Toelichting Raadsvoorstel aanwijzen accountant.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Na de controle van de Jaarstukken 2024 loopt het contract met de huidige accountant af. Verlengen is niet meer mogelijk. Middels een aanbesteding is de raad voornemens om een nieuw contract af te sluiten voor de accountantsdienstverlening met een vaste looptijd van vier jaar, ingaande op 1 juli 2025. De aanbesteding heeft inmiddels plaatsgevonden en de inschrijvingen zijn beoordeeld door de projectgroep van de aanbesteding accountantsdienstverlening. De projectgroep - bestaande uit twee leden van de Auditcommissie, de plaatsvervangend griffier, de concerncontroller, een adviseur interne controle en een inkoopadviseur voor de begeleiding van de aanbesteding – brengt op basis van deze beoordeling een gunningsadvies uit aan de raad.

Beoogd effect De raad wijst een externe accountant aan. Met deze accountant sluiten we een overeenkomst voor een vaste looptijd van vier jaar. Na het verstrijken van de vaste looptijd kan de overeenkomst tweezijdig, één keer met twee jaar en één keer met één jaar verlengd worden. De totale looptijd van het contract kan daarmee maximaal zeven jaar zijn.

Gunningsadvies De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Op basis van de beoordelingen (75% kwaliteit) en op basis van prijs (25%) heeft inschrijver 1 de beste prijs-kwaliteitverhouding behaald. De projectgroep stelt de raad voor om de opdracht voor de accountantsdienstverlening te gunnen aan inschrijver 1.

Argumenten 1. Er is een passende aanbieding gedaan Inschrijver 1 heeft een aanbieding gedaan die passend is. De projectgroep beoordeelde deze aanbieding en stelde vast dat de aanbieding voldoet aan hetgeen de raad opnam in het programma van eisen. 2.1. De aanbieding bevat vertrouwelijke bedrijfsgegevens waarop op grond van artikel 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid geheimhouding moet worden gelegd De in de aanbieding en de daarmee samenhangende stukken opgenomen informatie is zoals opgenomen in het ‘Aanbestedingsdocument Accountantsdienstverlening gemeenteraad Roosendaal (2025-2031) vertrouwelijk verstrekt door de inschrijver 1. Gelet hierop is het voorstel op de aanbieding en de daarbij behorende stukken van inschrijver 1 geheimhouding te leggen. 2.2. Alle inschrijvers worden na besluit van de raad geïnformeerd Na instemming van de raad wordt de opdracht voor accountantsdienstverlening voorlopig gegund aan inschrijver 1. De overige inschrijvers worden hierover geïnformeerd gelijktijdig geïnformeerd. Totdat de raad een besluit heeft genomen, is het aanbestedingsresultaat geheim. Na een bezwaarperiode van 20 dagen zal de opdracht definitief gegund worden en zal een nieuw contract voor de accountantsdienstverlening worden afgesloten. 3. Budget is niet toereiken In de begroting is een budget beschikbaar voor de accountantsdienstverlening.

Dit budget is ondergebracht bij de griffie.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Op grond van de aanbesteding dient het huidige budget voor de accountantsdienstverlening te worden aangepast met € 41.500. Voorgesteld wordt om de financiële consequenties van deze aanbesteding te verwerken in de 1e bestuursrapportage.

Communicatie Dit besluit zal op de reguliere wijze worden gepubliceerd en gecommuniceerd.

Bijlagen -

Ontwerp besluit Matrix gunningsadvies (geheim)