Toelichting rvs Aanbesteding accountantsdienstverlening.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding

Volgens de Verordening op de Auditcommissie 2023 is de Auditcommissie belast met de voorbereiding van procedures en besluitvorming van de raad tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het aan de raad uitbrengen van een advies over de benoeming. Na de controle van de jaarrekening 2024 loopt de overeenkomst voor de accountantsdienstverlening af. De overeenkomst kan niet meer worden verlengd. Er dient daarom een nieuwe overeenkomst te worden afgesloten. Hiervoor zal een Europese openbare aanbesteding worden gestart. De accountant controleert niet alleen de jaarrekening, maar is ook adviseur van de raad. Zowel het college als de gemeenteraad hebben daarom een belang bij een goed functionerende accountant. Om te komen tot een goede voorbereiding is specifieke, inhoudelijke kennis nodig. Daarom is voor het begeleiden van deze aanbesteding een projectgroep samengesteld, bestaande uit leden van de Auditcommissie, de griffie en de ambtelijke organisatie. De projectgroep heeft het aanbestedingsdocument Accountantsdienstverlening gemeenteraad Roosendaal (2025-2031) opgesteld. Met dit raadsvoorstel wordt de gemeenteraad gevraagd dit document vast te stellen. De Auditcommissie brengt hierover een advies uit aan de gemeenteraad.

Beoogd effect

Na vaststelling van het aanbestedingsdocument kan de daadwerkelijke aanbesteding van de accountantsdienstverlening worden uitgeschreven met als uiteindelijk doel het afsluiten van een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdienstverlening.

Argumenten 1. Geheimhouding Het aanbestedingsdocument dient tot publicatie van de aanbesteding geheim te blijven, zodat alle mogelijke inschrijvende partijen gelijktijdig over dit document beschikken en ieders concurrentiepositie niet onevenredig wordt bevoor- of benadeeld in deze aanbestedingsprocedure door voorkennis. Het kan de gemeente schade en financieel nadeel berokkenen als informatie voortijdig bekend is en de aanbestedingsprocedure hierom wordt doorkruist. Op basis van artikel 87 Gemeentewet en artikel 5.1 lid 2, sub b Wet Open Overheid wordt daarom tot het moment van publicatie op TenderNet geadviseerd om geheimhouding op te leggen op de bijlage Accountantsdienstverlening gemeenteraad Roosendaal (2025-2031). 2. Vaststellen aanbestedingsdocument De overeenkomst met de huidige accountant loopt na controle van de jaarrekening 2024 in 2025 af. Verlenging van de overeenkomst is niet meer mogelijk. Op grond van het wettelijke vereiste in artikel 213 sub 2 van de Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening. Deze bevoegdheid is niet overdraagbaar.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

3. Projectgroep brengt gunningsadvies uit aan de gemeenteraad Nadat de aanbesteding is uitgeschreven en de inschrijvingen zijn ontvangen, zal de projectgroep de inschrijvingen beoordelen. De projectgroepleden beoordelen de inschrijvingen onafhankelijk van elkaar en brengen uiteindelijk één gezamenlijk gunningsadvies uit aan de gemeenteraad.

Planning

21 november 2024 22 november 2024 Februari 2025 13 maart 2025

Vaststellen aanbestedingsdocument door de gemeenteraad Publicatie op TenderNet Beoordelingen inschrijvingen en voorlopige gunning Definitieve gunning door de gemeenteraad

Financiële aspecten en consequenties

In de Programmabegroting is jaarlijks voor de uitvoering van de accountantsdiensten een budget beschikbaar. In het voorstel tot gunning van de opdracht accountantsdiensten zal op basis van de prijsafspraak het budget worden bijgesteld.

Communicatie

Dit besluit zal op de reguliere wijze worden gepubliceerd en gecommuniceerd.

Bijlagen -

Ontwerp besluit Advies Auditcommissie GEHEIM - Aanbestedingsdocument Accountantsdienstverlening gemeenteraad Roosendaal (2025-2031) GEHEIM – Belangrijkste wijzigingen PvE Accountant