Overdrachtsdocument Raadsrapporteurs 2022.pdf

OVERDRACHTSDOCUMENT RAADSRAPPORTEURS PILOT WERKPLEIN 1. Taken en samenstelling In 2021 is gestart met de pilot Raadsrapporteurs. De raad heeft op 20 mei 2021 ingestemd met een motie om in een pilot raadsrapporteurs aan te stellen voor de gemeenteschappelijke regeling (GR) van het Werkplein Hart van West-Brabant. Zie HIER voor de volledige motie. Taken De taken van de raadsrapporteurs staan beschreven in het dictum van de motie die heeft geleid tot het aanstellen van de raadsrapporteurs. Het dictum van de motie is als volgt: Besluit: 1. In te stemmen met het aanwijzen van 4 raadsleden uit de Roosendaalse gemeenteraad te weten: - Martijn Verbeek - Peter Raijmaekers - Wim van Oosterhout - Annette Gepkens Die -bij wijze van pilot- as rapporteurs in (regionale) afstemming en samenwerking, nadere invulling gaan geven aan het rapporteursmodel vanuit het principe van learning by doing, ondersteund door de griffie; 2. Voor deze pilot de gemeenschappelijke regeling Werkplein Hart van West-Brabant te kiezen; 3. De rapporteurs te verzoeken om een evaluatie van de pilot met conclusies en aanbevelingen voor de zomer van 2022 aan de gemeenteraad te doen toekomen; 4. Parallel aan de pilot door de griffie een inventarisatie van ‘best practices’ uit te laten voeren bij andere regiogemeenten, waarbij de aanbevelingen die hieruit voortkomen nog voor het zomerreces aan de raad worden voorgelegd.

Samenstelling In 2021 zijn namens de gemeenteraad vier raadsleden als raadsrapporteur voor het Werkplein benoemd. Deze leden zijn: Annette Gepkens, Wim van Oosterhout, Peter Raijmaekers en Martijn Verbeek De raadsrapporteurs worden ondersteund door 1 medewerker van de Griffie. De medewerker van de griffie zorgt ook voor de verbinding met de beleidsadviseur(s) van de gemeente Roosendaal en voor de contacten met de andere gemeenten in de regio. 2. Agenda De raadsrapporteurs brengen (gevraagd en ongevraagd) advies uit aan de raad over de producten die de raad voorgelegd krijgt over een gemeenschappelijke regeling, in de pilot het Werkplein Hart van West-Brabant. De werkzaamheden van de raadsrapporteurs zijn daarom voor een belangrijk deel gekoppeld aan de P&C cyclus van de GR-en. Op hoofdlijnen ziet de P&C cyclus en de daaraan gekoppelde raadsbehandeling er als volgt uit, te beginnen bij de richtlijnen voor de begroting die het startpunt vormen om een begroting op te stellen: - Oktober : behandeling financiële en beleidsmatige richtlijnen in de raad

-

Februari : kaderbrieven worden door GR aangeleverd. Hierin staat een uitwerking van de richtlijnen Mei : begrotingen en jaarrekeningen : deze worden tegelijkertijd aan de raad aangeboden. Is dus het startpunt voor het opvolgende jaar en het sluitstuk van het voorgaande jaar.

De raadsrapporteurs voorzien de raad van advies als de stukken van de GR in de raad worden besproken. Dat kan in de vorm van een motie of amendement zijn. Deze worden dan ingediend door één van de raadsrapporteurs. De raadsrapporteurs hebben geen mandaat om namens de raad zelfstandig advies te geven. 3. Resultaten a. In 2021 is de groep raadsrapporteurs gevormd. Zij hebben zich voor de zomer laten informeren door de beleidsadviseur van de gemeente en door de directieadviseur van het Werkplein; b. De raadsrapporteurs zijn aangesloten bij het De6 overleg over de GR-en en in het bijzonder over het Werkplein. Er is een algemene bijeenkomst geweest en 2 die gericht waren op afstemming van het advies aan de gemeenteraden over de richtlijnen en kaderbrief; c. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden bij de andere gemeenten in de De6 over de werkwijze met raadsrapporteurs en/of adoptanten. d. Er is door de raadsrapporteurs advies uitgebracht aan de raad over de richtlijnen voor de begroting van 2023. Dit advies heeft geresulteerd in een amendement, zie HIER; e. De raadsrapporteurs hebben advies uitgebracht over de kaderbrief voor de begroting van 2023 van het Werkplein; 4. Aanbevelingen De raadsrapporteurs doen de volgende aanbevelingen: a. Raadsrapporteurs voortzetten: tot nu toe was het een pilot om raadsrapporteurs in te zetten.

Het is duidelijk dat zij voor de raad een meerwaarde hebben doordat: 1. Zij de stukken in detail bestuderen en daarover de raad informeren; 2. De raad wordt ontlast doordat zij zich kunnen concerteren op de hoofdlijnen; 3. Zij meer kennis over de regelingen kunnen vergaderen en daardoor goed kunnen adviseren; 4. De adviezen regionaal worden afgestemd en daardoor effectiever zijn. b. Raadsrapporteurs eerder betrekken: de ervaring van de raadsrapporteurs is dat ze de stukken niet tijdig genoeg krijgen om de raad zorgvuldig te kunnen adviseren. Het advies aan de volgende raadsrapporteurs is om hier goede afspraken met de portefeuillehouders over te maken. c. Afspraken maken met portefeuillehouder: zoals hiervoor geschetst is het belangrijk dat er duidelijke afspraken komen over wanneer raadsrapporteurs worden betrokken en hoe zij tijdig hun advies kunnen afstemmen met portefeuillehouder en/of de raad. Het advies is om daar kort na aantreden van de nieuwe raadsrapporteurs met de portefeuillehouder afspraken over te maken. Uitgangspunten voor momenten van afstemming zijn de P&C cyclus en/of nieuwe ontwikkelingen. d. Contacten met Werkplein verstevigen: doel is dat de raadsrapporteurs een beter inzicht krijgen in het beleid en de werkwijze van het Werkplein. Hierdoor kunnen de raadsrapporteurs beter adviseren over het functioneren van de GR. e.

Voor meerdere GR-en raadsrapporteurs aanwijzen : de werkwijze met raadsrapporteurs kan goed ingezet worden voor andere gemeenschappelijke regelingen. Het advies is om hiervoor enkele regelingen te selecteren waarbij een hoger risico wordt geconstateerd. Om te

bepalen wat een hoger risico is zou een risico-inventarisatie uitgevoerd kunnen worden. Ter overweging wordt meegegeven dat er 3 raadsrapporteurs worden aangesteld.