RA3506 - Gemeente Roosendaal - accountantsverslag.pdf

4 juli 2024

ACCOUNTANTSVERSLAG 2023

Gemeente Roosendaal

RA3506

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Roosendaal T.a.v. de heer R. Dam, plaatsvervangend raadsgriffier Postbus 5000 4700 KA ROOSENDAAL

Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Roosendaal gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 26 september 2023, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2023. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Roosendaal.

Rotterdam, 4 juli 2024

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke functionarissen binnen de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Op 17 juni 2024 zullen wij dit verslag bespreken tijdens de bijeenkomst met uw auditcommissie.

Kenmerk: MS/NvD/RA3506

Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bijzondere elementen daarin waren dit jaar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de implementatie van SAPbyDesign. Deze zijn van grote invloed geweest op de doorlooptijd en observaties uit de jaarrekeningcontrole. Om een efficiënter en effectievere controle voor boekjaar 2024 te realiseren stellen we voor het proces diepgaand te evalueren en op basis van de evaluatie een ambtelijk actieplan op te stellen. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

C.M. Steehouwer MSc RA

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING

5

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING

TOP AANDACHTSPUNTEN VOOR 2024



Wij verstrekken bij de jaarrekening, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid.



In de jaarrekening 2023 is door het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Naar aanleiding van onze controle brengen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, graag de volgende punten voor komend jaar onder uw aandacht:



De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3,8 miljoen respectievelijk € 11,3 miljoen.



1.

Kwaliteitsverbetering interne beheersing inclusief IT-beheer;

2.



Het jaarverslag, inclusief de opgenomen informatie in de paragraaf bedrijfsvoering, is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.

Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording een totaal van € 5.089.000 aan afwijkingen gerapporteerd. De begrotingsafwijkingen bedragen € 4.889.000 en zijn voor een bedrag van € 2.904.000 acceptabel bevonden.

Maatregelen ter versterking van voorspellende vermogen wenselijk;

3.



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV en de WNT wordt nageleefd.

De raad van gemeente Roosendaal heeft de verantwoordingsgrens bepaald op € 3,8 miljoen en de afwijkingen overschrijden deze grens.



Wij adviseren de raad en college in gesprek te gaan over de geconstateerde onrechtmatigheden, zoals nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Verder lichten we vanuit onze natuurlijke adviesrol de ontwikkelingen rondom duurzaamheidsverslaggeving bij gemeenten toe, wat we voor de langere termijn ook als aandachtspunt zien.





Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage vastgesteld.

UW FINANCIËLE POSITIE

RESULTAAT 2023 (x €1.000)

2023

Begroting (na wijziging)

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN



Uw financiële positie is voldoende.





Uw weerstandsratio is 4,9 en vertoont een positieve ontwikkeling ten opzichte van vorig jaar (2022: 3,3). Uw weerstandsratio voldoet daarmee ruimschoots aan uw streefgetal van minimaal 1.

Samenvattend hebben wij de interne beheersing gekwalificeerd als in opzet voldoende, met uitzondering van de bijzonderheden rondom SAPbyDesign. Zie onze boardletter 2023.



SAPbyDesign is in 2023 in gebruik genomen. Tijdens de jaarrekeningcontrole is gebleken dat het verkrijgen van bruikbare data exports, waarvan de betrouwbaarheid vastgesteld kan worden nadere aandacht behoeft van de ambtelijke organisatie.



Het jaarrekeningproces is zeer intensief geweest als gevolg van de moeilijkheden om te komen tot bruikbare datasets.



Er zijn geen signalen naar voren gekomen van materiële fraude.

Saldo van baten en lasten

-7.003

-23.998

Mutatie reserves

16.224

24.082

Resultaat

9.221

84



Het gerealiseerd resultaat 2023 wijkt af ten opzichte van de begroting na wijziging. We merken op dat het positieve resultaat voornamelijk het gevolg is van hoger ontvangen rijksbijdrage.

De totale bruto risico’s waaraan de gemeente is blootgesteld zijn geraamd op € 47,2 miljoen. Op basis van risicosimulatie is ruim € 11,5 miljoen als risico gewogen in het weerstandsratio.



De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen.



Financieel risico als gevolg van de netto schuldquote en grondexploitatie is minst risicovol.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Strekking van de controleverklaring 2023 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht 2.4 Aandachtspunten voor 2024 2.5 Proces jaarrekeningcontrole

2.1 Strekking van de controleverklaring De jaarrekening 2023 is getrouw

7

Wij hebben bij de jaarrekening 2023, inclusief SiSa-bijlage, van de gemeente Roosendaal een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording geeft een getrouw beeld en de met de raad gemaakte afspraken hierover zijn nageleefd. Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Daarnaast hebben wij onderstaande verschillen geconstateerd welke niet zijn verwerkt in de jaarrekening. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 189.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

424

-

§4.4

-

962

§4.1

3.771

11.313

Getrouwheid Voorziening APPA Onzekerheid sociaal domein Totaal Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden) Uitvoeringsmaterialiteit (80% van de materialiteit)

Goedkeurende controleverklaring

3.016

Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Daarnaast hebben wij onderzocht of de verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen (SiSabijlage) rechtmatig tot stand zijn gekomen. Daarbij hebben wij geen bevindingen geconstateerd. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende controleverklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring Geen aanwijzingen voor materiële fraude of non-compliance

8

Fraude en non-compliance Bij de planning van de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de gemeente. Daarnaast nemen wij kennis van de door u opgenomen toelichtingen in de jaarstukken. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en –situaties aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse besproken. Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van de gemeente Roosendaal. Daarom hebben wij op diverse momenten met u over dit onderwerp van gedachten gewisseld. Tijdens deze besprekingen hebben wij gesproken over de mogelijke fraude- en non compliancerisico’s en mogelijke situaties van onregelmatigheden. Dit deden wij aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse en de door u ingevulde compliance vragenlijst.

Onze observaties hierbij zijn als volgt: • uw frauderisicoanalyse is geformaliseerd; • de organisatie beschikt over een gedragscode, klokkenluidersregeling en incidentenregistratie; • u bent voorbereid op een fraude-incident, omdat u wel beschikt over een incident-responsplan (als onderdeel van het beleid); Hierbij hebben wij specifiek aandacht besteed aan de veronderstelling dat er bij de opbrengstverantwoording frauderisico’s bestaan. Wij hebben in onze controleverklaring melding gemaakt van de belangrijkste frauderisico’s en hoe wij deze hebben geadresseerd. Tijdens de controle van boekjaar 2023 betroffen dat de volgende risico’s: • Ongebruikelijke memoriaalboekingen in het boekjaar dan wel bij het opstellen van de jaarstukken; • Ongeautoriseerde handelingen in SAPbyDesign a.g.v. ontbreken controle en autorisatie (wijzigingen) crediteurenstamgegevens; • Incorrecte waardering van grondexploitaties als gevolg van foutieve schattingen van nog te maken kosten en/of nog te realiseren opbrengsten. Voor een nadere uiteenzetting van onze controleaanpak ten aanzien van de frauderisico’s en de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie verwijzen wij naar onze controleverklaring 2023. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor materiële fraude(risico’s) of vermoedens van materiële fraude(risico’s).

Continuïteit Op basis van artikel 12 van de Gemeentewet kunnen gemeente bij langdurige financiële tekorten een beroep doen op een extra uitkering uit het gemeentefonds. Omdat de omvang van het gemeentefonds hierdoor niet wijzigt, betalen andere gemeenten daar dus aan mee, en zijn allerlei voorwaarden van toepassing om deze aanvullende uitkering te kunnen ontvangen. Maar in principe kunnen gemeenten hierdoor niet failliet gaan. Het gevolg hiervan is dat crediteuren en andere stakeholders nooit benadeeld kunnen worden door een faillissement. Desalniettemin is de financiële positie vanuit het perspectief van raadsleden van belang en moet het college van burgemeester en wethouders inzicht geven in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Met de invoering van de aangepaste Nederlandse Standaard 700 dienen accountants voor gemeenten in hun controleverklaringen bij jaarrekeningen naast fraude te rapporteren over de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie.

Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording van gemeente Roosendaal geeft een getrouw beeld

9

In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen van het college, gericht op de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2023. Het is onze rol om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening te controleren. Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording in uw jaarrekening een getrouw beeld geeft. Onze controle richt zich op het bepalen of het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording door het college toereikend is onderbouwd. Hierbij stellen wij vast of de rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld in overeenstemming met de afspraken die gemaakt zijn tussen de gemeenteraad en het college. Deze afspraken zijn vastgelegd in het normenkader van de gemeente dat d.d. 4 maart 2024 door de gemeenteraad is vastgesteld. Het rechtmatigheidsoordeel van het college richt zich op een drietal criteria die wij hieronder nader hebben toegelicht. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie toereikende werkzaamheden heeft uitgevoerd om het oordeel hieromtrent dat in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen te onderbouwen. Voorwaardencriterium Het college toetst bij de uitvoering van haar controlewerkzaamheden of bij de uitvoering van financiële beheershandelingen binnen de geldende wet- en regelgeving is gehandeld.

De relevante wet- en regelgeving is tussen het college en de raad afgestemd door middel van het normenkader. Het voorwaardencriterium is met name relevant bij de processen: subsidieverstrekkingen, participatiewet en aanbestedingen. Indien is vast komen te staan dat de gemeente niet aan het voorwaardencriterium heeft voldaan is sprake van een onrechtmatigheid. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium richt zich op het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de Gemeentewet onrechtmatig. De raad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de raad. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn alle afwijkingen opgenomen ten opzichte van de begroting op het door de raad vastgestelde niveau. Het is vanuit het oogpunt van transparantie de bedoeling dat de rechtmatigheidsverantwoording een overkoepelend (totaal) beeld geeft van alle geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden. Het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden van gemeente Roosendaal heeft de verantwoordingsgrens overschreden en het college heeft het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Als laatste dient het college een uitspraak te doen over de naleving van bepalingen die in wet- en regelgeving zijn opgenomen met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Hiervoor stelt het college vast welke verplichte handhaving noodzakelijk is en welke maatregelen binnen de gemeente genomen zijn om dit te kunnen uitvoeren. Tevens stelt het college vast of de getroffen maatregelen werken. Het college heeft geconstateerd dat er geen geformaliseerd M&O beleid bestaat en heeft dit toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Alleen daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden betrokken in het proces tot het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

De raad van gemeente Roosendaal heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 3,8 miljoen

10

Strekking van de rechtmatigheidsverantwoording De raad van gemeente Roosendaal heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 3,8 miljoen. Blijkens de rechtmatigheidsverantwoording is het college van mening dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden in de jaarrekening 2023. De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen met uitzondering van hetgeen gerapporteerd is in de rechtmatigheidsverantwoording. De door het college gerapporteerde afwijkingen kunnen als volgt worden samengevat (fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld): POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

ONRECHTMATIGHEDEN

ONDUIDELIJKHEDEN

VERWIJZING

Rechtmatigheid Voorwaardencriterium

200

-

§ 2.3

Begrotingscriterium

4.889

-

§ 2.3

-

-

-

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Totaal Verantwoordingsgrens (1% voor afwijkingen)

3.771

Door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens

145

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 145.000. De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 145.000

DASHBOARD

De paragraaf bedrijfsvoering is onderdeel van het jaarverslag. Wij hebben deze paragraaf gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of deze paragraaf materiële afwijkingen bevat. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de paragraaf bedrijfsvoering verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat. Op de volgende pagina’s gaan wij nader in op een aantal verschillende aspecten zoals door de gemeente Roosendaal opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht

Europese aanbestedingen

Wezenlijke wijzigingen

11

Europese aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spend-analyse. In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over de interne beheersing ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels. In het proces wordt de naleving van de inkoop- en aanbestedingsregels nog niet altijd afgedwongen, hierdoor kan nog niet worden gesteund op interne beheersmaatregelen. Over 2023 is daarom door de gemeente een spend-analyse uitgevoerd (toets op naleving EU-aanbestedingsregels achteraf op basis van de crediteurenadministratie). Wezenlijke wijzigingen In 2023 blijkt uit de spend-analyse een afwijking van totaal € 200.000 als gevolg van een wezenlijke wijziging. Gedurende de looptijd van een overeenkomst – dus na gunning - kan de inhoud van een opdracht wijzigen. Aanbestedingsrechtelijk geldt het uitgangspunt dat wijzigingen in zeer beperkte mate toelaatbaar zijn. Het risico kan niet worden uitgesloten dat andere inschrijvers geïnteresseerd waren geweest in de uitvoering van de gewijzigde opdracht en een andere inschrijving hadden ingediend. Het uitgangspunt is dat in geval van een wijziging de opdracht opnieuw aanbesteed moet worden. De werkelijke uitgaven uit hoofde van de betreffende contracten zijn hoger dan wat initieel overeengekomen was.

Daarom wordt dit ook aangemerkt als onrechtmatigheid.

Begrotingsrechtmatigheid

Begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft de gemeente Roosendaal circa € 293 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 279 aan werkelijke lasten. Dit is in totaal een onderschrijding van circa € 14 miljoen. Echter voor één programma is wel een sprake van een overschrijding, namelijk programma 5. zorgen & stimuleren met een lastenoverschrijding van circa € 1,3 miljoen. Daarnaast is een lastenoverschrijding zichtbaar met betrekking tot de algemene dekkingsmiddelen met een omvang van € 1,6 miljoen. Deze bedragen zijn tezamen (€ 2,9 miljoen) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording als begrotingsonrechtmatigheid. Ook blijkt uit de rechtmatigheidsverantwoording dat de investeringskredieten met € 1,9 miljoen zijn overschreden. In de financiële verordening van de gemeente Roosendaal is afgesproken dat een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, acceptabel is. Hier is in deze situatie geen sprake van.

Financiële verordening aanpassen om ‘tijdigheid’ te definiëren

Overschrijdingen van baten en onderschrijding van baten en lasten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Niet tijdig betreft een afspraak tussen de raad en het college. In de financiële verordening van de gemeente Roosendaal is dit niet expliciet uitgewerkt. Wij raden aan dit alsnog te doen. Nu heeft het college verantwoord dat de overschrijding van baten en de onderschrijdingen van baten en lasten pas na de najaarsbrief zijn ontstaan en door rapportering hiervan in de jaarrekening zijn deze afwijkingen tijdig gemeld aan de raad. Hiervoor wordt aangesloten bij hetgeen gebruikelijk was in voorgaande jaren. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en de uitleg hierbij van de Commissie BBV is de rechtmatigheidsbevinding van de gemeente gebaseerd op de bruto onrechtmatigheden, wat een afwijking is van alle eerdere jaren; tot en met 2022 telden alleen de netto onrechtmatigheden mee in de oordeelsvorming van de accountant.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Aandachtspunten voor 2024

12

Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. Verbetering interne beheersing

Voorspellend vermogen

Duurzaamheidsverslagging bij gemeenten

1. Kwaliteitsverbetering interne beheersing en de beheersing van de IT-omgeving In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over de implementatie van uw nieuw financieel systeem, SAPbyDesign evenals de interne beheersing en de rol van de VIC hierin. De inrichting en functionaliteiten van SAPbyDesign, specifiek de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van data-extracties heeft voor veel vertraging en extra inspanning geleid gedurende het jaarrekeningproces. Ten behoeve van rapportages alsmede de vormgeving van de werkzaamheden van de VIC zijn betrouwbare data-sets essentieel. Gezien de uitdagingen tijdens de jaarrekeningcontrole 2023, is dit een aandachtpunt voor 2024. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn ook de werkzaamheden van VIC vormgegeven. Gebleken is dat er verbeteringen nodig zijn met betrekking tot de gefundeerde onderbouwing ten behoeve van de bevindingen zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. We vragen uw aandacht hiervoor in 2024. 2. Voorspellend vermogen Voor bijna alle programma’s is sprake is van afwijkingen tussen begrote baten en lasten en daadwerkelijke baten en lasten. Wij adviseren verbetering van het voorspellend vermogen structureel onderdeel van uw proces te maken. Dit kan door gestructureerd afwijkingen van de begroting te evalueren waarmee lering kan worden getrokken voor toekomstige prognoses.

Dit wordt ook wel ‘backtesting’ genoemd. Hiermee kan het lerend vermogen van uw organisatie verbeteren. Door gestructureerd en gedocumenteerd de kwaliteit van de prognoses te beoordelen aan de hand van realisatie zoals achteraf is gebleken, kunnen toekomstige prognoses verbeterd worden en/of kan eerder bijgestuurd worden. Het verschil binnen de begroting wordt veroorzaakt door diverse afwijkingen. Deels is de raad hierover geïnformeerd. De verschillen zijn te verklaren en zijn bij de financiële toelichtingen in de programma’s opgenomen. Wij adviseren u dit nadrukkelijker onderdeel van uw proces te maken bij de bestuursrapportages en voortdurend te monitoren waardoor niet alleen verschillen, maar ook waar ruimtes, ontstaan en de raad te adviseren over tijdelijke en reserve-budgetten gedurende het jaar, het overhevelen hiervan bij de jaarrekening en de impact op de begroting van het lopende boekjaar. 3. Duurzaamheidsverslaggeving bij gemeenten De Europese Unie heeft in 2022 de Corporate Sustainability Reporting Directive (hierna: CSRD) aangenomen om de kwaliteit, volledigheid en consistentie van duurzaamheidsrapportages te verbeteren. Hoewel de CSRD niet van toepassing is op gemeenten, is duurzaamheid ook voor gemeenten een belangrijk thema waar al over gerapporteerd wordt.

Het opstellen van zo'n rapport vereist duidelijke, niet-financiële taal op het gebied van duurzaamheid, waarbij niet alleen de eigen organisatie, maar ook de omgeving een rol speelt. Dit is een verschil met de huidige gemeentelijke jaarverslagen die vaak omvangrijk en gericht zijn op wettelijke taken. Het invoeren van de CSRD biedt gemeenten de kans om in duidelijke taal en transparantie, zowel intern als extern, uit te leggen wat hun concrete, meetbare acties, standpunten en resultaten zijn en zullen zijn op het gebied van milieu, sociale en menselijke factoren en corporate governance. Gemeenten hebben een grote impact op de waardeketen en zijn daarom bij uitstek geschikt om duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren. Een groeiend aantal gemeenten is zich hiervan bewust en heeft zich aangesloten bij het VNG-initiatief om een zogenoemde SDG-gemeente te worden. De CSRD gaat nog een stap verder en zorgt ervoor dat sectoren onderling vergeleken kunnen worden. Bovendien vraagt de CSRD om concreet meetbare output. Voor meer informatie over CSRD verwijzen wij naar bijlage C.

DASHBOARD

2. JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.5 Proces jaarrekeningcontrole Proces jaarrekeningcontrole

13

Proces jaarrekeningcontrole Het controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer aanzienlijke inspanning. De rechtmatigheidsverantwoording is voor zowel de gemeente Roosendaal als ons als accountants nieuw met ingang van boekjaar 2023. Daarnaast heeft de implementatie van SAPbyDesign niet positief bijgedragen aan een soepel jaarrekeningproces. Wij hebben met de ambtelijke organisatie hierover gesproken en ook besproken wat nodig is om volgend jaar belangrijke stappen te maken hierin en niet alleen het jaarrekeningproces efficiënter te maken, maar ook het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente Roosendaal te versterken. Hier kwamen de volgende zaken uit naar voren: •

• •

•

•

•

Graag starten wij onze controle met een volledige jaarrekening, aansluitend op onderliggende datasets (saldibalans, audit file en specificaties dossier) uit SAPbyDesign. Hierbij is het essentieel dat deze aansluitingen door de ambtelijke organisatie worden gemaakt, zodat bij de start van de accountantswerkzaamheden geen vertraging ontstaat door aansluitverschillen. Een complete dataset, aansluitend op eerder ontvangen gegevens, was pas halverwege de controleperiode beschikbaar. Uitvoering van (voorbereidende) werkzaamheden was hierdoor fors vertraagd. Een aandachtspunt is het afsluitingsproces ten behoeve van de jaarrekening. Gebleken is bij aanvang van onze werkzaamheden dat er nog boekingen zijn gemaakt in afgelopen boekjaar na opmaak van de jaarrekening. Dit leidt tot aansluitproblemen en extra werkzaamheden. Vanuit financiële control en monitoring is dit een risico. Vanwege aangepaste planningen van de jaarrekeningcontrole, vanwege de hierboven gemelde oorzaken, bleek dat de ambtelijke organisatie relatief veel tijd nodig had om de gevraagde stukken te completeren en om onze aanvullende vragen te beantwoorden. De doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole werd fors langer dan initieel gepland. Extra weken planning waren benodigd om afronding mogelijk te maken. Onderdeel van de controle van de jaarstukken is ook dat de SiSa-controle uitgevoerd moet worden.

Dit is de controle op de getrouwe en rechtmatige besteding van alle specifieke doeluitkeringen die door het Rijk beschikbaar zijn gesteld. Het aantal specifieke uitkeringen waarover de gemeente Roosendaal verantwoording af moest leggen is in 2023 verder gestegen. Hier kan de gemeente niets aan doen, maar zorgt voor zowel de ambtelijke organisatie als voor ons voor extra inzet. Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording was dit boekjaar nieuw en de aanpassing van de wet- en regelgeving hieromtrent is vertraagd en heeft gezorgd voor onduidelijkheden en meerdere versies van de rechtmatigheidsverantwoording. Aandachtspunt voor de onderbouwing van de bevindingen, zoals opgenomen in rechtmatigheidsverantwoording, voor komend jaar zijn het verder verbeteren van gestructureerde rapportages, documenteren van interne controle werkzaamheden, vastleggen van overwegingen en standpunten alsmede een analyse naar het normenkader. Ondanks het vooraf ingeschatte ruime tijdspad, leverde dit richting de geplande besprekingen behoorlijke druk op om alles op tijd te controleren. Dit heeft tot vertraging van de inhoudelijke controles en reviews geleid.

Om herhaling van deze situatie te voorkomen is het noodzakelijk dat we gezamenlijk evalueren en dat de ambtelijke organisatie een actieplan opstelt en de uitvoering hiervan periodiek monitort. Vanzelfsprekend zijn we u hierbij graag van dienst.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

14

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma 3.2 Dashboard financiële positie 3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma Resultaat 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 9,1 miljoen voordelig

15

Het resultaat van gemeente Roosendaal over het jaar 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 9,2 miljoen voordelig. In onderstaand overzicht is het resultaat per programma in het kort weergegeven: 2023

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

Programma 1 – Besturen & samenwerken

-14.738

-15.183

445

Programma 2 – Leren & ontwikkelen

-19.496

-24.243

4.747

Programma 3 – Werken & ondernemen

-38.388

-43.421

5.033

Programma 4 – Wonen & verblijven

-25.686

-34.089

8.403

Programma 5 – Zorgen & stimuleren

-65.782

-66.207

425

-164.090

-183.1423

19.053

Overige lasten (overhead, onvoorzien, VPB)

-29.523

-31.086

1.563

Algemene dekkingsmiddelen

190.738

190.230

508

Mutaties reserves

12.080

24.082

-9.869

Resultaat

9.205

84

9.121

OVERZICHT REALISATIE PROGRAMMA’S (x 1.000)

Saldo van baten en lasten

We merken op dat het positieve resultaat voornamelijk het gevolg is van hoger ontvangen rijksbijdrage.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Dashboard financiële positie

NETTO SCHULDQUOTE

16

BELASTINGCAPACITEIT

SOLVABILITEIT 50

90

105

95

130

38,0%

0

220

-100

< 90%

30,0%

20

90-130%

< 20%

> 130%

(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE

99,0% 100

20-50%

> 50%

50

150

< 95%

95-105%

> 105%

STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE

GRONDEXPLOITATIE

0

90

35 130

38,0% -100

< 90%

DASHBOARD

220

90-130%

15,0%

20

> 130%

JAARREKENING

100

0

< 20%

FINANCIËLE POSITIE

5,0%

20-35%

> 35%

BEVINDINGEN

5

-5

< 0%

BIJLAGEN

0%

> 0%

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien

17

Inleiding Hieronder schetsen wij de financiële positie op basis van de ratio's zoals opgenomen in de jaarrekening 2023. Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden geschetst van de financiële positie van de gemeente Roosendaal. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Uw score in onze landelijke benchmarkrapportage Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld. In dit GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente.

Wij hebben deze signaleringswaarden als basis gebruikt voor het bepalen van uw score en dus financiële positie. Uw gemeente voor de komende jaren (2023 t/m 2027) per saldo een negatief resultaat begroot, dit beïnvloedt dit de score. Een uitwerking van deze systematiek beschrijven wij in onze benchmarkrapportage. We zien in de meerjarenbegroting 2024 een tekort dat oploopt tot ruim 10 miljoen per jaar vanaf 2026. U zal zich de komende periode buigen over de wijze waarop deze tekorten kunnen worden teruggebracht. Volledigheidshalve brengen we onder uw aandacht dat het nieuwe kabinet het voornemen heeft vanaf 2026 bijdragen specifieke uitkeringen (SiSa) over te hevelen naar de algemene uitkering met een korting van 10%. Dit zal uw ombuigingsopgave verder vergroten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.4 Ons beeld van uw financiële positie

18

Hieronder vindt u een andere toelichting op de ratio's van uw gemeente. Uw weerstandsvermogen is uitstekend

De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen

Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag / minst risicovol

Weerstandsvermogen gemeente Roosendaal is uitstekend In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 56 miljoen. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Roosendaal heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 47,2 miljoen. Op basis van risicosimulatie is ruim € 11,5 miljoen als risico gewogen in het weerstandratio. Het weerstandsvermogen van de gemeente Roosendaal is volgens het GTK 2020 uitstekend te noemen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2023 30% (2022: 32%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Roosendaal in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De solvabiliteit laat een negatieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020). Op basis van de meerjarenbegroting is de verwachting dat deze negatieve ontwikkeling van de solvabiliteit doorzet. Wij vinden het belangrijk dat hier expliciet aandacht voor blijft. De netto schuldquote bedraagt 38% (2022: 37%).

De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De netto schuldquote laat een positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020). Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Roosendaal is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten relatief laag is. De ratio grondexploitatie < 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020. Structurele exploitatieruimte Voor de structurele exploitatieruimte geldt hoe hoger deze is, hoe beter. De structurele exploitatieruimte van de gemeente Roosendaal is 5% (2022: 0%). Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit van gemeente Roosendaal is 99% (2022: 104%). De belastingcapaciteit geeft inzicht in hoe de belastingdruk zich in een gemeente verhoudt ten opzicht van het landelijk gemiddelde.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

19

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Programma ‘Zorgen & Stimuleren’ 4.2 Programma ‘Wonen & Verblijven’ 4.3 BBV, WNT en SiSa 4.4 Significante schattingsposten 4.5 Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar 2025

4.1 Programma ‘Zorgen & Stimuleren’

Sociaal domein 2023 bedragen circa € 80,5 miljoen

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering

20

Programma ‘Zorgen en Stimuleren’ bestaat voor een belangrijk deel uit ‘het sociaal domein’. Een belangrijk onderdeel van het programma ‘Zorgen & Stimuleren’ zijn de lasten met betrekking tot het sociaal domein. Deze lasten van de gemeente Roosendaal bedragen over 2023 circa € 80,5 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: ONDERDEEL (x € 1.000)

2022

2023

WMO

18.760

20.133

Jeugd

27.124

29.451

Overig

25.391

30.932

Totaal

71.275

80.516

WMO en jeugd (zorg in natura) De toekenning van voorzieningen in het kader van WMO en jeugd vindt plaats vanuit de gemeente Roosendaal. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Roosendaal per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Van een aantal zorginstellingen is geen productieverantwoording met een controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2023 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid voor WMO ZIN op € 962.000 (2022: € 818.000).

Niet uit de balans blijkende verplichting Jeugd ZIN circa € 2,8 miljoen

Jeugdzorg Ten aanzien van de jeugdhulp heeft de gemeente Roosendaal de regioverband met zorgaanbieders raamcontracten afgesloten voor de inkoop van de jeugdzorg. De bekostiging van de jeugdzorg trajecten vindt deels plaats op basis van lumpsum bedragen (50%) bij de start van het traject, en een resultaat afhankelijke component (50%) bij het behalen van het resultaat en de prestatielevering. In de lasten 2023 zijn de lumpsum bedragen opgenomen met betrekking tot de opgestarte trajecten vermeerderd met de lasten naar aanleiding van het behalen van het beoogde resultaat. De verplichtingen naar aanleiding van de lopende arrangementen van € 2,8 miljoen zijn opgenomen in de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Persoonsgebonden budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen pgb en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2023 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een oordeel met beperking. De impact hiervan voor de gemeente Roosendaal blijft beneden onze rapporteringstolerantie en is daarmee beperkt.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Programma ‘Wonen & Verblijven’

21

Een belangrijke onderdeel van het programma ‘Wonen & Verblijven’ zijn de baten en lasten met betrekking tot de grondexploitaties. Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, stikstofproblematiek, bouwvrijstelling, fluctuatie verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s:  Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.  Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?  Prijs: is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen? Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2023 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Ultimo 2023 is er voorziening grondexploitaties gevormd met een omvang van € 4,8 miljoen. De verliesvoorziening ziet toe op de complexen in exploitatie Stadsoevers en Vlietpark. Op grond van de berekening van de eindwaarden is deze voorziening ultimo 2023 toereikend.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Programma ‘Wonen & Verblijven’

Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

22

Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd). Voor de grondexploitaties van gemeente Roosendaal heeft deze methode geresulteerd in een winstneming van circa € 1,4 miljoen voor Complex Majoppeveld en een correctie op de winstneming van circa € 40.000 voor complex De Hoogt.

Een uitsplitsing van de bouwgronden in exploitatie naar soort project is opgenomen in paragraaf 6 Grondbeleid in het jaarverslag 2023.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 BBV, WNT en SiSa

23

BBV wordt nageleefd

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Roosendaal de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd.

WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten

Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2023 niet meer bedragen dan € 223.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 van de gemeente Roosendaal niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2023 van de gemeente Roosendaal voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden is gebleken dat de verlofregistratie niet altijd adequaat wordt bijgehouden, wat geleid heeft tot extra werkzaamheden. Om herhaling te voorkomen, vragen we uw aandacht voor het bijhouden van de verlofregistratie.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 BBV, WNT en SiSa

24

Geen bevindingen SiSa-bijlage

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening 2023 genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2023. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B.

M&O-beleid in het kader van Tozo en de Wet Inburgering 2021

In bijlage 1 van de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023 wordt ingegaan op de aandachtspunten voor de accountant bij de Tozo in de SiSa 2023 alsmede de Wet inburgering 2021. Zowel de Tozo als de Wet inburgering 2021 zijn gedelegeerde taken van uw gemeente aan de gemeenschappelijke regeling Werkplein. Derhalve heeft de gemeente Roosendaal hiervoor geen geformaliseerd M&O beleid.

Exponentiele toename aantal SiSa-regelingen

Wij zien een landelijke trend dat Ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SiSa-regelingen is daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Roosendaal, andere gemeenten en decentrale overheden en de accountantskantoren. Voor uw gemeente is sprake van 47 SiSa-regelingen in 2023 tegenover 36 SiSa-regelingen in 2022.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Significante schattingsposten

25

Schattingen zijn in het algemeen conservatief/ neutraal/optimistisch

Inherent aan het opmaken van een jaarrekening, is dat het college met de organisatie schattingen moet maken. Bepaalde schattingen kennen een (additionele) schattingsonzekerheid en zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en doordat zij een hoge mate van schattingsonzekerheid vertonen. Dit laatste betekent dat de schatting vatbaar is voor een inherent gebrek aan nauwkeurigheid in de waardering.

Wij hebben geen controleverschillen naar aanleiding van deze schattingen

Een goed inzicht in de jaarrekening vereist kennis van deze posten. Als onderdeel van de controle hebben wij de oordeelsvormingen en besluiten van het management bij het maken van de schattingen beoordeeld op indicaties voor mogelijke tendenties. In het hierna opgenomen overzicht hebben wij van de jaarrekeningposten waaraan een belangrijke schatting ten grondslag ligt weergegeven of wij de schatting als conservatief, neutraal of pessimistisch hebben aangemerkt. POST IN DE JAARREKENING

BEDRAG (x € 1.000)

BEOORDELING HUIDIG BOEKJAAR

Vaste activa - afschrijvingen

8.663



Betreft afschrijvingen 2023 van de materiële vast activa op basis van de ingeschatte en vastgestelde afschrijvingstermijnen.

Voorziening financiële vaste activa

2.935



Betreft de voorziening ultimo 2023 als gevolg van een duurzaam lagere waardering van Parkeerbeheer Roosendaal B.V. en DER B.V.

Voorziening Grondexploitaties

4.807



Voorziening dubieuze debiteuren

600



5.295



Voorziening ter egalisatie van kosten

16.969



Betreft voorziening onderhoud.

Voorziening verkregen middelen van derden

26.980



Van derden verkregen middelen ten aanzien van riolering en afvalstoffen zijn niet vrij besteedbaar.

Voorziening bestaande risico’s en verplichtingen

 Conservatief, maar aanvaardbaar

DASHBOARD

JAARREKENING

 Neutraal

TOELICHTING SCHATTING

Betreft de voorziening ultimo 2023 voor verlieslatende grondexploitaties. Voor algemene debiteuren en debiteuren Soza is een voorziening getroffen, om in voorkomende gevallen oninbare bedragen op te vangen. Betreft voorzieningen voor in de toekomst verwachte kosten, zoals de voorziening pensioen en wachtgelden bestuurders, arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van niet gelijke omvang.

 Optimistisch, maar aanvaardbaar

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Significante schattingsposten

Schattingen zijn in het algemeen neutraal

26

Voorziening bestaande risico’s en verplichtingen De gemeente heeft ultimo 2023 voor € 2,9 miljoen een voorziening APPA pensioenbetalingen wethouders gevormd. De voorziening is gevormd op basis van actuariële berekeningen ultimo 2023, waarbij de mutatie in de voorziening in programma 1 Besturen & Samenwerken is verantwoord. Tijdens onze werkzaamheden is gebleken dat de boekingen ten hoeve van het opstellen van de jaarrekening zijn gebaseerde op een foutieve regel in de actuariële berekening. Hierdoor is de voorziening te laag gewaardeerd voor een bedrag van € 424.000. Dit bedrag is opgenomen als ongecorrigeerd controleverschil (zie tevens hoofdstuk 2.1). Voorzieningen onderhoud De gemeente heeft ultimo 2023 voor € 12,8 miljoen aan onderhoudsvoorzieningen ter egalisering van kosten verantwoord in de jaarrekening. Deze zien toe op diverse gebouwen binnen de gemeente. Het opstellen van de onderhoudsplannen, en de doorvertaling daarvan naar de onderhoudsvoorzieningen, is een bewerkelijk proces. De onderhoudsvoorzieningen zijn een belangrijke schattingspost in de jaarrekening, waarbij een gedegen totstandkoming van groot belang is. Concreet bedoelen wij hiermee:  De voorziening dient door de organisatie getoetst te worden aan de definities en vereisten zoals gesteld in het BBV.

Voldoen de opgenomen componenten in de voorziening aan de door het BBV gestelde voorwaarden voor groot onderhoud?  De voorziening dient gedegen onderbouwd te worden met onderliggende onderhoudsplannen, welke periodiek herzien dienen te worden. De onderhoudsplannen dienen per component te zijn opgebouwd. Belangrijk hierbij is dat de componenten ook daadwerkelijk tot uitvoering worden gebracht en hiervoor in de voorziening voldoende saldo aanwezig, zodat de specificatie van de voorziening aansluit op de daadwerkelijke kosten/uitvoering;  Het afgelopen jaar is de prijs van vele goederen significant gestegen. De gemeente indexeert het prijspeil van de voorzieningen voor gemeentelijk gebouwen en sportaccommodaties jaarlijks met 1,9%. Het is van belang na te gaan of dit een passende indexatie is in het huidig economisch klimaat. Wij hebben de volgende bevindingen bij de gemeente Roosendaal inzake de onderhoudsvoorzieningen:  Ultimo 2022 is een start gemaakt met het Integraal huisvestingsplan (IHP). In het jaarverslag is een toelichting opgenomen met betrekking tot de complexiteit hiervan en de opgelopen procesvertraging. Een integraal huisvestigingsplan biedt een leidraad voor investeringen in onderwijshuisvesting en zorgt voor beleidsmatige inzet van middelen vanuit de wettelijke taak van de gemeente voor onderwijshuisvesting.

Met het oog op een mogelijke wettelijke verplichting van een IHP met ingang van 1 januari 2025 neemt de urgentie voor een IHP toe.  De dotatie 2023 van de voorziening beheerkalender is op basis van de onderhoudslasten van het begrotingsjaar vermeerderd met de begrote en geplande lasten van de drie volgende jaren. Hiermee wijkt de methodiek van deze onderhoudsvoorziening af van de onderhoudsvoorzieningen voor de gemeentelijke gebouwen en sportaccommodaties, welke gebaseerd zijn op een periode van 10 jaar. Dit is een aandachtpunt in 2024.  Een analyse van bestedingen in het begrotingsjaar versus het onderhoudsplan, welke ten grondslag ligt aan de gevormde voorziening, heeft tot op heden niet zichtbaar plaatsgevonden. Dit is een aandachtspunt voor 2024.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.5 Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar

27

Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar 2025 (toepassing in 2024 toegestaan) In december 2023 heeft de commissie BBV een aantal notities geactualiseerd. Het betreft de notities Rente, Overhead en Grondexploitatie. Hieronder hebben wij per onderwerp de belangrijkste wijzigingen opgenomen en gekoppeld aan de impact voor uw gemeente. Alle notities zijn van toepassing met ingang van begrotingsjaar 2025, en mogen worden toegepast voor begrotingsjaar 2024. Notitie rente De belangrijkste wijziging uit de notitie rente betreft een aanpassing in de toerekening van de rentelasten aan de grondexploitaties. Tot en met 2023 is het alleen toegestaan om de werkelijke rente over het vreemd vermogen (naar rato) toe te rekenen aan de grondexploitaties. Dit geldt tevens voor de toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en eventueel 2024) wordt voor grondexploitaties geen onderscheid meer gemaakt in het BBV, waardoor de rentetoerekening plaatsvindt op basis van de reguliere omslagrente. Wij adviseren om de notitie rente vanaf boekjaar 2024 toe te passen, zodat de rente-effecten verwerkt kunnen worden in de waardering van uw grondexploitaties. Een tweede belangrijke wijziging is de herintroductie van de mogelijkheid om rentetoerekening aan het eigen vermogen en de voorzieningen toe te passen.

Deze mogelijkheid is in 2016 door de commissie BBV beëindigd, maar in de notitie 2023 als keuzemogelijkheid opgenomen. Wij adviseren in 2024 een weloverwogen keuze te maken in het toepassen van de toerekening van rente aan het eigen vermogen en de voorzieningen. Notitie Overhead De commissie BBV heeft in de notitie Overhead 2023 de regelgeving met betrekking tot de toerekening van Overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt: • Stellige uitspraak: Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead. • Aanbevelingen: De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een nota overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze nota neemt de gemeente keuzes op ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. Wij constateren dat uw gemeente voldoet aan de notitie overhead en de belangrijkste aanbevelingen vanuit deze notitie reeds heeft verwerkt in de financiële verordening.

Notitie Grondexploitatie De belangrijkste wijzigingen in de notitie grondexploitatie zien toe op de wijzigingen ten aanzien van de omgevingswet, die onder andere hebben geleid tot een aanpassing van de lijst met verhaalbare kostensoorten. Deze wijzigingen gaan, in verband met de invoering van de Omgevingswet in per 1 januari 2024. Deze wijzigingen hebben met name invloed op verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid. De overige wijzigingen zien met name toe op de voorwaarden voor warme gronden, de voorbereidingskosten en gemengde projecten. Daarnaast is de rentetoerekening, zoals hierboven is toegelicht gewijzigd.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

28

Bijlagen

A

Onze controle

B

Bevindingen SiSa-bijlage

C

Duurzaamheid

29

A. Onze controle

A. Onze controle

Doel en object van de controle Opdracht

Strekking van de controleverklaring

Materialiteit

30

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Roosendaal, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Opdracht Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 26 september 2023. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2023 van de gemeente Roosendaal aan de daaraan te stellen eisen voldoet, hebben wij hierbij een goedkeurende controleverklaring, gedateerd op 4 juli 2024, afgegeven. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle zijn afdoende behandeld en onze controle is dan ook afgerond.

Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 3.800.000. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 190.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.

Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle

Onafhankelijkheid

Controleaanpak

31

Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Roosendaal zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 26 september 2023 opgenomen. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins.