Toelichting rvs Interne controle 2025 Normenkader Rechtmatigheid.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Als gemeente bekostigen we onze taken en ambities met publiek geld. Daarom is het belangrijk dat we voldoen aan wet- en regelgeving. En als gemeente zijn we hierover verantwoording verschuldigd aan de inwoners en in eerste instantie het college aan uw gemeenteraad. 2023 was het eerste jaar dat het college aan uw gemeenteraad zelf verantwoording aflegde over de rechtmatigheid van financiële handelingen. Voorheen gaf de accountant daar een verklaring over af. Het Besluit Begroting en Verantwoording, kortweg BBV, stelt dat de afspraken omtrent begrotingsrechtmatigheid tussen raad en college worden vastgesteld. In onze gemeente doen we in de Financiële Verordening. Deze verordening is dit jaar geactualiseerd. Normenkader Rechtmatigheid ter besluitvorming Voorheen werd separaat middels het Controleprotocol helderheid gegeven over welke begrotingsafwijkingen wél en welke niet meetellen voor de RMV, de afkorting voor rechtmatigheidsverantwoording. Afwijkingen op de baten en onderschrijding van de lasten (budget over) zijn alleen onrechtmatig als die niet tijdig aan uw raad zijn gemeld. In het Controleprotocol werd aan uw raad voorgesteld dat deze afwijkingen acceptabel zijn als de afwijkingen zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage aan uw raad, een schriftelijke raadsmededeling en/of in de jaarstukken over het betreffende boekjaar.

Met ingang van dit jaar is bovenstaande informatie opgenomen in de Financiële verordening en wordt er niet langer separaat een Controleprotocol opgesteld. Wel wordt aan uw raad voorgesteld te besluiten over het Normenkader Rechtmatigheid. Dit kader bevat alle relevante wet- en regelgeving waar het college zich aan moet houden. Uw gemeenteraad stelt dit Normenkader vast, zodat duidelijk is op basis van welke regels het college wordt beoordeeld. Voorheen was dit een bijlage van het Controleprotocol. Nu dient het Normenkader bij wijzigingen in regelgeving afzonderlijk door uw gemeenteraad te worden vastgesteld. Het normenkader is nu geactualiseerd. Dit is gebeurd op basis van landelijke richtlijnen na evaluatie van de eerste RMV-jaren en op advies van de accountant. Interne controleplan ter info Het interne controleplan (IC-plan) vormt de onderbouwing van de verantwoording op rechtmatigheid. Vaststelling van dit plan is een collegebevoegdheid. In de Verordening op de Auditcommissie 2023 is opgenomen dat de commissie kennis neemt van dit IC-plan. Daarom wordt het nu als bijlage bij dit raadsvoorstel ter informatie gedeeld met uw gemeenteraad. Beoogd effect Met het vaststellen van het Normenkader rechtmatigheid, ter aanvulling op de bepalingen in de Financiële Verordening ontstaat er duidelijkheid over de vereisten en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording.

Zo kan het college bij de Jaarstukken op een juiste manier verantwoording afleggen. Argumenten 1.1 Het normenkader rechtmatigheid 2025 is nu definitief Op 13 maart 2025 stelde uw gemeenteraad bij het definitieve Controleprotocol 2024 & voorlopig protocol voor 2025, het toen geldende Normenkader vast. Het kader is gedurende het jaar aangepast naar aanleiding van besluitvorming door uw raad over verordeningen die financiële beheershandelingen met zich meebrengen. Ook deed de accountant aanbevelingen om diverse regelgeving concreet op te nemen in het Normenkader. Het jaar is bijna voorbij, dus een goed moment om dit Normenkader definitief vast te leggen. 1.2 Het vaststellen van het Normenkader is een raadsbevoegdheid. Uw gemeenteraad stelt dit normenkader vast, zodat duidelijk is op basis van welke regels het college wordt beoordeeld in de rechtmatigheidsverantwoording. 2.1 Het controleprotocol is na actualisatie van de Financiële verordening overbodig geworden Voorheen werd separaat middels het Controleprotocol helderheid gegeven over welke begrotingsafwijkingen wél en welke niet meetellen voor de RMV. Met ingang van dit jaar zijn deze

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

bepalingen opgenomen in de Financiële verordening en wordt er niet langer separaat een Controleprotocol opgesteld. Formeel dient het oude Controleprotocol te worden ingetrokken. Kanttekeningen Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. Communicatie Zie vervolg. Participatie Niet van toepassing Vervolg Uw raad wordt bij de Boardletter van accountant BDO en via de Jaarstukken geïnformeerd over de uitvoering van het IC-plan en de consequenties van bevindingen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Bijlagen 1. Ter besluitvorming: Normenkader 2025 2. Ter informatie: Interne Controleplan 2025 en voorlopig Interne Controleplan 2026.