Toelichting Rapport onderzoek bestuurscultuur.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Tijdens de raadsvergadering 12 september 2024 heeft de gemeenteraad de motie Extern onafhankelijk onderzoek naar de bestuurscultuur unaniem aangenomen. Aanleiding was het recentelijk opstappen van twee wethouders en berichtgeving in de media als gevolg van het feit dat diverse ambtenaren naar de pers zijn gestapt om onveilige werksfeer binnen de organisatie te benoemen. In de motie krijgt het college de opdracht om een onafhankelijk extern bureau in te schakelen om een onderzoek te verrichten naar de gang van zaken rond het opstappen van de wethouders en de berichten van grensoverschrijdend gedrag en dit onderzoek niet alleen te richten op de huidige werknemers en het college van burgemeester en wethouders, maar ook oud-werknemers en mensen die vervroegd met pensioen zijn gegaan te betrekken in de bevindingen. De raad wilde daarbij dat de keuze voor het onderzoeksbureau alsmede de opzet en voortgang van het onderzoek in samenwerking met de gemeenteraad, de ondernemingsraad en het lokaal overleg vormgegeven zou worden. De raad besloot verder de resultaten van dit onderzoek openbaar te maken waarbij de privacy van individuen wordt gewaarborgd.

Tot slot gaf de gemeenteraad het college de opdracht om op basis van de uitkomsten van het onderzoek maatregelen te treffen om herhaling te voorkomen en een veilige, respectvolle werkomgeving voor zowel ambtenaren als bestuurders te waarborgen. Op 30 september 2024 heeft het presidium besloten tot het instellen van een begeleidingscommissie, bestaande uit één lid van de ondernemingsraad, één lid van het lokaal overleg, de griffier, de gemeentesecretaris, de burgemeester en één medewerker van groep P&O die als secretaris en adviseur van het overleg plaatsneemt aan tafel. De begeleidingscommissie heeft als opdracht gekregen om de onderzoeksopdracht en de scope van het onderzoek te formuleren in samenwerking met het externe bureau. Daarnaast kreeg de begeleidingscommissie de opdracht om het onderzoek in procesmatige zin te begeleiden en te dienen als eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit het externe bureau, zoals bijvoorbeeld aanleveren e-mailadressen, formulering van uitnodigingsbrieven en het regelen van een locatie voor de interviews. . Tot slot heeft de begeleidingscommissie de opdracht gekregen het rapport aan de gemeenteraad op te leveren via een raadsvoorstel. Op 19 december 2024 heeft het presidium ingestemd met Gunning opdracht extern onderzoek bestuurscultuur aan &Van de Laar.

Het onderzoeksbureau is geselecteerd uit in totaal drie van ter zake kundige en ervaren onderzoeksbureaus ontvangen aanbiedingen op basis van een aan de begeleidingscommissie gepresenteerd(e) plan van aanpak, planning en presentatie. Het onderzoek bestaat uit drie delen: een documentenstudie, een online vragenlijst en verdiepende gesprekken. Gedurende de looptijd van het onderzoek gaf &Van de Laar aan verrast te zijn over het aantal deelnemers wat mee wil werken aan het externe onderzoek naar de bestuurscultuur binnen de gemeente Roosendaal. Het animo om de digitale vragenlijst in te vullen was hoog. Ook de aanvragen voor verdiepende gesprekken was groter dan op voorhand beoogd. Door de begeleidingscommissie is besloten om de oorspronkelijke planning los te laten, zodat de tijd kon worden genomen om aan al deze verzoeken om verdiepende gesprekken te voeren te kunnen voldoen. Op 13 maart 2025 is gecommuniceerd dat de planning is bijgesteld en het rapport na het zomerreces zou worden opgeleverd. Beoogd resultaat De hoofdonderzoeksvraag die de begeleidingscommissie in overleg met het onderzoeksbureau heeft geformuleerd luidt als volgt:

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Hoe is het samenspel binnen en tussen gemeenteraad, college van B&W en directie van de gemeente Roosendaal te typeren. Welke impact heeft dit samenspel op de sociale veiligheid in de organisatie. En welke handelingsperspectieven hebben raad, college en organisatie om het samenspel en daarmee de sociale veiligheid te verbeteren? Deze hoofdvraag valt uiteen in de volgende deelvragen, waarbij alle elementen uit de motie, qua aanpak en reikwijdte borgen gedurende de uitvoering van het onderzoek zijn geborgd: 1. Wat was de gang van zaken rondom en welke factoren hadden invloed op het opstappen van de twee wethouders én de berichten van grensoverschrijdend gedrag? 2. In hoeverre zijn de raad, het college en de ambtelijke organisatie in staat hun eigen rol goed te spelen? 3. In hoeverre is er sprake van wederzijds respect en vertrouwen (sociale cohesie) in de relatie tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie? 4. In hoeverre is er sprake van een sociaal veilige werkomgeving in de gemeente Roosendaal voor raadsleden, bestuurders en ambtenaren? 5. Welke lessen kunnen we trekken uit de patronen, de ontstane en huidige situatie en welke concrete handelingsperspectieven horen daarbij, die bijdragen aan een sterker samenspel binnen en tussen raad, college en organisatie in de toekomst? De conclusies van &VandeLaar Hieronder puntsgewijs de conclusies van &VandeLaar.

Voor de uitwerking van de conclusies wordt verwezen naar het onderzoeksrapport. - Conclusie 1: Complexe gemeente vormt weerspiegeling van complex gemeentebestuur - Conclusie 2: Giftig samenspel binnen én tussen raad, college en organisatie - Conclusie 3: Onduidelijkheid én onzuiverheid van rollen in samenspel - Conclusie 4: Gebrek aan sociale cohesie en vertrouwen binnen raad en college - Conclusie 5: Organisatie de dupe van giftig samenspel: sociale veiligheid onder druk - Conclusie 6: Escalatie als uitkomst van een giftig systeem - Conclusie 7: De eerste stappen in herstel en verbetering worden gezet Door &VandeLaar geboden handelingsperspectieven Hieronder puntsgewijs de handelingsperspectieven van &VandeLaar. Voor de uitwerking van de handelingsperspectieven wordt verwezen naar het onderzoeksrapport. Handelingsperspectief 1. Zorg dat het conflict tussen VLP en RL de-escaleert Handelingsperspectief 2: Werk aan krachtig samenspel Handelingsperspectief 3:Creëer een ontwikkelfonds voor de ambtelijke organisatie Handelingsperspectief 4: Zet actief in op herstel van de sociale veiligheid in de gehele organisatie Argumenten Dit raadsvoorstel is zo ingericht dat, indien gewenst, per conclusie en per aanbeveling geamendeerd kan worden. Financiën De kosten van het onderzoek bedroegen oorspronkelijk € 57.275.

Als gevolg van het boven verwachting hoge aantal mensen dat aan het onderzoek deelnam was sprake van meerkosten à € 33.350. De uiteindelijke totaalkosten kwamen daarmee uit op € 90.625. Deze kosten zijn door het college gedekt uit bestaande middelen.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Communicatie Het onderzoeksrapport is op 20 augustus 2025 door &Van de Laar aan de gemeenteraad gepresenteerd. Direct na de presentatie is het onderzoeksrapport op de website van de gemeenteraad gepubliceerd en openbaar gemaakt. Na besluitvorming over dit raadsvoorstel wordt daarover gecommuniceerd via de website en social media-accounts van de gemeenteraad. Bijlagen 1. &Van de Laar (19 augustus 2025) Eindrapport Giftig samenspel. Bestuurscultuur en sociale onveiligheid belemmeren mens, organisatie en stad in hun ontwikkeling.