van de aanbevelingen (monitoring), door actief het college te bevragen naar de stand van zaken inzake de opvolging. Dit betekent bijvoorbeeld concreet: waar de raad aanbevelingen overneemt, zou in het raadsvoorstel standaard de gewenste uitvoeringstermijn en de wijze van terugkoppeling door het college van B en W moeten worden benoemd. 2. Versterk de adviserende rol van de griffier Er kan gevarieerd worden in de presentatie en behandeling van de uitkomsten van een rekenkameronderzoek. Traditioneel is dat een rapportage wordt toegelicht in een commissie en dat daarna een raadsvoorstel wordt behandeld in de opvolgende raadsvergadering.

In overleg met de griffier kan ook geëxperimenteerd worden met behandeling in de vorm van een workshop of een presentatie middels een video.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

3. Sluit aan bij de beleidscyclus Rekenkameronderzoeken winnen aan actualiteit als wordt aangesloten bij de onderwerpen die op de beleidsagenda staan en daarmee actueel of urgent zijn. De raad kan in de oriëntatiefase op nieuwe onderwerpen daarvoor afstemmen met het college van B en W en de ambtelijke organisatie. 4. Vraag het college om ondersteuning bij het uitvoeren van bovenstaande aanbevelingen (zie nawoord). Aanbeveling aan het college van B en W 1. Verbeter de monitoring van opvolging van de aanbevelingen Een systematische monitoring is een waarborg voor opvolging van de aanbevelingen en daarmee van doorwerking. Er zijn goede ervaringen bekend in den lande door een paragraaf op te nemen in de jaarstukken met informatie over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken of het onderwerp te laten zijn van een art. 213a-onderzoek. Op 22 oktober 2020 heeft de Rekenkamer het conceptrapport aangeboden voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Het college heeft hierop gereageerd bij brief van 17 november 2020. Het college geeft in haar brief aan dat zij zich kan vinden in de conclusies die de Rekenkamer heeft getrokken. Ze wil meegeven dat het college de meerwaarde ziet van rekenkameronderzoek en onderschrijft dat er in het overnemen van aanbevelingen nog een verbeterslag is te maken.

Het college ziet deze conclusie op de juiste wijze landen in de aanbeveling die de Rekenkamer doet richting het college, namelijk dat het opvolgen van aanbevelingen uit (eerdere) rekenkamerrapporten systematischer moet worden gemonitord. Het college neemt deze aanbeveling over en zal dat vormgeven door in de jaarstukken, met ingang van het jaarverslag 2020, in de paragraaf Bedrijfsvoering informatie op te nemen over de opvolging van aanbevelingen uit eerdere rekenkamerrapporten. Financiën Het uitvoeren van de aanbevelingen past binnen de financiële kaders van de begroting 2021; hiervoor zijn geen aanvullende middelen benodigd. Communicatie Op woensdag 10 februari a.s. zal de Rekenkamer samen met het onderzoeksbureau aan de gemeenteraad een toelichting geven op het onderzoeksrapport ‘Onderzoek naar de doorwerking van rekenkameronderzoeken gemeente Roosendaal’.