Toelichting rvs regeling grote projecten gemeente Roosendaal.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Sinds 2020 is de raadsbegeleidingsgroep (hierna RBG) unilocatie Bravis/Bulkenaar actief als gevolg van de motie ‘co-creatie’. Gedurende de ontwikkelingen rondom de realisatie van de nieuwe unilocatie is de RBG betrokken geweest bij de voorbereiding van de besluiten die daarmee verband houden. In 2023 heeft de RBG de mogelijkheden onderzocht om haar takenpakket te verbreden. Dit voorstel is de uitwerking daarvan. De regeling is voorbereid in samenwerking met de 10 leden van de RBG. Zij zijn akkoord met het aanbieden van de regeling – via het presidium – aan de raad. Beoogd effect Met het vaststellen van de regeling grote projecten wordt de rol en de bevoegdheden van de – vanaf dat moment te noemen – raadsbegeleidingsgroep grote projecten geformaliseerd. Met deze regeling wordt beoogd de informatievoorziening van de raad voor dossiers uit het ruimtelijk domein te versterken. Uitgangspunten van de regeling ‘grote projecten’ 1. Het versterken van de informatiepositie van de raad. Vertrekpunt hiervoor is de ontwikkelde checklist ‘grote projecten’. Deze checklist is ontwikkeld door de auditcommissie en de ambtelijke organisatie. Het kan zo zijn dat de checklist niet voorziet in alle gewenste informatie of vice versa, daarom wordt per project geïnventariseerd welke informatiebehoefte de raad heeft. 2. Terughoudend zijn met het aanwijzen van projecten.

Tegelijkertijd moet men de nieuwe werkwijze in de vingers krijgen en ervan leren. Het doel is om te komen tot een professionele en structurele rapportage voor ‘grote’ projecten. Er moet dan gedacht worden aan zaken als financiën, risico's, governancestructuur, stakeholdersmanagament, kwaliteit, planningen. 3. De criteria om projecten als ‘’groot’’ aan te wijzen zijn richtinggevend en t.b.v. een goede onderbouwing maar geen uitdrukkelijk keurslijf. Het gaat om projecten uit het ruimtelijk domein. 4. Individuele raadsleden kunnen waar nodig politieke instrumenten inzetten aan de hand van de verstrekte informatie. Dit staat los van het werk van het vragen en ordenen van informatie (oftewel het werk van de RBG). 5. Het scheppen van duidelijke verwachtingen en een heldere rolverdeling. Hierdoor ontstaat vertrouwen. De raad weet welke informatie men kan verwachten op welke momenten. Het college heeft een helder beeld van de prioriteiten van de raad (die zullen aangemerkt worden als ‘groot’ project) en weet welke informatie de raad verlangt. Wensen & bedenkingen van het College van B&W De raad heeft ter voorbereiding op de besluitvorming de regeling aan het college voorgelegd om zo eventuele wensen en bedenkingen kenbaar te kunnen maken. Op 15 januari 2025 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de RBG i.o. en de vertegenwoordiger (de gemeentesecretaris) van het college.

De gemeentesecretaris heeft ten aanzien van de concept-regeling twee vragen voorgelegd aan de RBG i.o. Hieronder een samenvatting van de twee ingebrachte vraagpunten: 1. Democratische legitimiteit In de werkgroep heeft elk lid één stem. Dat zou er toe kunnen leiden dat de democratische minderheid kan beslissen om externe expertise in te huren of een bepaald project aan te wijzen. Dit staat niet in verhouding met de democratische samenstelling in de gemeenteraad. Waarom kiest de RBG hiervoor?

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Reactie RBG i.o. De regeling wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. Daarmee ligt er een democratisch besluit ten grondslag aan de afspraken uit de regeling. Hiermee is voor wat betreft de RBG de democratische legitimiteit geborgd, het staat immers diezelfde raad vrij om wijzigingen in de regeling aan te brengen. De RBG benadrukt verder dat de regeling gericht is op het verkrijgen van meer informatie. Wanneer het bijvoorbeeld gaat om het mogelijk maken van nieuwbouw wordt dit pas gerealiseerd na een democratisch besluit van de raad over een omgevingsplanwijziging. Externe expertise is er dan enkel op gericht op het verkrijgen van meer informatie voorafgaand aan een te nemen besluit. De RBG wijzigt op basis van het gesprek met de gemeentesecretaris de tekst van artikel 5.4. 2. Inpassing in de bestaande (vergader)structuur Als het college kijkt naar het voorstel dan ziet men daarin vooral een behoefte aan informatie. Die wil het college graag, zeker ook in het kader van de actieve informatieplicht delen met de raad. Het college wil daar graag, zoals voorgesteld in de regeling, in voorzien. Echter, in het licht van de agendadruk en het terugdringen van het aantal avonden lijkt de voorgestelde werkwijze daar niet mee overeen te komen.

Zou het niet mogelijk zijn om de gevraagde informatie met raadsmededelingen dan wel anderszins in te bedden in de reguliere vergaderstructuur van de algemene commissie en de raadsvergaderingen? Dat is volgens het college een logische kapstok waar je een dergelijke informatiebehoefte aan op kan hangen zonder extra agenda druk voor raad en college. Reactie RBG i.o. De RBG ziet de regeling als versterking van de beeldvormende fase in de opmaat naar besluitvorming. Soms duurt het enige tijd voor de raad een besluit neemt over een groot project. Als voorbeeld wordt de besluitvorming rond het nieuwe ziekenhuis genoemd. In 2019 is de aankondiging van nieuwbouw gedaan, maar pas in 2022 is hier een formeel besluit over genomen door de gemeenteraad. Door deze werkwijze hoopt de raad vroegtijdig in positie te komen als het gaat om grote projecten. Door spaarzaam te zijn met het aanwijzen van grote projecten worden er relatief gezien weinig nieuwe momenten gecreëerd. Verder voorziet de regeling ook in de informatiebehoefte van de raad via rapportages en raadsmededelingen. In de commissie wordt gedebatteerd over besluitstukken. De RBG opereert in de voorbereidingsfase van besluitvorming. Vervolg Na het vaststellen van de regeling grote projecten zal de raadsbegeleidingsgroep een aantal projecten aan wijzen om de nieuwe werkwijze zich eigen te maken.

Hier zullen de projecten unilocatie Bravis, landschapspark de Bulkenaar en de ontsluiting Tolberg onderdeel van uitmaken. Bijlagen Regeling grote projecten gemeente Roosendaal (incl. checklist grote projecten).