Erratum bij het Jaarverslag 2023 ondertekend.pdf

Aan de leden van de raad van de gemeente Roosendaal

onderwerp

: Erratum Jaarstukken 2023

Roosendaal

:

14 juni 2024

ons zaaknummer

:

817279

Erratum bij Jaarstukken 2023 In de u toegestuurde Adviesnota met betrekking tot het jaarverslag 2023 is aangegeven dat de accountant de controle nog niet had afgerond op dat moment. De controle is momenteel in de afrondende fase. Duidelijk is geworden dat enkele aanpassingen op de jaarrekening doorgevoerd moeten worden om tot een goedkeurende verklaring te komen. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het saldo, maar wel op toelichtingen én op de rechtmatigheidsverantwoording. In dit Erratum leggen we u uit wat de aanpassingen zijn. Deze zullen verwerkt worden in de opgemaakte versie van de jaarstukken. Mede door de implementatie van SapByDesign is de accountantscontrole vertraagd. Daarbij is duidelijk geworden dat de ontsluiting van data uit Sap aandacht dient te krijgen. Naast een grondige evaluatie met BDO zullen we ambtelijk ook een actieplan opstellen, om een en ander volgend jaar te voorkomen. Dit actieplan zal te zijner tijd met de auditcommissie worden besproken. Rechtmatigheidsverantwoording In de afgelopen weken is landelijk door de accountants onderling intensief overleg geweest over de controle op de rechtmatigheidsverantwoording en de bedoelde inhoud daarvan. Dit heeft er onder andere toe geleid dat het standpunt is ingenomen door BDO dat het oordeel in de rechtmatigheidsverantwoording gebaseerd moet zijn op de bruto onrechtmatigheden.

Dit is een afwijking van eerdere jaren, waarin de accountant zijn oordeel op de rechtmatigheid van de jaarrekening juist baseerde op de netto onrechtmatigheid. Het verschil tussen beiden zijn de geaccepteerde onrechtmatigheden, zoals we die met u als raad afgesproken hebben in het controle protocol 2023. Dit leidt ertoe dat de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording door ons gewijzigd moet worden. De bruto onrechtmatigheden overschrijden namelijk de afgesproken drempelwaarde. Ter verduidelijking voegen we daarom tevens de tabel met onrechtmatigheden toe aan de verantwoording en lichten we een en ander tekstueel toe. Deze tabel was in de aan u verstrekte jaarrekening opgenomen in de paragraaf

bedrijfsvoering, waarbij enkele velden nog ingevuld moesten worden. Deze tabel is gecompleteerd. De nieuwe rechtmatigheidsverantwoording vindt u in bijlage 1. Deze aanpassing leidt ook tot een nieuwe tekst in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze vindt u in bijlage 2. Op pagina 14 zijn in de tabel en tekst de Kredieten Kroevendonk IKC en Spuitendonksebeek niet langer opgenomen. Deze bleken geen onrechtmatigheid te bevatten. De nadere analyse begrotingsrechtmatigheid is niet langer van toepassing in de nieuwe situatie en is verwijderd. Het gaat om de tekst op pagina 224. Overige aanpassingen Naast de aanpassingen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording zijn er nog een paar andere wijzigingen doorgevoerd. Dit betreft: Wijzigingen in de tabel grondexploitaties, zoals opgenomen in de paragraaf grondbeleid In de tabel ontbraken een aantal regels waardoor geen aansluiting was met de tabel voorraden, opgenomen in de toelichting op de balans. De ontbrekende gegevens zijn toegevoegd aan de tabel grondexploitaties zodat deze nu aansluit met de toelichting op de balans. De nieuwe tabel is opgenomen in bijlage 3. Wijzigingen in de tabel Materiële vaste activa, zoals opgenomen in de toelichting op de balans In de tabel op pagina 154/155 zijn enkele aanpassingen doorgevoerd, die hieronder worden toegelicht. Deze zijn vervolgens ook aangepast in de toelichting onder de tabel.

Bedrijfsgebouwen (neutrale correctie van € 5.547.000): De investeringen en inkomsten met betrekking tot bedrijfsgebouwen waren gesaldeerd opgenomen. Dit is nu aangepast. Deze correctie heeft geen e ect op de boekwaarde. Materiële vaste activa met economisch nut waarvoor een he ing kan worden geheven (neutrale correctie van € 825.000): De uitgaven op de rioolinvesteringen moeten eerst worden geactiveerd. Daarna worden ze weer uit de activa gehaald en ten laste van de voorziening geboekt. Per saldo heeft dit geen e ect op de activa. Voorheen werden de uitgaven op de rioolinvesteringen rechtstreeks op de voorziening geboekt. De tussenstap is nu zichtbaar gemaakt in de tabel. Deze aanpassingen hebben ook gevolgen voor de tabel in de paragraaf Financiering op pagina 96. De regel Overige investeringen is aangepast naar de juiste bedragen: 31-12-2022: 225.975 31-12-2023: 239.331 Wijziging in de storting Voorziening onderhoud Beheerkalender In de Najaarsbrief was opgenomen om de Bestemmingsreserve Kapitaallasten Beheerkalender leeg te boeken door onder andere een incidentele bijdrage in de Voorziening onderhoud Beheerkalender te storten. Na consultatie met onze accountant

is gebleken dat deze storting niet geheel voldeed aan de regelgeving. Deze storting hebben we derhalve moeten verlagen met € 4.144.000. Dit bedrag blijft dan achter in de Bestemmingsreserve Kapitaallasten Beheerkalender. Deze aanpassing werkt door op diverse pagina’s: 9, 12, 13, 56, 65, 92, 152, 168, 171, 173, 174, 188, 205, 207, 217, 218, 219, 241, 242.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Roosendaal, namens deze,

Mevrouw E.G.A. van der Star, Wethouder

Bijlage 1 Rechtmatigheidsverantwoording 2023

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betre en het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre de bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 4 maart 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op een bedrag van € 3.812.250.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betre en: Begrotingscriterium 1A Overschrijding lasten programma’s 1B Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2 Ongeautoriseerde reservemutaties 3 Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4 Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid vastgelegd in het Controleprotocol

2.904.000 1.985.000 0 0 4.889.000

2.904.000

Rechtmatigheid 2023 en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. Programma 5: Zorg & Stimuleren € 1.268.000 Programma 6: Betalen & Financieren € 1.636.000 Totaal € 2.904.000 5 Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden, zijnde overschrijding van kredieten: * Herhuisvesting Oekraïners € 1.985.000 Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed: Een Europees aanbesteed contract is ten onrechte niet opnieuw Europees aanbesteed omdat de opdrachtwaarde met meer dan 50% is overschreden en er op basis van de Aanbestedingswet geen redenen zijn om het contract niet opnieuw aan te besteden. Misbruik en oneigenlijk gebruik De gemeente Roosendaal heeft het beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik nog niet vastgelegd in door de raad vastgesteld beleid. De van toepassing zijnde wet- en regelgeving per proces is verwerkt in de processtappen en onderwerp van de interne controle op de betre ende processen. Uit de interne controle bleken geen onrechtmatigheden.

1.985.000

200.000

0

De afspraken, die gemaakt zijn met u als raad meewegend blijft een bedrag van € 1.985.000 aan begrotingsonrechtmatigheden over en een bedrag van € 200.000 aan aanbestedingsonrechtmatigheden. Dit tezamen blijft ruimschoots onder de afgesproken verantwoordingsgrens. Dit noemen we de netto onrechtmatigheden. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en de uitleg hierbij van de Commissie BBV moet ons oordeel gaan over de bruto onrechtmatigheden, wat een afwijking is van alle eerdere jaren; tot en met 2022 telden alleen de netto onrechtmatigheden mee in de oordeelsvorming van de accountant. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met uw raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie het onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal

Bijlage 2 Paragraaf Bedrijfsvoering: Rechtmatigheidsverantwoording Het totaal aan bevindingen in het kader van rechtmatigheid over 2023 bedraagt € 5.089.000. Van dit bedrag past € 2.904.000 binnen de afspraken die wij met de raad gemaakt hebben over het acceptabel zijn van overschrijdingen van de lasten. Per saldo resteert een bedrag aan onrechtmatigheden van € 2.185.000. De met uw raad afgesproken verantwoordingsgrens bedraagt € 3.812.250, waarmee de zogenaamde netto begrotingsonrechtmatigheden de afgesproken grens niet overschrijden. Dit hebben wij als college, als zodanig verwerkt in de elders in deze jaarrekening opgenomen, rechtmatigheidsverantwoording. Onderstaand de tabel van bevindingen en de nadere onderbouwing van de resterende onrechtmatigheden. De tabel wordt gevolgd door een nadere toelichting op de processen waar de onrechtmatigheden vandaan komen en wat wij gaan doen om die onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Begrotingscriterium 1A Overschrijding van lasten 1B Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2 Ongeautoriseerde reservemutaties 3 Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.

Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4 Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid vastgelegd in het Controleprotocol Rechtmatigheid 2023 en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. Programma 5: Zorg & Stimuleren € 1.268.000 Programma 6: Betalen & Financieren € 1.636.000 Totaal € 2.904.000 5 Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden, zijnde overschrijding van kredieten: * Herhuisvesting Oekraïners € 1.985.000 Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed: Een Europees aanbesteed contract is ten onrechte niet opnieuw Europees aanbesteed omdat de opdrachtwaarde met meer dan 50% is overschreden en er op basis van de Aanbestedingswet geen redenen zijn om het contract niet opnieuw aan te besteden. Misbruik en oneigenlijk gebruik De gemeente Roosendaal heeft het beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik nog niet vastgelegd in door de raad vastgesteld beleid. De van toepassing zijnde wet- en

2.904.000 1.985.000 0 0 4.889.000

2.904.000 1.985.000

200.000

regelgeving per proces is verwerkt in de processtappen en onderwerp van de interne controle op de betre ende processen. Uit de interne controle bleken geen onrechtmatigheden.

0

Een nadere toelichting: Begrotingsonrechtmatigheid (€ 1.985.000) Het gehele bedrag betreft de kredietverstrekking van uw raad in het kader van de herhuisvesting van ontheemde Oekraïners. Uw raad heeft in de Najaarsbrief 2023 een krediet verstrekt van € 5,3 miljoen te financieren uit een vergoeding van het Rijk van gelijke omvang. Begin 2024 bleek een overschrijding van het krediet van € 1,9 miljoen. Voornemen was dit bedrag aan uw raad te melden nadat duidelijkheid zou zijn over een subsidie-aanvraag bij het Rijk. Immers, dan pas is zicht op mogelijke andere benodigde financieringsmiddelen. Deze aanvraag is uiteindelijk later ingediend dan gedacht, waardoor per ultimo 2023 nog geen duidelijk beeld was bij het totale krediet. Conform de afspraken met uw raad betekent dat dit een niet acceptabele begrotingsoverschrijding is. In 2024 wordt uw raad, conform afspraken, voortaan direct geïnformeerd bij ontstane overschrijdingen. Ook is een slotwijziging opgenomen in het Spoorboekje 2024. Dit bij elkaar moet voorkomen dat opnieuw begrotingsonrechtmatigheden ontstaan, die niet acceptabel zijn. Uw raad wordt overigens nog voor de zomer nader geïnformeerd over het resultaat van deze aanvraag. In juni wordt duidelijk wat het resultaat van de subsidie-aanvraag is.

Voorwaardencriterium (€ 200.000) De bevinding heeft betrekking op één post die wij hierna toelichten bij het proces Inkopen en aanbesteden. Samen met de processen binnen het Sociaal Domein en het verstrekken van subsidies is dit het proces waar aangelegenheden rondom (on)rechtmatigheid zich voordoen binnen de gemeente. Deze lichten we daarom onderstaand toe. Inkopen en aanbesteden In 2023 is met de invoering van SAP een procesverbetering doorgevoerd waarbij budgetbeheersing beter is geborgd. Het verplicht stellen van een inkoopmelding en bijbehorende verplichting vóórdat een factuur betaalbaar wordt gesteld maakt dat beter zicht is op afwijkingen van budgetten en kredieten en dat risico’s ten aanzien van begrotingsrechtmatigheid zijn voorkomen. De inkoopmelding en de toets door team Inkoop maakt dat op voorhand in beeld is welke aanbestedingsprocedure te doorlopen is en borgt op deze wijze aanbestedingsrechtmatigheid aan de voorkant.

Het ondertekenen en vastleggen van opdrachten, de toets op prestatielevering in combinatie met de veelheid aan leveranciers, budgethouders en budgetbeheerders zorgen ervoor dat het proces rondom inkoop en aanbesteden erg bewerkelijk te volgen en te toetsen is. Dat geldt ook voor het contractmanagement en -beheer op een inkoop/aanbesteding. Een opdracht wordt verstrekt maar het bewaken van de werkelijke uitgaven ten opzichte van de contractwaarde vindt niet zichtbaar plaats. Bij Europees aanbestede contracten leidt een overschrijding van meer dan 50% meteen tot een rechtmatigheidsfout. Dat was bij één opdracht het geval in 2023, met een bijbehorend bedrag van € 200.000. Een aanpassing van de budgethouderregeling met bijbehorend aantal budgethouders, budgetbeheerders en communicatie over hun verantwoordelijkheden is gepland voor het derde kwartaal van 2024. Aansluitend wordt het contractmanagement en contractbeheer uitgewerkt en uitgerold binnen de organisatie. Sociaal domein 2023 heeft in het teken gestaan van de basis op orde krijgen en het borgen van kwaliteitsbeheersing (en als gevolg ook rechtmatigheid) in de processen. Bij de Wmo zijn zichtbare stappen gezet waarbij in het proces de rechtmatigheid van al onze handelingen beter geborgd is. In 2024 gaan we hiermee door om verdere verbeteringen in de processen door te voeren.

Bij het domein Jeugd zijn in 2023 de eerste stappen gezet, welke in 2024 zijn beslag moeten gaan krijgen om ook hier in de processen de rechtmatigheid van onze handelingen beter te borgen. Subsidies Het proces subsidieverlening en -verantwoording heeft op dit moment geen aandachtspunten voor het college. Hier zijn in eerdere jaren reeds verbeteringen in de processen doorgevoerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik Dit is naast het voorwaardencriterium en begrotingscriterium het derde criterium te toetsen in het kader van rechtmatigheid. 2023 is het eerste jaar van de rechtsmatigheidsverantwoording waarin het aanwezig en zichtbaar geborgd zijn van een beleid rondom misbruik en oneigenlijk gebruik gewenst, maar nog niet afrekenbaar was. In 2024 wordt dit beleid opgesteld, gecommuniceerd met de raad en de organisatie en zichtbaar geborgd in de processen. De verwachting is daarmee dat nog in 2024 een eerste toets hierop kan plaatsvinden in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

Bijlage 3 bedragen

* 1.000 Complexen in exploitatie Bedrijventerreinen: 305 en 308 Majoppeveld totaal Woongebieden: 317 Gebrande Hoef Moerstraten 319 Dunantstraat 321 Groot Mariadal 328 't Zand 364 Stadsoevers Diversen 307 Grondbank Borchwerf II 325 De Hoogt 365 Vlietpark

Overig Diverse complexen niet in exploitatie

totaal:

boekwaarde gerealiseerd in 2023 boekwaarde verwacht jaar

1-01-23

baten

lasten

31-12-23

van afsluiting

17.084 17.084

919 919

1.850 1.850

18.015 18.015

2027

1.000 442 -51 6.861 8.252

-5 0 0 0 0 -5

23 21 37 51 1.025 1.157

1.028 21 479 7.885 9.413

2027 2028 2028 2023 2029

667 2.326 13.253 16.246

0 0 0 0

5 131 768 904

673 2.457 14.021 17.151

2024 2026 2030

219 219

1.214 1.214

994 994

0

2023

41.801

2.128

4.906

44.579

nog te realiseren komende jaren

resultaat jaarrekening 2023

resultaat jaarrekening stand verlies winstnemingen 2022

baten

eind waarde

eind waarde

lasten

contante waarde

contante waarde

22.688 22.688

450 450

3.931 3.931

3.632 3.632

3.771 3.771

3.156 3.156

1.600 1.738 2.081

422 1.713 1.414

148 16 210

136 15 190

-208 332

-174 301

12.350 17.768

8.153 11.702

-4.237 -3.863

-3.762 -3.421

-3.163 -3.039

3.058 17.012 20.070

434 4.348 4.782

129 -1.199 -1.070

122 -1.044 -922

60.526

16.934

-1.002

-711

voorziening

Inclusief winstneming 2023

0

5.889 5.889

-2.865 -2.738

-3.762 -3.762

0

448 -250 197

414 -214 200

-1.044 -1.044

204

929

617

-4.806

6.093

204