Toelichting rvs financiële verordening 2025.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding In de Gemeentewet (artikel 212, lid 1) staat dat elke gemeente een verordening heeft met de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Uw gemeenteraad stelde de meest recente versie in 2023 vast. Nu is op enkele punten actualisatie gewenst. En daarom wordt met dit voorstel een nieuwe Financiële verordening 2025 voorgelegd ter besluitvorming. Als uw gemeenteraad hiermee instemt dan geldt de nieuwe verordening met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025 en heeft deze dus al effect op de lopende begroting en jaarrekening 2025. De belangrijkste wijzigingen zijn: 1. (Voorbereidings-)kredieten. In de vorige versie was geen bepaling opgenomen over tot welk bedrag het college bevoegd is tot het instellen van (voorbereidings-)kredieten. Uw gemeenteraad besloot op 19 juni 2025 bij de behandeling van de Versnellingsagenda Woningbouw de bevoegdheid tot het vaststellen van een voorbereidingskrediet tot € 100.000 te delegeren aan het college. Voor investeringskredieten wordt een grensbedrag van € 250.000 voorgesteld. De verschillende grensbedragen zijn te verklaren door de aard van de kredieten. Een voorbereidingskrediet heeft met name betrekking op ambtelijke uren en onderzoeken. 2. Inhoudelijke kaders over rechtmatigheidsverantwoording.

Sinds begrotingsjaar 2023 is het college van B&W zelf verantwoordelijk voor de verantwoording over de financiële rechtmatigheid. In plaats van de accountant, rapporteert het bestuur nu over fouten én onduidelijkheden. De accountant adviseerde bij de interim controle 2024 om de afspraken tussen het college en uw raad over bijvoorbeeld begrotingsrechtmatigheid aan te vullen en op te nemen in de Financiële verordening. Eerder waren deze bepalingen opgenomen in het jaarlijkse Controleprotocol. 3. Nieuwe goedkeuringstolerantie accountant. In het BADO, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, is vastgelegd dat per 2025 de verantwoordingsgrens is gewijzigd. Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%). Die worden nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves). Voorgesteld wordt dit percentage in onze gemeente te hanteren voor de jaarrekeningcontrole. Beoogd effect Met het actualiseren van de kaders waarborgt de gemeente een actueel, transparant en rechtmatig kader voor het financieel beleid en beheer. Dat helpt uw gemeenteraad om de controlerende rol te versterken. Argumenten 1.1. Actuele kaders vergroten duidelijkheid over financiële afspraken tussen gemeenteraad en college.

Het waarborgt dat de gemeente een actueel, transparant en rechtmatig financieel kader heeft. Mede op basis hiervan kan uw gemeenteraad de kaderstellende en controlerende taak uitvoeren. 1.2 De Verordening is gebaseerd op de Model Verordening van de VNG. De structuur, opbouw en inhoud van de verordening komen grotendeels overeen met het model. Dat zorgt voor duidelijkheid, volledigheid en vergelijkbaarheid. Op diverse onderdelen kunnen gemeenten zelf keuzes maken. In de bijlage van dit voorstel is een vergelijking tussen de nieuwe en oude verordening gemaakt. Hoewel in de Model Verordening een andere titel wordt gehanteerd, stellen wij voor de term Financiële verordening te hanteren. Deze is lange tijd gangbaar geweest en beter herkenbaar. Dat komt ook de vindbaarheid ten goede. 1.3 De terugwerkende kracht zorgt voor juridische en administratieve consistentie Door de verordening met terugwerkende kracht vanaf 1 januari vast te stellen, sluit deze aan op het volledige verslagjaar. Zo wordt voorkomen dat er verschillende regels gelden binnen één boekjaar. Dit zorgt voor duidelijkheid bij de controle van de jaarrekening. 2.1 Door het mandaat voor voorbereidingskredieten tot €100.000 bij het college te leggen kunnen projecten sneller van start gaan. Op basis van de oude verordening lag het mandaat hiervoor bij uw gemeenteraad.

Dit betekent dat een project pas van start kan gaan als in de gemeenteraadsvergadering besloten is het

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

voorbereidingskrediet vast te stellen. Om de taken en ambities van de gemeente goed in te kunnen vullen is meer flexibiliteit gewenst. Deze aanpassing kan enkele maanden winst opleveren. 2.2 Het voorgestelde grensbedrag van € 100.000 sluit aan bij een eerder raadsbesluit hierover. Op 19 juni 2025 stelde uw gemeenteraad het gewijzigde voorstel Versnellingsagenda Woningbouw vast (911420/2025-50). Via een amendement besloot uw gemeenteraad het voorgestelde grensbedrag tot waar de bevoegdheid tot het instellen van een krediet bij het college ligt niet op € 250.000, maar op € 100.000 vast te stellen. Deze lijn wordt gevolgd. 2.3 en 3.4 Uw gemeenteraad kan de controlerende taak blijven uitvoeren. Doordat het college in de eerstvolgende Bestuursrapportage rapporteert over de bestede middelen voor (voorbereidings-)kredieten behoudt de gemeenteraad het overzicht om hierop te sturen. 3.1 Door het mandaat voor investeringskredieten tot €250.000 bij het college te leggen kunnen projecten sneller van start gaan. Op basis van de oude verordening lag het mandaat hiervoor bij uw gemeenteraad. Dit betekent dat een project pas van start kan gaan als in de gemeenteraadsvergadering besloten is het investeringskrediet vast te stellen. Vaak gebeurt dit bij de begrotingsbehandeling. Het blijkt dat diverse investeringen niet altijd tijdig zijn te voorzien.

Bijvoorbeeld bij schade of een gelegenheid met cofinanciering kan het nodig zijn snel te schakelen en hiervoor is het wenselijk dat het college enige flexibiliteit heeft. Deze aanpassing kan enkele maanden winst opleveren. 3.2 Voor investeringskredieten lijkt een hogere grens ten opzichte van voorbereidingskredieten reëel. Uit een voorbereidingskrediet kunnen de volgende kosten gedekt worden: onderzoek, ontwerp, haalbaarheidsstudies, participatie en interne uren. Bij een investeringskrediet gaat het vaak om de aanschaf van goederen of de uitvoering van werken. Die kosten zijn dan vaker hoger dan € 100.000. 3.3 Dit grensbedrag is gelijk aan het afgesproken bedrag waarboven het college uw raad actief informeert bij dreigende overschrijdingen. Eerder legde uw gemeenteraad in de Financiële verordening reeds vast dat – in relatie tot de totaalomvang van de gemeentebegroting – de grens voor actief informeren bij afwijkingen ligt op € 250.000. Het college moet uw raad actief informeren bij dreigende overschrijdingen groter dan dat bedrag. Het nu voorgestelde bedrag tot waar het college bevoegd is tot het vaststellen van investeringskredieten is hieraan gelijk. 4.1 Met het opnemen van deze bepalingen in de financiële verordening volgt het college het advies van de auditcommissie en accountant BDO.

De bepalingen in paragraaf 3 Rechtmatigheidsverantwoording van voorliggende verordening waren voorheen opgenomen in het Controleprotocol. Uw gemeenteraad stelde dit document jaarlijks voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole vast. Voor boekjaar 2024 gebeurde dat op 13 maart 2025 (1105566/2025-17). De daarin opgenomen bepalingen over het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium zijn overgenomen. Met één aanvulling op verzoek van de auditcommissie: in artikel 7 Tussentijdse rapportage(s) is opgenomen dat afwijkingen op budgetten in de eerstvolgende tussentijdse rapportage na constatering worden opgenomen. Dat helpt uw gemeenteraad om tussentijds te kunnen bijsturen op financiën en doelen. 4.1 Doordat landelijke regelgeving nu gereed is, lijken de kaders minder aan verandering onderhevig. De afgelopen jaren was de landelijke regelgeving nog niet goed aangepast op de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Inmiddels is dat gebeurt en lijkt er stabiliteit te ontstaan. Er is een nieuw BADO gepubliceerd, de commissie BBV heeft hun notities aangescherpt. Daardoor lijkt het niet meer nodig om het controleprotocol jaarlijks vast te stellen. Door de bepalingen op te nemen in de Financiële verordening staan de belangrijkste financiële bepalingen bij elkaar.

Overigens dient uw gemeenteraad jaarlijks nog wel het normenkader (lijst met geldende verordeningen en beleidsregelingen waaraan getoetst wordt) vast te stellen, omdat er steeds nieuwe verordeningen worden vastgesteld.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

5.1 Gelijke normering versterkt kwaliteit en consistentie van controle. Het lokaal hanteren van de landelijke 2%-grens voor fouten en onzekerheden, zoals vastgelegd in het gewijzigde Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), zorgt voor een uniforme toetsingsbasis voor zowel de accountant als de gemeente. Dit voorkomt interpretatieverschillen en waarborgt dat de diepgang van de interne rechtmatigheidsverantwoording en de externe accountantscontrole op elkaar aansluiten. Een eigen afwijkende grens zou kunnen leiden tot verwarring, verminderde vergelijkbaarheid en mogelijk een niet-goedkeurende verklaring. 6.1 Aanpassing aan inflatie en prijsontwikkelingen. De huidige activagrens is al jarenlang ongewijzigd gebleven, terwijl de prijzen van goederen en diensten zijn gestegen. Een verhoging van de grens zorgt ervoor dat de grens weer in lijn komt met de actuele economische realiteit. 6.2 Verhogen activagrens geeft betere aansluiting met materiële betekenis. Veel kleine investeringen hebben een beperkte economische waarde en dragen marginaal bij aan het totaal van de vaste activa. Door de activagrens te verhogen, wordt beter aangesloten bij de materiële betekenis van investeringen, wat leidt tot een realistischer weergave van de balans. De aanpassing heeft geen invloed op het getrouwe beeld van de begroting en jaarrekening.

6.3 Een hogere activagrens zorgt voor efficiëntere administratieve verwerking Door de activagrens te verhogen, hoeven kleinere investeringen niet langer geactiveerd en afgeschreven te worden. Dit vermindert de administratieve lasten voor zowel de financiële administratie als de controleprocessen. Het leidt tot een vereenvoudiging van de boekhouding en bespaart tijd en kosten. 6.4 De voorgestelde grens is vergelijkbaar met andere gemeenten in onze regio. De gemeenten Bergen op Zoom en Breda hanteren een grens van € 50.000. De gemeente Etten-Leur hanteert een grens van € 25.000. Kanttekeningen 2.1 en 3.1 Voor diverse (voorbereidings-)kredieten zal het benodigde bedrag groter zijn dan het grensbedrag. Het risico is dat het grensbedrag voor diverse investeringen niet haalbaar is, waardoor alsnog een raadsbesluit nodig is om benodigde investeringen te doen. Dat kan leiden tot enige vertraging. Dat risico is groter wanneer een lagere grens wordt gehanteerd. Dit is een afweging tussen flexibiliteit en grenzen stellen. 4.1 De samenvoeging van fouten en onzekerheden verhoogt risico op afkeurende controleverklaring. Onder de oude BADO-norm golden aparte toleranties: 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. In de nieuwe regeling worden deze samengevoegd tot één grens van 2%.

Hierdoor tellen fouten en onzekerheden nu bij elkaar op, wat sneller leidt tot overschrijding van de goedkeuringstolerantie. Dit betekent dat situaties die voorheen nog binnen de marges vielen, nu kunnen resulteren in een nietgoedkeurende verklaring van de accountant. De norm is daarmee strenger geworden, ondanks dat het percentage op het eerste gezicht ruimer lijkt dan de oude foutentolerantie. Financiën Niet van toepassing Communicatie De vastgestelde verordening wordt na besluitvorming gepubliceerd via het Gemeenteblad en opgenomen in de landelijke regelgevingsdatabase (officiële bekendmakingen via overheid.nl). De verordening treedt in werking op de in het besluit genoemde datum. Participatie Niet van toepassing

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Vervolg Zie communicatie. Bijlagen 1. Financiële Verordening gemeente Roosendaal 2025 2. Vergelijking nieuwe en oude financiële verordening