Erratum Verordening Vertrouwenscommissie.pdf

18 september 2023 Aan de leden van de gemeenteraad van Roosendaal Betreft: erratum verordening Vertrouwenscommissie

Geachte raadsleden, Op de agenda van de raadsvergadering van 21 september staat het voorstel ‘Wijziging verordening Vertrouwenscommissie’. In artikel 7 is de archivering archiefbescheiden van benoeming, voortgangsgesprekken en herbenoemingsprocedure beschreven. In lid 1 is sprake van het opslaan van deze bescheiden voor de duur van twintig jaar in aangewezen archiefruimte. In lid 2 is geregeld dat na deze periode de bescheiden worden overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats en pas na 75 jaar openbaar worden. Dit is in overeenstemming met de circulaire over dit onderwerp van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In het Huis van Roosendaal is, anders dan in het voormalige Stadskantoor, geen fysieke archiefruimte meer omdat alles digitaal wordt opgeslagen. Dit maakt het opslaan van de (nu nog) papieren geheime bescheiden van de Vertrouwenscommissie onpraktisch en foutgevoelig. Door een omissie is hierin in de verordening geen rekening mee gehouden. Dit is voorgelegd aan BZK. Door artikel 7 lid 1 van de verordening zo aan te passen dat de archiefbescheiden meteen na afronding van een procedure worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt dit probleem opgelost. Door dit artikel aan te vullen met de mogelijkheid om digitale bestanden over te brengen naar de archiefbewaarplaats, wordt dit artikel toekomstbestendig.

In de conceptverordening is artikel 7 lid 1: De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, het klankbordgesprek en de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en voor de duur van twintig jaar worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. als volgt aangepast: De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, het klankbordgesprek en herbenoemingsprocedure alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd ten aanzien van de overbrenging en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de archiefbescheiden worden gegarandeerd. Ik stel u voor dit erratum als onderdeel van de Verordening Vertrouwenscommissie vast te stellen. Met vriendelijke groet, Ron Dam Plv. Griffier