Nalatenschap Auditcommissie 2022.pdf

OVERDRACHTSDOCUMENT AUDITCOMMISSIE 1. Inleiding De Auditcommissie stelt zich tot doel om de raad inhoudelijk te adviseren vanuit zijn kaderstellende en controlerende taak, die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Op dit gebied draagt de commissie ook zorg voor het optimaliseren van de samenwerkingsverbanden tussen raad, college, ambtelijke organisatie, accountant en Rekenkamer. 2. Samenstelling De Auditcommissie bestaat uit maximaal zes raadsleden. De huidige bezetting is als volgt: de heer Jos Heeren, de heer Peter Raijmaekers, de heer Michael Yap, de heer Sebastiaan Hamans mevrouw Annette Gepkens en de heer Harm Emmen. De leden worden door de gemeenteraad gekozen op grond van specifieke voor de Auditcommissie van toepassing zijnde expertise. Deskundigheid in een dergelijk gremium is van groot belang voor het te leveren resultaat. De leden van de Auditcommissie nemen een onafhankelijke positie in (apolitiek) en de huidige samenstelling is niet af te leiden van de politieke vertegenwoordiging. Om die reden is het advies om bij de benoeming van de nieuwe raad ook meteen de leden van de Auditcommissie direct te benoemen. De Auditcommissie wordt bijgestaan door de accountant, de Rekenkamer, de griffie en eventuele externe adviseurs die in opdracht van de raad opereren.

Daarnaast is er geregeld afstemmingsoverleg tussen de Auditcommissie en ambtelijk betrokkenen: portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

1

3. Resultaten

De reguliere taken van de Auditcommissie zijn als volgt:  De commissie is het directe aanspreekpunt voor de accountant. De commissie bespreekt jaarlijks o.a. het Auditplan en de Boardletter met de accountant.  De commissie is het directe aanspreekpunt voor de Rekenkamer en adviseert de raad over het bepalen van een standpunt ten aanzien van de Rekenkameronderzoeken.  De commissie draagt zorg voor een optimale Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus): Kadernota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Jaarstukken.  De commissie brengt jaarlijks advies uit over het nieuwe werkschema van de raad, dit gecombineerd met het Spoorboekje waarin de planning van de P&C-cyclus is opgenomen.  De commissie toetst de bestedingsoverzichten van de fractieondersteuningsbudgetten. De bevindingen van de auditcommissie worden in een advies aan de raad doorgeleid middels een raadsvoorstel. Naast de reguliere taken heeft de Auditcommissie in de afgelopen periode de volgende projectmatig activiteiten uitgevoerd: 

Aanbesteding accountantsdienstverlening In de controleverordening van de gemeente Roosendaal is bepaald dat de raad de accountant aanwijst. Het contract met de vorige accountant (Deloitte) liep na de controle van de Jaarstukken 2020 af. Voor de accountantsdienstverlening voor de periode 2021-2024 is een aanbesteding gehouden. De projectgroep bestaande uit drie raadsleden van de Auditcommissie, de griffier, de concerncontroller, een raadsadviseur, een adviseur interne controle en een inkoopadviseur voor de begeleiding van de aanbesteding heeft de inschrijvingen beoordeeld. De projectgroep heeft op basis van de aanbestedingsstukken een gunningsadvies uitgebracht aan de raad. De raad heeft ingestemd met dit advies en vervolgens is de opdracht gegund aan BDO.



Rekenkameronderzoeken In deze bestuursperiode heeft de Rekenkamer de volgende onderzoeken uitgevoerd: -

Toezicht en handhaving Informatieveiligheid en privacy Doorwerking rekenkameronderzoeken Maatschappelijke opvang (afronding begin 2022)

Sinds 2006 zijn de rekenkameronderzoeken ondergebracht bij de Tegionale Rekenkamercommissie West-Brabant. De vigerende looptijd per convenantsperiode bedroeg steeds 4 jaar. Toen dit eind 2020 afliep is het convenant voor één jaar verlengd. Op 9 december 2021 heeft de gemeenteraad besloten het convenant niet te verlengen. Met de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur en Drimmelen zal overlegd worden om tot een nieuw convenant te komen. Het nieuwe convenant zal in het derde kwartaal 2022 aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. 2

De huidige rekenkamer handelt de lopende onderzoeken af. Daarna zal er een deel van 2022 geen werkende rekenkamercommissie zijn. 

Checklist Grote projecten De checklist grote projecten is in 2014 opgesteld naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek ‘Sturing grote projecten Roosendaal’ (2010). In een brief heeft de Auditcommissie het college destijds gevraagd om in het vervolg bij grote projectvoorstellen de checklist te gaan gebruiken. De ‘checklist grote projecten’ is in 2019 in een constructieve samenwerking tussen de leden van de Auditcommissie en ambtenaren omgevormd tot een nieuw, actueel instrument en toegepast bij het project ‘HUIS van Roosendaal’. Op 10 februari 2022 heeft de gemeenteraad unaniem een motie aangenomen om de checklist gedurende de looptijd van de projecten op de Bulkenaar en omgeving in te zetten. Indien nodig kan de checklist voor deze projecten in afstemming met de Raadsbegeleidingsgroep Unilocatie Bravis of de Auditcommissie en accountant worden aangepast.



Verordening fractieondersteuningsbudget Om meer eenduidigheid in de regels te verkrijgen, heeft de Auditcommissie de gemeenteraad voorgesteld om de Verordening fractieondersteuning te herzien. De nieuwe verordening is eind 2020 vastgesteld en is in werking getreden per 1 januari 2021.



Aanpassing kaders nota Grondbeleid en Kaders Vastgoed Aan de gemeenteraad is door de Auditcommissie geadviseerd de kaders op onderdelen aan te scherpen. Op 24 november 2021 heeft de gemeenteraad hiervoor een motie aangenomen.



Raadsinformatiedashboard Samen met Gemeentekas is het raadsinformatiedashboard geïmplementeerd. Dit dashboard is specifiek toegesneden op de informatiebehoefte vanuit de raad en laat zien waar de gemeente ten opzichte van andere gemeenten staat. In eerste instantie richt het dashboard zich op de thema’s Sociaal Domein (met name het dashboard Jeugdzorg), Duurzaamheid, Gemeenschappelijke regelingen, Projecten en Veiligheid. Het dashboard is voor twee jaar afgenomen, waardoor de huidige en de komende raad hiermee ervaring op kunnen doen.

4. Aanbevelingen 

Aantreden Auditcommissie De leden van de Auditcommissie zijn in mei 2018 benoemd nadat het college was aangetreden en vervangende raadsleden waren benoemd. Kort hierna verscheen de jaarrekening. Hierdoor was de voorbereidingstijd voor de Auditcommissie erg kort. Het is aan te bevelen de leden van de Auditcommissie direct na installatie van de nieuwe

3

gemeenteraad te benoemen. 

Vergadercyclus Er zijn een aantal momenten waarop de Auditcommissie samen moet komen met de accountant: - Bespreken concept Auditplan (september) - Bespreken boardletter (december) - Bespreken rapport van bevindingen (juni) Het verdient aanbeveling deze data (en evt. andere overlegmomenten) vroegtijdig met de accountant vast te leggen. Stel aan het begin van het jaar een planning op voor regulier overleg. Naast de hierboven genoemde vaste momenten is een maal per twee maanden een werkbaar uitgangspunt.



Verordening op de Auditcommissie Bij wijziging van de samenstelling of verandering van taken van de Auditcommissie (zie verder in deze notitie) dient de vigerende Verordening op de auditcommissie 2014-2018 te worden aangepast. Maar ook zonder wijzigingen is het aan te bevelen in ieder geval de naam van de verordening aan te passen.



Bestuursjaarverslag Met ingang van 2022 wordt een bestuursjaarverslag opgesteld. Hierin wordt o.a. gerapporteerd over: - Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoeken - Aanbevelingen Commissie Ombudsman - Klachtenjaarverslag De burgemeester heeft aangegeven behoefte te hebben aan een gremium om dit bestuursjaarverslag voor te bespreken. Het verslag wordt daarna in de reguliere vergadercyclus gebracht zodat jaarlijks hierover het gesprek kan worden gevoerd. Een dergelijke taak past niet in de huidige taken van de Auditcommissie die in de verordening zijn vastgelegd. Aan de Auditcommissie wordt de afweging meegegeven of het gewenst is dat deze taak bij de Auditcommissie wordt weggelegd of dat een ander gremium, bijvoorbeeld het presidium, aan beter alternatief is.



Rekenkameronderzoeken In het kader van de nieuw in te stellen rekenkamer is door het presidium aandacht gevraagd om bij onderwerpen voor rekenkameronderzoeken meer oog te hebben voor de couleur locale. Ook heeft het presidium aandacht gevraagd om de rekenkamer nauwer te laten samenwerken met de Auditcommissie.

4