Toelichting rvs Controleprotocol en intern Controleplan.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Als gemeente bekostigen we onze taken en ambities met publiek geld. Daarom is het belangrijk dat we voldoen aan wet- en regelgeving. En als gemeente zijn we hierover verantwoording verschuldigd aan de inwoners en in eerste instantie het college aan uw gemeenteraad. 2023 was het eerste jaar dat het college zelf aan uw gemeenteraad verantwoording aflegde over de rechtmatigheid van financiële handelingen. Voorheen gaf de accountant daar een verklaring over af. Het Besluit Begroting en Verantwoording, kortweg BBV, stelt dat de afspraken omtrent begrotingsrechtmatigheid tussen raad en college worden vastgesteld. In onze gemeente doen we dat in het Controleprotocol, ter aanvulling op de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Gemeente Roosendaal 2023. Jaarlijks actualiseren we het protocol. Zo zorgen we ervoor dat de afspraken in het Controleprotocol aansluiten bij de huidige P&C cyclus. In het Normenkader, als onderdeel van het protocol, staan de wettelijke kaders voor de interne controle benoemd. Het normenkader 2023 is geactualiseerd op basis van de aangepaste richtlijnen vanuit de landelijke evaluatie van het eerste jaar van de RMV. Daarnaast geeft het protocol helderheid over welke begrotingsafwijkingen wél en welke niet meetellen voor de RMV, de afkorting voor rechtmatigheidsverantwoording.

Afwijkingen op de baten en onderschrijding van de lasten (budget over) zijn alleen onrechtmatig als die niet tijdig aan de raad zijn gemeld. In het Controleprotocol wordt aan uw raad voorgesteld dat deze afwijkingen acceptabel zijn als de afwijkingen zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage aan de raad, een schriftelijke raadsmededeling en/of in de jaarstukken over het betreffende boekjaar. Voorheen waren hier nog geen bepalingen over opgenomen. Deze aanscherping is conform de aanbeveling in de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV. Beoogd effect Met het Controleprotocol Rechtmatigheid geeft uw raad de opdracht aan het college om zich via de RMV en bijbehorende kaders te verantwoorden over het rechtmatig handelen van de gemeente. Argumenten 1.1 Het Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording kadert de opdracht in. Het controleprotocol is naar aanleiding van een aantal ontwikkelingen geactualiseerd. Daarmee geeft uw raad de juiste kaders mee in de opdracht aan het college. 1.2 Het normenkader rechtmatigheid 2024 is nu definitief Op 7 maart 2024 stelde uw gemeenteraad het definitieve protocol 2023 ook als voorlopig protocol vast voor 2024. Het normenkader rechtmatigheid is gedurende het jaar aangepast naar aanleiding van besluitvorming door uw raad over verordeningen die financiële beheershandelingen met zich meebrengen.

Het jaar is nu voorbij, dus een goed moment om dat definitief vast te leggen. 1.3 Het voorlopig Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording 2025 kadert de opdracht in voor het verantwoordingsjaar 2025 Het voorlopig Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording 2025 vormt de voorlopige opdracht van uw raad aan het college. Na afloop van het jaar 2025 wordt deze definitief gemaakt door het Normenkader 2024 te actualiseren en eventuele ontwikkelingen op te nemen. Kanttekeningen 1.1 Diverse informatie kan ook in de Financiële Verordening opgenomen worden Omdat rechtmatigheid betrekking heeft op financiële beheershandelingen heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten diverse elementen hierover opgenomen als een paragraaf in de model financiële verordening. Wij hebben die in onze gemeente gedeeltelijk overgenomen in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Gemeente Roosendaal 2023, die op 29-12-2023 door uw gemeenteraad is vastgesteld. Deels nemen wij deze op in het Controleprotocol. Immers, nog steeds dient uw gemeenteraad elk jaar het normenkader rechtmatigheid apart vast te stellen. Vanwege dit feit en het feit dat het Controleprotocol al bekend is bij alle gremia en ieder rechtmatigheid van groot belang vindt, handhaven wij het Controleprotocol in plaats van het opnemen van de opdracht in de financiële verordening.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

1.2 Uitwerking van de regelgeving rondom rechtmatigheid laat op zich wachten Ook al is de RMV al per vorig begrotingsjaar van kracht, er worden landelijk op basis van de evaluatie nog diverse aanpassingen besproken. Zodra deze definitief zijn beoordelen we of een wijziging in de aanpak, scope en diepgang van de werkzaamheden gewenst dan wel noodzakelijk is. Uiteraard gaan we met de organisatie en het college hierover in gesprek en houden we eenieder op de hoogte wat betreft de ontwikkelingen. Financiën Dit besluit heeft geen financiële consequenties Communicatie De direct betrokkenen binnen de organisatie zijn al geïnformeerd over het voorstel of worden alsnog geïnformeerd. Het Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording wordt besproken in de auditcommissie van 20-01-2025. Participatie Niet van toepassing. Vervolg Het Controleprotocol Rechtmatigheid vormt de basis bij het opstellen van de RMV. Gedurende het jaar rapporteert het college binnen de P&C-cyclus over de uitvoering hiervan. Bijlagen 1. Controleprotocol RMV 2024 en voorlopig Controleprotocol RMV 2025