Toelichting rvs Presidium instellen als commissie.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Gelijktijdig met dit raadsvoorstel biedt het presidium aan de raad, ter besluitvorming, een ontwerp protocol aan dat helderheid en heldere afspraken biedt over geheimhouding en besloten vergaderen. Om de in dat ontwerp protocol opgenomen bepalingen ten aanzien van het presidium in de praktijk te kunnen brengen is het noodzakelijk dat het presidium de bevoegdheid krijgt om op informatie waarover het presidium beschikt geheimhouding op te leggen en deze ook op te heffen. Die bevoegdheid heeft het presidium nu niet omdat het opleggen van geheimhouding is voorbehouden aan bestuursorganen en het presidium is nu geen bestuursorgaan. Het presidium kan een bestuursorgaan worden door het presidium als commissie in te stellen. Dit raadsvoorstel is in een eerdere versie behandeld tijdens de commissie bestuur van 14 november 2024. Hoewel de commissie toen besloot het raadsvoorstel door te geleiden naar de raadsvergadering van 21 november 2024 werd bij de vaststelling van de agenda van die vergadering besloten het raadsvoorstel van de agenda af te voeren. De reden daarvoor was dat de fracties concludeerden dat de wijzigingen dermate ingrijpend zijn dat, om te komen tot raadsbrede steun voor het raadsvoorstel, er nadere afstemming plaats dient te vinden.

Deze nadere afstemming heeft tussen fracties plaatsgevonden en op basis van de terugkoppeling daarvan zijn bepalingen in het protocol verduidelijkt en aangescherpt. Wijzigingen in het raadsvoorstel ten opzichte van de vorige versie: - Tekstuele verduidelijkingen; - Toelichting over de reikwijdte van de bevoegdheid om geheimhouding op te leggen, namelijk beperkt tot de ‘eigen informatie’ en er kan geen geheimhouding worden opgelegd op andere informatie (bijvoorbeeld waarover de raad beschikt omdat ten aanzien van die informatie de raad exclusief bevoegd(; - Toelichting over het verbod van een gewogen stemming; - Toelichting over het ‘one man, one vote’ principe. Beoogd resultaat Het instellen van het presidium als andere commissie zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet zodat het presidium de bevoegdheid krijgt om op informatie waarover het presidium beschikt geheimhouding op te leggen en op te heffen. Argumenten Bestuursorganen en de bevoegdheid om geheimhouding op te leggen Bestuursorganen hebben de bevoegdheid om geheimhouding op te leggen op de informatie waarover díe bestuursorganen beschikken.

In geval van het presidium is dat informatie: - Die is vastgelegd in agenda’s van presidiumvergaderingen; - Die is vastgelegd in documenten op de agenda’s van presidiumvergaderingen; - Die is vastgelegd in besluitenlijsten van presidiumvergaderingen; - Die is vastgelegd in verslagen (geschreven, audio en video) van presidiumvergaderingen; - Die is besproken tijdens presidiumvergaderingen. Bestuursorganen kunnen niet voor andere bestuursorganen besluiten om geheimhouding op te leggen op informatie waarover díe bestuursorganen beschikken (lees: waarvan dat bestuursorgaan eigenaar is). Het presidium kan dus niet besluiten om geheimhouding op te leggen op andere informatie (bijvoorbeeld die van een commissie of raad) dan de eigen (zie opsomming hierboven) informatie.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Als enige bestuursorgaan kan de raad wel besluiten om geheimhouding op informatie, die door een ander bestuursorgaan is opgelegd, op te heffen als die informatie met de raad is gedeeld. De raad heeft als hoogste bestuursorgaan in die zin over geheimhouding altijd het laatste woord. Commissies artikelen 82, 83 en 84 Gemeentewet Het presidium heeft tot taak het bewaken en zo mogelijk verbeteren van de kwaliteit van de werkwijzen en procedures van de gemeenteraad. Het presidium wordt voorgezeten door de burgemeester. Het presidium vergadert in op dit moment in beslotenheid wat betekent dat de vergadering niet bijgewoond kan worden (fysiek of digitaal). De Gemeentewet wet kent drie soorten, door de raad in te stellen, commissies. Per soort commissie wordt hieronder aangegeven wat de taak van de commissie is, of de burgemeester voorzitter van de commissie mag zijn en of de commissie in het openbaar plaats moet vinden of ook een niet openbaar karakter mag hebben. Art 82 Gemeentewet (raadscommissie: in Roosendaal de reguliere commissies voorafgaand aan een raadsvergadering): - Een raadscommissies heeft tot taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden en met het college of de burgemeester te overleggen; - De burgemeester mag geen voorzitter van deze commissie zijn; - Een vergadering van een raadscommissie wordt in het openbaar gehouden.

Art 83 Gemeentewet (bestuurscommissie: op dit moment in Roosendaal niet aan de orde): - Een bestuurscommissie heeft tot taak om bevoegdheden uit te oefenen die aan hen door de raad zijn overgedragen; - De burgemeester mag voorzitter van deze commissie zijn; - Een vergadering van een bestuurscommissie wordt in het openbaar gehouden. Art 84 Gemeentewet (‘andere’ commissie): - Een andere commissie heeft geen omschreven taak anders dan dat de taak niet die zoals omschreven in de artikelen 82 en 83 Gemeentewet is, de taak van deze commissie is dus redelijk vrij; - De burgemeester mag voorzitter van deze commissie zijn; De raad kan besluiten dat vergaderingen van een andere commissie niet openbaar zijn. Gelet op de taken die het presidium nu heeft en waarvan het wenselijk is dat die niet veranderen, gelet op de wens om het voorzitterschap van de burgemeester van presidiumvergaderingen te kunnen voortzetten en gelet op het niet openbare karakter van het presidium ligt het voor de hand om te kiezen voor een andere commissie zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet omdat die het beste aansluit bij het presidium in de huidige vorm. Hiermee blijft het takenpakket van het presidium (beperkt tot) het bewaken en zo mogelijk verbeteren van de kwaliteit van de werkwijzen en procedures van de gemeenteraad, de burgemeester blijft de voorzitter van het presidium en het presidium blijft besloten.

Stemmingen Stemmingen in een artikel 84 Gemeentewet commissie vinden plaats op basis van het principe ‘one man, one vote’. One man staat dan voor één stem voor één lid van in dit geval het presidium. Een gewogen stemming, waarbij de mate van invloed samenhangt met het aantal bij de laatste verkiezingen verkregen aantal zetels, is bij geen enkele commissie

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

toegestaan omdat de Gemeentewet die ruimte niet biedt (bijlage: brief van de minister van Binnenlandse Zaken van 9 april 2008). Wensen en bedenkingen Artikel 147a van de Gemeentewet verplicht de raad om het college in de gelegenheid te stellen om voor wensen en bedenkingen met betrekking tot een voorstel ter kennis aan de raad te brengen. Het college heeft in zijn vergadering van 20 augustus 2024 over dit voorstel gesproken en de suggesties gedaan om de taken/bevoegdheden van de nieuwe commissie (het presidium) in dit voorstel nog beter te omschrijven. Die suggestie is overgenomen en in deze toelichting verwerkt en zal ook tot uitdrukking komen in de wijziging van het reglement van orde voor het presidium die na besluitvorming over dit voorstel zal volgen door daar de huidige taken en bevoegdheden onverkort te handhaven. Omdat de verduidelijking en aanscherping van het raadsvoorstel geen effect heeft op het college is het college niet opnieuw gevraagd wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Gerelateerd raadsvoorstel Gelijktijdig met dit raadsvoorstel biedt het presidium aan de raad, ter besluitvorming, een ontwerp protocol aan dat helderheid en heldere afspraken biedt over geheimhouding en besloten vergaderen.

Om de in dat ontwerp protocol opgenomen bepalingen ten aanzien van het presidium in de praktijk te kunnen brengen is het noodzakelijk om het presidium als andere commissie zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet in te stellen. Kanttekeningen en risico's Bij dit voorstel worden geen kanttekeningen geplaatst. Aan besluitvorming zijn geen risico’s verbonden. Financiële aspecten en consequenties Deze besluitvorming heeft geen financiële gevolgen. Communicatie Het besluit wordt bekend gemaakt in het Gemeenteblad en gepubliceerd op overheid.nl en de website van de raad. Bijlage Brief Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 9 april 2008