Bijlage - Verslag gesprek over Radensamenwerking West Brabant 1 oktober 2024.pdf

Samenwerking gemeenteraden in West-Brabant democratische borging regionale samenwerking Gespreksverslag 1 oktober 2024 - Etten-Leur ____________________________________________________________________________________ Aanwezig: raadsleden van Altena, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Bergen op Zoom, Breda, EttenLeur, Halderberge, Geertruidenberg, Moerdijk, Oosterhout, Rucphen, Woensdrecht, Zundert; (loco-)griffiers van Altena, Bergen op Zoom, Etten-Leur, Moerdijk, Oosterhout, Rucphen, Woensdrecht, Zundert Afwezig (met kennisgeving): Drimmelen, Roosendaal en Steenbergen Voorzitter: Louis Roks, plaatsvervangend raadsvoorzitter gemeente Etten-Leur Gespreksvragen Het gesprek is gevoerd door de aanwezigen aan de hand van onderstaande stellingen. 1. De samenwerking met 16 gemeenten moeten we vasthouden, maar werken vanuit de schaal van De Markiezaten respectievelijk De Baronie sluit beter aan bij de behoefte van de raden. Omdat veel gemeenten samenwerken met variërende partners, soms ook buiten de regio WestBrabant, is het lastig hier een eenduidige uitspraak over te doen. Sommigen ervaren dit als een spagaat. In het algemeen is het plezierig te kiezen voor een niet te groot samenwerkingsverband (nabijheid). Vanuit de districtelijke schaal zou je kunnen opschalen naar heel West-Brabant of naar afstemming met Hart van Brabant (Tilburg). Maar de inhoud moet voorop staan.

Dat betekent dat gekozen wordt voor flexibiliteit. We moeten makkelijk kunnen op- en afschalen als dat gewenst is. 2. Radenbijeenkomsten waarop gecombineerde onderwerpen geagendeerd worden, dragen bij aan de raadsbetrokkenheid. 3. Radenbijeenkomsten dragen bij aan informele informatie-uitwisseling mits goed bezocht. Er is groot draagvlak voor het organiseren van radenbijeenkomsten. Om een goede opkomst te bewerkstelligen is een breed aanbod van onderwerpen van belang. Het is wel van belang dat een raadslid elk voor hem of haar belangrijk onderwerp moet kunnen bijwonen. Bij de programmering moet daar rekening mee gehouden worden. Als er onderwerpen parallel geagendeerd worden kan dat zijn op basis van woordvoerderschappen (bijv. sociaal of ruimte), maar ook op basis van geografische spreiding (bijv. Markiezaten of Baronie). Doel van de bijeenkomsten is informatieverwerving, niet alleen van GR’en of van ambtenaren, maar ook met elkaar. Er moet daarom ruimte zijn voor gesprek en beeldvormende discussie om scherp te krijgen hoe andere raadsleden over een onderwerp denken (uitwisselen van ideeën en meningen). Daarnaast is ontmoeting en elkaar leren kennen een belangrijk doel. Daardoor weet je elkaar ook buiten deze bijeenkomsten makkelijker te vinden. 4. De onderwerpen voor de radenbijeenkomsten worden bepaald door de raden zelf. 5.

Om als raden meer grip te hebben op belangrijke regionale opgaven, is het instellen van een regionale agendacommissie (bestaande uit raadsleden en ondersteund door enkele griffiers), die de onderwerpen en opzet van radenbijeenkomsten bepaalt, het proberen waard. Unaniem ziet men de meerwaarde van een eigen commissie die politiek neutraal de regie heeft over de radenbijeenkomsten. Het streven naar ‘grip’ is niet het eerste doel, het gaat eerst om meer “kennis”.

1

Vanuit de raden, maar ook vanuit de colleges of de GR’en kunnen onderwerpen aangedragen worden voor de radenbijeenkomsten. Een regionale agendacommissie kan op basis daarvan een agenda vaststellen. Van de griffiers wordt verwacht dat zij een voorstel kunnen voorleggen aan de commissie. Niet alle raden hoeven vertegenwoordigd te zijn in de agendacommissie. Wel is een zekere geografische spreiding gewenst. De commissieleden zijn vast lid voor een wat langere periode, enige continuïteit is van belang. De commissie wordt ingesteld voor West-Brabant, maar kan ook opereren voor een district. Daarin moet de commissie flexibel kunnen functioneren. 6. Raden verwachten van de griffiers dat deze samen met de gemeentesecretarissen de organisatie van radenbijeenkomsten op zich nemen. De griffiers zijn de eerste adviseurs van de raden en de agendacommissie. In samenwerking met de gemeentesecretarissen zijn zij de eerst aangewezenen voor de organisatie van de radenbijeenkomsten. De griffiers moeten wel kunnen rekenen op commitment en medewerking van gemeentesecretarissen en vertegenwoordigers van de GR’en. 7. Een regionale agendacommissie moet een rol spelen in het maken van afspraken met colleges over de wensen en mogelijkheden voor het doen van richtinggevende uitspraken door de raden op een concreet dossier in de verschillende fasen van het besluitvormingsproces.

Er is zorg over de mogelijkheden om als raden tijdig in positie te zijn om kaders te kunnen stellen of meningen te kunnen geven. Er is vaak een te korte tijdspanne en door de verschillen in vergadercycli en vergaderplanningen is afstemming dan erg lastig. Toch is het belangrijk hier naar te streven. Door samen op te trekken sta je sterker. 8. Afspraken over de actieve en passieve inlichtingenplicht over regionale dossiers laten we over aan de lokale raden en colleges. Unaniem is met het eens met dit uitgangspunt. Aandachtspunt is wel volledigheid en gelijktijdigheid van informatie. Lokale afspraken kunnen dat soms lastig maken. Meer contact tussen raadsleden kan echter bevorderen dat informatie overal eerder wordt gedeeld. 9. In 2025 organiseren we drie radenbijeenkomsten; deze avonden nemen we op in de lokale vergaderschema’s. Deze bijeenkomsten zijn ook via een livestream te volgen. Er is steun voor de organisatie van 3 bijeenkomsten. Voor 2025 zijn deze voorzien op 10 februari, 21 mei en 29 september. Als daar behoefte aan is kan de agendacommissie besluiten tot extra bijeenkomsten. Een livestream is niet gewenst, omdat juist ontmoeting bevorderd moet worden. Wellicht wel opnames zodat een bijeenkomst (deels) terug geluisterd kan worden. 10. Het werken met vertegenwoordigers (informanten/adoptanten/ambassadeurs) vanuit raden is een eigen keuze van iedere raad.

Het is inderdaad aan de individuele raden om deze keuze te maken. Ervaringen worden gewisseld. 11. 2025 is een jaar om intensivering van de radensamenwerking uit te proberen; formalisering is iets voor daarna. Formalisering is eventueel iets voor een later moment. Vooralsnog is het motto gewoon te starten en werkende weg te bekijken wat werkt (flexibiliteit behouden). Wellicht kan na iedere bijeenkomst nagegaan worden onder raadsleden hoe de bijeenkomst ervaren is.

2

Mogelijke onderwerpen 2025 Als suggesties worden genoemd: -

woondeal SRBT / regiodeal Regionale energiestrategie (RES) jeugdhulp opvang vluchtelingen/asielzoekers

Voorstel vanuit Bergen op Zoom om een bijeenkomst te organiseren over de ontwikkelingen en impact van gemeenschappelijke regelingen en regionale samenwerking in het algemeen vindt geen brede weerklank. In andere gemeenten is dit lokaal al opgepakt en ook vanuit de politieke partijen kan in scholing worden voorzien. De suggestie wordt gedaan de bijeenkomsten te openen met een interessante spreker. Opgemerkt wordt dat (politieke) actualiteit van belang is. Conclusies en afspraken 1. De griffiers zorgen voor een verslag van deze avond. 2. De opbrengst van deze bijeenkomst nemen de aanwezigen mee naar hun eigen raad om na te gaan in hoeverre er draagvlak is voor de besproken benadering. Via de griffiers wordt dit teruggekoppeld, waarna de griffiers een uitgewerkte werkwijze aan de raden presenteren. 3. Vóór 1 december 2024 kunnen vanuit de gemeenten via de griffiers onderwerpen voor de radenbijeenkomsten in 2025 aangedragen worden. 4. Vóór 1 december 2024 kunnen raadsleden zich melden als lid voor de agendacommissie. 5. De griffiers zullen voorbereidingen treffen voor de organisatie van een eerste radenbijeenkomst op 10 februari 2025.

3