Nalatenschap Agendacommissie 2022.pdf

NALATENSCHAP AGENDACOMMISSIE 1. Taken en samenstelling De taken en samenstelling van de agendacommissie zijn opgenomen in artikel 5 van het reglement van orde voor de raad, zie HIER. Taken De Agendacommissie heeft (in ieder geval) tot taak het voorbereiden van de agenda van de inspraakbijeenkomsten, het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen; het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissie en het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de Gemeentewet1. Samenstelling Conform artikel 5 van het reglement van orde voor de raad heeft de agendacommissie 5 leden; de plaatsvervangend voorzitter van de raad en vier raadsleden die door de raad tot voorzitter van de raadscommissie zijn benoemd. Deze leden zijn: Evelien van der Star (plv. voorzitter raad), Jac Wezenbeek, Wilbert Brouwers, Kees Hoendervangers en Annette Gepkens. De plv. voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de Agendacommissie. Plv. voorzitter van de Agendacommissie is Wilbert Brouwers. De Agendacommissie wordt ondersteund door ten minste 1 medewerker van de Griffie. In de praktijk schuiven vaak meerdere medewerkers van de Griffie aan i.v.m. relevantie met bespreekpunten op de Agenda. 2.

Agenda De huidige vergadercyclus vereist dat de Agendacommissie iedere vrijdagochtend na een vergadering van de gemeenteraad bijeen komt. De Agendacommissie vergadert dan in principe van 9.00 – 10.00 uur. De Agendacommissie vergadert sinds aanvang van de coronapandemie digitaal (via Zoom). Data, locatie en tijdstip in de nieuwe bestuursperiode kunnen in onderlinge afstemming en in overleg met de griffie nog wijzigen. De agenda van de agendacommissievergadering kent daarbij een vast stramien: - Opening en vaststellen agenda - Vaststellen verslag (van de vorige agendacommissievergadering) - Planning komende Raadsavond (welke (max. 2) vergaderingen en wat op de agenda?) + doorkijk 2 weken - Bespreken van de langere termijn planning (bestuurlijke kalender van de raad) - Terugblik Raadsavond (feedbackmoment m.b.t. het verloop van de Raadsavond) - Rondvraag (w.v.t.t.k.) - Sluiting 3. Resultaten - De Agendacommissie levert wekelijks het concrete resultaat op van agendaplanning voor de Raadsavonden en bewaakt voor de raad de planning op de langere termijn. - De Agendacommissie heeft zowel bij aanvang van de bestuursperiode als halverwege de bestuursperiode een voorzitterstraining gevolgd. 1

Art. 17 lid 2: voorts vergadert de raad indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden waaruit de raad bestaat schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.

-

-

-

De voorzitters hebben een gezamenlijke voorzitterstraining gevolgd onder leiding van Nick Schoemaker (Spreek en Luister). Hierbij zijn de voorzitters tools aangereikt om het voorzitterschap in goede banen te leiden, is stilgestaan bij de positie en rol van een commissie- en raadsvoorzitter en hebben de voorzitters met elkaar nagedacht over de wijze waarop zij invulling willen geven aan het voorzitterschap. In de Agendacommissievergaderingen wordt feedback gegeven op elkaars handelen als voorzitter (bij vast agendapunt ‘Terugblik Vergaderingen’). De afgelopen bestuursperiode is getracht meer inzicht te krijgen in de bestuurlijke kalender van de raad (langere termijnplanning). De griffie treedt hierover periodiek in overleg met de (3) bestuursadviseurs van de portefeuillehouders. De commissievergaderingen hebben in 2021 en 2022 grotendeels digitaal plaatsgevonden. Fysiek vergaderen komt het debat ten goede en heeft daarom de voorkeur. De digitale vergaderingen kunnen via de voorzitter (met (technische) ondersteuning van de griffie) goed worden geleid. Een (volledig) digitale commissievergadering wordt door de voorzitter samen met griffie vanuit het raadhuis begeleid. De raadsvergaderingen zijn vaak hybride varianten waarbij er een aparte digitale stemraad volgt. Er zijn diverse opiniërende bijeenkomsten geweest.

Ervaring is dat deze bijeenkomsten waardevol zijn en dat het succes voornamelijk wordt bepaald door een goede voorbereiding en een sterke, onafhankelijke voorzitter. Het beoogde resultaat -om te horen wat de raad met de informatie wenst te doen- mag hierin nog wat meer naar voren komen. Daarbij dient vooraf duidelijk te zijn welke status een opiniërende vergadering heeft (commissie of ter voorbereiding op commissie).

4. Aanbevelingen De Agendacommissie doet de volgende aanbevelingen: 1. Bij voorkeur is – ondanks de apolitieke rol van de Agendacommissie – zowel de coalitie als de oppositie vertegenwoordigd in de Agendacommissie. 2. Een voorzitterstraining bij aanvang van de bestuursperiode en een herhalingstraining halverwege de bestuursperiode is wenselijk. Dit helpt bij het comfortabel uitvoeren van de voorzittersrol en draagt bij aan een goed verloop van de vergaderingen (balans tussen sfeer, ruimte voor debat en ordentelijk verloop in vergaderingen). 3. Geregeld onderling reflecteren op de wijze waarop de vergaderingen verlopen en wijze waarop invulling wordt gegeven aan het (vice-) voorzitterschap is wenselijk. 4. Meer grip te krijgen (via de griffie) op de bestuurlijke agenda en tijdig zicht te krijgen op de voorstellen die voor een bepaalde kritische deadline dienen te worden vastgesteld is zeer gewenst. Hier is in de afgelopen bestuursperiode vanuit de Agendacommissie via de griffie reeds aandacht voor gevraagd bij de gemeentelijke organisatie, omdat dit vergt van ambtenaren dat zij het Zaaksysteem tijdig en goed invullen. Dit is de afgelopen bestuursperiode ook onderwerp van gesprek geweest tijdens de afstemmingsoverleggen tussen griffie en bestuursadviseurs en tevens ter sprake gekomen in het driehoeksoverleg met de griffier, gemeentesecretaris en burgemeester.

Om hier zelf ook op te kunnen reflecteren richting de gemeentelijke organisatie, is het aan te bevelen dat de Agendacommissie -net als in afgelopen bestuursperiode- periodiek de gemeentesecretaris of directeur uitnodigt bij haar Agendacommissievergadering, met als doel dat geconstateerde verbeterpunten daadwerkelijk worden meegenomen en dat in de Agendacommissie terugkoppeling kan plaatsvinden. Zo ontstaat er meer interactie tussen de gemeentesecretaris/directeur en de Agendacommissie en wordt er een duurzame relatie opgebouwd. 5. In de afgelopen bestuursperiode is het voorgekomen dat woordvoerders niet namens hun eigen fractie spreken, maar namens meerdere fracties. Hier is (nog) geen regel voor opgenomen in het Reglement van Orde van de Commissie maar de Agendacommissie adviseert om hier ook in de komende bestuursperiode flexibel mee om te gaan (en dit woordvoerderschap derhalve toe te staan en ook als zodanig op de agenda te verwoorden).

6. In de afgelopen bestuursperiode is het voorgekomen dat fracties die een eigenstandige motie indienen ook graag zelf in eerste en/of tweede termijn het woord wensen te voeren. Hier is (nog) geen regel voor opgenomen in het Reglement van Orde van de Commissie maar de Agendacommissie adviseert om dit ook in de komende bestuursperiode toe te staan. 7. Er kunnen zich gedurende een bestuursperiode specifieke planningszaken voordoen, waarbij kwesties aan de Agendacommissie worden voorgelegd en waarbij verwachtingen over de rol van de Agendacommissie uiteen kunnen lopen. Een concreet voorbeeld hiervan in de afgelopen bestuursperiode was het verzoek (van de steller) om uitstel van behandeling van een initiatiefvoorstel, waarbij dit uitstel betekende, dat behandeling dan ná de gemeenteraadsverkiezingen zou plaatsvinden. Omdat hierover niets is opgenomen in het Reglement van Orde, is het voor de Agendacommissie lastig om hier een objectief oordeel over te vellen. Het is in dit licht aanbevelenswaardig om de taak- en rolopvatting van de Agendacommissie bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode nog nader te omschrijven en aan de raad voor te leggen (bijvoorbeeld middels een aanscherping van het Reglement van Orde). 8.

De Agendacommissie zou, ten behoeve van een betere monitoring door de raad op het nakomen van toezeggingen en het afdoen van moties, tevens kunnen kijken of zij hierin voor zichzelf een nadere rol ziet weggelegd ten aanzien van de lijst met toezeggingen en de motielijst. Bijvoorbeeld door in Commissies gedane toezeggingen helder en SMART af te concluderen en/of bij het openen van de Commissie actief mede te delen welke toezeggingen en moties over de deadline zijn. 9. De Agendacommissie zou tevens in overweging kunnen nemen om na te denken over hoe de ervaring van vertrekkende raadsleden die ervaring hebben met het commissievoorzitterschap nog zou kunnen worden benut in de nieuwe bestuursperiode, wellicht in een adviesrol of door in voorkomende gevallen het voorzitterschap op zich te nemen. De gemeentewet laat het op dit moment niet toe om commissievoorzitters aan te wijzen niet zijnde raadsleden, maar dit gaat in de toekomst mogelijk wel veranderen. Voor nu zou het met name gaan om bijzondere bijeenkomsten (zoals die in deze bestuursperiode aan de orde zijn geweest o.a. op het gebied van arbeidsmigranten en veiligheid), waarbij een onafhankelijk voorzitter wordt gevraagd.