Toelichting rvs Protocol geheimhouding en besloten vergaderen.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding De gemeenteraad van Roosendaal streeft openheid en transparantie na. Maar af en toe beschikt de gemeenteraad over informatie die nog niet met de inwoners en ondernemers gedeeld kan worden of zijn er onderwerpen die niet in een openbare raadsvergadering kunnen worden behandeld. Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met de economische of financiële belangen van de gemeente, met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene of met de opsporing en vervolging van strafbare feiten. In zo'n geval kan besloten worden om informatie (nog) niet openbaar te maken of de informatie in een besloten raadsvergadering te behandelen. De afweging daartoe moet, omdat al dan niet tijdelijk inbreuk wordt gemaakt op het openbaarheidsprincipe, expliciet gemaakt worden. De regels hiervoor zijn beschreven in de Gemeentewet en de Wet open overheid. Sinds 1 januari 2023 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur van kracht. Door middel van deze wet zijn een aantal bepalingen in de Gemeentewet rondom integriteit en geheimhouding aangepast. Bij de laatste wijzigingen van de reglement van orde voor de raadsvergaderingen, commissievergadering en presidiumvergaderingen (29 juni 2023) zijn die nieuwe bepalingen verwerkt.

In het raadsvoorstel dat aan de basis lag van die besluitvorming werden de belangrijkste blijvende en nieuwe bepalingen opgesomd en toegelicht. Toch zien we dat de wetgeving in de praktijk nog vaak vragen op, zowel bij de raad zelf als bij de inwoners, ondernemers en pers. Daarnaast is de raad in deze raadsperiode ook meerdere keren scherp en kritisch geweest op de hoeveelheid aan en nut en noodzaak van geheime informatie en besloten vergaderingen. In het presidium is daarom de wens uitgesproken om te komen tot een protocol dat helderheid en heldere afspraken biedt over geheimhouding en besloten vergaderen. Daartoe heeft het presidium in zijn vergadering van 6 juni 2024 uitgangspunten vastgesteld. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in een ontwerp protocol dat als bijlage aan dit raadsvoorstel is toegevoegd. Dit raadsvoorstel is in een eerdere versie behandeld tijdens de commissie bestuur van 14 november 2024. Hoewel de commissie toen besloot het raadsvoorstel door te geleiden naar de raadsvergadering van 21 november 2024 werd bij de vaststelling van de agenda van die vergadering besloten het raadsvoorstel van de agenda af te voeren. De reden daarvoor was dat de fracties concludeerden dat de wijzigingen dermate ingrijpend zijn dat, om te komen tot raadsbrede steun voor het raadsvoorstel, er nadere afstemming plaats diende te vinden.

Deze heeft tussen fracties plaatsgevonden en op basis van de terugkoppeling daarvan zijn bepalingen in het protocol verduidelijkt en aangescherpt. Artikel 147a van de Gemeentewet verplicht de raad om het college in de gelegenheid te stellen om voor wensen en bedenkingen met betrekking tot een voorstel ter kennis aan de raad te brengen. Het college heeft in zijn vergadering van 20 augustus 2024 over dit voorstel gesproken. Die bespreking heeft geleid tot wat technische vragen die zijn beantwoord. Er zijn geen wensen en bedenkingen kenbaar gemaakt. Omdat de verduidelijking en aanscherping in het protocol geen effect heeft op het college is het college niet opnieuw gevraagd wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Wijzigingen in het protocol ten opzichte van de vorige versie: - Het jaartal 2024 is gewijzigd in 2025;

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

-

-

-

-

-

In de artikelen 2.4, lid 1 en 3.3, lid 5 is, ter aanscherping van het uitgangspunt dat geheime informatie altijd met de hele raad wordt gedeeld, bepaald dat geheime informatie die óf met maar een deel van de raad is gedeeld óf is gedeeld tijdens een vergadering waar niet alle raadsleden bij aanwezig konden zijn, op zo kort mogelijke termijn alsnog met de rest van de raad wordt gedeeld; In artikel 3.4, lid 6 is bepaald dat alle verslagen van het presidium, maar in het bijzonder de verslagen van het presidium die (deels) geheim zijn, niet tijdens de volgende presidiumvergadering worden vastgesteld maar binnen 14 dagen zodat die verslagen op korte termijn kunnen worden gedeeld met de andere raadsleden; In artikel 4.1, lid 4 is bepaald dat het geheimhoudingsregister niet jaarlijks maar tweejaarlijks ter kennisname aan de raad wordt aangeboden voorzien van een voorstel voor opheffing van de geheimhouding op informatie waarvan de geheimhouding niet meer noodzakelijk is; In artikel 5.1, lid 1 is bepaald dat niet alleen de opiniërende themabijeenkomsten openbaar zijn maar ook de informerende themabijeenkomsten (met dien verstande dat informerende themabijeenkomsten digitaal zijn en niet live gestreamd zullen worden maar achteraf te bekijken zullen zijn); In artikel 5.1, lid 2 is bepaald dat in aanvulling op dat het presidium besluit over het besloten karakter van een ‘andere

bijeenkomst of vergadering’ dat bij aanvang van die bijeenkomst of vergadering door de voorzitter medegedeeld wordt wat de wettelijke grondslag en motivering voor het besloten karakter van de bijeenkomst of vergadering is en tot wanneer in die bijeenkomst of vergadering eventueel gedeelde geheime informatie geheim is.

Beoogd resultaat Het expliciet bekrachtigen van het uitgangspunt 'openbaar tenzij' en helderheid en heldere afspraken over geheimhouding en besloten vergaderen. Argumenten Het is om de volgende redenen van belang dat het uitgangspunt 'openbaar tenzij' expliciet bekrachtigd wordt en dat helderheid en heldere afspraken bestaan over geheimhouding en besloten vergaderen: - Geheimhouding en besloten vergaderen betekent een beperking van de vrijheid van meningsuiting; - De samenleving kan bij geheime informatie daarover niet beschikken waardoor hij het gemeentebestuur minder goed kan controleren; - Zolang geheimhouding geldt is een openbaar politiek debat niet mogelijk; - Geheimhouding van stukken kan de doelmatigheid van het door de raad gevoerde bestuur belemmeren. Wanneer geheimhouding is opgelegd, zijn raadsleden immers niet vrij om derden te consulteren, waaronder juridische, financiële en organisatorische experts. Zij worden daardoor beperkt om in hun controlerende taak om vast te stellen of het college van B en W wel doelmatig heeft gewerkt. Kanttekeningen en risico's De raad, de commissie en het presidium hebben reglementen van orde waarin een aantal afspraken staat over besloten vergaderingen. Die reglementen zijn bedoeld om vergaderafspraken vast te leggen voor zover dit niet in de Gemeentewet is geregeld.

Het protocol heeft tot doel om een compleet inzicht en handvatten te bieden voor hoe het met geheime informatie en besloten vergaderen werkt op basis van de landelijke wetgeving en aanvullende lokale afspraken. Het protocol is in die zin een aanvulling op de reglementen van orde maar heeft een ander karakter.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Om de afspraken over besluitvorming door het presidium te kunnen effectueren is het noodzakelijk om het presidium aan te merken als commissie. Een voorstel daartoe wordt u in een ander raadsvoorstel gedaan. Financiële aspecten en consequenties Deze besluitvorming heeft geen financiële gevolgen. Communicatie Het protocol wordt bekend gemaakt in het Gemeenteblad en gepubliceerd op overheid.nl en de website van de raad. Bijlage Concept protocol